HMS-H Å N D B O K. (Helse, miljø og sikkerhet samt Internkontrollsystemet) Tirilltoppen borettslag. Ajourført pr 1. mai 2008

Transkript

1 HMS-H Å N D B O K (Helse, miljø og sikkerhet samt Internkontrollsystemet) Tirilltoppen borettslag Ajourført pr 1. mai 2008 HMS-ansvarlig: Arne O. Hagtvedt (tilpasset/generell utgave) TIRILLTOPPEN BORETTSLAG Side 1 av 45

2 Innholdsfortegnelse: INNFØRING I HMS-SYSTEMET Hvordan starte opp HMS-arbeidet: Sett av tid i styret (sammen med representant for HVS/vaktmester) Bli kjent med innholdet i permen Foreta en enkel risikovurdering Gjennomfør en vernerunde og prioriter de viktigste sakene Stryk det som ikke passer, legg til det som er nødvendig (IK-system) Sørg for nødvendige vedtak på generalforsamling BORETTSLAGET Mål Fakta om Ansvar Styrende dokumenter Opplæring HMS-håndboken og tilgjengelighet Oversikt over de sentrale HMS-handlingene (i selskap uten egen ansatt vaktmester) HVORDAN BLI BEDRE Kartlegging og risiko Risikoforhold Melding av feil og mangler (avviksbehandling) Vernerunder Faste møter Handlingsplan og oppfølging Årlig gjennomgang RUTINER I BORETTSLAGET Arbeidsrutiner Informasjon til beboerne Orden og renhold Vedlikehold av borettslagets utstyr Lekeplass og - utstyr Tekniske installasjoner Innvendig parkeringsanlegg Elektriske anlegg og utstyr Brannvernutstyr Beredskap Personlig verneutstyr Verneutstyret er: Avfall PCB-holdige kondensatorer i lysarmatur Bruk av arbeidsutstyr Våtrom og ventilasjon Dugnad Skadedyrbekjempelse AVTALER OG KONTAKTER ORIENTERING OM SYSTEMATISK HELSE-, MILJØ- OG SIKKERHETSARBEID (INTERNKONTROLL) Formål Forutsetninger Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (internkontroll) skal: Krav Leders og medarbeiders ansvar Ansvar og organisering De viktigste lovene og tilsynsmyndigheter Forskrifter, sentrale og lokale Forholdet til andre lover og regler SJEKKLISTER, ARBEIDSINSTRUKSER OG HANDLINGSPLANER TIRILLTOPPEN BORETTSLAG Side 2 av 45

3 7.1 For alle borettslag Sjekkliste for årlig gjennomgang av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet Brannvern Røykvarsler/brannvarsler Brannslokkingsutstyr Rømningsveier Branninstruks: Beredskapsplan Sjekkliste for brannsikkerhet, rømningsveier, brannslokkingsutstyr o.l Oppbevaring av brannfarlig vare Branninstruks for Tiriltunga nr Byggherreforskriften (best. nr. 534) Arbeidstilsynets byggesamtykke (best. nr. 324) Gebyr for byggesaksbehandling etter arbeidsmiljøloven (best nr. 559) Asbest (best. nr. 235) For borettslag gjelder følgende: Om asbest Forskrift om sikkerhet ved lekeplassutstyr (PE ISBN ) Sjekkliste for lekeplassutstyr Sjekklister for egenkontroll av det elektriske anlegget i borettslaget Sjekkliste for borettslagets garasjer Sjekkliste for egenkontroll av det elektriske anlegget i leiligheten (henges i sikringsskapet) Sjekkliste for vernerunde HMS-erklæring fra innleid firma Handlingsplan Våtrom ventilasjon. Forebyggende tiltak Tips om forebyggende tiltak vedr. vannlekkasjer Ventilasjon: Forskrift om skadedyrbekjempelse Pliktene til eier og bruker Hvem som kan utføre skadedyrbekjempelse Hvem er skadedyrbekjempere Bruk av bekjempelsesmidler Opplysningsplikt Varsling Nabovarsel Tilsyn Hvordan skal borettslagene forholde seg til dette: Informasjon om helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS) i borettslaget Hva menes med systematisk HMS-arbeid? Hva kan DU gjøre for at borettslaget skal bli et tryggere og bedre sted å bo? Ansvar Ansvarsfordeling Elektriske anlegg og utstyr Brannvern og brannvernutstyr Røykvarsler Brannslokkingsutstyr Rømningsveier Branninstruks: DOKUMENTASJON Oversikt over de dokumentene som skal oppbevares sammen med HMS-systemet: Hvordan bruke dokumentasjonen? LOVER OG FORSKRIFTER Arbeidstilsynet - Lov om arbeidervern og arbeidsmiljø (arbeidsmiljøloven): NOV SEPT Statens forurensningstilsyn (SFT) Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) SPØRSMÅL OG SVAR TIRILLTOPPEN BORETTSLAG Side 3 av 45

4 12.1 Bruk av motorsag Maling av gavlvegger på rekkehus - utført av beboere i borettslaget Merking av kjemikalier Garasjeporter og klemfare Internkontroll med det elektriske anlegget mm i leilighetene Innleide vaktmestertjenester og HMS-ansvar NYTTIGE KONTAKTER TIRILLTOPPEN BORETTSLAG Side 4 av 45

