MØTEINNKALLING Valgstyret Sted Rakkestad kulturhus, formannskapssalen Dato 06.03.2019 Tid 10:00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 6/19 19/265 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I VALGSTYRET DEN 06.02.2019 7/19 19/33 KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET 2019 - FORHÅNDSSTEMMEGIVNING 8/19 19/34 KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET 2019 - SIKRING OG OPPBEVARING AV VALGMATERIELL Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf. 69 22 55 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad, 27. februar 2019 Ellen Solbrække (s) Valgstyrets leder
GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I VALGSTYRET DEN 06.02.2019 Saksbehandler Jorun Cesilie Dybvik Arkiv 033 Arkivsaksnr. 19/265 Saksnr. Utvalg Møtedato 6/19 Valgstyret 06.03.2019 Rådmannens forslag til vedtak Protokollen fra møte i Valgstyret den 06.02.2019 godkjennes. Vedlegg Protokoll fra møte i Valgstyret den 06.02.2019. Side 2 av 7
KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET 2019 - FORHÅNDSSTEMMEGIVNING Saksbehandler May-Britt Lunde Nordli Arkiv 011 Arkivsaksnr. 19/33 Saksnr. Utvalg Møtedato 7/19 Valgstyret 06.03.2019 Rådmannens forslag til vedtak 1. Velgere som må avgi tidligstemme i perioden 1. juli 9. august 2019 henvender seg til Servicekontoret i Rådhuset for å avtale tid for stemmegivningen. Stemmegivningen foregår i Servicekontoret. 2. Den ordinære forhåndsstemmegivningen foregår i Servicekontoret i Rådhuset, fra kl. 09.00 14.00 hverdager i perioden 12. august 6. september 2019. 3. Det avholdes i tillegg forhåndsstemmegivning ved Servicekontoret i Rådhuset, lørdag 31. august 2018 kl. 10.00 15.00. 4. Det avholdes forhåndsstemmegivning på ettermiddager fra kl. 15.00 18.00 ved Biblioteket i Kulturhuset tirsdag 3., onsdag 4. og torsdag 5. september 2019. 5. Det avholdes forhåndsstemmegivning på Skautun sykehjem tirsdag 3. september 2019. Samme dag gis det også tilbud om ambulerende stemmegivning ved omsorgsboliger i umiddelbar nærhet av Skautun. Klokkeslett for stemmegivning fastsettes av valgstyrets leder. 6. Søknad om hjemmestemming (ambulerende stemmegivning) må være innkommet til valgstyret v/valgstyrets leder innen tirsdag 3. september 2019. Stemmegivningen foretas torsdag 5. september 2019. 7. Nødvendige kunngjøringer foretas av valgstyrets leder. 8. Som forhåndsstemmemotaker oppnevner valgstyret: For Servicekontoret: Kåre Kristiansen Marit Gjerberg Birgit Tjernes Mette Ervik For Biblioteket: Ruth Østby Oddlaug Heen Maud Jeanette Nygren Woll For administrasjonen for øvrig: May-Britt Lunde Nordli Side 3 av 7
Sak 7/19 Ranveig Hansen Jorun Cesilie Dybvik Camilla Steenberg 9. Det må være minst 2 stemmemottakere tilstede ved forhåndsstemmegivning, bortsett fra ved tidligstemmegivning. Vedlegg Ingen. Bakgrunn Valgstyret bestemmer hvilke lokale(r) som skal benyttes for å ta i mot forhåndsstemmer samt vedtar åpningstider og oppnevner stemmemottakere. Valgstyret er pålagt å legge både forhåndsstemmegivning og valgtinget til lokaler som er lett tilgjengelig og hvor alle velgere kan delta i stemmegivningen uten å be om hjelp. Hjemmel Valgloven, kap. 8. Valgforskriften, kap. 6. Andre faktaopplysninger Tidligstemmegivning I loven er fastsatt tid for tidligstemmegivning fra 1. juli 9. august. Dette er et tilbud for de som ikke har anledning til å stemme på valgdagen(e) og heller ikke i løpet av den ordinære forhåndsstemmegivningen. Det er ikke krav til to stemmemottakere tilstede under tidligstemmegivningen. Det er heller ikke krav om spesiell tilrettelegging, men velgere kan henvende seg til en hvilken som helst kommune å be om å