BOTT ved UiB 1.april 2019, Christies gt. 18
UiB UiT UiO NTNU
Hvorfor BOTT? FORNYE FORENKLE FORBEDRE
Samarbeidet gir digitale og brukervennlige løsninger som forbedrer, forenkler og fornyer administrativt arbeid, for å frigjøre ressurser til kjerneoppgavene ved universitetene. 01.04.2019 Universitetet i Bergen Side 4
Felles prosjekter med lokale mottak BOTT Identitet og tilgangsstyring (IAM) BOTT Økonomi og lønn BOTT Saksbehandling og arkiv BOTT Utvidet HR
BOTT ved UiB Vår visjon: - Bedre og mer tilgjengelige tjenester! - Bedre flyt og en enklere administrativ hverdag!
Strategisk forankring og forsterkning UiBs digitaliseringsstrategi: En gjennomgående digitalisert infrastruktur Brukerorienterte digitale tjenester Det digitalt inviterende universitet Det administrativt selvbetjente universitet En kultur for endrings- og gjennomføringsevne Prosjekt tjenesteutvikling Kontinuerlig forbedringsarbeid Felles servicesenter Standardisere arbeidsgiverfunksjonen Evaluering av internasjonalt senter Ny tjenesteportal (ESM) Mottak av nyansatte Digitalisering av ansettelsesprosessen Sikker digital skjemaløsning
Mottaksprogrammet ved UiB BOTT Nasjonale prosjekter Mottaksprogram UiB Programleder Ingvild Instebø Larsen Ingvild Greve Ikke avklart Ikke avklart Mottaksprosjekt Økonomi og lønn Mottaksprosjekt Sak og arkiv Mottaksprosjekt IAM Mottaksprosjekt HR
BOTT IAM UH-IAM Felles brukeradministrasjon og tilgangsstyring Ny felles løsning for brukeradministrasjon og tilgangsstyring i sektoren Felles løsninger (f.eks økonomi-lønn, SakArkiv, HR) fordrer enhetlige roller og enhetlig tilganger Uninett sammen med UiB på vegne av sektoren UiB er pilot
UH IAM UiBs 2 oppgaver! Felles Uninett + UiB UiB lokalt De andre BOTT prosjektene Teknisk Anskaffe og etablere ny teknisk løsning for brukeradministrasjon og tilgangsstyring, «Ny SEBRA + mye mer» Tilgjengeliggjøre og integrere den i nasjonale løsninger (Uninett) Organisatorisk Utarbeide felles og standardisert prosess for brukeradministrasjon og forankre denne (BOTT) Ditto for tilgangsstyring Styringsmodell Innføring i sektoren (Uninett) Integrere ny teknisk løsning i UiBs systemer Innføre ny løsning for brukeradministrasjon og tilgangsstyring på UiB Endre og tilpasse våre arbeidsprosesser Rapportering og etterlevelse Definere tekniske krav til brukeridentiteter, roller og tilganger Teste integrasjoner sammen med hovedprosjekt Definere behovet for roller og tilganger i de ulike systemene og løsninger, basert på standardiserte prosesser
BOTT Økonomi og lønn - Nasjonalt Samarbeid med DFØ Er i gjennomføringsfase Utvikling Standardisering UiB godt representert i faggruppene Økonomimodell og regnskap Prosjektøkonomi Budsjett Behov til betaling Fordring til innbetaling Lønn og lønnsnær HR
BOTT Økonomi og lønn på UiB Planlagt innføring ved UiB fra 01.01.2021 Dette betyr at Vi får standardiserte prosesser og rutiner som skal være felles i BOTT Vi får nye løsninger innen økonomi- og lønnsområdet Systemer som skiftes ut: Økonomisystem (UBW) - Inkludert prosjektøkonomi og PreAward Lønnssystem (SAP) Bestillings- og fakturaløsning (under anskaffelse) Systemer vi beholder: Rapportverktøyet Tableau
BOTT Saksbehandling og arkiv Saksbehandlere skal: slippe å tenke på/se arkiv Få hjelp av systemet i saksprosessene, som feks: Sjekkpunkter og hjelpetekster Hjelp til titulering, skjerming og saksplassering Tilgang til, og (automatisk) innhenting av informasjon fra fagsystemer/arkiv Mer effektive godkjenningsprosesser, automatisk tilgangsstyring Mer automasjon og selvbetjening kun saksbehandle det som må saksbehandles Bedre oversikt over egne oppgaver, brukertilpasset arbeidsflate Mobilitet
BOTT Saksbehandling og arkiv - Nasjonalt Vår 2019 Anskaffelse Høst 2019 Forhandlinger Før sommeren 2019: Oppstart eget delprosjekt for tekniske forberedelser (integrasjoner osv) Oppstart eget delprosjekt for innføring og standardisering (koordinere lokale mottak) Høst 2019 Kontraktssignering 2020/2021 Impelementering&pilot NB! Ikke avklart hvilke institusjoner som blir piloter!
BOTT Saksbehandling og arkiv - UiB Påbegynne mottaksarbeid før sommeren 2019 Starte lokalt prosessarbeid, koordinert med de øvrige mottakene i sak/arkiv Forberede innføring av nytt system Rydde arkiv (ephorte) Bidra i det tekniske delprosjektet
BOTT Utvidet HR(status) Planleggingsfase Rekruttering Mottak og oppstart (Onboarding) Medarbeiderutvikling (Lønnsforhandlinger) HR-analyse Neste hovedaktivitet i prosjektet Markedsdialog med systemleverandører (uke 19) Planleggingsfasen pågår frem mot sommeren
Tidslinje for UiB PROSJEKT TJENESTEUTVIKLING 2019 2020 2021 2022 2023 IAM BOTT ØKONOMI OG LØNN BOTT SAK OG ARKIV BOTT UTVIDET HR