KONTROLLUTVALGET I SANDNES INNKALLES TIL MØTE 23. NOVEMBER 2012 KL. 08.30 I FORMANNSKAPSSALEN SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte 47/12 Orientering fra administrasjonen 48/12 Utkast til prosjektmandat forvaltningsrevisjon: Omdømme/etikk 49/12 Utkast til prosjektmandat forvaltningsrevisjon: Byplan 50/12 Oppfølging av rapport fra selskapskontroll i Brannvesenet Sør-Rogaland IKS 51/12 Oppfølging av rapport fra selskapskontroll Rogaland Revisjon IKS 52/12 Kontrollutvalgets årsplan for 2013 53/12 Møteplan 2013, fastsettelse av møtetidspunkt 54/12 Statusoversikt prosjekter og kontroller -november 2012 55/12 Forvaltningsrevisjonsrapport: Selvkost EVENTUELT MELDINGER Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon 51336590, som sms til mobiltlf. 98806776 eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Sandnes, 16. november 2012 Sveinung Skjørestad Leder av kontrollutvalget Wencke S: Olsen Sekretariatet
PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Sandnes Møtenr.: 8-2012 Møtedato: 23. november 2012 Utvalgssaksnr.: 47/12-55/12 Innkalt: Sveinung Skjørestad Arne Oftedal Carina Mossin Karen Margrethe Mjelde Steinar Ims Forfall: Carina Mossin (H). Personlig varamedlem kunne ikke møte, varamedlemmet Elias Gorm Hognestad (H) møtte. Andre: Kommunaldirektør levekår Elin Selvikvåg, Sandnes kommune Revisjonsdirektør Cicel Aarrestad, Rogaland Revisjon IKS Daglig leder Wencke S. Olsen, Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Innkallingen ble godkjent uten merknader. Protokollen fra møte 12. oktober 2012 ble godkjent uten merknader. 47/12 Orientering fra administrasjonen Kommunaldirektør levekår Elin Selvikvåg orienterte om sine arbeidsområder og utfordringer, samt svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget i Sandnes tar kommunaldirektør for levekår sin redegjørelse til orientering. 48/12 Utkast til prosjektmandat forvaltningsrevisjon: Omdømme/etikk Kontrollutvalget påpekte at rapporten også må omfatte rutiner m.m. i forbindelse med varsling. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med denne presiseringen. Kontrollutvalget i Sandnes bestiller forvaltningsrevisjonsrapporten Etikk i tråd med det utkastet til prosjektmandat som foreligger, med de presiseringer som kom fram i møtet. 49/12 Utkast til prosjektmandat forvaltningsrevisjon: Byplan Kontrollutvalget kom med enkelte kommentarer/presiseringer som ble notert av revisor. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med disse kommentarene.
Kontrollutvalget i Sandnes bestiller forvaltningsrevisjonsprosjektet Byplan i tråd med det utkastet til mandat som foreligger, med de kommentarer som kom fram i møtet. 50/12 Oppfølging av rapport fra selskapskontroll i Brannvesenet Sør- Rogaland IKS Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar tilbakemelding fra selskapet og kommunen på oppfølging av selskapskontroll i Brannvesenet Sør-Rogaland IKS til orientering. Saken videresendes bystyret i Sandnes til orientering. 51/12 Oppfølging av rapport fra selskapskontroll Rogaland Revisjon IKS Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar tilbakemelding fra selskapet og kommunen på oppfølging av selskapskontroll i Rogaland Revisjon IKS til orientering. Saken videresendes bystyret i Sandnes til orientering. 52/12 Kontrollutvalgets årsplan for 2013 Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget vedtar det framlagte forslaget til årsplan for 2013 for kontrollutvalget i Sandnes. 53/12 Møteplan 2013, fastsettelse av møtetidspunkt Kontrollutvalget vedtok enstemmig å beholde kl. 08.30 som møtetidspunkt. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med denne presiseringen. Kontrollutvalget i Sandnes går inn for at kontrollutvalgets møter begynner kl. 08.30. Det vises ellers til vedtatt møteplan for 2013. 54/12 Statusoversikt prosjekter og kontroller november 2012 Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt.