få komme og stemme. Dersom stemmesedler med kandidatnavn ikke er klare til stemmegivningen, benyttes departementets avkryssingsstemmeseddel. Ordinære forhåndsstemmegivning Den ordinære forhåndsstemmegivningen foregår fra og med 10. august i valgåret og kan ikke foregå senere en siste fredag før valgdagen, jf. valglovens 8-1, annet ledd. I år faller 10. august på en lørdag, dermed vil første mulighet for å avgi forhåndsstemme være mandag 12. august 2019. Velgerne må selv sørge for å stemme så tidlig at stemmegivningen kommer frem til valgstyret innen kl 17.00 tirsdag etter valgdagen. Denne fristen ble endret i loven f.o.m Stortingsvalget 2017. Endringen skal sikre at flest mulig forhåndsstemmer avgitt innenfor lovens frister telles med i valgoppgjøret. Stemmemottakeren har plikt til å gjøre velgeren kjent med de regler som gjelder for forhåndsstemmegivningen, og sørge for at handlingen foregår utforstyrret. Hovedregelen er at velgere som avgir stemme i den kommunen de er manntallsført skal legge stemmeseddelen direkte i urnen. Er velger manntallsført i annen kommune skal det i stedet benyttes stemmeseddelkonvolutt som legges sammem med valgkortet i en omslagskonvolutt, og velger legger i egen urne for forsendelse til aktuelle kommune. Side 4 av 7
Sak 7/19 Sted for stemmegivning Det er Valgstyret som bestemmer hvor det skal mottas forhåndsstemmer. Det er imidlertid et lovfestet krav at det skal avholdes forhåndsstemmegivning på helse- og sosialinstitusjoner. For Rakkestad kommune gjelder dette Sakutun sykehjem. I tillegg skal det gis mulighet for mottak av forhåndsstemmer hjemme hos personer som oppholder seg i trygde- og omsorgsboliger i umiddelbar tilknytning til institusjonen. Denne forhåndsstemmegivningen bør legges så nær opp til valgdagen som mulig. Alle velgere har adgang til å forhåndsstemme på institusjonen (beboere, personal, pårørende m.v.) Ambulerende stemmegivning Velgere som på grunn av sykdom eller uførhet ikke kan avgi stemme der det avholdes forhåndsstemmegivning, kan etter søknad til valgstyret avgi forhåndsstemme der de oppholder seg. Frist for å søke om å få stemme hjemme skal fastsettes til et tidspunkt mellom tirsdag og fredag den siste uken før valget. Valgstyret må kunngjøre ordningen i god tid før fristen. Stemmemottakerne Det følger av valgloven 8-2 første ledd bokstav a at det er valgstyret som oppnevner stemmemottakere innenriks. Valgstyret må oppnevne det antall stemmemottakere som er nødvendig for å gjennomføre forhåndsstemmegivningen på en tilfredsstillende måte. Det er valgstyrets ansvar å sørge for at stemmemottakerne får nødvendig opplæring. Stemmemottakerne må sette seg grundig inn i bestemmelsene om forhåndsstemmegivningen. Valgloven 8-1 femte ledd bestemmer at det skal være to stemmemottakere til stede ved mottak av forhåndsstemmer. Dette gjelder kun i den ordinære forhåndsstemmegivningsperioden innenriks. Krav til to stemmemottakere gjelder som sagt ikke ved tidligstemmegivningen. Krav til to stemmemottakere ble innført samtidig med at man fjernet bruk av stemmeseddelkonvolutt for velgere som avgir stemme i egen kommune. Når stemmen godkjennes og legges i urnen i det den avgis, kan den ikke tilbakespores. Eventuelle feil vil derfor få større konsekvenser da disse ikke kan rettes. At to personer er til stede vil på denne måten øke kvaliteten på gjennomføringen. Det er også nødvendig for å sikre tilliten til valgordningen, og beskytte valgfunksjonærer mot mistenkeliggjøring. Mottak av stemmer avgitt i andre kommuner Stemmegivning fra personer i andre kommuner og utenriks sendes Rakkestad kommune og registreres her. Dette gjøres sentralt og ved