Møteinnkalling Tid: 30. november 2011 kl. 19:00 NB! Merk tiden! Sted: ARENDAL RÅDHUS, 254 - Strømsbu Forfall må meldes snarest. Vi ber deg melde fra til vararepresentant dersom du selv ikke kan møte. NB! Nytt og gammelt fellesråd har et felles måltid kl. 19.00. Saksbehandling fra kl. 20.00 (gammelt råd). Sakliste: AKF 59/2011 MØTEPROTOKOLL ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD - 26.10.11 AKF 60/2011 REGNSKAPSRAPPORT - DRIFTSREGNSKAP 2011 AKF 61/2011 ARENDAL KREMATORIUM - RETUR AV METALLER AKF 62/2011 OPPGRADERING AV GRAVPLANER - ENGENE OG BJORBEKK AKF 63/2011 REPARASJON AV DØPEFONT - FÆRVIK KIRKE AKF 64/2011 TROMØY KIRKE - NYTT ORGEL AKF 65/2011 REFERATSAKER - ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD - 30.11.11 Arendal, den 01.12.2011 Leder Kontorsjef
AKF 59/2011 MØTEPROTOKOLL ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD - 26.10.11 Bilag i saken: - Møteprotokoll fra fellesrådet 26.10.11. Tidligere sendt ut. Møteprotokoll fra s møte 26.10.11 legges frem for godkjenning. godkjenner møteprotokoll fra møte 26.10.11.
AKF 60/2011 REGNSKAPSRAPPORT - DRIFTSREGNSKAP 2011 Utredning Fellesrådet ga i forrige møte (sak 45/2011) kirkevergen fullmakt til å utarbeide et justert budsjett for 2011, i tråd med de retningslinjer som ligger i fellesrådets behandling av framlagt statusrapport. Justert budsjett, som balanserer, er utarbeidet, men innleggingen i Agresso er ikke fullført. Dermed kan jeg i skrivende stund ikke presentere en regnskapsrapport med de reviderte budsjettallene. Jeg antar at innrulleringen i Agresso vil skje tidsnok til at en fersk regnskapsrapport med reviderte budsjettall, kan legges fra på fellesrådets møte onsdag 30. november. Fellesrådet tar den framlagte orientering om revidert budsjett og driftsregnskap pr ultimo november til orientering.
AKF 61/2011 ARENDAL KREMATORIUM - RETUR AV METALLER Ved krematoriet blir det etter forbrenning ofte metallkomponenter som ikke brenner opp. I Forskrift til lov om kirkegårder, kremasjon og gravferd (gravferdsforskriften) heter det i 33 bl.a. at Proteser og lignende som er operert inn i kroppen og som ikke brenner opp, skal skilles fra asken og graves ned under en grav på kirkegården eller gis tilsvarende forsvarlig behandling. Proteser m.v. som ikke brenner opp er ulike former for metaller. Ved Arendal krematorium praktiseres ordningen med å grave ned disse metallene under en grav som åpnes i forbindelse med en begravelse. Det har ved tidligere anledninger kommet forespørsler om å delta i returordning for metaller etter kremasjon, men de aktørene som har henvendt seg, har ikke hatt nødvendig dispensasjon fra 33 i gravferdsforskriften. I brev av 27.10.11 har det kommet en forespørsel fra firmaet Fønix miljø AS, Holmestrand, om å inngå en avtale om retur av metaller fra Arendal krematorium. Firmaet har i brev datert 21.10.11 fra Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet fått nødvendig dispensasjon etter 39 i gravferdsforskriften til å drive gjenvinning av metallrester etter kremasjon. Kopi av dispensasjonen er vedlagt henvendelsen. Fønix