Kontrollutvalget i Sandnes tar statusoversikten pr. november 2012 til orientering. 55/12 Forvaltningsrevisjonsrapport: Selvkost Forvaltningsrevisor Rune Eskeland orienterte om rapporten. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: Bystyret i Sandnes tar den framlagte rapporten Selvkost til orientering. Rapporten videresendes rådmannen for oppfølging/viderearbeid knyttet til rapportens konklusjoner og anbefalinger. Det gis tilbakemelding til bystyret via kontrollutvalget om ca. 6 mnd. knyttet til rådmannens oppfølging av bystyrets vedtak. (Forskr. 12). EVENTUELT Kontrollutvalgets møte den 14.12.2012 går ut. Neste møte blir 25. januar 2013, dette møtet avsluttes med felles lunsj. 2 av medlemmene ønsker å delta på NRKF sin kontrollutvalgskonferanse 6.-7. februar 2013. Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800284 : E: 030 &18 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 23.11.2012 47 /2012 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN, KOMMUNALDIREKTØR LEVEKÅR Bakgrunn: Kontrollutvalget har vedtatt en plan for orienteringer fra de øverste administrative lederne i kommunen det kommende året. Til dette møtet er kommunaldirektør for levekår Elin Selvikvåg invitert for å orientere kontrollutvalget om sine hovedutfordringer. Forslag til Kontrollutvalget i Sandnes tar kommunaldirektør for levekår sin redegjørelse til orientering. SANDNES, 9/11-2012 Wencke S. Olsen Daglig leder 2
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 201200053 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 23.11.2012 48 /2012 UTKAST TIL PROSJEKTMANDAT FORVALTNINGSREVISJON: OMDØMME/ETIKK Bakgrunn: Kontrollutvalget ba på forrige møte om at det ble lagt fram utkast til prosjektmandat på nye prosjekter for gjennomføring i 2013, deriblant omdømme/etikk. Prosjekt innenfor omdømme er prioritert i den nye Plan for forvaltningsrevisjon i Sandnes. Saksutredning: Revisor har lagt fram et utkast til hvordan prosjektet kan gjennomføres, se vedlegg. Det foreslås her at formålet med prosjektet skal være å vurdere hvordan situasjonen er i Sandnes nå, fire år etter forrige undersøkelse. Ut i fra ovenstående bakgrunn og formål vil prosjektet kartlegge og vurdere følgende konkrete problemstillinger: Hvordan har kommunen fulgt opp forrige etikkundersøkelse? I hvilken grad følges kommunens etiske standarder/normer, herunder varslingsrutiner? I hvilken grad opplever de ansatte etiske dilemmaer på arbeidsplassen? I hvilken grad er kommunens etiske retningslinjer kjent blant ansatte? Hvordan har utviklingen vært siden forrige etikkundersøkelse? I Sandnes kommunes nylig vedtatte plan er en ren oppfølging av tidligere etikk-prosjekt ikke prioritert i planen. Ved bestilling av mandatet ba kontrollutvalget om at dette ble innlemmet i omdømme-prosjektet, som i planen heter Omdømme, spesielle utfordringer knyttet til avdelinger/personalpolitikk. Prosjektet slik det foreligger nå, går ikke inn på omdømmeproblematikken, men er en direkte oppfølging av forrige rapport ang. etikk. Kontrollutvalget må derfor vurdere om man ønsker å gjøre endringer på dette, eller om en vil ta problemstillinger knyttet til omdømme i et eget prosjekt. Slik prosjektforslaget nå foreligger, er det kostnadsregnet til ca. 350 timer. Forslag til Kontrollutvalget i Sandnes bestiller forvaltningsrevisjonsrapporten Etikk i tråd med det utkastet til prosjektmandat som foreligger. SANDNES, 14/11-2012 Wencke S. Olsen Daglig leder Vedlegg: Utkast til prosjektmandat 3
