H Å N D B O K Helse, miljø og sikkerhet (Internkontrollsystemet) Ajourført pr. 27. desember
Innholdsfortegnelse Forord 1. Grendelaget A. Mål B. Fakta om grendelaget C. Ansvar D. Styrende dokumentasjon E. Opplæring F. HMS-håndboken og tilgjengelighet G. Oversikt over de sentrale HMS-handlingene 2. Hvordan bli bedre A. Kartlegging og risiko B. Handlingsplan og oppfølging C. Årlig gjennomgang 3. Rutiner i grendelaget A. Arbeidsrutiner B. Informasjon C. Orden og renhold D. Vedlikehold E. Lekeplass og -utstyr F. Tekniske installasjoner G. Elektriske anlegg og utstyr H. Brannvernutstyr I. Førstehjelpsutstyr J. Beredskap K. Kjemikalier og stoffkartotek L. Personlig verneutstyr M. Avfall N. Bruk av arbeidsutstyr O. Ombygging og nybygg. Asbest P. Dugnad Q. Skadedyrbekjempelse 3b. Rutiner i sameiet A. Elektriske anlegg og utstyr B. Brannvernutstyr C. Avfall D. Dugnad E. Våtrom og ventilasjon VÅ versjon 1.0 Del 02 - side 2 av 7
4. Avtaler og kontakter 5. Orientering om internkontroll 6. Sjekklister, forslag til arbeidsinstrukser og handlingsplaner 7. Dokumentasjon 8. Lover og forskrifter 9. Spørsmål og svar 10. Nyttige kontakter VÅ versjon 1.0 Del 02 - side 3 av 7
Forord Helse-, miljø- og sikkerhetshåndbok Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996, med ikrafttredelse 1. januar 1997. Forskriften stiller krav om at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Et internkontrollsystem er en beskrivelse av hvordan helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet skal drives. OBOS har utarbeidet håndboken som kan benyttes av de enkelte styrer i sameiene. Håndboken er utarbeidet for å ivareta boligselskapenes behov for å starte opp en HMS-prosess. Vi tror i utgangspunktet at selskapene allerede i dag utfører de fleste av de handlingene som er nødvendige og som det er krav om i forskriftene. Internkontroll vil bety at vi skal registrere, systematisere og arkivere alt som har med helse-, miljø- og sikkerhet å gjøre i grendelaget. Vi har derfor lagt vekt på å lage et standardopplegg slik at grendelaget kan starte sitt eget arbeid. Oppstarten må komme i stand ved å sette av tid i styret, eventuelt med vaktmester eller andre ansatte. Det er en viktig forutsetning at dette arbeidet blir satt i system og fulgt opp kontinuerlig. Det er nødvendig å dokumentere hva som blir gjort av vedtak. Mange lover og forskrifter krever at styret må sette seg inn i og utarbeide gode rutiner for opplæring, bruk av verneutstyr, bruk av maskiner, avfallshåndtering o.l. Dokumentasjonen må systematiseres og oppbevares slik at den er tilgjengelig i denne håndboken. Av den grunn er det viktig å holde håndboken à jour til enhver tid. Hvert enkelt styre må supplere boken med egne beskrivelser og målsettinger etter eget behov for å bedre rutiner og oppnå best mulig sikkerhet og et arbeidsmiljø i overensstemmelse med gjeldende regelverk. Vi vil også minne om at det kan finnes lokale eller regionale forskrifter som også må etterleves. Vi håper håndboken kan være et nyttig hjelpemiddel og mottar gjerne tilbakemelding dersom brukerne selv kommer med forslag til forbedringer/endringer. Styret Vevelstadåsen Grendelag, desember VÅ versjon 1.0 Del 02 - side 4 av 7
Innføring i HMS-systemet Permen du sitter med nå er ment som en hjelp til grendelagets styre for å sikre en god og enkel innføring av systematisk arbeid med Helse-, miljø- og sikkerhet i grendelaget, et såkalt Internkontrollsystem (IK-system). Mange synes at mengden av lover og forskrifter som følger med permen må være i overkant av hva som behøves for et lite boligselskap. Få av boligselskapene trenger alle forskriftene. Fra vår side har det vært viktig å vise fram det totale bildet av lover og regler innen HMS, slik at viktige bestemmelser ikke blir oversett og slik at systemet dekker behovet for alle boligselskaper, uavhengig av størrelse. Permens innhold er derfor lagt inn som Word-filer, slik at det er enkelte å stryke det som ikke er aktuelt, og dermed få et system som er tilpasset grendelagets eget behov. Vi har forsøkt å oversette forskriftene til enkle sjekklister og forslag til aktiviteter som boligselskapene selv kan utføre. I tillegg har vi systematisert handlingene og kravene, og laget det vi kaller en mal for et internkontrollsystem. Hvilket betyr at den ikke er selve systemet, men kun et forslag til hvordan det enkelte boligselskap kan bygge opp sitt system. Grunnlaget for et levende system er at det omhandler de viktigste sakene i grendelaget, slik at dere har aktiviteter knyttet til de forholdene som har størst betydning for helse, miljø og sikkerhet. Beboerne og styret skal ha en opplevelse av at dette arbeidet er en fordel; grendelaget blir bedre drevet økonomisk, beboerne føler større trygghet, og saker blir håndtert mer forutsigbart. Hvordan starter vi: 1. Sett av tid i styret (sammen med vaktmester). 2. Gjør dere kjent med innholdet i permen. 3. Foreta en enkel risikovurdering. 4. Gjennomfør en vernerunde og prioriter de viktigste sakene. 5. Stryk det som ikke passer, legg til det som er nødvendig. 