1 Manglerudvangen Borettslag Protokoll fra ordinær generalforsamling i Manglerudvangen Borettslag ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtedato: 04.05.2015 Møtetidspunkt: 18:00 Møtested: Høyenhall Skole, Aulaen Til stede: 183 andelseiere, 26 representert ved fullmakt, totalt 209 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS, ble representert ved Camilla Svoren. Møtet ble åpnet av Reidar Loftesnes. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Håvard Bakken foreslått. B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. C Valg av referent og minst en andelseier som protokollvitne Som referent ble Camilla Svoren foreslått, og som protokollvitne ble Alfhild Halvorsen og Kenneth Harry Lea foreslått. D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten generalforsamlingen var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2. Behandling av årsberetning og årsregnskap for 2014 A Behandling av årsberetning og regnskap Styrets årsberetning, resultatregnskap og balanse for 2014 ble gjennomgått og foreslått godkjent. B Overføring av årets resultat til balansen Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
3. Fastsettelse av godtgjørelser 2 Manglerudvangen Borettslag A Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 400 000. B Godtgjørelser til valgkomiteen ble foreslått satt til kr 7 000. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4. Behandling av innkomne forslag og saker A Maling av gang før vaskerom Vi har fått fine vaskerom, men jeg foreslår at vi legger på et par strøk med maling i gangen før vaskerommet. Der er det nå gråe betongvegger der og det er ikke så mye som skal til for å få det litt finere. Vet ikke om det gjelder alle tilfellene i lavblokkene men i hvert fall 65-67. Mvh. Svein Grydeland Rugvn.65 Styrets innstilling: Styret støtter forslaget med overveldende flertall B Obligatorisk oppmøte for varamedlemmene 25% obligatorisk oppmøte for de som er vara til Manglerudvangen Borettslags styre. Oppmøte betyr ikke at de trenger å bli hele møtet, bare møte opp. Hvis de trengs blir de, hvis ikke går de hjem. Hovedsaklig er dette for at varaene skal lære seg å holde dagene for styremøte ledige i kalenderen sin, og minske tapt tid hvis en i styret plutselig skulle være borte av ulike årsaker. Varaene kan fordele dagene selv, og har ansvaret selv for at dette blir gjort. Fordeler: De blir satt inn i rutinene til styret og kan lettere ta over om noen skulle være uheldig å være syke eller plutselig må reise bort eller liknende. De blir vant med å møte opp på styremøter og å holde av dagen styremøtet er. Styret har vitner hvis det skulle være behov for dette ved noen tilfeller. Kanskje de har noen kunnskaper om noe som blir tatt opp som kan hjelpe styret. Hvis en i styret skulle velge å ikke stille til gjenvalg så kan det være lettere for en vara å trå til da de allerede vet hva jobben innebærer. Forslagsstiller ønsker å være anonym Styrets innstilling: Det er ikke vanlig å kreve at varamedlemmer stiller på styremøter i situasjoner der det ikke er behov for det. Dersom det blir pliktig oppmøte for varamedlemmene kan det hende man ikke får andelseiere til å stille til valg. Pliktig oppmøte vil også utløse spørsmål om honorar for varamedlemmer, noe de ikke har pr. i dag. Dette kan bli en ekstrautgift for borettslaget. Styret har benyttet seg av varamedlemmer når dette har vært nødvendig, og den ordningen vi har i dag fungerer veldig bra. Vedtak: Forslaget falt mot 2 stemmer
C Forslag om miljøagenter i borettslaget 3 Manglerudvangen Borettslag Styrets innstilling: Styret overlater beslutningen til generalforsamlingen. med overveldende flertall