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 201200055 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 23.11.2012 49 /2012 UTKAST TIL PROSJEKTMANDAT FORVALTNINGSREVISJON: BYPLAN Bakgrunn: Kontrollutvalget ba på sitt forrige møte om at revisor skulle legge fram et utkast til prosjektmandat innenfor Byplan. Prosjektet er prioritert i Sandnes kommunes nylig vedtatte Plan for forvaltningsrevisjon for den inneværende perioden. Saksutredning: Revisor har lagt fram et forslag til gjennomføring av prosjektet, se vedlegg. Det foreslås her at prosjektets formål skal være å vurdere hvordan kommunen arbeider som planmyndighet, og om man ivaretar bysamfunnets behov for ajourførte arealplaner og reguleringsplaner. Ut fra dette formålet foreslår revisor å kartlegge og vurdere følgende konkrete problemstillinger: Hva er status i Sandnes kommune for overordnede plandokumenter? Hvordan arbeider kommunen for å ivareta sitt ansvar som planmyndighet? Hvordan er samspillet med andre instanser? I hvilken grad har kommunen kapasitet og kompetanse til å holde planarbeid à jour med bysamfunnets behov for arealplaner og reguleringsplaner? Hvordan ivaretar kommunen innbyggerdialogen i plansaker? Hvordan har kommunen arbeidet med å utvikle brukerrelasjonene de siste årene, og med hvilke resultater? Er arealplanene oppdaterte og tydelige nok for en effektiv saksbehandling av private reguleringsforslag? Hvor lang saksbehandlingstid har kommunen for private reguleringsforslag og oppmålingsforretninger? Blir lovmessige tidsfrister overholdt? Har kommunen mistet aktuelle utbygginger pga. for lang saksbehandlingstid? I hvilken grad er forslagsstillerne fornøyde med saksbehandlingen? Kontrollutvalget må ved bestilling ta stilling til om de foreslåtte problemstillingene dekker det kontrollutvalget ønsker å oppnå med prosjektet. Slik det foreligger nå, er prosjektet kostnads-regnet til 350 timer. Forslag til Kontrollutvalget i Sandnes bestiller forvaltningsrevisjonsprosjektet Byplan i tråd med det utkastet til mandat som foreligger (med de eventuelle endringer som kom fram i møtet). SANDNES, 16/11-2012 Wencke S. Olsen Daglig leder Vedlegg: Utkast til prosjektmandat 4
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 201000078 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 23.11.2012 50 /2012 OPPFØLGING AV RAPPORT FRA SELSKAPSKONTROLL I BRANNVESENET SØR- ROGALAND IKS Rapport fra gjennomført selskapskontroll i Brannvesenet Sør-Rogaland IKS ble behandlet i eierkommunene høsten 2011. Det ble da fattet vedtak om at rapporten skulle oversendes eierkommunene, som ble bedt om å ta stilling til rapportens konklusjoner og anbefalinger. Kontrollutvalget ble bedt om å følge opp anbefalingene i forhold til styret og eierne innen sommeren 2012. Rapportens konklusjoner og anbefalinger var rettet både mot selskapet og mot kommunen som eier: ANBEFALINGER TIL SELSKAPET Styret bør utarbeide en styreinstruks. Styret bør også foreta en skriftlig egenvurde-ring. Alle styremedlemmer bør sørge for å registrere seg i KS sitt styrevervregister. Det er en av kommunenes fire styremedlemmer som ikke er registrert. Selskapet bør vurdere om det er behov for å tegne styreforsikring for styremed-lemmene (det økonomiske ansvaret). Selskapet bør utarbeide kalkyler som dokumenterer selvfinansieringen av tjenester som selges i konkurranse med private aktører (konkurransevirksomheten). Vi anbefaler selskapet å vurdere nærmere behovet og nødvendigheten av å prioritere arbeid og tiltak på arbeidsmiljøområdet. Dette vil da naturlig følge i etterkant av den arbeidsmiljøundersøkelsen som skal gjennomføres i august 2011. ANBEFALINGER TIL EIERKOMMUNENE Kommunene bør utarbeide en eierskapsstrategi for selskapet. Eierskapsgruppens arbeid med felles eierstrategier bør derfor prioriteres fremover. Det anbefales at kommunene hvert år avsetter