Systembeskrivelse for Fagskolens kvalitetssystem Versjon 5.1 13.mai 2019 1
Innhold 1.0. Innledning... 3 1.1. Kvalitetssikringssystemet... 3 1.2. Presentasjon av Norges grønne fagskole Vea... 3 2.0. Formål med Kvalitetssikringssystemet... 3 2.1. Forankring i fagskolestyret, ledelsen, blant ansatte og studenter... 4 3.0. Arbeidsoppgaver, ansvar og rapporteringslinjer... 4 3.1 Beskrivelse av de konkrete arbeidsoppgaver, ansvar og rapporteringslinjer for KSS arbeidet.... 4 3.2 Årshjul for hovedtrekk i kvalitetsarbeid... 7 4.0. Informasjonsdeling... 8 5.0. Kvalitetshåndbok... 8 5.1 Innsamling av informasjon... 9 5.2 Mål og målkrav som indikator på behov for analyse og eventuelle tiltak... 10 6.0. Innspillsordning... 10 7.0. Systemutvikling... 11 8.0 Rutine for etablering av nye utdanninger... 11 9.0 Dialog med samarbeidspartnere fra yrkeslivet... 11 10.0 Kvalitetsrapportens oppbygning... 11 Dato Endring Ansvarlig Versjonsnummer 13.5.19 Revidert versjon ferdigstilt for behandling i fagskolestyret Anne H Bakken Stein Aarskog 29.5.19 Vedtatt i fagskolestyret Fagskolestyret 5.1. 5.0 2
1.0. Innledning 1.1. Kvalitetssikringssystemet Kvalitetssikringssystemet, KSS, ved Norges grønne fagskole Vea, ble første gang godkjent av NOKUT1 den 23.06. 2010. Deretter ble systemet på nytt godkjent den 23.4. 2012 i forbindelse med at Vea ble fagområdeakkreditert. Selv om kravet til kvalitetssikringssystemet er knyttet opp til fagskolen, inkluderes all utdanningsvirksomhet i systemet. Vea har som mål å gi høy kvalitet på all utdanning, uansett nivå. Vea har utarbeidet en kvalitetshåndbok som beskriver alle sider ved kvalitetsarbeidet. Kvalitetshåndboken skal gjennom tydeliggjøring av ansvar, rapporteringslinjer, tidspunkter og oppgaver, sikre at fagskolen innhenter informasjon om tilbudene, analyserer disse og treffer tiltak som utvikler tilbudene ved skolen. Kvalitetssikringssystemet skal gi grunnlag for systematisk og målrettet arbeid med å gi elever og studenter et best mulig utdanningstilbud i tråd med føringer gitt av skoleeier, fagskolestyret og NOKUT. Kvalitetshåndboka er et omfattende dokument. Gjennom denne systembeskrivelsen vil vi mer kortfattet beskrive kvalitetssikringssystemet og gjennomføringen av kvalitetsarbeidet ved Norges grønne fagskole -Vea. 1.2. Presentasjon av Norges grønne fagskole Vea Vea startet opp i 1923 som hagebruksskole for kvinner, skolen tilbød etter hvert utdanning på videregående nivå og ble i 2007 fagskole. Skoleeier er Staten ved Kunnskapsdepartementet. I 2012 hadde skolen 4 godkjente fagskoleutdanninger gjennom NOKUT og fikk akkreditering av fagområdet Grønne design- og miljøfag. Per mai 2019 har Vea 14 godkjente fagskolestudier. I tillegg tilbys utdanning på videregående nivå for voksne gartnere og blomsterdekoratører. Fagskoleutdanningene er i hovedsak for gartnere, anleggsgartnere og blomsterdekoratører, og har omfang på 30-90 studiepoeng. Høsten 2019 starter Grønn helse som er et fagskolestudium for helsefagarbeidere, barne- og ungdomsarbeidere og aktivitører. 2.0. Formål med Kvalitetssikringssystemet Den overordnede målsettingen med fagskolens kvalitetsarbeid er å sikre styring og kvalitetssikring i forhold til de mål og strategier som til enhver tid er gjeldende for fagskolens kjernevirksomhet, som er utdanning. Fagskolens strategiske plan formulerer visjon, virksomhetsgrunnlag, verdier og strategisk retning. Skoleeier, som er Kunnskapsdepartementet, setter overordnet mål for utdanningsvirksomheten. Kvalitetssikringssystemet skal bidra aktivt til at fagskolen når de målene som er satt i strategisk plan og av skoleeier. 1 NOKUT: Nasjonal organ for kvalitet i utdanningen 3