4 Manglerudvangen Borettslag D Forslag om balkongprosjekt med utvidelse og innglassing av eksisterende balkonger, samt opprettelse av balkonger til 1-roms leilighetene. (OBOS Prosjekt vil presentere forslaget på generalforsamlingen) Styret har arbeidet videre med forslaget fra generalforsamlingen i fjor om å tillate individuell innglassing av balkonger. I etterkant av generalforsamlingen har det dukket opp flere spørsmål fra beboere. Balkongene i første etasjene i lavblokkene, er (fra byggets opprinnelse) blitt trukket litt vekk fra inngangspartiene. Det er derfor ikke tak over halvparten av disse balkongene. Beboere har både opplevd og klaget på faren for å få gjenstander i hodet når man oppholder seg på den delen av balkongen som ikke har tak. Det er også vanskelig å få innglasset disse balkongene uten å få tak over hele balkongen. I forbindelse med den utvendige rehabiliteringen på begynnelsen av 90-tallet, ble det laget tak over alle balkongene i 4.etg., mest på grunn av regn og snø selvfølgelig, og 1.etg. ble «glemt». Styret har derfor fått hjelp fra OBOS Prosjekt til å utrede følgende alternativer: Alternativ 1: Innglasse eksisterende balkonger. Bygge tak over del av balkong i 1. etasje i lavblokkene og balkongene i 4. etasje i lavblokkene Ved innglassing av dagens balkonger på lavblokk vil det ved plassering av innglassing på innsiden av dagens rekkverk medføre at balkongdør og vindu må skiftes ut for å unngå at disse kommer i konflikt med innglassingen. Ved plassering på utsiden av balkongdekket vil innglassing komme i konflikt med vindu som er plassert på siden av balkongene slik at dette vil måtte erstattes med et mindre vindu som igjen fører til dårligere lysforhold i boligene. Det vil samtidig være vanskelig og dyrt og tilpasse innglassing på balkonger som er forskjøvet i første etasje. Dette vil også være tilfellet for balkongene på høyblokkene. For å kunne få innglassede balkonger bør balkongene utvides for å unngå mange ekstratiltak. Innglassing av balkonger medfører fasadeendring som gjør at tiltaket er søknadspliktig iht. Planog bygningsloven. OBOS Prosjekt anbefaler at alternativet utgår, da det vil være lite hensiktsmessig å utføre disse arbeidsoppgavene. For å innglasse eksisterende balkonger må blant annet vinduer og balkongdører flyttes på, samt at vinduer må byttes til vinduer som er smalere for å få plass til innglassing. Det må også bygges tak over balkonger i 1. etasje på lavblokkene, dette er også en kostnad som vil være høy i forhold til kvadratmeterpris på ferdig arbeid. Flertallskrav: Forslaget innebærer en ombygging/fasadeendring som krever 2/3 flertall etter borettslagsloven 8-9, første ledd punkt 1.
Alternativ 2: - Utvidelse av samtlige balkonger - Nytt rekkverk - Innglassing av samtlige balkonger 5 Manglerudvangen Borettslag Kostnadene fordeles likt på alle leiligheter som har balkong pr i dag, og dermed ikke etter brøk. Det vil si at alle utenom 1-roms leilighetene får lik økning i kroner. Jf. borettslagsloven 5-19, første ledd, tredje punktum: «Når særlege grunnar talar for det, skal visse kostnader delast etter nytten for den einskilde bustaden eller etter forbruk.» Kostnaden kan fordeles etter nytten da alle har lik nytte av tiltaket enten de har en større eller mindre leilighet. Forslag til vedtak: Det vedtas å gjennomføre prosjektet ved alternativ 2 innenfor rammen som finansieres med låneopptak. Styret får fullmakt til å vurdere om det lønner seg for borettslaget å ta opp lån på 20 til 30 år. Styret får fullmakt til å ta opp lån på 20 til 30 år for finansiering av alternativ 2, inntil kr. 103 300 000. Kostnadene fordeles med en lik økning i kroner på alle leilighetene som får utvidelse av balkong. Generalforsamlingen slutter seg til at lån til finansiering av ovennevnte tiltak sikres med pant i lagets eiendommer med prioritet foran innskuddene. Det forutsettes at borettslaget får lån til finansiering av prosjektet, samt at prosjektet godkjennes av Plan- og Bygningsetaten. Flertallskrav: Forslaget innebærer en ombygging/fasadeendring som krever 2/3 flertall etter borettslagsloven 8-9, første ledd punkt 1.