miljø AS er et relativt nytt selskap, stiftet 01.06.11. Selskapet har i forbindelse med stiftelsen vedtatt et sett med etiske retningslinjer. Retningslinjene skal sikre at måten returordningen organiseres på, skal ivareta innbyggernes tillit til landets krematorier, og sikre at all behandling, transport og oppbevaring skal foregå med verdighet og respekt. Den praktiske innsamlingen skal foregå ved at Fønix miljø henter metallrestene ved krematoriet. Hentefrekvens avtales på bakgrunn av de mengder som normalt oppstår, og krematoriet oppbevarer selv metallet mellom hver henting. Det vil være naturlig at urnerommet ved krematoriet fungerer som midlertidig lager. Fønix skal sikre at metallrestene kun blir gjenbrukt til fredelige forhold, og ellers ikke til noe upassende produkt. De økonomiske vilkår er at krematoriet ikke har noen utgifter til ordningen. Dersom ordningen gir overskudd over kr. 100.000 vil 50 % av overskuddet gå tilbake til de deltakende krematoriene. Tilsvarende vil 80 % av overskudd over kr. 200 000 gå tilbake. Overskudd som går tilbake til krematoriene skal øremerkes til forskjønnelse av krematoriet og/eller gå til opplysningsarbeid for utbredelse av kremasjon som alternativ til kistebegravelse. Den delen av overskuddet som ikke går tilbake til de deltakende krematorier, tilfaller Fønix miljø AS. Det legges opp til en avtaleperiode på 5 år av gangen. Det synes naturlig at en avtale må ha en viss langsiktighet, da det jo skal etableres avtaler videre om gjenbruk av metallene. Avtalevilkårene har en nødvendig bestemmelse om umiddelbar oppsigelse ved mislighold. Retur og gjenbruk av metaller fra krematorier er en følsom sak, og ordningen må praktiseres på en svært betryggende og verdig måte. Dersom det er tilfelle, kan en ikke se noen etiske hindringer for at en slik ordning kan etableres. Gjenbruk av metaller er i utgangspunktet positivt med tanke på god ressursforvaltning. Ikke minst på grunn av at det her i stor grad er tale om høyverdige metaller som ikke vil bli brutt ned i jorda, men bli liggende for all framtid. Departementet har da også gitt sin tilslutning til ordningen ved å gi dispensasjon fra gravferdsforskriften. Når det gjelder økonomien i ordningen er det lite eller ingen erfaring som indikerer hvordan denne vil bli. Så langt en kan se vil det uansett bli en liten besparelse hos oss ved at operasjonen med nedgraving kan sløyfes. Hvorvidt ordningen vil gi noe overskudd som gir
tilbakebetaling, er nok usikkert. Skulle det skje, vil som nevnt midlene være øremerket til forskjønnelse av krematoriet eller opplysningsarbeid. På bakgrunn av det foreliggende materialet vil en tilrå at det inngås en avtale med Fønix miljø AS, i første omgang for en femårsperiode. godkjenner at det inngås en avtale med Fønix miljø AS, Holmestrand, om retur av metaller etter kremasjoner og askeknusing ved Arendal krematorium. Kirkevergen gis fullmakt til å inngå avtale, og følger opp at ordningen gjennomføres i samsvar med firmaets etiske retningslinjer, og at oppbevaring og innsamling ellers skjer på en verdig måte.