et møte hvor det er en sak om gjennomgang av sine selskaper. Stavanger og Sandnes har stort sett gjort dette, men i liten grad de andre kommunene. Kommunene bør sørge for obligatorisk opplæring av folkevalgte eierrepresentanter. På generelt grunnlag bør det vurderes bruk av valgkomité hvor også en formell vurdering av habilitet og kompetanse inngår. Det understrekes her at vi ikke har noe spesielt å påpeke til styrets forvaltning av selskapet. Vi kan i denne forbindelse ellers vise til de nye habilitetsreglene som trer i kraft etter neste kommunevalg. Godtgjørelsen til representantskapet bør fastsettes og utbetales av eierkommunene. Sekretariatet har mottatt følgende tilbakemelding fra selskapet: 1. Det er utarbeidet utkast til styreinstruks. Instruksen er f.t. på høring. Styreinstruks og vurdering om egen vurdering er sak på styremøte i august 2012. 2. Alle styremedlemmer i vårt nye styre er registrert i KS sitt styrevervsregister. 5
3. Selskapet har iverksatt arbeid med kalkyler som dokumenterer selvfinansiering på tjenester som er utsatt for konkurranse med privat aktører. Dette blir behandlet av styret høsten 2012. 4. Det er gjennomført arbeidsmiljøundersøkelse i selskapet. Selskapet kommer godt ut av undersøkelsen. Behov for tiltak er gjennomført.. Tilbakemeldingen fra kommunen viser til det arbeidet som skjer i forbindelse med utarbeiding av eirstrategi. Det er ventet at det punkter som er nevnt i rapportens anbefalinger vil gå inn i denne når den er ferdigstilt. Kommunen gir følgende tilbakemelding: Rådmennenes administrative eierskapsgruppe startet opp arbeidet med rammer og struktur for eierstrategi, men på grunn av at selskapet er i prosess med ny brannstasjonsstruktur, herunder ny hovedbrannstasjon, ble arbeidet lagt på vent. I stedet ble oppdraget gitt om å starte arbeidet med å få frem oversikt over hvordan brannvesenene er innrettet mht kostnadsfordelings-metoder, håndtering av eierskap til brannstasjoner, håndtering av særkrav fra enkeltkommuner som går utover forskriftskrav til beredskap mv. Dette som et innledende arbeid. I tillegg ble det satt fokus på å forbedre økonomiplandokumentet i selskapet mht fremstilling, form og synliggjøring av prioriteringer kategorisert. Disse oppgavene er gjennomført. Rådmannsgruppen i selskapet avga den 30.10.2012 sin innstilling om fremtidig brannstasjonsstruktur og lokalisering av ny hovedbrannstasjon til eiermøtet i selskapet. Med grunnlag i denne har eiermøtet gitt oppdrag om å utrede kostnadsfordelingsstrukturen i selskapet, herunder også spørsmålet om eierskapet til brannstasjonene i fremtiden. Dette innebærer at også selskapsavtalen må gjennomgås på nytt. Med forbehold om at selskapets styrende organer slutter seg til den fremlagte innstilling, vil eierkommunene få saken om fremtidig struktur oversendt til behandling ved årsskiftet. Knyttet til utredningsarbeidet om kostnadsfordelingsstruktur, eierskap til brannstasjonene, revisjon av selskapsavtalen mv. er det fastsatt oppstartsmøte den 29.11.d.å. Oppstartsmøtet ledes av rådmannsgruppen. Arbeidet ventet gjennomført i 1. halvår 2013 og eierstrategi for selskapet som også inngår her må bygge på den fremtidige strukturen i selskapet. Eierstrategi for Brannvesenet Sør-Rogaland IKS vil, som nevnt ovenfor, bli lagt fram for bystyret til endelig godkjenning. Forslag til Kontrollutvalget tar tilbakemelding fra selskapet og kommunen på oppfølging av selskapskontroll i Brannvesenet Sør-Rogaland IKS til orientering. Saken videresendes bystyret i Sandnes til orientering. SANDNES, 10/10-12 Wencke S. Olsen Daglig leder Vedlegg: Tilbakemelding fra Sandnes kommune, tilbakemelding fra selskapet 6