6. Sørg for nødvendige vedtak på generalforsamling/årsmøte. 1. Sett av tid i styret (sammen med vaktmester) Vær innstilt på at starten av denne prosessen vil ta litt tid. Dette vil dere ha mye igjen for senere når HMS-arbeidet blir en del av den daglige virksomheten. Boligselskap som har vaktmester(e) må gjøre denne jobben sammen med denne/disse. Det daglige HMS-arbeidet vil i hovedsak ligge under vaktmesterens arbeidsoppgaver, og det er svært viktig at den som skal utføre arbeidet er med fra starten og får eierforhold til rutiner og oppgaver. 2. Gjør dere kjent med innholdet i permen Man må ikke nødvendigvis lese alt i permen i første omgang. Lovene og forskriftene og de tilhørende sjekklistene er med som hjelpemidler og oppslagsverk. Men dere må gjøre dere kjent med oppbyggingen av IK-systemet, hvordan det er tenkt gjennomført, spesielle krav etc. Vi forslår at dere legger spesielt vekt på følgende deler: Kapittel 1-5 og oversikten i kapittel 6. VÅ versjon 1.0 Del 02 - side 5 av 7
3. Foreta en enkel risikovurdering Grunnlaget for et levende system er at det omhandler de viktigste sakene i grendelaget, slik at dere har aktiviteter knyttet til de forholdene som har størst betydning for helse, miljø og sikkerhet. (Medfører Internkontrollen at dere har en masse aktiviteter som ingen etterspør, eller som ikke har betydning for verken helse eller sikkerhet, vil de fleste oppleve Internkontroll som unødvendig sløsing med tid og ressurser.) De viktigste sakene avdekkes lett ved hjelp av en enkel risikovurdering: hva kan gå galt (sannsynligheten) hvor galt kan det gå (konsekvensene) hva skal vi gjøre for å hindre dette og/eller redusere konsekvensene Bruk deler av et styremøte til å komme med forslag til situasjoner som har oppstått eller som dere mener kan oppstå i grendelaget; hva er brannfaren, hvor kritisk er det med rømningsveier, utfører vaktmesteren eller andre i grendelagets tjeneste farlige oppdrag, har noen erfaringer med driftsforstyrrelser i det elektriske anlegget, er det fare for konflikter mellom barn og biler på grendelagets eiendom, er lekeplasser i forskriftsmessig stand, etc. De sakene dere mener er de viktigste (større fare for menneskeliv, helseskader på beboere eller ansatte, større materielle skader) danner grunnlag for de forebyggende aktivitetene dere skal ha. Sjekklistene som ligger ved permen vil være til stor hjelp for å avdekke farlige situasjoner. Krav i en forskrift er ment som forebyggende krav for å hindre at slike situasjoner oppstår. 4. Gjennomfør en vernerunde og prioriter de viktigste sakene Gå en runde på grendelagets område (styret + vaktmester), følg gjerne sjekklistene for vernerunde, eller de enkelte sakssjekklistene. Gjør dere opp en vurdering om det er områder som krever særlig oppmerksomhet. Foreta en streng prioritering. Det farligste og viktigste først! Det er lov å tenke økonomi når faren for alvorlige skader ikke er overhengende; Dette kan vi ikke utføre i år, men ha på planen for de neste 5-10 årene. Alle feil og mangler må ikke ha sin løsning med én gang. Men dere må ha gjennomtenkt prioriteringene deres. 5. Stryk det som ikke passer, legg til det som er nødvendig Nå kan dere gå i gang med å lage deres eget IK-system. Fyll ut Del 1 med deres egne opplysninger. Alle inngåtte avtaler skrives inn i Del 4. Gå gjennom Del 2 og 3, og skriv inn de faktiske handlingene dere skal gjøre. Stryk alle forslag til aktiviteter som ikke angår deres boligselskap. Legg til aktiviteter dere vil og må ha med. Ett av sluttproduktene vil være en Oversikt over de sentrale HMS-aktivitetene (Del 1G). Beskriv for hvert enkelt punkt hva dere har tenkt å gjøre, hvem som skal gjøre det, og hvor ofte handlingen skal utføres. I dokumentasjonskapitlet (Del 7) samles alle sertifikater, arbeidsinstrukser, kopier av avtaler, kopier av fakturaer og lignende. VÅ versjon 1.0 Del 02 - side 6 av 7
6. Sørg for nødvendige vedtak på generalforsamling/årsmøte De fleste oppdager at grendelaget allerede utfører 90-95 % av de aktivitetene som kreves i de ulike forskriftene. Samtidig erkjennes det at ikke alt har vært like tydelig og systematisk. Innføringen av HMS-systemet hjelper til å holde fast på gode handlinger og rutiner, og vil på sikt gjøre det enklere å lede grendelaget, og ikke minst som nyvalgt å overta styreverv. Det er ikke et krav om at vedlikehold av bygninger skal gjennomføres etter samme regler som i HMS-systemet. Likevel har mange gode erfaringer med å integrere vedlikehold og HMS i ett system. I praksis er det ofte de samme personene som både skal overvåke og gjøre jobben. I enkelte saker vil det være nødvendig med vedtak på generalforsamling/årsmøtet. Det kreves også at arbeidet med HMS er beskrevet i beretningen fra styret. Bruk generalforsamlingen/årsmøtet til informasjon om det systematiske arbeidet, og si noe om hvilke forventninger dere har til arbeidet. Informasjonen som gis både muntlig og skriftlig vil forhåpentligvis bidra til at flere av beboerne tenker HMS i det daglige. Lykke til med innføringen av internkontrollsystem. VÅ versjon 1.0 Del 02 - side 7 av 7