Møteinnkalling Kontrollutvalget Møtested: Fylkeshuset, Sarpsborg, Møterom Kongsten Tidspunkt: 07.11.2018 kl. 10:00 Eventuelle forfall meldes til Hans-Olaf Lunder, telefon 98 20 48 70 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Rolf Sigmund Klerud LEDER FL H,FRP,V Inger-Lise Skartlien NESTL FL A,S,K,M,SV Odd Riise MEDL FL A,S,K,M,SV Anne-Kari Holm MEDL FL A,S,K,M,SV Michael Torp MEDL FL H,FRP,V Sted, 31.10.2018 Rolf Sigmund Klerud leder
Saksliste Saksnr. Sakstittel Side Saker til behandling PS 25/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 7. november 2018 PS 26/2018 Overordnet analyse for 2018 - Østfold fylkeskommune PS 27/2018 Prosjektplan for Haldenvassdragets Kanalselskap AS PS 28/2018 Møteplan for 2019 PS 29/2018 Eventuelt - Kontrollutvalgets møte 7. november 2018 Godkjenning av protokoll fra møte 19.09.2018
Saker til behandling PS 25/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 7. november 2018
Saksnr.: 2018/11 Løpenr. 113/2018 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 07.11.2018 25/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 7. november 2018 Eiendomssjef Egil Olsen kommer og orienterer om de nye skolene i Østfold fylkeskommune. Sekretariatslederens forslag til vedtak Saken tas til orientering. Sarpsborg, 31. november 2018 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder
Saksnr.: 2013/9 Løpenr. 111/2018 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 07.11.2018 26/2018 Overordnet analyse for 2018 - Østfold fylkeskommune Vedlegg 1 Oversendelsesbrev fra fylkesrevisjonen datert 26.10.2018 2 Overordnet analyse for 2018 - Østfold fylkeskommune Bakgrunn for saken Med bakgrunn i gjeldende regelverk for kontroll- og tilsyn i kommuner og fylkeskommuner, skal det for hver valgperiode utarbeides en plan for forvaltningsrevisjon, jf Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på ulike sektorer og virksomheter. Det er et minimumskrav at det skal utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst én gang i valgperioden. Fakta Formålet med overordnet analyse er å innhente informasjon om fylkeskommunens virksomhet slik at kontrollutvalget settes i stand til å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter ut i fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Av viktige dokumentgrunnlag kan nevnes årsregnskap og årsrapporter, økonomiplaner, årsbudsjetter og KOSTRA-data, samt kvartalsrapporter og fylkestingssaker. Erfaringer fra finansiell revisjon og tidligere gjennomførte forvaltningsrevisjoner er også viktig. Analysen er bygd opp på denne måten:
2 Kapittel 1 redegjør for bakgrunnen til at det utarbeides overordnet analyse og oppbyggingen av analysen. Kapittel 2 inneholder informasjon om økonomi og målsettinger for fylkeskommune. Kapittel 3 og 8 fremstiller de ulike risikoområder som gir grunnlag for å fremstille aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekter i Plan for forvaltningsrevisjon. Kapittel 9 oppsummerer de ulike risikoene som på bakgrunn av den overordnede analysen kan anses for å være aktuelle forvaltningsrevisjonstemaer. Som nevnt ovenfor skal risiko- og vesentlighetsvurderinger legges til grunn for vurderingene i overordnet analyse. En risiko for fylkeskommunen kan innebære en mulighet for tap eller at fylkeskommunen ikke når sine mål. Risikoen avhenger både av konsekvensen av et risikoforhold og sannsynligheten for at det inntreffer. Når det gjelder vesentlighetsvurderinger, kan disse få ulike utfall avhengig av hvilket perspektiv disse har brukernes, medarbeidernes, det økonomiske, politiske, samfunnsmessige eller relatert til medieinteresse/aktualitet. Representanter fra fylkesrevisjonen vil i møtet orientere om den oppdaterte overordnede analysen og svare på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Sekretariatslederens vurdering Det er fordelaktig at det kan være dialog med kontrollutvalget i prosessen fram mot et forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Gjennomføringen av prosessen fram mot forslaget til plan er derfor diskutert i siste møte med kontrollutvalget. Den fremlagte analysen er et godt grunnlag for utarbeidelse av forslag til en plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2019, og frem mot Viken 01.01.2020. Akershus og Østfold fylkesrevisjon har hatt oppdraget med å utarbeide forslag til plan for forvaltningsrevisjon for tidligere perioder. Denne løsningen har vist seg å være god både faglig og effektivitetsmessig. Det synes derfor å være fornuftig å legge opp til samme prosess for året 2019 Sekretariatslederens forslag til vedtak 1. Akershus og Østfold fylkesrevisjon (AØF) gis oppdraget med å utarbeide forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2019. Grunnlaget for planen skal være Overordnet analyse 2018 Østfold fylkeskommune. 2. Utkast til plan for forvaltningsrevisjon 2019 leveres 12. desember 2018. Sarpsborg, 31.10.2018 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder
Saksnr.: 2018/33 Løpenr. 112/2018 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 07.11.2018 27/2018 Prosjektplan for Haldenvassdragets Kanalselskap AS Vedlegg 1 Oversendelsesbrev fra fylkesrevisjonen datert 26.09.2018 2 Prosjektplan for Haldenvassdragets Kanalselskap AS Bakgrunn for saken Kontrollutvalget behandlet Plan for selskapskontroll i sak 22/2018 i møte 19. september 2018. Kontrollutvalget vedtok i samme møte å bestille en selskapskontroll i Haldenvassdragets Kanalselskap AS. Selskapets formål er kanalisering, samt fortsatt drift av den kanaliserte del av Haldenvassdraget fra Bjørkelangen til Femsjøen og det som står i forbindelse med denne virksomheten. Prosjektet er planlagt ferdigstilt to uker før møtet i kontrollutvalget den 12. desember 2018. Problemstillinger Følgende problemstilling er foreslått undersøkt i prosjektet: Utøver fylkeskommunens sitt eierskap gjennom generalforsamlingen i tråd med selskapets vedtekter og politiske vedtak? Har fylkeskommunen etablert rutiner for eierstyring i selskapet og rapportering til politisk nivå? Er eiernes avtaler om tilskuddsbetaling til selskapet oppfylt? Prosjektplanen er mottatt og legges frem for kontrollutvalget til behandling.