5 1 Innføring i HMS-systemet noen tips til styret fra OBOS HMS-permen er ment som en hjelp til borettslagets styre for å sikre en god og enkel innføring av systematisk arbeid med Helse-, miljø- og sikkerhet i borettslaget, et såkalt Internkontrollsystem (IK-system). Mange synes at mengden av lover og forskrifter som følger med permen må være i overkant av hva som behøves for et lite borettslag. Få lag trenger alle forskriftene. Permen skal vise det totale bildet av lover og regler innen HMS, slik at viktige bestemmelser ikke blir oversett. Forskriftene er oversatt til enkle sjekklister og forslag til aktiviteter som borettslaget selv kan utføre. I tillegg finnes en mal for et internkontrollsystem. Grunnlaget for et levende system er at det omhandler de viktigste sakene i borettslaget, slik at vi har aktiviteter knyttet til de forholdene som har størst betydning for helse, miljø og sikkerhet. Beboerne og styret skal ha en opplevelse av at dette arbeidet er en fordel; laget blir bedre drevet økonomisk, beboerne føler større trygghet, og saker blir håndtert mer forutsigbart. 1.1 Hvordan starte opp HMS-arbeidet: Sett av tid i styret (sammen med representant for HVS/vaktmester) Vær innstilt på at starten av denne prosessen vil ta litt tid. Det daglige HMS-arbeidet vil i hovedsak ligge under vaktmesterens (HVS) arbeidsoppgaver, og det er svært viktig at den som skal utføre arbeidet er med fra starten og får eierforhold til rutiner og oppgaver. Koordinering med HVS egen HMS-bok (Argus-håndboken 2008) er viktig Bli kjent med innholdet i permen Man må ikke nødvendigvis lese alt i permen i første omgang. Lovene og forskriftene og de tilhørende sjekklistene er ment som hjelpemidler og oppslagsverk. Bli likevel snarest mulig kjent med oppbyggingen av IK-systemet, hvordan det er tenkt gjennomført, spesielle krav etc Foreta en enkel risikovurdering Grunnlaget for et levende system er at det omhandler de viktigste sakene i borettslaget, slik at vi har aktiviteter knyttet til de forholdene som har størst betydning for helse, miljø og sikkerhet. De viktigste sakene avdekkes lett ved hjelp av en enkel risikovurdering: hva kan gå galt (sannsynligheten) hvor galt kan det gå (konsekvensene) hva skal vi gjøre for å hindre dette og/eller redusere konsekvensene Bruk deler av et styremøte til å komme med forslag til situasjoner som har oppstått eller som vi mener kan oppstå i borettslaget; hva er brannfaren, hvor kritisk er det med rømningsveier, utfører vaktmesteren eller andre i borettslagets tjeneste farlige oppdrag, har noen erfaringer med driftsforstyrrelser i det elektriske anlegget, er det fare for konflikter mellom barn og biler på borettslagets eiendom, er lekeplasser i forskriftsmessig stand, etc. De viktigste sakene som medfører større fare for menneskeliv, helseskader på beboere eller ansatte, større materielle skader danner grunnlag for de forebyggende aktivitetene vi skal ha. Sjekklistene i permen vil være til stor hjelp for å avdekke farlige situasjoner. Krav i en forskrift er ment som forebyggende krav for å hindre at slike situasjoner oppstår Gjennomfør en vernerunde og prioriter de viktigste sakene Gå en runde på borettslagets område (styret + vaktmester), følg gjerne sjekklistene for vernerunde, eller de enkelte sakssjekklistene. Gjør dere opp en vurdering om det er områder som krever særlig oppmerksomhet. TIRILLTOPPEN BORETTSLAG Side 5 av 45

6 Foreta en streng prioritering. Det farligste og viktigste først! Det er lov å tenke økonomi når faren for alvorlige skader ikke er overhengende ( Dette kan vi ikke utføre i år, men ha på planen for de neste 5-10 årene ). Alle feil og mangler må ikke ha sin løsning med én gang. Men vi må ha gjennomtenkt valgene våre Stryk det som ikke passer, legg til det som er nødvendig (IK-system) Når vi skal gå i gang med å lage vårt eget IK-system: Fyll ut Del 1 med våre egne opplysninger. Alle inngåtte avtaler skrives inn i Del 4. Gå gjennom Del 2 og 3, og skriv inn de faktiske handlingene vi skal gjøre. Stryk alle forslag til aktiviteter som ikke angår Tirilltoppen borettslag. Legg til aktiviteter vi vil og må ha med. Ett av sluttproduktene vil være en Oversikt over de sentrale HMS-aktivitetene. Beskriv for hvert enkelt punkt hva vi har tenkt å gjøre, hvem som skal gjøre det, og hvor ofte handlingen skal utføres. I dokumentasjonskapitlet (Del 7) samles alle sertifikater, arbeidsinstrukser, kopier av avtaler, kopier av fakturaer og lignende Sørg for nødvendige vedtak på generalforsamling Kanskje vi vil oppdage at borettslaget allerede utfører % av de aktivitetene som kreves i de ulike forskriftene. Samtidig erkjennes det at ikke alt har vært like tydelig og systematisk. Innføringen av HMS-systemet hjelper til å holde fast på gode handlinger og rutiner, og vil på sikt gjøre det enklere å lede borettslaget, og ikke minst som nyvalgt å overta styreverv. Det er ikke krav om at vedlikehold av bygninger skal gjennomføres etter samme regler som i HMS-systemet. Likevel har mange gode erfaringer med å integrere vedlikehold og HMS i ett system. I praksis er det ofte de samme personene som både skal overvåke og gjøre jobben. I enkelte saker vil det være nødvendig med vedtak på generalforsamling/årsmøtet. Det kreves også at arbeidet med HMS er beskrevet i beretningen fra styret. Generalforsamlingen/årsmøtet må brukes til informasjon om det systematiske HMS-arbeidet, og si noe om hvilke forventninger vi har til det. Informasjonen som gis både muntlig og skriftlig vil forhåpentligvis bidra til at flere av beboerne tenker HMS i det daglige. TIRILLTOPPEN BORETTSLAG Side 6 av 45