Kvalitetssikringssystemet er viktig for å sikre at fagskolen holder høyt nivå på utdanningstilbudene og stadig forbedrer eksisterende studier samt utvikler nye fagskolestudier etter gjeldene føringer. Kvalitetssikringssystemet skal: Fremme en generell kvalitetskultur på Vea Vise ansvar, oppgaver og rapporteringslinjer slik at det gjennomføres et systematisk kvalitetsarbeid som resulterer i tiltak og utvikling av utdanningstilbudene. Gi føringer for oppdatering og tilgjengeliggjøring av dokumenter og informasjon fra kvalitetsarbeidet Kvalitetskultur handler konkret om at kvalitetsarbeid og kvalitetstenkning blir en naturlig del av det daglige virke ved fagskolen, at kvalitetsarbeidet har bred forankring og er preget av engasjement og utviklingsorienteringen. Dokumenter, dokumentasjon og informasjon som er vesentlige i Kvalitetsarbeidet gjøres tilgjengelig for alle på fagskolens hjemmeside. Kvalitetsarbeid handler først og fremst om å arbeide systematisk med å innhente informasjon, analysere denne og bruke erfaringer fra virksomheten til å sette tiltak og derigjennom forbedre praksis.. 2.1. Forankring i fagskolestyret, ledelsen, blant ansatte og studenter Kvalitetssikringssystemet skal ha en sterk forankring hos alle ved fagskolen som jobber med, og har ansvaret, for kvalitetsarbeidet. Dette gjøres først og fremst ved at systemet har klart beskrevet hvilke roller og konkrete arbeidsoppgaver de ulike aktørene ved fagskolen har. Det er et mål at systembeskrivelsen skal gi en god oversikt slik at det skal være enkelt for alle å forholde seg til systemet, og dermed også få en klar og oversiktlig tilknytning til det. 3.0. Arbeidsoppgaver, ansvar og rapporteringslinjer 3.1 Beskrivelse av de konkrete arbeidsoppgaver, ansvar og rapporteringslinjer for KSS arbeidet. Fagskolestyret har det overordnede ansvaret for at den faglige virksomheten holder høy kvalitet. Fagskolestyret skal vedta større endringer i Kvalitetshåndboka som en del av behandlingen av den årlige kvalitetsrapporten. Kvalitetsseminaret består av rektor, avdelingsledere, kvalitetskoordinator, to fra pedagogisk personale, leder av studentforum og en student fra hver utdanning. Det gjennomføres kvalitetsseminar hver høst. Forslag til kvalitetsrapport legges frem og blir presentert av de 4
ulike ansvarlige. Rapportene diskuteres og tiltak vurderes. Rapport etter gjennomgang av de ulike utdanningene opp mot gjeldende lov og forskrift legges frem. Eventuelle endringer i kvalitetssikringssystemet vurderes. Eventuelle vedtatte endringer i kvalitetshåndboka revideres inn av kvalitetsansvarlig. Kvalitetsrapporten og kvalitetshåndboka ferdigstilles og oversendes styret for behandling. Rektor har det overordnede operative ansvaret for kvalitetssikringssystemet, og skal påse at det fungerer etter gjeldende retningslinjer og intensjoner. Rektor har ansvar for at den årlige kvalitetsrapporten og kvalitetshåndboka blir ferdigstilt etter kvalitetsseminaret og oversendt styret for behandling og vedtak. Lederne for de to pedagogiske avdelingene har ansvar for at det sendes ut undersøkelser til studenter og undervisningspersonalet. Det vises til kvalitetshåndboka, henholdsvis kvalitetsprosess 2 og 3. De gjennomfører evalueringsdialog i alle klasser sammen med rektor og lager rapporter fra tilbakemeldingene, se kvalitetshåndboka kvalitetsprosess 2. Rapporten godkjennes av tillitsvalgt og rektor, før den sendes klassen og lærerteamet. Ved informasjon som frembringer behov for mindre