KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 2D09 17.10.2018 10.00 13.45 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Rolleiv O. Lind (leder) Kåre Sørensen Benedikte Figenschou Jon Arne Jørstad Tor Johansen Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig revisor Elsa Saghaug Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Knut Teppan Vik Forvaltningsrevisor Astrid Indrebø Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Seniorrådgiver Bjørn Halvor Wikasteen Behandlede saker Sak nr./år Sak 101-113/18 Underskrifter Rolleiv O. Lind sign. Kåre Sørensen sign. Tor Johansen sign. Benedikte Figenschou sign. Jon Arne Jørstad sign. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer
Blad 2 Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 9.10.2018 ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 101/18 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.9.2018 102/18 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2018 Tromsø kommune 103/18 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2018 Tromsø Havn KF 104/18 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2018 Tromsøbadet KF 105/18 Oppfølging revisjonsbrev nr. 29 Årsregnskap 2017 106/18 Forvaltningsrevisjonsprosjektet «Tromsøbadet» - notat og overordnede prosjektskisser 107/18 Rapportering fra løpende forvaltningsrevisjon Oppfølging av investeringsprosjekter delrapport 5 108/18 Forvaltningsrevisjonsprosjektet innen barneverntjenesten notat fra KomRev NORD 109/18 Sak flytebrygger 110/18 Sak Hagavegen 39E innvilget byggetillatelse 111/12 Rapportering fra revisor løpende orientering 112/18 Kontrollutvalgets møteplan for 2019 113/18 Referatsaker
Blad 3 101/18 Godkjenning av protokollen fra møtet 25.9.2018 Protokollen fra møtet 25.9.2018 godkjennes. Protokollen fra møtet 25.9.2018 godkjennes. 102/18 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2018 Tromsø kommune Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 5 jf. offentlighetslovens 24, 1. ledd, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Oppdragsansvarlig revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Utvalget merket seg spesielt orienteringen tilknyttet orienteringen angående oppfølging av tidligere revisjonsbrev som omhandlet kommunens rutiner tilknyttet attestasjon og anvisning av eksterne konsulenter. Revisor følger opp saken ytterligere og rapporterer skriftlig til utvalget til neste møte.
Blad 4 103/18 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2018 Tromsø Havn KF Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 5 jf. offentlighetslovens 24, 1. ledd, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Oppdragsansvarlig revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. 104/18 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2018 Tromsøbadet KF Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 5 jf. offentlighetslovens 24, 1. ledd, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Oppdragsansvarlig revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer.
Blad 5 105/18 Oppfølging revisjonsbrev nr. 29 Årsregnskap 2017 Kontrollutvalget viser til kommunens svar i brev av 3.10.2018 og revisjonens vurdering i brev 9.10.2018 angående oppfølging av revisjonsbrev nr. 29, og tar saken til orientering. I innstillingen sløyfes..., og tar saken til orientering. Tilføyelse, som eget punkt: Kontrollutvalget noterer seg at administrasjonssjefen ved behandlingen av økonomirapport 2/2018 foreslår økning av budsjett 2018 for helse og omsorg til et mere realistisk nivå, og vil understreke betydningen av realistisk budsjettering også i årene fremover. Kontrollutvalget viser til kommunens svar i brev av 3.10.2018 og revisjonens vurdering i brev 9.10.2018 angående oppfølging av revisjonsbrev nr. 29. Kontrollutvalget noterer seg at administrasjonssjefen ved behandlingen av økonomirapport 2/2018 foreslår økning av budsjett 2018 for helse og omsorg til et mere realistisk nivå, og vil understreke betydningen av realistisk budsjettering også i årene fremover. Utskrift av saksprotokoll sendt xx.10.2018 til: - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen 106/18 Forvaltningsrevisjonsprosjektet «Tromsøbadet» - notat og overordnede prosjektskisser 1. Kontrollutvalget godkjenner prosjektskisser fra KomRev NORD for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjektet om Tromsøbadet. 2. Kontrollutvalget ber KomRev NORD merke seg endringer som har betydning for arbeidet med den løpende forvaltningsrevisjonsprosjektet om Oppfølgning av investeringsprosjekter som er knyttet til Tromsøbadet.
Blad 6 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor orienterte om noen endringer/presiseringer omtalt i saksfremlegget og som må hensyntas i prosjektet: 1. Ved den løpende forvaltningsrevisjon er det hensiktsmessig at et av punktene omtalt i saksfremlegget tas inn i prosjektet «Tromsøbadet». Gjelder: Hvilke rutiner kommunen har for arkivering av dokumenter tilknyttet prosjektet? 2. Tema 2, timeantallet økes med 100 timer, fra 700 til 800 timer. 3. Når det gjelder hovedproblemstillingen til tema 2 innebærer det at den endelig rapporten foreligger når prosjektet er ferdigstilt. 4. Tema 2, problemstillingens punkt b), her tas inn ordet byggherrens i forbindelse med prosjektgjennomføringen. Kontrollutvalget drøftet saken. 1. Kontrollutvalget godkjenner prosjektskisser fra KomRev NORD for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjektet om Tromsøbadet. 2. Kontrollutvalget ber KomRev NORD merke seg endringer som har betydning for arbeidet med den løpende forvaltningsrevisjonsprosjektet om Oppfølgning av investeringsprosjekter som er knyttet til Tromsøbadet. Utskrift av saksprotokoll sendt xx.10.2018 til: - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig revisor 107/18 Rapportering fra løpende forvaltningsrevisjon - Oppfølging av investeringsprosjekter delrapport 5 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Oppfølging av investeringsprosjekter delrapport 5 fra KomRev NORD til orientering. 2. Forvaltningsrevisjonsrapporten oversendes kommunestyret til orientering. 3. Kontrollutvalget rår kommunestyret treffe følgende vedtak: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Oppfølging av investeringsprosjekter delrapport 5 til orientering.