7 2 Borettslaget 2.1 Mål I borettslaget skal det skapes et trivelig og sikkert arbeidsmiljø for alle beboere. Vi skal ta vare på borettslagets bygninger og materiell, forhindre belastning på det ytre miljø, og våre valg av produkter og tjenester skal ikke skade beboerne. Disse målene skal nås gjennom stadige forbedringer. Både styret og beboere skal delta aktivt i forbedringsarbeidet. Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid skal bedre driftssikkerhet og lønnsomhet. Borettslagets installasjoner og tjenester skal oppfylle beboernes krav til kvalitet og punktlighet, både i dag og i fremtiden. 2.2 Fakta om styret Styreleder: Anne Line Wold ( ) Nestleder: Arne O. Hagtvedt ( ) Borettslaget får utført alle vaktmestertjenester av Holmlia Vaktmesterservice (HVS), som har egen HMS-tjeneste. Se HVS egen HMS-håndbok: Argus-håndboken 2008 (ett eks hos nestleder). 2.3 Ansvar Styret har et særskilt ansvar for at det innføres og utøves internkontroll. Styrelederen er pålagt hovedansvaret for gjennomføringen av et fullt forsvarlig HMS-arbeid. HVS plikter ikke å rette seg etter instrukser gitt av andre enn styret/styrets leder eller den styret har bemyndiget som deres kontaktperson. 2.4 Styrende dokumenter De viktigste styrende dokumentene for borettslaget er: borettslagets vedtekter husordensregler Disse dokumentene finnes under Del 7 i håndboken. 2.5 Opplæring Styret får opplæring i det systematiske HMS-arbeidet. Planlagt opplæring registreres i handlingsplanen. Ansvarlig for vurdering og planlegging av opplæring er Styrets leder. 2.6 HMS-håndboken og tilgjengelighet HMS-håndboken er til enhver tid à jour, og danner grunnlag for de systematiske handlingene i borettslaget. HMS-ansvarlig er styrets nestleder. Håndboken er tilgjengelig for alle ansatte og medlemmer av styret. Den finnes også på borettslagets egen hjemmeside ( som Pdf-dokument (fra medio 2008). TIRILLTOPPEN BORETTSLAG Side 7 av 45

8 2.7 Oversikt over de sentrale HMS-handlingene (i selskap uten egen ansatt vaktmester) SAK TILTAK ANSVAR HYPPIGHET REF OK Informasjon om borettslagets rutiner Tilsyn med utviklingen på HMS-området Introduksjonsbrev og invitasjon til samtale med nyinnflyttede Styret Ved nyinnflytting Vernerunde Styret 2 ganger årlig Brannvern, beboerne Sjekk av røykvarslere og håndslokkere/slanger Fysisk kontroll av håndslokkere/ slanger og varslere Styret Beboere 1 gang pr. år Hvert 5. år Elektriske anlegg og utstyr, fellesområdet Feilretting av autorisert firma etter avtale Egenkontroll HVS Kontinuerlig 1 gang pr. år Elektriske anlegg og utstyr, beboerne Beboers egenkontroll etter skjema Beboere 1 gang pr. år, ved skriv til gen.fors Garasjer Vernerunde etter skjema Styret 1 gang pr. år Lekeplasser Skifte av sand Styret HVS Lekeplassutstyr Befaring Styret HVS Innkjøp av HMS-erklæring; krav om Styret vedlikeholdstjenester operativt Internkontroll (IK)-system fra leverandør Hvert 2. år 1 gang pr. år. Der det er vurdert risiko Framkommelige veier og gangveier Brøyting og strøing, se serviceavtale HVS Ved snøfall og glatte forhold Renhold av søppelrom og containere Etter avtale med firma 2 ganger i året, eller ved behov Skadedyrbekjempelse Forebygge Bruke godkjent firma Styret Kontinuerlig Ombygging/nybygg Foreta HMSkonsekvens-analyse Beboer Styret Ved behov Revisjon av systemet Gjennomgang av handlingsplanen og utførte handlinger Styret Årlig, ifm årsberetningsarbei det TIRILLTOPPEN BORETTSLAG Side 8 av 45