6 Manglerudvangen Borettslag Estimerte kostnader ved nedbetaling over 25 år: Estimerte kostnader ved nedbetaling over 20 år:
Alternativ 3: - Utvidelse av samtlige balkonger - Etablere 72 balkonger til 1- roms leiligheter - Nytt rekkverk - Innglassing av samtlige balkonger 7 Manglerudvangen Borettslag A Kostnadene fordeles med en lik økning av felleskostnadene på alle leilighetene da kostnaden for å utvide balkongene er lik kostnaden ved å bygge nye balkonger på leilighetene som ikke har balkong. Det fordeles dermed ikke etter brøk. Det vil si at alle får lik økning i kroner. Jf. borettslagsloven 5-19, første ledd, tredje punktum står det at: «Når særlege grunnar talar for det, skal visse kostnader delast etter nytten for den einskilde bustaden eller etter forbruk.» Kostnaden kan fordeles etter nytten da alle har lik nytte av tiltaket enten de har en større eller mindre leilighet. Forslag til vedtak: Det vedtas å gjennomføre prosjektet ved alternativ 3 innenfor rammen som finansieres med låneopptak. Styret får fullmakt til å vurdere om det lønner seg for borettslaget å ta opp lån på 20 til 30 år. Styret får fullmakt til å ta opp lån på 20 til 30 år for finansiering av alternativ 3, inntil kr. 122 200 000. Kostnadene fordeles med en lik økning i kroner på alle leilighetene. Generalforsamlingen slutter seg til at lån til finansiering av ovennevnte tiltak sikres med pant i lagets eiendommer med prioritet foran innskuddene. Det forutsettes at borettslaget får lån til finansiering av prosjektet, samt at prosjektet godkjennes av Plan- og Bygningsetaten. Flertallskrav: Forslaget innebærer en ombygging/fasadeendring som krever 2/3 flertall etter borettslagsloven 8-9, første ledd punkt 1. B Kostnadene fordeles etter brøk med prosentvis økning i felleskostnadene. Forslag til vedtak: Det vedtas å gjennomføre prosjektet ved alternativ 3 innenfor rammen som finaniseres med låneopptak. Styret får fullmakt til å vurdere om det lønner seg for borettslaget å ta opp lån på 20 til 30 år. Styret får fullmakt til å ta opp lån på 20 til 30 år for finansiering av alternativ 3, inntil kr. 122 200 000. Kostnadene fordeles etter brøk ned prosentvis økning i felleskostnadene. Generalforsamlingen slutter seg til at lån til finansiering av ovennevnte tiltak sikres med pant i lagets eiendommer med prioritet foran innskuddene. Det forutsettes at borettslaget får lån til finansiering av prosjektet, samt at prosjektet godkjennes av Plan- og Bygningsetaten. Flertallskrav: Forslaget innebærer en ombygging/fasadeendring som krever 2/3 flertall etter borettslagsloven 8-9, første ledd punkt 1.
8 Manglerudvangen Borettslag Estimerte kostnader ved nedbetaling over 25 år alternativ 3 A: Estimerte kostnader ved nedbetaling over 20 år alternativ 3 A:
Estimerte kostnader ved brøk nedbetaling 25år alternativ 3 B: 9 Manglerudvangen Borettslag Estimerte kostnader ved brøk nedbetaling 20år alternativ 3 B: Alternativ 4: Bevare balkongene slik de er i dag, uten innglassing. Flertallskrav: Alminnelig flertall, jf. borettslagsloven 7-11.