tiltak, kan studiekoordinator gis ansvar for at disse drøftes med faglærerne som setter opp tiltak og gjennomfører. Større tiltak er det avdelingsleder som har ansvar for oppfølging og iverksetting av. Rapport fra evalueringsdialog med klassene midtveis og overordnet rapport fra elektronisk undersøkelse samt rapport fra studieåret lages av avdelingsleder jamfør tilbakemeldingene fra studenter og undervisningspersonalet. Avdelingsleder gjennomfører samtaler med de ansatte, med bakgrunn i evalueringer etter endt studieår. Samtalene har fokus på det som fungerer bra og på det som eventuelt må vurderes å endres. Avdelingsleder ber om rapport etter behov fra lærerteamet ved studiekoordinator etter gjennomføringen av studiet. Med bakgrunn i dette og innsamlet materiale, foretar avdelingsleder i samarbeid med faglærere endringer i studieplan dersom det dreier seg om mindre justeringer. Kommer det frem behov for større endringer, igangsettes et arbeid der bransjene og studenter involveres i revideringen, og sakkyndig komite bestående av blant annet bransjefolk, godkjenner endringen. Avdelingsleder vurderer utdanningene opp mot gjeldende lov og forskrift hver vår, foretar eventuelle nødvendige endringer og skriver forslag til rapport, som behandles i kvalitetsutvalget og blir en del av kvalitetsrapporten. Det vises til kvalitetsprosess 6 i kvalitetshåndboka. Kvalitetskoordinator skal sende ut undersøkelser etter oppfordring fra den enkelte ansvarlig, -se tabell under, generere overordnede rapporter i IKT-systemet, innhente og samle alle kvalitetsrapporter fra de aktuelle ansvarlige, lage førsteutkast til kvalitetsrapport som legges frem for kvalitetsseminaret, lede kvalitetsseminaret og ferdigstille 5
kvalitetsrapporten samt sørge for offentliggjøring på Veas hjemmeside. Kvalitetskoordinator sammenfatter resultatet fra Studiebarometeret i en rapport og informerer aktuelle om resultatet. Studiekoordinator har ansvar for å gjennomføre forventningsavklaring med klassen ved skolestart og lage rapport fra denne som sendes avdelingsleder. Studiekoordinator skal drøfte tilbakemeldinger i midtveisrapporten med faglærerne og drøfte og gjennomføre eventuelle mindre tiltak sammen med dem jamfør utarbeidet rapport og oppfordring fra avdelingsleder. Studiekoordinator sørger for at det skrives rapport fra studiegjennomføring etter oppfordring fra avdelingsleder. Eksamensansvarlig har ansvar for at det sendes evalueringsundersøkelse til sensorer etter endt sensurering og for å lage rapport fra tilbakemeldingene, Se kvalitetsprosess 3 i kvalitetshåndboka. Faglærer har ansvar for å sette seg inn i forventningsavklaringene, vurdere tilbakemeldinger som blir gitt gjennom undersøkelsene og i samtale med avdelingsleder og tilstrebe å innrette praksis slik at det tilbys undervisning med best mulig kvalitet. Det forventes at faglærer gjennomfører små muntlige evalueringer av egen undervisning underveis da dette kan gi mulighet for korrigering av praksis og bedre tilpasset undervisning for studentene. Faglærer bidrar i diskusjoner rundt studiekvalitet jamfør tilbakemeldinger på undersøkelser. Markedsansvarlig skal sende ut undersøkelser til yrkeslivet for å innhente informasjon om hvilken oppfatning de har av utdanningskvaliteten ved de ulike utdanningene. Det sendes en undersøkelse til alumni, ca. 12 måneder etter endt utdanning. Det sendes også en undersøkelse til alumni sine arbeidsgivere. Det lages rapport fra tilbakemeldingene som skal inngå i den årlige kvalitetsrapporten. Det vises til kvalitetsprosess4 i kvalitetshåndboka. 6