9 3 Hvordan bli bedre 3.1 Kartlegging og risiko Borettslaget har rutiner for å kartlegge og forbedre helse-, miljø- og sikkerhetsstandarden. Hensikten er å avdekke feil og mangler som ikke nødvendigvis blir fulgt opp i det daglige. Det finnes flere rutiner for å sikre at styret og HVS snakker sammen om ulike forhold i borettslaget som kan forbedres. Alt som gjøres som følge av daglige diskusjoner og beslutninger som tas "på sparket", er en viktig del av borettslagets forbedringsarbeid. Like viktig er det å fange opp innspill fra beboerne. Det vil skje gjennom skriftlige og muntlige forslag til styret, som sak på borettslagets generalforsamling/årsmøte og i møter med styret. 3.2 Risikoforhold Borettslaget bruker en enkel form for vurdering av risikoforhold: Hva kan gå galt? Hvilke negative forhold, skader og ulykker kan ramme ansatte og beboere i vårt borettslag? Hva kan vi gjøre for å hindre dette? Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene hvis noe skjer? Som eksempel på de mest kritiske aktivitetene/områdene i borettslaget har vi: Lekeplassene (gammel sand med redusert støtdempende effekt, skarpe kanter på lekeapparater, mv.) Brannfaren (feil i elektrisk anlegg etc) Trafikk i borettslagets område 3.3 Melding av feil og mangler (avviksbehandling) Når vi observerer feil og mangler eller får melding om slike, fylles det ut en avviksmelding, se 6.2.L. Avviksskjema. Avvik av stor viktighet blir utbedret straks, andre blir satt opp på handlingsplanen. Avviksbehandlingen blir dokumentert i 6.2.M. Avviksprotokoll. 3.4 Vernerunder Det gjennomføres vernerunder to ganger i året, innen 1. juni og innen 1. desember. Vi bruker egne sjekklister i forhold til hva som er temaet for runden, se sjekklister del 6. Det gås ekstra vernerunder dersom styret eller andre ønsker det. Rapporten fra vernerunden blir forelagt styret til vurdering. De som deltar er HVS og styrets nestleder. 3.5 Faste møter I styremøter skal HMS jevnlig være sak på dagsorden. Referater og handlingsplaner fra disse møtene er en viktig del av borettslagets dokumentasjon av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Utdrag fra styremøtene som omhandler vedtak i HMSsaker foreligger i HMS-permen, Del Handlingsplan og oppfølging Prioritering og planlegging av tiltak gjøres etter kartleggingen. Forslag til forbedringer av rutiner og utstyr diskuteres og prioriteres. De som berøres av aktuelle tiltak deltar i planleggingen. Prioriteringene må basere seg på en helhetsvurdering av risiko og borettslagets kapasitet og budsjettsituasjon. Vedtatte tiltak registreres i handlingsplanen, se 6.1.I. Handlingsplanskjema. Handlingsplanen inneholder hva som skal gjøres, av hvem og når. Ansvarlig for oppfølging av handlingsplan Styrets nestleder. TIRILLTOPPEN BORETTSLAG Side 9 av 45

10 Resultatet av HMS-arbeidet og oppfølgingen av handlingsplanen gjøres kjent for beboerne i årsberetningen. Borettslagets handlingsplaner er et praktisk verktøy for å bli bedre og det viktigste beviset på at kravet om "systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid" tilfredsstilles! 3.7 Årlig gjennomgang Styreleder gjennomgår hvert år borettslagets helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, se 6.1.A. Sjekkliste for årlig gjennomgang. Borettslagets dokumentasjon gjennomgås punkt for punkt. Hensikten er å se om det som er skrevet stemmer overens med virkeligheten. Forhold som må rettes opp føres opp i borettslagets handlingsplan, se 6.1.I. Handlingsplanskjema. Gjennomgangen foretas hvert år innen 1. desember, eller i forbindelse med styrets årsberetning. TIRILLTOPPEN BORETTSLAG Side 10 av 45

11 4 Rutiner i borettslaget 4.1 Arbeidsrutiner Hvis borettslagets rutiner ikke følges og det oppstår nestenulykker, feil, eller andre uheldige forhold, skal feilen om mulig rettes straks. Hensikten er å unngå at noe lignende skjer igjen. Alle forslag til forbedringer vurderes i samarbeid med dem som blir berørt, og kan f.eks. være innskjerping av rutiner, klarere ansvarsforhold eller tekniske forbedringer. Tiltakene registreres i handlingsplanen, se Handlingsplanskjema. 4.2 Informasjon til beboerne Borettslaget har faste rutiner for informasjon og kommunikasjon: Borettslaget har eget informasjonsark: TIRILLBLEKKA (utkommer etter behov). Ansvarlig redaktør er Christian Toverud. Styremøter avholdes en gang pr måned (unntatt juli). Oppslagstavler er plassert to steder utendørs i borettslaget. Informasjon om HMS-arbeidet i borettslaget gis årlig ifm generalforsamlingen. 4.3 Orden og renhold Borettslagets rutiner for orden og renhold er beskrevet i vedtektene. Utvendig renhold (på fellesarealer) utføres av HVS iht avtale. Innvendig renhold av fellesarealene (garasjer) utføres av HVS iht avtale. 4.4 Vedlikehold av borettslagets utstyr Borettslagets har en del utstyr som oppbevares i den såkalte uteboden. Dette vedlikeholdes ved behov. 4.5 Lekeplass og - utstyr Lekeplassene tilfredsstiller kravene i forskrift om lekeplasser og lekeplassutstyr. Ved innkjøp krever borettslaget dokumentasjon fra leverandørene om at utstyret tilfredsstiller de gjeldende sikkerhetskravene. HVS har befaring av samtlige lekeplasser en gang i måneden. Det blir foretatt utbedringer av utstyr som krever overhaling og vedlikehold. Oversikt over utstyr som må skiftes ut blir forelagt styret til behandling. Sanden i sandkassene blir skiftet ut etter behov, men minst hvert annet år. Med bytte av sand forstås 20 cm av det øverste sandlag. Såkalt støtsand må skiftes ut når den ikke lenger absorberer støtene som forutsatt. 4.6 Tekniske installasjoner Borettslaget har en fullstendig oversikt over inventar og utstyr i alle lagets fellesrom. Denne listen er til hjelp for å sikre lagets verdier. Her behandles kun installasjoner og utstyr som krever spesiell aktsomhet iht lover og forskrifter. 4.7 Innvendig parkeringsanlegg Det foretas årlige kontroller for å sjekke at automatiske garasjeporter (klemfare), sikringsskap og ventilasjon virker tilfredsstillende. Kontrollen utføres av Hørmann AS som har installert portene (i september 2007). HVS utfører følgende: Månedlig kontroll av dører og lys. Varsling til beboerne ved rundskriv og oppslag ved innkjøringer til garasje om tidspunkt for garasjefeiing. Varsel skal gis 4 til 7 dager før feiing. Feiing av garasjeanlegg og utvendig parkeringsplasser to ganger i året. Med feiing i garasje forstås kjørebane, og private oppstillingsplasser som er tilgjengelig. Maskinell feiing skjer med forvanning. TIRILLTOPPEN BORETTSLAG Side 11 av 45

12 4.8 Elektriske anlegg og utstyr Borettslaget er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. HVS utfører følgende: Månedlig ettersyn og skifting av utbrente pærer/lysrør. Feil/mangler som oppdages, og som krever reparasjon, repareres straks. Reparasjoner utover dette skal godkjennes av Styret. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier/bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det vedlikeholdsansvaret som den enkelte har etter lov og forskrift. Etter den tekniske tilstandsrapporten foretatt av fagperson vil en vurdere hyppigheten av kontroller av alle boenhetene og ved eierskifte. Tilstandsrapporten og tiltakene ligger ved permens del 7. Feil og mangler ved borettslagets elektriske anlegg og utstyr blir umiddelbart utbedret etter avtale. Borettslaget bruker autorisert installatør ved nyinstallasjoner, vedlikehold og reparasjoner. Autorisert kontroll utføres av: Beboernes egenkontroll: se 6.1.F. Sjekkliste for elektriske anlegg i boenhetene. HVS (v/hafslund) kontroll: se 6.1.E. Sjekkliste for elektriske anlegg i fellesområdene. 4.9 Brannvernutstyr Alle boliger skal ha installert egnet brannslokkingsutstyr. I borettslaget er det installert følgende typer utstyr: Husbrannslange. Godkjent røykvarsler i hver leilighet (minst en, - helst en i hver etasje). I tillegg anbefales beboerne til å anskaffe pulverapparat (for egen regning). Det foretas fysisk kontroll og vedlikehold av varsler og pulverapparat hvert femte år Beredskap Den som oppdager brann eller ulykke, varsler øvrige beboere. Brannvesen (110), politi (112) og ambulanse (113) varsles etter behov. Rednings- og slukkingsarbeidet startes med tilgjengelige midler inntil politi/brannvesen kommer. Ved personskade gis førstehjelp. Ulykker som medfører alvorlig personskade skal straks meldes til lege/ambulanse, politi og Arbeidstilsynets lokalkontor. Ulykker og brann med elektrisk årsak skal meldes til det lokale el-tilsyn. Melding om skader og ulykker utføres av styreleder. Oppslag over de viktigste telefonnumrene finnes på alle oppslagstavler (se forslag til branninstruks) Personlig verneutstyr HVS har tilgang til personlig verneutstyr og er informert om når, hvor og hvordan det skal brukes. Krav om verneutstyr vil også gjelde ved dugnadsarbeid eller annet arbeid styret iverksetter på borettslagets områder Verneutstyret er: øreklokker ved støyende arbeid vernebriller ved bruk av kantklipper hansker ved de fleste jobber ansiktsmaske ved beskjæring av trær, busker og hekk TIRILLTOPPEN BORETTSLAG Side 12 av 45

13 4.13 Avfall Rutiner for avfallshåndtering skal bidra til å redusere avfallsmengde, forekomst av skadedyr, forurensning, brannfare og skader på personer og utstyr. Borettslaget følger de rutiner som kommunen til enhver tid pålegger oss. Brannfarlig avfall legges i brannsikre beholdere med selvlukkende lokk, eller leveres på nærmeste miljøstasjon (bl a Grønmo, Brobekk eller enkelte bensinstasjoner) PCB-holdige kondensatorer i lysarmatur. Lysarmaturer som har PCB-holdige kondensatorer fases ut innen Leveres som spesialavfall. Type: Lysstoffrør/sparepærer Mottaker: Grønmo eller Brobekk Type: Oljerester, malingsrester etc Mottaker: Grønmo eller Brobekk Type: Spillolje Mottaker: ESSO Norge Type: PCB-holdige vinduer Mottaker: PCB Sanering på Sætre eller Brobekk 4.15 Bruk av arbeidsutstyr (T.toppen har foreløpig ikke slikt utstyr) Ved bruk og betjening av arbeidsutstyret borettslaget har til disposisjon skal det tas nødvendig hensyn til sikkerhet, opplæring og særlig aldersbegrensninger som gjelder for enkeltutstyr: Regelen i 3.L. om personlig verneutstyr skal følges også ved dugnad. Se 6.2.D. Sjekkliste om bruk av arbeidsutstyr. Se 6.2.E. Instruks for bruk av arbeidsutstyr. Se 6.2.N. Dokumentasjon på opplæring. Dokumentasjon på opplæring settes inn i del 7 i håndboken Våtrom og ventilasjon Skader i forbindelse med våtrom, vannlekkasjer og ventilasjon kan påføre borettslaget store økonomiske utlegg. Hvert år inviteres beboerne til å gå gjennom sine våtrom og ventilasjon etter vedlagte momentliste. Feil og mangler som den enkelte har ansvar for må snarest rettes opp. Feil og mangler som kan få betydning for øvrige beboere må snarest varsles til styret Dugnad Når borettslaget arrangerer dugnad eller initierer aktiviteter på den enkelte beboers boenhet, skal dugnadsansvarlig forsikre seg om at arbeidet foregår på en fullt ut forsvarlig måte. Borettslaget må vurdere om det er forsvarlig å gjennomføre det aktuelle arbeidet ved dugnadsinnsats. Her må man ta i betraktning både arbeidets objektive farlighet og beboernes personlige forutsetninger for å utføre arbeidet. Beboerne skal få nødvendig informasjon om hvilke farer ved arbeidet som skal vies oppmerksomhet. Kun godkjent utstyr skal brukes. Krever utstyret særskilt øvelse eller sertifikat skal dette kontrolleres før beboer tar utstyret i bruk. Krever arbeidet at det også blir brukt personlig verneutstyr skal dette stilles til beboerens disposisjon og brukes. Arbeidstilsynet har tidligere lagt til grunn at andelseiere som tar del i dugnad på borettslagets egen eiendom ikke er å anse som arbeidstakere i lovens forstand og borettslaget har følgelig ikke noe formelt arbeidsgiveransvar for disse. Dette betyr selvsagt ikke at styret bare kan la det stå til. Styret kan komme i ansvar etter alminnelige erstatningsrettslige regler. Rutiner for arbeid og arbeidsutstyr samt for verneutstyr finnes i følgende rutiner: 3.A. Arbeidsrutiner, 3.K. Kjemikalier, 3.L. Personlig verneutstyr, 3.N. Bruk av verneutstyr Skadedyrbekjempelse Borettslaget har rutiner for avfallshåndtering som reduserer forekomst av skadedyr som rotter. Laget overvåker tilstanden i fellesområdene (kjeller og loft, samt uteareal), TIRILLTOPPEN BORETTSLAG Side 13 av 45

14 mens den enkelte beboer overvåker egen bolig. Beboere varsler omgående styret /vaktmester om observasjoner av skadedyr (rotter, insekter, maur etc). Utsetting av musefeller og enklere midler mot skadedyr håndteres av styret. Ved større tiltak kontaktes det firmaet laget har gjort avtale med (RENTOKIL). Rutine 6.1.K. Skadedyrbekjempelse. TIRILLTOPPEN BORETTSLAG Side 14 av 45

15 5 Avtaler og kontakter Borettslaget har følgende avtaler og kontakter som er nyttige i forbindelse med helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet: (er ikke ferdig utfylt pr ) Lokale serviceavtaler: Tlf.: Kontaktpersoner: Elektroinstallatør Renovasjon/avfall Farlig avfall: Se del 3M Renhold av fellesarealer Borttauingsavtale Skadedyrbekjempelse (RENTOKIL) Vaktmestertjenester (Holmlia Vaktmesterservice HVS) Stål Mørch Kontakter: Forretningsfører/OBOS Forvaltningskonsulent i BBL Forsikringskoordinator BBL Forsikringsselskap: HAMMERSBORG FORSIKRING Arbeidstilsynet El.-tilsynet Nødtelefoner: Brannvesenet 110 Politiet 112 Legevakt/sykehus 113 TIRILLTOPPEN BORETTSLAG Side 15 av 45