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 201100011 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 23.11.2012 51 /2012 OPPFØLGING AV RAPPORT FRA SELSKAPSKONTROLL ROGALAND REVISJON IKS Bakgrunn: Eierkommunene behandlet denne rapporten i kontrollutvalg og kommune-/bystyrer høsten 2011. Det ble da vedtatt at rapporten skulle oversendes selskapets styre og eierorgan, og at kontrollutvalget skulle få tilbakemelding på hvordan rapportens anbefalinger er fulgt opp innen 1. juni 2012. Oppsummert kom revisor med disse anbefalingene overfor eierne: 1. De eierkommunene som ikke har vedtatt eierstrategi og/eller eiermelding, anbefales å legge fram slik sak til politisk behandling. 2. For å sikre at eierrepresentantene etterlever de strategier som er vedtatt, anbefales det å styrke opplæringen knyttet til eierstrategi og eierstyring. 3. Eierkommunene anbefales å ta stilling til hvorvidt selskapets oppgaver er tildelt i egenregi og hvorvidt selskapet har erverv til formål. Bestemmelser om dette bør tydelig fremgå av selskapsavtalen, eventuelt av vedtektene. Revisor kom med disse anbefalingene overfor styret/selskapet: Selskapet anbefales å registrere styrerepresentantene i styrevervregisteret i tråd med de krav som stilles av kommunene, jf. 19 anbefalinger til godt eierskap pkt. 16. Rogaland Revisjon IKS anbefales å vurdere overordnede krav knyttet til miljøvern i eiermeldingen hos enkelte av eierne, og Stavanger kommune spesielt, og vurdere hvordan disse skal innarbeides i selskapets retningslinjer og rutiner. Kommunen har gitt følgende tilbakemelding: Oppfølgingen av selskapskontrollen består for det første av at det i forkant av konstitueringen av nytt representantskap i selskapet, ble gjennomført en opplæring for styrekandidater og valgte medlemmer og varamedlemmer til representantskapet. Eierstyring av selskapet var eget tema på opplæringen. Eierkommunene har samarbeidet om å fullføre arbeidet med en egen eierstrategi overfor Rogaland Revisjon IKS. Sandnes bystyre godkjent eierstrategien i sitt møte den 23.10.2012. Det er mottatt tilbakemelding fra selskapet den 18.10.12. Tilbakemeldingen fra styret/daglig leder omhandler i stor grad punkt 3 av anbefalingene til eierkommunene, samt andre forhold fra rapporten som ikke var omfattet av direkte anbefalinger til selskapet. Det er ikke gitt spesiell tilbakemelding på hva som er gjort i forhold til de to anbefalingene som ble gitt overfor selskapet ut over at det uttales til slutt at alle forhold fra reiste selskapskontroll anses lukket (vedlegg). 7
Forslag til SANDNES, Wencke S. Olsen Daglig leder Vedlegg: Tilbakemeldinger (sammenslått dokument) 8
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800004 : E: 146 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 23.11.2012 52 /2012 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2013 Bakgrunn: Kontrollutvalget i Sandnes utarbeider årlig en plan for sitt arbeid i det kommende året. Planen bygger på kontrollutvalgets oppgaver i henhold til Kommunelovens 77 samt forskrift om kontrollutvalg. I tillegg bygger den på Plan for selskapskontroll og Plan for forvaltnings-revisjon som er vedtatt av bystyret. Saksutredning: Sekretariatet innarbeider evt. endringsforslag som måtte komme fram i forslaget til årsplan før den videresendes. Kontrollutvalget rapporter til bystyret, og planen videresendes derfor til bystyret til orientering. Det vises for øvrig til vedlagte planforslag. Forslag til Kontrollutvalget vedtar det framlagte forslaget til årsplan for 2013 for kontrollutvalget i Sandnes. SANDNES, 01.11.2012 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Forslag til årsplan for 2013 9