AKF 62/2011 OPPGRADERING AV GRAVPLANER - ENEGENE OG BJORBEKK Vedlegg: 1. Bjorbekk kirkegård, Oversiktskart ny del, datert 17.11.11 2. Bjorbekk kirkegård, Oversiktskart ved kirken, datert 17.11.11 3. Bjorbekk kirkegård, Oversiktskart ved kapellet, datert 17.11.11 4. Engene kirkegård, Oversiktskart, datert 17.11.11 3. Kirkegårdsplan Ved anlegg og utvidelse skal kirkegårdsplan inneholde følgende deler: a) Oversiktsdel som viser beliggenhet; grenselinjer; trafikkforhold og plassering av nye og gamle gravfelt. b) Teknisk del som viser gravfelt med eventuelle særskilte bestemmelser for gravminner; veger og driftsarealer; bygninger; beplantning; inngjerding; planering; drenering og andre ledninger i bakken; detaljer av gjerde; vannpost m.v. og gravplan. c) Beskrivelse som særlig beskriver jorddybder og jordbunnsforhold. Ved vesentlig endring skal kirkegårdsplan illustrere nåværende og framtidig situasjon. I investeringsbudsjettet for 2011 er det avsatt en post på kr. 200.000 til oppgradering av gravplaner og kartverk for kirkegårdene. I økonomiplanen for 2012-15 er det tatt inn et nytt beløp på kr. 100.000 for 2012. Krav til planer over kirkegårdene framgår av Forskrift til lov om kirkegårder, kremasjon og gravferd (gravferdsforskriften), paragrafene 2, 3 og 4. I henhold til 3 skal det utarbeides en kirkegårdsplan ved anlegg og utvidelse av en kirkegård. En kirkegårdsplan skal ha en oversiktsdel som viser bl.a. beliggenhet, grenselinjer, trafikkforhold og plassering av nye og gamle gravfelt. Planen skal også ha en teknisk del med evt. særskilte bestemmelser fro gravminner, veger og driftsarealer, bygninger, beplantning, inngjerding, planering, drenering og andre ledninger i bakken, detaljer av gjerde, vannpost m.v. og gravplan. I 4 heter det bl.a. at Kirkegården skal inndeles i gravfelt og enkeltgraver. Hver grav skal ha eget nummer. Gravene skal kunne måles ut fra målemerker, og et tilstrekkelig antall målemerker i hvert gravfelt skal være koordinatbestemte. Det skal foreligge gravplan over kirkegården i målestokk 1:100 Alle kirkegårdene i Arendal hadde behov for en gjennomgang og oppgradering av karter og planer. Oppgraderingen omfatter i hovedsak følgende elementer: 1. registrering av feil og behov for endringer (avvik mellom kart og terreng) 2. korrigering av kart over gravfelter og nummerering 3. forslag til regulering av gravfelt der det er behov for vesentlig korrigering av gravstørrelser og posisjoner 4. utsetting av fastmerker og innmåling med koordinater for alle hjørnepunkter i gravfeltene 5. behandling og godkjenning av reviderte planer
Arbeidet med oppgradering er godt i gang, og fellesrådet har allerede behandlet reviderte planer for Austre Moland, Flosta, Stokken og Helleheia. De reviderte planene for disse kirkegårdene ble oversendt bispedømmerådet for endelig godkjenning, men det ble gitt tilbakemelding om at slike endringer og oppdateringer kan behandles og vedtas endelig av fellesrådet. Dermed er planene for disse fire kirkegårdene ferdig behandlet. På en del gravfelter er det lagt opp til en justering av gravrekkene. Dette medfører at gravminnenes posisjoner justeres og over tid rettes inn, uten at andre graver berøres. På enkelte andre gravfelt er det lagt opp til regulering, og enkeltgravers posisjon kan bli flyttet inntil en halv gravlengde/gravbredde. Dette kan i henhold til forskrift gjøres uten at det bryter med festeforholdet. I noen tilfeller er det behov for å flytte enda mer, men da må det skje med evt. gravfesters samtykke. Graver som fortsatt er i fredningstiden blir selvsagt ikke flyttet før fredningstiden er ute. I tillegg er det en del graver som ikke tilfredsstiller forskriftenes krav i 13 til kistegraver på grunn av