16 6 Orientering om systematisk Helse-, Miljø- og Sikkerhetsarbeid (Internkontroll) Forskrifter om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl. res. 6. des med ikrafttredelse 1. januar Forskriften stiller krav om at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Et internkontrollsystem er en beskrivelse av hvordan helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet skal drives. Denne beskrivelsen skal komme i stand ved et samarbeid med de ansatte. Styrelederen skal kontrollere at ordningen etterleves, og at arbeidet fører til systematiske forbedringer. Styret i borettslaget skal vite hvilke bestemmelser som gjelder for borettslaget innenfor dette området. Ledelses- og ansvarsforhold må være klarlagt, og organiseringen skal være dokumentert. 6.1 Formål Internkontrollforskriften samler alle forpliktelsene i HMS-lovgivningen og skal virke for et samordnet og systematisk arbeide med disse. Den vil også gjøre det lettere for tilsynsmyndigheten å føre et samordnet tilsyn. Formålet med forskriften er i forhold til borettslaget bl.a.: å gi god opplæring av ledelse og arbeidstakere slik at det kan bli bedre oppfølging av de krav som stilles i arbeidet med helse-, miljø- og sikkerhet i borettslaget. å forbedre arbeidsrutinene og fremme arbeidsmiljø og sikkerhet. å verne mot helse- og miljøskader fra produkter, lekeplassutstyr og el. anlegg. å hindre brann og branntilløp. å fremme vern av det ytre miljø mot forurensninger. å sørge for bedre behandling av avfall. For å fylle dette formålet er det i forskriften fastsatt krav om at den ansvarlige skal organisere systematiske tiltak for at ulike regler om miljø og sikkerhet overholdes. 6.2 Forutsetninger Forutsetninger for et forsvarlig HMS-arbeid er: at styret setter seg inn i alle aktuelle krav til lover og forskrifter at kravene systematiseres og grupperes i forhold til aktivitetene at det blir gjort klart hvem som har ansvar for å se til at kravene etterleves at det utarbeides plan for å kontrollere verne- og sikkerhetsforholdene at det utvikles dokumentasjon for offentlige kontrollmyndigheter 6.3 Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (internkontroll) skal: klargjøre ansvar gi bedre samarbeid gi totaloversikt over ulike arbeidsmiljøfaktorer gi grunnlag for utarbeidelse av handlingsplaner for arbeidsmiljøtiltak Arbeidstilsynets oppgave blir dermed ikke lenger å drive detaljinspeksjon. Arbeidstilsynet vil i stedet se til at det er et vel fungerende system som sikrer at de ansatte har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. 6.4 Krav Ved innkjøp av utstyr skal det tas hensyn til helse, miljø og sikkerhet. Oppstår det feil eller mangler med hensyn til etterlevelse av regelverket, skal årsaken til dette klargjøres. Tiltak som gjøres for å rette på disse forholdene skal være beskrevet både med hensyn til hva tiltaket konkret går ut på, og hvem som har ansvar for å sette det i verk og å følge det opp. TIRILLTOPPEN BORETTSLAG Side 16 av 45

17 Videre skal det beskrives hvordan internkontrollsystemet oppdateres, og hvordan eventuelle endringer blir meddelt ansatte og øvrige berørte. 6.5 Leders og medarbeiders ansvar Internkontrollforskriften understreker styrets særlige ansvar, men forutsetter bred medvirkning fra alle i borettslaget. Dette ansvaret innebærer blant annet: å klargjøre mål, ansvar og oppgaver for borettslagets miljø- og sikkerhetsaktiviteter å ha ansvar for å identifisere og bedømme risiko og problemer og utarbeide handlingsplaner med tiltak å systematisk overvåke at borettslagets aktiviteter er i tråd med de målene som er satt for borettslaget. 6.6 Ansvar og organisering Styreleder i borettslaget er pålagt hovedansvaret for gjennomføring av HMS-lovenes bestemmelser. Hovedregelen er at arbeidsmiljøet skal være fullt forsvarlig, og at det skal foretas en samlet vurdering av alle miljøbelastninger som beboere/tredje person kan utsettes for. Det skal også drives planmessig og kontinuerlig arbeid for å bedre miljøet utover de minstekrav som loven stiller. 6.7 De viktigste lovene og tilsynsmyndigheter Arbeidsmiljøloven - tilsynsmyndighet er Arbeidstilsynet Forurensningsloven - tilsynsmyndighet er Statens Forurensningstilsyn (SFT)/ Fylkesmennene Produktkontrolloven - tilsynsmyndighet er Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) og Statens forurensningstilsyn. For lekeplassutstyr vil DSB være tilsynsetat. Sivilforsvarsloven tilsynsmyndighet er Næringslivets Sikkerhetsorganisasjon (NSO) Brann- og eksplosjonsvernloven - tilsynsmyndighet er Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB)/ kommunale brannvernmyndigheter Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr - tilsynsmyndighet er Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) og lokalt el-tilsyn 6.8 Forskrifter, sentrale og lokale I del 8 er det listet opp de viktigste sentrale forskriftene til lovene over. Det er i tillegg utarbeidet en rekke lokale forskrifter, særlig på brannvern- og forurensningsområdet. Borettslager vil også være forpliktet til å følge disse i like stor grad. Lokale forskrifter vil man finne fram til ved henvendelse til kommunen, eller ved søk på Forholdet til andre lover og regler Flere andre lover inneholder bestemmelser for hvordan et borettslag skal drives. I tillegg til bustadbyggjelagslova (Brl) og eierseksjonsloven (S/E), er plan- og bygningslova særlig viktig for borettslagene. Den siste loven stiller blant annet krav til at borettslaget vedlikeholder sine bygninger på en slik måte at de ikke er til skade for tredje part. Her tenkes det på at fasadedeler, takstein og annet ikke faller ned. Kravene knyttet til VVS og bygningsvedlikehold dekkes ikke av krav til Internkontrollsystem, men vi anbefaler sterkt at styret samordner sine aktiviteter i ett system. TIRILLTOPPEN BORETTSLAG Side 17 av 45