10 Manglerudvangen Borettslag Økonomiske konsekvenser Det er utarbeidet likviditetsanalyser for i alt 2 alternative løsninger med henholdsvis 20 og 25 års nedbetalingstid. Likviditetsanalysene er utarbeidet av OBOS Banken på bakgrunn i eksisterende inntektsnivå og driftsutbetalinger iht. budsjett for 2014. I forbindelse med beregningen av de økonomiske konsekvensene for den enkelte beboer, legges det til grunn en gitt fremdrift for prosjektet. I beregningene for Manglerudvangen borettslag er det forutsatt oppstart av detaljprosjekteringen sommeren 2015 og en antatt oppstart av byggearbeidene i mars 2016. Byggetiden er anslått til 2 år. Med en stipulert byggestart i 1. halvår 2016, har borettslaget muligheten til å øke felleskostnadene tidlig i prosessen og dermed øke egenkapitalen før arbeidene starter. I skisseprosjektet er det lagt til grunn at alle de planlagte arbeidene gjennomføres som ordinære vedlikeholdsarbeider. Vedlikehold av eksisterende bygningsmasse er fellesskapets ansvar og kostnadene fordeles som et prosentvis påslag på eksisterende fellesutgifter. OBOS Prosjekt har i samarbeid med OBOS-banken laget prognose(r) over borettslagets fremtidige likviditetsutvikling. Denne tar blant annet utgangspunkt i at borettslaget bruker all oppspart egenkapital i prosjektet. Borettslaget bør budsjettere med en kassebeholdning på minimum ca. 10% av borettslagets totale inntekter i løpet av et år, for å ta høyde for svingninger i likviditeten. Overskuddslikviditet utover dette kan borettslaget benytte til ekstraordinær nedbetaling av lån, vedlikeholdsarbeider eller sparing til prosjekter i fremtiden. Det vil være usikkerhet knyttet til fremtidig renteutvikling. Jo tyngre borettslaget er belånt, desto mer rentefølsomt vil borettslagets fremtidige likviditetsutvikling være. Vi har forutsatt en rentesats på 3% per år for lån. I alternativ 2 (20 år) som er det dyreste alternativet, vil en økning i rentenivået på 1% måtte kompenseres med en økning av felleskostnadene på ca. 3%, for å opprettholde kontantstrømmen som fremkommer i analysen. Felleskostnadene vil til enhver tid måtte vurderes ut fra nivået på driftsutbetalinger, vedlikeholdsplaner og rentenivå.
Tegning av balkongene: 11 Manglerudvangen Borettslag Balkongtyper høyblokk: Balkongtyper lavblokk:
12 Manglerudvangen Borettslag Størrelser på balkonger: Størrelser på balkongene i alternativ 2 og 3 er på tegninger fra arkitekt beregnet til: Ny størrelse balkonger lavblokk: 4800mm* 2000mm à 9,6m2 Ny størrelse «liten» balkong høyblokk: 3510mm* 1920mmà 6,7 m2 Ny størrelse «stor» balkong: 4700*2070 (utstikk fra veggliv 1020) à 7,9m2 Ny balkong til 1- roms: 2300mm*1020mm à 2,3 m2 Styrets innstilling: En utvidelse av balkongene vil gi mer bruksvennlige balkonger. Alle balkonger kommer under tak, noe som bedrer de sikkerhetsmessige utfordringene med dagens balkonger i 1. etasje i lavblokkene. Etablering av balkonger på de 72 ettroms leilighetene vil gi beboerne her et privat uterom som de mangler i dag. En gjennomføring av balkongprosjektet vil gjøre at borettslaget følger trenden i samfunnet for øvrig, der det er stadig mer vanlig med store og praktiske private uterom. Større balkonger vil også kunne føre til mindre plagsom støy fra trafikk og uterom for øvrig. Anleggsperioden ved et eventuelt balkongprosjekt er estimert til ca. 2 år, og i denne perioden vil