2 Sekretariatslederens forslag til vedtak Prosjektplan Haldenvassdragets kanalselskap AS godkjennes. Sarpsborg, 30.oktober 2018 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder
Saksnr.: 2018/32 Løpenr. 110/2018 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 07.11.2018 28/2018 Møteplan for 2019 Vedlegg 1 Møteplan for 2019 Bakgrunn for saken På bakgrunn av tidspunktene for møtene i fylkestinget i 2019 er det utarbeidet et utkast til møteplan i 2019 for kontrollutvalget. Det er lagt opp til syv møter med møtedag onsdag. Møtedag kan endres hvis ønskelig, men torsdag bør helst unngås da fylkestinget og fylkesutvalget i Østfold har sine møter på torsdager. Det foreslås derfor å velge onsdag som møtedag. Videre er det tatt hensyn til Det er tatt hensyn til: når sakene til fylkestinget normalt sendes ut vinterferien i uke 8 18.02. 24.02. påsken 14.04. (palmesøndag) 22.04. (2. påskedag) 01.05. (onsdag) 30.05. (Kristi Himmelfartsdag) 17.05. (fredag) 10.06. (2. pinsedag) kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet som behandles 6. juni i FU og 20. juni i FT kontrollutvalgets forslag til budsjett 2019 for kontroll- og tilsynsarbeidet i ØFK høstferien i uke 40 30.09.-06.10.
2 Det er utarbeidet en oversikt som viser foreslåtte datoer for fylkestingets møter, kontrollutvalgets møter, kontrollutvalgskonferansens møtedatoer/forslag på alternative møtedatoer, når sakene til kontrollutvalget skal sendes ut og stikkord for saker som kan forventes behandlet i det enkelte møte. Sekretariatslederens forslag til vedtak Det fremlagte utkast til møteplan vedtas. Sarpsborg, 30. oktober 2018 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder
Møteplan 2018 for kontrollutvalget i Østfold Det er tatt hensyn til: når sakene til fylkestinget normalt sendes ut vinterferien i uke 8 18.02. 24.02. påsken 14.04. (palmesøndag) 22.04. (2. påskedag) 01.05. (onsdag) 30.05. (Kristi Himmelfartsdag) 17.05. (fredag) 10.06. (2. pinsedag) kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet som behandles 6. juni i FU og 20. juni i FT kontrollutvalgets forslag til budsjett 2019 for kontroll- og tilsynsarbeidet i ØFK høstferien i uke 40 30.09.-06.10. Forkortelser: FR = forvaltningsrevisjon RR= regnskapsrevisjon PR = prosessrevisjon SK = selskapskontroll FT-møte Merknad KUØ Alt møte- Sakene Aktuelle saker til behandling 2018 møte dato/annet sendes. Ev saker fra desember møtet 2018 28.03 13.02. 06.02. KUs årsplan for 2019 bestillinger PR - FR 30.01.- 31.01. NKRFs kontrollutvalgskonferanse 2019 10.04 11.04. 04.04. KUs årsmelding PR - FR 03.05. 29.05.. 22.05 20-.06. FU møte 06.06 Regnskap/særregnskap 2018 PR - FR 29.05. 22.05. Saker til FT Sommerferie. 11.09. 04.09 Budsjett 2020 orientering om opplegg for RR FR 24.10. 06.11. 30.10. FR - Møteplan 2020 11.12. 04.12. PR FR Julemiddag etter møtet? Med forbehold om eventuelle endringer.
Saksnr.: 2018/12 Løpenr. 108/2018 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 07.11.2018 29/2018 Eventuelt - Kontrollutvalgets møte 7. november 2018 Det er foreløpig ikke fremmet saker under eventuelt. Sarpsborg, 31. oktober 2018 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder