Møteprotokoll Kontrollutvalget Halden Møtedato: 04.12.2018, Tidspunkt: fra kl. 18.00 til kl. 19:20 Møtested: Rådhuset, møterom Gamle rådhus, møterom 1 Fra til saksnr.: 18/41 18/49 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Torbjørn Østby (Ap), leder Jan Moen (H), nestleder Meldt forfall Torhild Grimseth Huseby Rannveig Lade (R) Eirik Milde (H) Turid Eriksen (Ap) Håvard Tafjord (H) Meldt forfall Arne Hornes Ellen Simensen (Ap) Meldt forfall Odd Riise Antall stemmeberettigede fremmøtte 7 av 7 Møtende fra Østfold kontrollutvalgssekretariat: Daglig leder Anita Aannerød og Rådgiver Bjørn Gulbrandsen Møtende fra ØKR IKS: Adm. Dir. Laila Nagelhus, forvaltningsrevisor Lena Longva Stavem og regnskapsrevisor Jostein Ek Møtende fra administrasjonen: Rådmann Roar Vevelstad og leder økonomiavdelingen Lars Hennum Hansen.. (leder, Torbjørn Østby). (medlem, Erik Milde)
Kontrollutvalget Haldens møte 04.12.2018 Sakliste PS 18/41 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 18/42 Godkjenning av protokoll fra møte 25.09 2018 PS 18/43 PS 18/44 PS 18/45 Prosjektplan "Investeringsprosjekters tidligfase" Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Refusjoner" Rådmannens statusrapportering vedr. "Revisjonsrapport - selvkost 2017". PS 18/46 Henvendelse til kontrollutvalget vedr. salg av Jacob Blochs gate 4. PS 18/47 Møteplan for 1. halvår 2019 PS 18/48 PS 18/49 Referater og meldinger Eventuelt PS 18/41 Godkjenning av innkalling og saksliste Saken legges frem uten forslag til innstilling Det var ingen merknader til innkalling eller saksliste. Innkalling og saksliste godkjennes. PS 18/42 Godkjenning av protokoll fra møte 25.09 2018 1. Protokoll fra møte 25.09 2018, godkjennes Som innstillingen. 1. Protokoll fra møte 25.09 2018, godkjennes. For å godkjenne dagens protokoll velges Torbjørn Østby og Eirik Milde.
PS 18/43 Prosjektplan "Investeringsprosjekters tidligfase" «Prosjektplan «Investeringsprosjekters tidligfase», godkjennes 1. Prosjektplan «Investeringsprosjekters tidligfase», godkjennes. PS 18/44 Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Refusjoner" 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner», samt rådmannens uttalelse til rapporten til orientering, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: 1: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner» til orientering, og ber administrasjonen følge opp de fire anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder: Etablere relevante skriftlige rutiner som samsvarer med praksis. Sikre at rutiner gjøres kjent og implementeres. Bestrebe seg på å sikre og oppbevare dokumentasjon av innrapporterte opplysninger. Påse at dokumentasjon og sporbarhet av alle bokførte opplysninger oppfyller bokføringsreglenes krav og at kravet om bruttoføring i forskrift om årsregnskap og årsberetning oppfylles. 2: Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget våren 2019, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten. Kommunestyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Revisjonen orienterte om rapportens konklusjoner og om anbefalinger. Utvalget stilte enkelte spørsmål som ble bevart. Vedtaket ble som innstillingen. 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner», samt rådmannens uttalelse til rapporten til orientering, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret:
1: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner» til orientering, og ber administrasjonen følge opp de fire anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder: Etablere relevante skriftlige rutiner som samsvarer med praksis. Sikre at rutiner gjøres kjent og implementeres. Bestrebe seg på å sikre og oppbevare dokumentasjon av innrapporterte opplysninger. Påse at dokumentasjon og sporbarhet av alle bokførte opplysninger oppfyller bokføringsreglenes krav og at kravet om bruttoføring i forskrift om årsregnskap og årsberetning oppfylles. 2: Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget våren 2019, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten. Kommunestyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. PS 18/45 Rådmannens statusrapportering vedr. "Revisjonsrapport - selvkost 2017" 1. Rådmannens statusrapport vedrørende «Revisjonsrapport Oppsummering revisjon selvkost for 2017», tas til orientering. Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget ønsket også at statusrapporten skal sendes til kommunestyret til orientering. 1. Rådmannens statusrapport vedrørende «Revisjonsrapport Oppsummering revisjon selvkost for 2017», tas til orientering. 2. Statusrapporten sendes til kommunestyret til orientering. PS 18/46 Henvendelse til kontrollutvalget vedr. salg av Jacob Blochs gate 4. Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet. Kontrollutvalget drøftet saken og ble enige om å ikke ta denne saken videre. Kontrollutvalget velger å ikke ta saken videre.
PS 18/47 Møteplan for 1. halvår 2019 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet for 1. halvår 2019: 26. februar 15. mai (regnskapsmøte) 18. juni Møtestart kl. 18.00 Vedtaket ble som innstillingen. 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet for 1. halvår 2019: 26. februar 15. mai (regnskapsmøte) 18. juni Møtestart kl. 18.00 PS 18/48 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget drøftet sakene. Spesielt var de opptatt av fylkesmannens tilsynsrapport. De ønsket en tilbakemelding fra rådmann når de avvik tilsynsrapporten viser er lukket. Vedtaket ble vedtatt mot en stemme (Rannveig Lade) Eirik Milde og Turid Eriksen skal dra på NKRF sin kontrollutvalgskonferanse i januar 2019. Referater og meldinger tas til orientering. Rådmann gir en skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget når avvik tilsynsrapporten viser er lukket. PS 18/49 Eventuelt Kontrollutvalget ønsker en skriftlig redegjørelse fra rådmann om sammenhengen mellom eiendomsoverdragelser og egenkapitalinnskudd til sitt neste møte.