det foregå støyende arbeider. Uteområdene vil også bli berørt. Det må også nevnes at en utvidelse av balkongene vil føre til at lysforholdene i leilighetene vil bli vesentlig endret. Et balkongprosjekt vil medføre store kostnader og en betydelig økning av felleskostnadene. Dette kan bety at nødvendige prosjekter må skyves på, eller at felleskostnadene må økes ytterligere for å få gjennomført disse. Det er for eksempel nødvendig å skifte ut vinduene i borettslaget på sikt. Dette vil bli et kostbart prosjekt. Dersom generalforsamlingen stemmer for et balkongprosjekt, vil styret be om generalforsamlingens aksept for å se på muligheten for å bytte eksisterende stuevindu og balkongdør med en skyvedørsløsning. Styret tror gevinstene ved dette vil være høyere enn kostnaden, da løsningen vil være plassbesparende i tillegg til at det gir bedre lysforhold i leilighetene og et mer moderne uttrykk. Likviditetsanalysen fra OBOS-Banken der kostnadene fordeles etter brøk forutsetter at borettslaget går inn med store deler av dagens egenkapital. Borettslaget vil sitte igjen med en egenkapital på ca 2 millioner kroner. Der kostnaden fordeles flatt vil man ikke kunne bruke borettslagets egenkapital. Dette da de oppsparte midlene er betalt inn etter brøk og dermed ikke kan fordeles flatt. Dersom man ender opp med en flat fordeling må prosjektet belånes i sin helhet. Egenkapitalen kan for eksempel brukes til nødvendig vedlikehold ved utskifting av vinduer. Styret ber generalforsamlingen ta stilling til de ulike alternativene. Vedtak: Balkongene beholdes slik de er i dag, uten innglassing. Alternativ 4 vedtatt.
13 Manglerudvangen Borettslag ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5. Valg av tillitsvalgte A Som styreleder for 1 år, ble Reidar Loftesnes foreslått. Vedtak: Valgt ved akklamasjon B Som styremedlem for 2 år, ble Malene Larsen Paulgaard foreslått. Som styremedlem for 2 år, ble Mads Bleken foreslått. Trakk seg Som styremedlem for 2 år, ble Ingvild Midtervoll foreslått. Vedtak: Malene Larsen Paulgaard og Ingvild Midtervoll valgt ved akklamasjon C Som varamedlem for 1 år, ble Birger Eines foreslått. Som varamedlem for 1 år, ble Ingvild Midtervoll foreslått. Trakk seg. Som varamedlem for 1 år, ble Silje Lofthus foreslått. Vedtak: Birger Eines og Silje Lofthus valgt ved akklamasjon. Ingvild Midtervoll ble valgt til styremedlem og trakk seg derfor som varamedlem. D Som representanter i valgkomitéen for 1 år, ble foreslått Trine Dahl Iyamu Alfhild Halvorsen Marianne Stjernen Vedtak: Valgt ved akklamasjon E Som delegert med varadelegert til generalforsamlingen i OBOS ble foreslått: Delegert Reidar Loftesnes og Malene Larsen Paulgaard Varadelegert Dominique Diana Heidsieck og Jørn Halvard Øvretveit Vedtak: Valgt ved akklamasjon ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtet ble hevet kl.: 20:10. Protokollen signeres av Håvard Bakken /s/ Møteleder Alfhild Halvorsen /s/ Protokollvitne Camilla Svoren /s/ Referent Kenneth Harry Lea /s/ Protokollvitne Ved valgene på generalforsamlingen og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Reidar Loftesnes Rugveien 83 2015-2016 Nestleder Malene Larsen Paulgaard Rugveien 79 2015-2017 Styremedlem Ingvild Midtervoll Rugveien 38 2015-2017 Styremedlem Dominique Diana Heidsieck Beiteveien 4 2014-2016 Styremedlem Jørn Halvard Øvretveit Rugveien 42 2014-2016