2013 Kontrollutvalget i Sandnes - årsplan Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Sandnes 01.01.2013
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Innledning Bystyret har det øverste ansvaret for kontroll og tilsyn i kommunen. Bystyret velger et kontrollutvalg som har det løpende ansvar for kontroll og tilsyn. Kontrollutvalget rapporterer direkte til bystyret. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold knyttet til kommunens virksomhet. Det gjelderogså uten hinder av taushetsplikt så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn. Det er likevel to viktige avgrensninger: 1. Kontrollutvalget kan ikke overprøve politiske vurderinger 2. Kontrollutvalget har ikke tilsynsansvar overfor bystyret Mål for kontrollutvalget i Sandnes Kontrollutvalgets mål er å se til at kommunen følger lover og regler og retter seg etter politiske vedtak. I tillegg er kontrollutvalgets mål å se til at virksomheten er målrettet, effektiv og etisk til beste for kommunens innbyggere. Kontrollutvalget ønsker å ha god kontakt både med bystyret og det politiske miljøet, samt med kommunens administrasjon. Gjennom denne dialogen ønsker kontrollutvalget å få innspill som de kan benytte i sitt videre arbeid til beste for kommunen. Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalget i Sandnes har vedtatt å holde sine møter for åpne dører, men kan inntil videre selv fatte vedtak om man ønsker å ha lukkede møter 1. Kontrollutvalgets innkallinger/saker og protokoller finnes også på kommunens hjemmesider. Innkalling og protokoll sendes alltid til ordfører og rådmann. Kontrollutvalget har fastlagt sin møteplan for hele året, og har for 2013 planlagt 10 møter. Møteplanen finnes også på kommunens nettsider. Medlemmene innkalles til møte av kontrollutvalgets sekretariat i samarbeid med utvalgets leder. Sekretariatet er kontrollutvalgets administrasjon, og har ansvar for at kontrollutvalgets saker er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt Kontrollutvalgets oppgaver Kommunens regnskap, budsjett og internkontroll: Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper revideres på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal også gi uttale til bystyret om årsregnskapet. Denne uttalen skal være kjent for formannskapet før dette organet gir innstilling til bystyret i saken. Kontrollutvalgets tilsyn omfatter i tillegg bla.a.: Følge med på kommunens økonomistyring og budsjettdisiplin i løpet av året via kommunens tertialrapportering Følge opp revisors merknader til regnskap og internkontroll Følge med i revisors arbeid. Dette gjøres bl.a. via revisors rapportering i forbindelse med årsoppgjøret og i forbindelse med orientering om planleggingen av kommende revisjonsår Få årlig orientering om skatteregnskapet, skatteoppkrevers melding og kontrollrapport fra Skattefuten 1 Foreslått endret i Stortingsprop. 119 L, slik at hovedregel blir åpne dører, som i andre utvalg Side 2 av 5
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at årlig det blir gjennomført årlig forvaltningsrevisjon i tråd med vedtatt plan, og planlegger følgende hovedaktiviteter: Bestilte prosjekter for levering i 2013 ut fra vedtatt budsjett og gjeldende plan for forvaltningsrevisjon 2 : o Beredskap o Omdømme/Etikk o Byplan o Samhandlingsreformen Kontrollere at administrasjonen følger opp bystyrets vedtak knyttet til rapporter, ca et halvt år etter behandling i bystyret: o Anskaffelser o Selvkost o Skole kartlegging/oppfølging o Beredskap o Omdømme/etikk Rapport fra gjennomført forvaltningsrevisjon oversendes bystyret for sluttbehandling. Kontrollutvalget innstiller til bystyret i slike saker. Ved oppfølging av rapporter sendes melding til