KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 5.12.2018 10.30 12.25 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Rolleiv O. Lind (leder) Kåre Sørensen Kari Workinn Benedikte Figenschou Jon Arne Jørstad Fra Tromsø kommune: Ordfører Kristin Røymo (tilstede t.o.m. sak 129/18) Personvernombud Renate Bugge (tilstede i sak 126/18) Stabssjef Mari Enoksen Hult (tilstede i sak 126/18) Administrasjonssjef Britt Elin Steinveg (tiltrådte i saker etter ønske fra kontrollutvalget) Fra KomRev NORD: Regnskapsrevisor Sissel Rasmussen Regnskapsrevisor Tove Kronstad Sundstrøm Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Knut Teppan Vik Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Seniorrådgiver Bjørn Halvor Wikasteen Behandlede saker Sak nr./år Sak 125-131/18 Underskrifter Rolleiv O. Lind Kåre Sørensen Kari Workinn Benedikte Figenschou Jon Arne Jørstad
Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 26.11.2018 ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 125/18 Godkjenning av protokoll fra møtet 14.11.2018 126/18 Personopplysningsloven orientering fra personvernombudet 127/18 Oppfølgning kommunestyrets sak 77/18 - korrigering av feil lønn 128/18 Oppfølgning av forvaltningsrevisjonsrapport «Brann og redning» - lovstridig vedtak i kommunestyret 129/18 Vedtak fra kommunestyret om oppdrettsnæringen 130/18 Rapportering fra revisor løpende orientering 131/18 Referatsaker
Blad 3 125/18 Godkjenning av protokollen fra møtet 14.11.2018 Protokollen fra møtet 14.11.2018 godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet 14.11.2018 godkjennes. 126/18 Personopplysningsloven orientering fra personvernombud Personvernombud Renate Bugge orienterte om saken og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Stabssjef Mari Enoksen Hult svarte på spørsmål ved behov. Kontrollutvalget tar saken til orientering, og forutsetter at revisor følger opp saksområdet i samsvar med revisjonsstrategien. Kontrollutvalget tar saken til orientering, og forutsetter at revisor følger opp saksområdet i samsvar med revisjonsstrategien. Utskrift av saksprotokoll sendt 11.12.2018 til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 127/18 Oppfølgning kommunestyrets sak 77/18 korrigering av feil lønn
Blad 4 Administrasjonssjefen tiltrådte møtet etter ønske fra kontrollutvalget. Administrasjonssjefen orienterte om status i arbeidet på området, og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Administrasjonssjefen meddelte at de var kommet godt i gang med spørreundersøkelsen og kartleggingsarbeidet. Det er foreløpig ikke truffet andre tiltak. På bakgrunn av tilleggsinformasjon gitt i møtet tas saken til orientering. På bakgrunn av tilleggsinformasjon gitt i møtet tas saken til orientering. 128/18 Oppfølgning av forvaltningsrevisjonsrapport Økonomistyring og økonomisk internkontroll i Brann og redning kommunestyrets vedtak Kontrollutvalget rår kommunestyret å treffe slikt vedtak: 1. Kommunestyrets vedtak i sak 117/18 pkt. 3 oppheves. 2. Kommunestyret ber administrasjonssjefen snarest gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å imøtekomme anbefalingene i rapporten.
Blad 5 129/18 Vedtak i kommunestyret om oppdrettsnæringen Ordfører fikk ordet, og redegjorde for saken. Det ble fremmet to forslag til vedtak, som følger: Forslag 1 fra Rolleiv O. Lind: Forslag 2 fra Jon Arne Jørstad: Avstemming: Saken avvises. Forslag 1 fikk 4 stemmer. Forslag 2 fikk 1 stemme, og falt. 130/18 Rapportering fra revisor løpende orientering Kontrollutvalget tar redegjørelsene til orientering. Revisorene orienterte om revisjonsarbeidet. Administrasjonssjefen tiltrådte møtet. Administrasjonssjefen svarte på spørsmål etter ønske fra revisor/kontrollutvalget. Innstillingen enstemmig vedtatt.
Blad 6 Kontrollutvalget tar redegjørelsene til orientering. 131/18 Referatsaker Referater: A. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET 21.11.2018 a) Sak 193/18 Rapportering fra løpende forvaltningsrevisjon oppfølging av investeringsprosjekter Referatsaken tas til orientering. Referatsaken tas til orientering. Rett utskrift: Finnsnes, den 6. desember 2018 Inger Johansen