Blad 7 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Oppfølging av investeringsprosjekter delrapport 5 fra KomRev NORD til orientering. 2. Forvaltningsrevisjonsrapporten oversendes kommunestyret til orientering. 3. Kontrollutvalget rår kommunestyret treffe følgende vedtak: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Oppfølging av delrapport 5 til orientering. investeringsprosjekter Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt xx.10.2018 (svarfrist xx.xx.2018) til: - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen Utskrift av saksprotokoll sendt xx.11.2018 til: - Tromsø kommune v/ordfører 108/18 Forvaltningsrevisjonsprosjektet innen barneverntjenesten notat fra KomRev NORD (saken fremmet uten innstilling til vedtak) Kontrollutvalget drøftet saken. Kontrollutvalget viser til KomRev NORDs notat av 5.10.2018 og ber revisjonen fortsette gjennomføringen av prosjektet med problemstillingene 2 som 3 som er beskrevet i overordnet prosjektskisse. Kontrollutvalget viser til KomRev NORDs notat av 5.10.2018 og ber revisjonen fortsette gjennomføringen av prosjektet med problemstillingene 2 som 3 som er beskrevet i overordnet prosjektskisse.
Blad 8 Utskrift av saksprotokoll sendt xx.10.2018 til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 109/18 Sak flytebrygger Kontrollutvalget tar saken til orientering, og iverksetter ingen nærmere undersøkelser. 1. Kontrollutvalget vil understreke viktigheten av at kommunen/administrasjonen følger retningslinjer om at klager o.l. gis svar om mottatt og antatt svardato. 2. For øvrig tar kontrollutvalget saken til orientering. 1. Kontrollutvalget vil understreke viktigheten av at kommunen/administrasjonen følger retningslinjer om at klager o.l. gis svar om mottatt og antatt svardato. 2. For øvrig tar kontrollutvalget saken til orientering. Utskrift av saksprotokoll sendt xx.10.2018 til: - Hans-Erik Gressmyr - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen 110/18 Sak Hagavegen 39 E innvilget byggetillatelse (saken fremmet uten innstilling til vedtak) Kontrollutvalget drøftet saken. Administrasjonssjefen innkalles til neste møte for å orientere om saken.
Blad 9 Administrasjonssjefen innkalles til neste møte for å orientere om saken. Utskrift av saksprotokoll sendt 22.10.2018 til: - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen 111/18 Rapportering fra revisor løpende orientering Kontrollutvalget tar redegjørelsene til orientering. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor orienterte om pågående prosjekter. Kontrollutvalget tar redegjørelsene til orientering. 112/18 Kontrollutvalgets møteplan for 2019 Kontrollutvalget drøftet saken. Møtedag er onsdager, og i uka før kommunestyret har møte. Møtestart kl. 10.30. Kontrollutvalgets møteplan for 2019 fastsettes som følger: 23. januar 21. august 20. februar 18. september 20. mars 23. oktober 10. april 13. november 22. mai 4. desember 12. juni Møtestart kl. 10.30
Blad 10 Kontrollutvalgets møteplan for 2019 fastsettes som følger: 23. januar 21. august 20. februar 18. september 20. mars 23. oktober 10. april 13. november 22. mai 4. desember 12. juni Møtestart kl. 10.30 113/18 Referatsaker (saken fremmet uten innstilling til vedtak) Referater: A. REVISJONSHONORAR 2018 a) Brev av 17.9.2018 fra KomRev NORD B. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET 26.9.2018 a) Sak 162/18 Oppfølging av investeringsprosjekter delrapport 4 Prostneset havneterminal Otium bo- og velferdssenter Tromsøbadet b) Sak 163/18 Etatsbesøk Brann og redning C. NKRFs KONTROLLUTVALGSKONFERANSE 2018 a) Informasjon om tidspunktet Tillegg referert i møtet: D. KOMMUNESTYRESAK 77/18 Oppdragsansvarlig revisor opplyste under sak 102/18 at revisjonen følger opp saken og rapporterer på et senere tidspunkt til kontrollutvalget. E. KONTROLLUTVALGSSAK 72/18, REFERATSAK D Saken er oversendt ordfører, og sekretariatet kan ikke se at denne er fulgt opp.
Blad 11 1. Referatsak E: Sekretariatet retter en henvendelse til ordfører med «purring» på videre oppfølging. 2. Øvrige referatsaker tas til orientering. 1. Referatsak E: Sekretariatet retter en henvendelse til ordfører med «purring» på videre oppfølging. 2. Øvrige referatsaker tas til orientering. Rett utskrift: Finnsnes, den 18. oktober 2018 Inger Johansen