3.2 Årshjul for hovedtrekk i kvalitetsarbeid Måned Aktivitet Ansvarlig Rapporterer til Informeres August Forventningsavklaring Studie-koordinator Avdelingsleder November/ Desember Evaluering v/dialog Rektor og avdelingsleder Kvalitetskoordinator Tillitsvalgt og faglærere Mars -mai Studiebarometeret Kvalitetskoordinator Avdelingsleder Mars -juni Sluttevaluering Avdelingsleder Kvalitetskoordinator Fortløpende Sensorundersøkelser Eksamens-ansvarlig Kvalitetskoordinator Mai - juni Undersøkelse om Markeds-ansvarlig Kvalitetskoordinator (12.mnd utdanningskvalitet etter til yrkeslivet endt utdanning) Mai Juni Junidesember Oktober/ November Rapport fra studieåret om den enkelte utdanning Samtale med faglærer om resultat fra undersøkelser Igangsetting av tiltak, revideringer Kvalitets-seminar. Gjennomgang av resultater, rapporter og tiltak Studie-koordinator + faglærere Avdelingsleder Avdelingsleder Rektor Kvalitetskoordinator Avdelingsleder Ingen Møte med faglærer Rektor og kvalitetskoordinator Fagskolestyret Faglærere og Studiekoordinator Faglærere og Studiekoordinator Avdelingsleder og faglærer Avdelingsleder og faglærere Faglærere November/ Desember Styrebehandling av kvalitetsrapport og kvalitetshåndbok Rektor Fagskolestyret Ansatte Desember Tilgjengeliggjøre resultater av kvalitetsarbeidet Kvalitetskoordinator Studenter og andre: Legges ut på Veas hjemmeside Alle som er interessert 7
4.0. Informasjonsdeling Kvalitetssystemets dokumentsamling er tilgjengelig på fagskolens hjemmeside: www.veafs.no. De årlige kvalitetsrapportene legges ut på hjemmesiden og i arkivet etter at de er ferdigbehandlet i fagskolestyret. Kvalitetsrapporten utarbeides i kvalitetsseminaret som skal holdes innen utgangen av november hvert år. Etter dette legges rapporten fram for fagskolestyret for behandling. Studentene informeres om klagenemd og skikkethetsnemd i studentforum av rektor ved oppstart hver høst. Rektor sørger for at informasjon om klagenemd og skikkethetsnemd ligger på skolens hjemmeside og at nemdene er beskrevet i studentguiden. 5.0. Kvalitetshåndbok Kvalitetshåndboka vektlegger all utdanningsvirksomhet på fagskolen. Kvalitetshåndbokas første del er generell, og sier noe om bakgrunnen for- og hensikten med kvalitetsarbeidet. Videre gir denne delen et innblikk i oppbygning, roller, ansvar og myndighet. I den andre delen tar håndboka for seg den enkelte kvalitetsprosess med tilhørende prosessdokumenter som konkretiserer arbeidet. KSS er delt inn i 7 kvalitetsprosesser og i hver kvalitetsprosess er det utviklet et ulikt antall prosessdokumenter, som sier noe om hvilke aktiviteter som skal iverksettes og når de skal gjennomføres. Prosessdokumentene konkretiserer også ansvar og roller for gjennomføring av arbeidet. De 7 kvalitetsprosessen er: 1. Kvantitativ informasjon om utdanningstilbudet 2. Studentenes vurdering av utdanningstilbudet 3. Undervisningspersonalets og sensorenes vurdering av utdanningstilbudet 4. Eksterne interessenters vurdering av tilbudet 5. Ledelsens samlede analyse og vurdering av kvalitetene 6. Bruk av kunnskapen til forbedring av kvaliteten 7. Rutiner for etablering av nye utdanningstilbud I tillegg til prosess- og rutinebeskrivelser spesielt rettet mot utdanningsvirksomheten, finnes det også en rekke prosessbeskrivelser, rutinebeskrivelser og andre verktøy for kvalitetssikring av fagskolens øvrige virksomhet. Den store utfordringen ved å kvalitetssikre virksomhet gjennom slike prosess- og rutinebeskrivelser, er å få disse beskrivelsene til å være reelt styrende for dagliglivet i alle deler av fagskolen. 8