bystyret når oppfølgingssak er behandlet i kontrollutvalget. Selskapskontroll Selskapskontroll består av en lovpålagd del og en frivillig del. Den lovpålagde delen er en eierskapskontroll, der man undersøker hvordan kommunen forvalter sitt eierskap i de selskapene man har valgt å delta i. Dette er ingen kontroll av selve selskapet, men av eierskapet. I tillegg kan det gjennomføres en frivillig forvaltningsrevisjon i selskapet (offentlig eide AS, IKS, enkelte 27-selskaper). En forutsetning for gjennomføring av forvaltningsrevisjon er at selskapet er 100 % eid av kommunen alene eller sammen med andre kommuner. Departementet har i løpet av 2010 også nevnt at det kan gjennomføres slik kontroll i selskap som ikke er heleide, men da ut fra åpne kilder. Kontrollutvalget vil i løpet av 2013 gjennomføre obligatorisk eierskapskontroll av Sandnes kommune. Kontrollutvalget vil også vurdere å bestille en av de prioriterte selskapskontrollene med forvaltningsrevisjon i ett av følgende selskap i samarbeid med øvrige eiere: Lyse Energi AS Ivar IKS Kontrollutvalget vil i tillegg: Følge med i rådmannens arbeid med utarbeiding og behandling av eierstrategi. Følge opp tidligere behandla selskapskontroller i tråd med bystyret sitt vedtak. Rapportering til bystyret på området skjer ved at rapport fra selskapskontroll sendes til bystyret for sluttbehandling. Kontrollutvalget innstiller til bystyret i disse sakene. 2 Bestilles under forutsetning av bystyrets godkjenning av Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 Side 3 av 5
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Budsjett for kontroll og tilsyn Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet er kontrollutvalgets eget. Det utarbeides av kontrollutvalget selv, og det er bare kontrollutvalget selv som kan gjøre endringer i utvalgets eget forslag før den politiske budsjettbehandlingen. Kontrollutvalget opptrer på vegne av bystyret og er direkte underordnet bystyret. Det er derfor av betydning for bystyret å være kjent med kontrollutvalgets vurdering av det økonomiske behov for kontroll- og tilsynsarbeidet. Kontrollutvalget sitt budsjettforslag skal følge med til bystyret ved behandling av årsbudsjettet. Kontrollutvalgets oppgaver på området er: Utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsyn for kommende år. Følge opp budsjett for inneværende år. Andre oppgaver som kontrollutvalget har planlagt Orienteringer om kommunens drift på de enkelte områdene som et ledd i tilsynet med kommunens aktiviteter. Kontrollutvalget har vedtatt å invitere alle kommunaldirektørene i Sandnes kommune for å orientere om sitt arbeidsområde, og vil invitere de som ennå ikke har vært i kontrollutvalget i løpet av våren i 2013. På alle møtene i kontrollutvalget settes det følgende faste punkter: o Godkjenning av innkalling og saksliste o Godkjenning av protokoll fra forrige møte o Referat-/meldingssaker o Eventuelt Sveinung Skjørestad leder i kontrollutvalget Side 4 av 5
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Arbeidsplan 2013 Kontrollutvalget i Sandnes Oversikt over kjente saker til behandling. Bestilte rapporter vil i tillegg bli lagt fram etter hvert som de ferdigstilles fra revisor. Ved lite saker kan et møte bli avlyst, ved ekstraordinære saker kan det bli behov for et ekstra møte. Møte 1: 25. januar 2013 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2012 2. Forvaltningsrevisjon Selvkost 3. Evt. bestilling av nye prosjekter om ikke er ferdigbehandlet i 2012 Møte 2: 22. februar 2013 1. Årsregnskap 2012 kontrollutvalgets budsjett 2. Oppfølging av tidligere rapport(er) Møte 3: 15. mars 2013 1. Skatteoppkrevers melding m/kontrollrapport fra skatteetaten, orientering 2. Oppfølging av tidligere rapport(er) 3. Forvaltningsrevisjonsrapport 2013 Møte 4: 19. april 2013(kan bli endret) 1. Godkjenning av Sandnes kommunes regnskap og årsmelding 2012 2. Behandling av regnskap og årsmelding for kommunale foretak 3. Evt. bestilling av mandat for nye forvaltningsrevisjoner til levering i 2014 Møte 5: 24. mai 2013 1. Regnskapsrapport 1. Tertial 2012 orientering fra økonomiavd. 