18 7 Sjekklister, arbeidsinstrukser og handlingsplaner 7.1 For alle borettslag Sjekklistene må brukes kritisk og sees på som ett av mange forslag for å lette igangsettingen med systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i borettslaget. I tillegg er det lagt ved noen forslag til rutiner og arbeidsinstrukser som kan omarbeides og konkretiseres for eget bruk. 7.2 Sjekkliste for årlig gjennomgang av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (dette refererer til Internkontrollforskriften 5.8 som krever overvåkning av borettslagets egne kontrollrutiner) Krav Spørsmål Følges rutinene? OK Nei Ikke aktuelt Merknad Er rutinene gode nok? Bør rutinene endres? Bør noen rutiner kuttes ut? Bør noen rutiner inn? Er planlagte tiltak gjennomført innen tidsfristene? Er opplæringsrutinene gode nok? Har noen behov for mer eller bedre opplæring? Er lover og forskrifter oppdatert? Viktige feil som er oppdaget og hvordan er de rettet? Er klager fra beboerne mottatt og behandlet? Endrede ansvars- eller ansettelsesforhold? Er opplæringsplanen fulgt opp? Er alle personskader registrert og meldt? Har det vært branntilløp? Er behandlingen av farlig avfall etter reglene? Har vi mottatt pålegg fra myndigheter? Er pålegg til styret fra generalforsamling fulgt opp? Andre/lignende viktige problemer som har oppstått? TIRILLTOPPEN BORETTSLAG Side 18 av 45

19 7.3 Brannvern Brann- og eksplosjonsvernloven og forskriften om brannforebyggende tiltak og tilsyn, samt om brannfarlig vare, ligger til grunn for sjekklisten og den enkle forklaringen som følger med. Det kommunale branntilsyn kan ytterligere konkretisere påbud etter en konkret befaring og vurdering. De vil også kunne veilede det enkelte borettslag, og hjelpe til med å arrangere brannøvelser. Ved større ombygginger og nybygg må styret sikre at det blir foretatt en særskilt risikovurdering av brannfaren i byggefasen og om brannsikkerheten (for eksempel brannvegger, rømningsveier) er fullt ut forsvarlig etter at endringene er foretatt Røykvarsler/brannvarsler Krav: Alle boenheter skal ha montert minst én røykvarsler i boligen. Den skal monteres slik at den høres tydelig på soverom når døren er lukket. For boliger over flere etasjer anbefales det at man monterer røykvarslere i hver etasje, og at disse sammenkobles Ansvar: Det er eier, borettslaget, som har ansvaret for at det finnes røykvarsler i boenhetene. Eier har også informasjonsansvar overfor bruker. Det er bruker som har ansvar for vedlikeholdet av røykvarslerne. Som vedlikehold anses bl.a. testing av at batteriet virker, og at varsleren ellers virker tilfredsstillende Anbefalinger: Borettslaget deler ut nytt batteri hvert år og sikrer at det blir byttet (evt. kjøper batterier som vare lenger og innfører rutine i forhold til det). Borettslaget sørger for utskiftninger av røykvarslere som er eldre enn 10 år Brannslokkingsutstyr Krav: Alle boenheter skal ha manuelt slokkingsutstyr (brannslokkingsapparat og/eller husbrannslange) tilgjengelig som kan benyttes i alle rom Ansvar: Det er eier, borettslaget som har ansvaret for at det anskaffes og utplasseres brannslokkingsutstyr i fellesområder og i boenhetene. Det er bruker som har ansvar for vedlikeholdet og kontrollen av brannslokkingsutstyret i boenhetene. For husbrannslange: tilfredsstillende trykk at den er lang nok til å nå alle rommene at den ikke lekker tilknyttet en fast kran som ikke er vanskelig å åpne For pulverapparat: kontroll minst én gang i året, se at manometernålen står på grønt vende på apparatet minst én gang i året, slik at pulveret ikke klumper seg se til at splinten er på plass se til at det blir etterfylt etter bruk Anbefalinger: Borettslaget sørger for at apparatene tas inn til bytte/refylling/kontroll hvert 5. år. Laget arrangerer øvelse i bruken av pulverapparat for beboerne. TIRILLTOPPEN BORETTSLAG Side 19 av 45

20 7.3.3 Rømningsveier Krav: Rømningsveiene skal til enhver tid være ryddige og fri for hindringer. Hver boenhet skal ha tilgang til to uavhengige rømningsveier. Rømning ut av vinduet ved hjelp av brannvesenets stigebiler eller skyvestiger gjelder som rømningsvei. Dørene i rømningsveiene skal slå ut i rømningsveien, og de skal kunne åpnes fra innsiden uten bruk av nøkkel Ansvar: Det er eier som har ansvaret for alle faste installasjoner og rømningsveier. Brukerne har ansvar for å holde rømningsveiene ryddige, og ikke hindre framkommelighet for brannvesenet eller andre redningsbiler (herunder også PARKERING) Anbefaling: Om det ikke er mulig å rømme leilighetene gjennom vinduene via stigebiler eller skyvestiger, kan man vurdere andre installasjoner (som utfellbare stiger, branntau el. l.) Branninstruks: Branninstruksen bør deles ut til alle beboerne Branninstruksen bør inneholde: tlf.nr. til brannvesenet 110 korrekt adresse på eiendommen/bygningen oppmøteplass for beboerne plassering av slokkingsutstyr i fellesområdene bruk av felles brannvarslingsanlegg viktigheten av ryddige rømningsveier Borettslagets beredskapsplan ved brann Borettslaget skal utarbeide en beredskapsplan for tilfeller av brann, vannskader og lignende som har et visst omfang. Beredskapsplanen bør dekke tiltak som borettslaget setter i verk for evakuering av beboere, oppfølging av ofre for hendelsene, sikring av verdier, informasjon til øvrige beboere og kontakt med media. Lovverket stiller ingen krav til dette, men erfaringer tilsier at organisert omsorg fra styret og naboer er av stor betydning for helseutviklingen, skadeomfanget og tryggheten i laget. TIRILLTOPPEN BORETTSLAG Side 20 av 45