Gjennom å videreutvikle kvalitetskulturen i organisasjonen ved å analysere innsamlet materiale, lage tiltak og iverksette disse, skal vi støtte to viktige funksjoner i kvalitetsarbeidet vårt: Kvalitetssikring og Kvalitetsutvikling Kvalitetssikring støttes ved å ha prosess- og rutinebeskrivelser for alle viktige deler av fagskolens virksomhet. Det henvises til fagskolens kvalitetshåndbok for nærmere og mer detaljert informasjon om skolens kvalitetsarbeid. 5.1 Innsamling av informasjon En stor og viktig del av informasjonen fra ulike deltakergrupper samles inn gjennom elektroniske undersøkelser, mens andre deler av informasjonen er resultater i form av tall og statistikk fra opptakssystem, studieadministrativt system og andre kilder. Det er viktig å bruke begge disse typene av informasjon for å skape et best mulig helhetsbilde av forholdene, før nye tiltak iverksettes. De elektroniske undersøkelsene brukes som verktøy for innsamling av informasjon overfor studenter, bransje og fagmiljø (nasjonalt og internasjonalt), kurs- og fagdager, oppdragsvirksomhet, alumni, sensorer og ansatte. Disse undersøkelsene bearbeides av Kvalitetskoordinator og måles opp mot fastsatte krav/mål i KSS. I og med at undersøkelsene gir anledning til å komme med egne kommentarer, utarbeides to ulike rapporter. Bakgrunnen for dette er å ivareta anonymitet før offentliggjøring. A-Rapport er en fullstendig rapport med alle kommentarer som tilgjengeliggjøres for avdelingsleder og rektor. Denne kan danne utgangspunkt for dialog med den enkelte faglærer, og med studentene. B-Rapport er en offentlig rapport der eventuelle navn og skriftlige tilbakemeldinger er fjernet. Disse rapporten er tilgjengelig for alle gjennom forespørsel til Kvalitetskoordinator. På skolens hjemmeside kan alle finne resultatene fra innsamlet materiale i den årlige kvalitetsrapporten. Analyse, vurdering og tiltak: Informasjon som samles inn må bearbeides, analyseres og vurderes, og gjennom drøfting mellom de ansvarlige parter må det i en del tilfeller konkretiseres tiltak. Hovedprinsippet er at dette arbeidet gjøres av de som har ansvar på det aktuelle feltet, og at tiltak iverksettes fortløpende. Når det fremkommer informasjon eller avdekkes problemer som må løses på høyere nivå eller et annet sted, flyttes saken til riktig instans i organisasjonen. Ansvaret for å gjøre dette ligger da hos de som får informasjonen. Kvalitetsutvalget skal på det årlige kvalitetsseminaret vurdere om systemet har fungert i henhold til prosessdokumentene. Videre skal utvalget gjennomgå forslag til kvalitetsrapport og gjennom dette se på avvik og iverksatte tiltak samt ta stilling til om det må utarbeides ytterligere tiltak til forbedring. 9
Forbedringstiltak som er gjennomført på et område ved fagskolen, skal følges opp av de som har ansvar på området. Både tiltak som gir ønsket effekt og de som ikke gjør det, er det verdifullt å ta med seg informasjon om videre.alle disse utgjør en viktig del av kvalitetsrapporten. 5.2 Mål og målkrav som indikator på behov for analyse og eventuelle tiltak Innsamlet informasjon skal bearbeides og analyseres og tiltak skal vurderes. For å vurdere når tiltak må settes, må fagskolen ha gjort seg opp en mening om hvilke krav den stiller til kvaliteten. Dette er gjort ved å sette krav og mål for de enkelte områder. For hvert spørsmål i undersøkelsene som sendes ut, er det satt krav til responsen. Kravet må være oppfylt for at fagskolen skal være fornøyd og målet være nådd. Studenten rangerer ofte et utsagn fra 1-6 hvor 6 er best. Kravet fra fagskolen til