størrelse (minimum 1,2 x 2,4 meter) eller dybde til fjell (normalt 1,8 meter, minimum 1,6 meter). For disse gravene er det nødvendig å gjøre en endring fra kistegraver til urnegraver. De vesentligste endringer som er foretatt på Bjorbekk og Engene er følgende: Bjorbekk kirkegård a. Endring av feltinndeling for gravfelt på kirkegården ved kapellet b. Justering av gravrekkene i flere felt slik at gravene kommer på linje c. På felt J må enkelte graver utgå som kistegraver og endres til urnegraver på grunn av for liten dybde til fjell. d. Hele feltene M og L utgår som kistegraver og endres til urnegraver på grunn av for liten dybde til fjell e. Ny betegnelse på gravfeltene Engene kirkegård a. Det etableres eget gravfelt for urner, felt V, mellom felt I og R b. Det etableres eget gravfelt for urnegraver, felt U, langs kirkegårdsmuren utenfor felt E, F og G c. I felt S må gravene 11 26 i rad 4 utgå som kistegraver og endres til urnegraver på grunn av for liten gravlengde. d. I felt S må gravene 5, 9, 19, 23 og 28 utgå på grunn av lysmaster og trær som inngår i alléen langs veien e. På feltene D, E, og F er gravlengde i rekke 1 og 2 satt til 3,0 meter f. Gravrekke 6 på felt G endres fra kistegraver til urnegraver på grunn av dreneringsledning g. Posisjonen til gravminnene i felt U korrigeres slik at de får en avstand på ca 0,6 meter fra muren
h. Justering av gravrekkene i flere felt slik at gravene kommer på linje vedtar reviderte gravplaner datert 17.11.11 for kirkegårdene Bjorbekk og Engene.
AKF 63/2011 REPARASJON AV DØPEFONT - FÆRVIK KIRKE Færvik kirke har en døpefont formet som en engel. Engelen ble skadet for en tid tilbake, da en vinge ble slått av. Vi har lett etter reparatør med den nødvendige kompetanse på gipsskulpturer. Henvendelsen til Aust-Agder kulturhistoriske senter ga i første omgang ikke noe resultat. Etter besøk av konservatorer fra NIKU, som på oppdrag fra Riksantikvaren har restaurert altertavle, prekestol og skriftestol i Tromøy kirke, har vi kommet i kontakt med skulpturkonservator (Siri Refsum) fra Vigelandsmuseet. Nina Kjølsen, konservator i NIKU, skriver i en e-post: Siden det er et brudd mellom vinger og engel der det er det svakeste punktet, er det viktig å få til en skikkelig forankring ved reparasjon. Det vil bli et inngrep der det settes inn kramper /jern ved å bore hull i både kroppen og vingene. Ved å kun lime dem fast igjen vil ikke gi tilstrekkelig hold, mente hun (Refsum). Da vil skaden skje igjen. Det samme vil skje dersom vingene festes til prekestolen, siden det trolig er bevegelser som har ført til bruddet. Videre anbefales at en gipsmaker utfører arbeidet i samråd med en konservator. En gipsmaker vil kunne styrkeberegne inngrepet, samt gjøre et pent inngrep. Vi har fått navn på to gipsmakere som både er flinke og vant til å arbeide med kunst og større skulpturer. Refsum kommenterte også bildet av engelen at plinten (basen) er skadet, trolig fra renhold. Hun anbefalte derfor å vurdere å sette skulpturen på en forhøyning (5-10 cm), slik at vann og fukt fra gulvvask ikke løser opp, misfarger og skader gipsen i nedre del. Vi har vært i kontakt med skulptør og gipsmaker Peter van der Ent i Oslo som har bekreftet at han er villig til å påta seg oppdraget og kan utføre det i nær framtid (november / desember). Kostnaden blir etter medgått tid, og anslås til ca kr. 20.000. Dette er midler vi ikke har tatt høyde for i driftsbudsjettet. Ettersom engelen har funksjonen som døpefont, inngår den utvilsomt i kirkens grunnutrustning og slik sett er en del av fellesrådets økonomiske ansvar. godkjenner at det brukes inntil kr. 20.000 av konto 55699000 disposisjonsfond ved fellesrådet for å restaurere døpefontengelen i Færvik kirke.