politisk sekretariat. Kunngjøring av forhåndsstemmegivning Valgstyret skal kunngjøre tid og sted for all forhåndsstemmegivning innen kommunen, jf. valgforskriften 24. Det forutsettes ved kunngjøring av forhåndsstemmegivningen at det benyttes et medium som når ut til de fleste av velgerne, eksempelvis lokalavis og lignende. Kommunene oppfordres særlig om å tilrettelegge for at det blir lagt ut tydelig og god informasjon om valget på kommunens nettsider. Forhåndsstemmegivning på institusjon skal som all annen forhåndsstemmegivning kunngjøres. Det vil kunne være hensiktsmessig at dette skjer både ved oppslag på institusjonen, i avisen og på kommunens nettside. Videre bør de ansatte ved institusjonen si fra til sengeliggende pasienter og andre som ikke kan lese oppslagene. Side 5 av 7
Sak 8/19 KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET 2019 - SIKRING OG OPPBEVARING AV VALGMATERIELL Saksbehandler May-Britt Lunde Nordli Arkiv 011 Arkivsaksnr. 19/34 Saksnr. Utvalg Møtedato 8/19 Valgstyret 06.03.2019 Rådmannens forslag til vedtak 1. Tømming av urner i løpet av valgdagene: 1.1. Forsegling av urnene skal brytes av minst to av stemmestyrets medlemmer i fellesskap. 1.2. Innholdet tømmes umiddelbart over i egnet emballasje som forsegles og merkes med serienummer. 1.3. Rådmannen utarbeider nærmere rutiner for tømming av urner i tråd med gjeldende forskrift. 2. Sikring og oppbevaring av valgmateriell mellom de to valgdagene: 2.1. Stemmeurnene med ordinære stemmer fra stemmestedene Rakkestad Kulturhus og Degerneshallen bringes til valgstyrets lokaler etter at stemmegivningen er avsluttet søndag kveld. Stemmeurnene oppbevares innlåst inntil opptellingen skal begynne mandag kveld. Det samme gjelder for stemmer som er lagt i særskilt omslag (omslagskonvolutt) fordi: Velgeren ikke er funnet i manntallet i Rakkestad kommune. Velgeren har forhåndsstemt (er allerede krysset av i manntallet) 2.2. PCer benyttet på valgtinget for registrering av avgitte stemmer bringes i forseglet stand til valgstyrets lokaler og oppbevares innlåst mellom de to valgdagene. 2.3. Det øvrige valgmatriellet, herunder stemmeseddelkonvolutter, omslagskonvolutter og de offisielle stemplene oppbevares på stemmestedet i forseglet stand. 2.4. Valgstyret anser det ikke som nødvendig med særskilt vakthold over materiell som oppbevares på stemmestedene mellom de to valgdagene, men stemmestyret må forvisse seg om at døren(e) til stemmelokalet forblir låst. 3. All transport av valgmateriell skal foregå på hurtigst betryggende måte og av andre enn dem som oppbevarer forseglingsutstyr. Side 6 av 7
Sak 8/19 4. Ved overlevering av valgmateriell fra stemmestyret til valgstyret utferdiges en kvittering for hva som er overlevert, hvem som overleverte og hvem som mottok materiellet, samt angivelse av tid og sted for når overleveringen fant sted. Mottakeren skal ved overlevering kontrollere at det overleverte materiellet er i samsvar med det som følger av kvitteringen. Kvitteringen skal signeres av den som leverer og av den som mottar materiellet. Vedlegg Ingen. Bakgrunn Valgforskriften 33 og 34 om tømming av urner i løpet av valgdagen, oppbevaring, transport av valgmateriell samt forsegling. Hjemmel Valgloven 9-5 (6), 9-8. Valgforskriften 33, 34, 34a. Andre faktaopplysninger Det er viktig at valgurnene på alle steder i valgavviklingen skal være forseglet under selve stemmegivningen. Kravet til forsegling gjelder også under oppbevaring og transport. Det er viktig at det etablerers trygge rutiner for oppbevaring av materiell, tømming av urner og transportering av materiell slik at det ikke skjer noe urettmessig med innholdet. Side 7 av 7