mange av spørsmålene ligger rundt 4 4,5. Det er kvalitetsseminaret som foreslår og reviderer målkrav og fagskolestyret som vedtar disse. Dersom for eksempel flertallet av respondentene vurderer yrkesrelevansen til studiet som for lav, slik at gjennomsnittssvaret er 3 eller lavere, vil dette vises som rødt i rapporten som genereres. Ligger responsen på grensen av kravet om er satt, vises gult og er responsen over kravet, vises grønt. Det er satt ulike krav ut fra de ulike spørsmålene. På områder der rapportene viser gult eller rødt, vil tilbakemeldingene bli analysert og tiltak vurdert og igangsatt. 6.0. Innspillsordning Høsten 2011 innførte fagskolen en ordning for forbedring gjennom innspill. Denne ordningen skal dekke alle typer innspill brukere ønsker å sende inn, enten det er noe som fungerer for dårlig, noe som har skjedd, et forslag om forbedringer eller andre typer innspill. Det kan også være informasjon vedkommende opplever ikke kommer fram på andre måter, eller som det er uklart hvor og hvordan skal sendes inn. Det vises til kvalitetsprosess 2 i kvalitetshåndboka. Målet med ordningen er at det på fagskolen alltid skal være enkelt å gi innspill til forbedring av virksomheten, også utenom fastsatte rutiner og prosesser. Innspillsansvarlig Kvalitetskoordinator har overordnet ansvar for mottak, registrering, behandling, oppfølging og rapportering av innspill. Innsending og behandling Det finnes en egen e-postadresse for innsending av innspill. Den som har sendt innspill skal få respons fra fagskolen på e-post, både når innspillet er mottatt og når saken er avsluttet. 10
Tiltak som blir besluttet iverksatt som følge av innspill, følges opp på linje med andre forbedringstiltak besluttet på grunnlag av andre ordninger i KSS. Informasjon om ordningen Rektor orienterer om ordningen i studentforum og på personalmøte og sørger for at ordningen er omtalt i studentguiden. 7.0. Systemutvikling Fagskolens kvalitetssystem skal utvikle seg med organisasjonen. Med utgangspunkt i fagskolens overordnede styringsdokumenter og målsettinger er det viktig at kvalitetsarbeidet faktisk resulterer i kvalitetsutvikling og forbedring, og derigjennom opprettholder utdanning av høy kvalitet. Den årlige kvalitetsrapporten skal gi et godt bilde av kvalitetsarbeidet på Norges grønne fagskole - Vea. 8.0 Rutine for etablering av nye utdanninger Fagskolen viser gjennom kvalitetsprosess 7 i kvalitetshåndboka hva som er gjeldende rutine for etablering av nye utdanninger ved fagskolen. 9.0 Dialog med samarbeidspartnere fra yrkeslivet Det er tegnet samarbeidsavtaler med relevante aktører i yrkeslivet. Fagskolen benytter logg for å dokumentere dato, samarbeidspartner og tema for møtet/samarbeidet. Der det er naturlig, utformes det referat fra samarbeidet. Vea skal til enhver tid være i et internasjonalt prosjekt, jamfør prosessdokument 2.8 i kvalitetshåndboka. Det rapporteres på internasjonal aktivitet i den årlige kvalitetsrapporten. 10.0 Kvalitetsrapportens oppbygning Veas årlige kvalitetsrapport utarbeides etter kvalitetsseminaret. Rektor har hovedansvar for at rapporten utarbeides og leveres fagskolestyret til behandling innen desember hvert år. Rapporten består av 4 deler: 1. Ledelses analyse og vurdering av kvaliteten. 2. Resultater, analyse og tiltak i den enkelte kvalitetsprosess jamfør kvalitetshåndboka 3. Eventuelle revisjoner av kvalitetshåndboka 4. Oppsummering av avvik og tiltak Det vises for øvrig til Veas kvalitetshåndbok for ytterligere informasjon og detaljer angående kvalitetsarbeidet ved Norges grønne fagskole Vea. 11
12