2. Regnskapsrapport 1. tertial 2012 kontrollutvalgets budsjett 3. Behandling av mandat for levering av forvaltningsrevisjon 2014 4. Forvaltningsrevisjonsrapport 2013 Møte 6: 7. juni 2013 1. Selskapskontroll obligatorisk eierskapskontroll av Stavanger kommune 2. Behandling av mandat for levering av forvaltningsrevisjon 2014 Møte 7: 30. august 2013 1. Behandling av tidligere bestilt forvaltningsrevisjon 2. Budsjett for kontroll og tilsyn 2012 3. Oppfølging av merknader i revisors årsoppgjørsnotat. Møte 8: 18. oktober 2013 1. Tertialrapportering Sandnes kommune pr. 31.08.13 2. Budsjettoppfølging kontroll og tilsyn pr 31.08.13 3. Behandling av tidligere bestilt forvaltningsrevisjonsrapport 4. Oppfølging av tidligere rapport(er) Møte 9: 15. november 2013 1. Forvaltningsrevisjonsprosjekt bestilt for levering i 2013 2. Møteplan 2014 Møte 10: 13. desember 2013 1. Kontrollutvalgets årsplan for 2014 2. Forvaltningsrevisjonsprosjekt(er) bestilt for levering i 2013 Side 5 av 5
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800003 : E: 033 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 23.11.2012 53 /2012 MØTEPLAN 2013, FASTSETTELSE AV MØTETIDSPUNKT Bakgrunn: Kontrollutvalget vedtok på forrige møte møteplanen for 2013. I den forbindelse ble det satt fram forslag om å endre møtetidspunkt fra kl. 08.30 til 08.00. Saksutredning: Kontrollutvalget ba om at saken tas opp på neste møte, slik at alle faste medlemmer får anledning til å uttale seg om saken. Dersom det foreslås å bytte møtetidspunkt har både revisor og sekretariat signalisert at det vil la seg gjøre for deres del. Det er imidlertid kontrollutvalget selv som må bestemme når en ønsker at møtene skal starte. Saken legges derfor fram uten forslag til når møtene skal starte. Forslag til Kontrollutvalget i Sandnes går inn for at kontrollutvalgets møter begynner kl. xx.xx. Det vises ellers til vedtatt møteplan for 2013. SANDNES, 15/10-2012 Wencke S. Olsen Daglig leder Vedlegg: Vedtatt møteplan 2013 10
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800005 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 23.11.2012 54 /2012 STATUSOVERSIKT PROSJEKTER OG KONTROLLER -NOVEMBER 2012 Bakgrunn: Sekretariatet legger til hvert møte fram en oppdatert oversikt for kontrollutvalget over status på bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller, undersøkelser m.m., se vedlegg. Saksutredning: Første del av oversikten viser bestilte prosjekter som ennå ikke er behandlet i kontrollutvalget. Beregnet kostnad til det enkelte prosjekt er også tatt med. Videre følger en oversikt over prosjekter som er behandlet i kontrollutvalget, men ennå ikke lagt fram for bystyret. Det er også tatt med en oversikt over øvrige saker. Vedlegget inneholder videre oversikt over når administrasjonen skal gi lovpålagt tilbakemelding til kontrollutvalget på hvordan bystyrets vedtak knyttet til det enkelte prosjektet er fulgt opp. Til dette møte foreligger forvaltningsrevisjonsrapporten Selvkost til behandling, i tillegg til oppfølging av flere tidligere gjennomførte selskapskontroller. Forslag til Kontrollutvalget i Sandnes tar statusoversikten pr. november 2012 til orientering. SANDNES, 03.10.2012 Wencke S. Olsen daglig leder Vedlegg: Statusoversikt