AKF 64/2011 TROMØY KIRKE - NYTT ORGEL FR-sak Nytt orgel i Tromøy kirke igangsetting av anbudsinnhenting Bilag:./. Brev fra Riksantikvaren som godkjenner søknaden om dispensasjon fra kulturminneloven for å sikre orgelgalleriet en tilfredsstillende understøttelse Nytt instrument i Tromøy kirke er det orgelprosjektet som står for tur etter det nye orgelet i Trefoldighetskirken som ble innviet 28. november i 2010. Planlegging har nå pågått i flere år. En egen orgelkomité har i samarbeid med faglig konsulent utarbeidet et grunnlag for anbudsinnhenting. Parallelt har komiteen skaffet til veie ca 1 million innsamlede kroner. Riksantikvaren godkjente tidlig i prosessen, at nåværende orgel kan skiftes ut med et nytt instrument. Etter at dette prinsippvedtaket kom på plass, har kirkevergen sammen med rådgivende konsulenter vurdert behovet for ombygning/forsterkning av orgelgalleriet. Gjennom en tett dialog med Riksantikvaren er det utarbeidet flere planer for løsningen av et dokumentert behov for ombygning av galleriets fundamentering. Den sist utarbeidete planen, presentert i notat av 18.10.2011 fra Stærk rådgivende ingeniører, ble oversendt til Riksantikvaren, som vedlegg til søknad av 20.10. 2011 om dispensasjon fra kulturminneloven. Nå foreligger godkjenningen fra Riksantikvaren. En annen forutsetning som må på plass for å realisere prosjektet er de forutsatte kommunale investeringsmidlene kommer på plass. Rådmannens budsjettforslag som ble fram torsdag 10. november, bekrefter de rammer for investeringsmidler som fellesrådet har ført opp i sitt budsjettforslag. Der ligger 1/2 mill til orgel i 2012 og 1,5 mill i 2013, foruten at det er midler til bygningsmessige tiltak vedr. galleriet. Disse beløpene er prioritert innen fellesrådets samlede rammer for investeringsmidler for årene 2012, 2013 og 2014, som korresponderer med bystyrets vedtak i desember 2010 vedr. investeringsbudsjett 2011 2014. Dermed er vi kommet så langt at kirkevergen kan legge fram en sak for fellesrådet med forslag om klarsignal til å gå i gang med anbudsinnhenting. Hvis fellesrådet i møte onsdag 30. november bekrefter at prosessen kan settes i gang, antar jeg at utlysningstekst kan legges ut i løpet av desember/januar. Samtidig vil det bli utarbeidet en søknad om å få godkjent prosjektet med instrument og nødvendig ombygging av galleriet med tanke på rentekompensasjon. godkjenner at kirkevergen setter i gang prosessen med utlysning av prosjektet og innhenting av anbud på nytt orgel i Tromøy kirke.
AKF 65/2011 REFERATSAKER - ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD - 30.11.11 a) Postliste kirkevergen. Vedlagt. b) Brev fra kirkevergen 15.11.11 til menighetsråd, prester og stabene vedr. fellesrådets budsjettvedtak 2012 - Redusert inntak av vikarer for fellesrådets ansatte. Vedlagt. c) Kopi av brev 18.11.11 til prostene fra biskopen vedr. vinterstengte kirker. Vedlagt. d) Vedr. anleggelse av parkeringsplasser Langsæveien 4. Vedlagt (e-post m/kart). GRAVSTEDSLEGATER: Bjorbekk kirkegård: e) Kv D - 7-5 "Kristian Kjell Johannessen" - kr 26.000 inntil 20 år - v/oline Tveiten Johannessen ORIENTERINGER: - Informasjon om framdrift i prosjekter. Vedlagt. - Kommunens budsjettbehandling - Prosjektstilling som diakon, med fokus på sorgarbeid - Menighetsrådenes regnskapsføring - Kirkegårdskonsert Tromøy (jfr Tromøy MR om å arrangere kirkegårdskonsert. Formelt er det fellesrådets ansvar å godkjenne) tar de fremlagte referatsaker til etterretning.