Månedsrapport fra konserntillitsvalgte og konsernhovedverneombud September 2013 Møter med arbeidsgiver KTV/KVO-møtene inkludert møte med fagavdelingen i RHF-et Det ble avholdt møte 17. september. Referat blir lagt ut på sidene våre. http://internettrhf.ihelse.net/omoss/tillitsvalgte/ktv_khvo/sider/side.aspx Ellers ble samlingen for TV/HVO på Sola 10. 11. sept. gjennomgått. Det var om lag 100 deltagere fra tillitsvalgte og vernetjenesten til stede på denne samlingen. Presentasjoner fra tema blir lagt ut så snart som mulig. Neste samling blir på Sola strandhotell fra 17. 19. mars. Regionale prosjekter (Medarbeider organisasjon teknologi) I forbindelse med innføring av e-resept i Helse Vest vil alle leger ha behov for nye smartkort med chip som inneholder sertifikater på høyeste sikkerhetsnivå, såkalt PKI 4 (se også «kort- og sikkerhetsløsninger i Helse Vest»). Vi har infrastrukturen for kortene og sertifikatene på plass, men et av kravene for å kunne utstede sertifikatene er at AD (Active Directory Helse Vest IKT sin brukerdatabase) må stemme 100% overens med folkeregisteret. I noen tilfeller er det oppdaget at opplysningene er avvikende. Det er satt i verk tiltak for å rette opp feil. Dette vil bli varslet i MinGAT. Feil kan f.eks. være at mellomnavn ikke er registrert i AD. TOLK Teknologi Organisering Ledelse Kompetanse 1
I september har det vært en workshop dag i Haugesund for testing av deler av kompetanseportalens løsning for løpende kompetansedokumentering for leger i spesialisering. Kurve og legemiddelhandtering Her holder en på med anskaffelsesprosesser og de er unntatt fra offentlighet. Det er etablert en utvidet faggruppesom består av leger og sykepleiere fra de fire HF-ene og med representant fra regionalt brukerutvalg. Denne gruppen skal bidra med dybdekompetanse innen kliniske og tekniske områder i de aktuelle arbeidsprosessene og vil være helt sentral i dialogprosessen med tilbyderne og i evaluering av løsningene som tilbys fra leverandørene. Program for Pasienttryggleik Program for Pasienttryggleik er en videreføring av Kvalitetssatsinga i Helse Vest. Pågående tiltak skal videreføres eller avsluttes. Pågående tiltak er f.eks. sjekkliste for trygg kirurgi, behandling av pasienter med hjerneslag og trygg pleie/behandling. Programmet skal pågå i 5 år og har som hovedmål å redusere antallet pasientskader som følge av helsetjenestens behandling eller mangel på behandling. Programmet for Pasienttryggleik er også en videreføring av den regionale satsinga i regi av den nasjonale pasientsikkerhetskampanjen. Mer info finnes på denne linken: http://www.helse-vest.no/fagfolk/kvalitet/sider/side.aspx Tidlig i 2014 skal det gjennomføres en ny pasientsikkerhetskulturmåling. Den skal gjennomføres på samme måte som den ble i 2012. Dette gjøres for å se på utviklingen over tid. Virtuelle AMK Etter terrorhendelsene den 22. juli 2011 og orkanen Dagmar høsten 2011, hadde fagmiljøene i Helse Vest behov for en gjennomgang av erfaringene. Forhold som ble foreslått som forbedringspunkter, er senere også påpekt i rapport fra Helsedirektoratet og i 22. julikommisjonens rapport. Helse Vest har fire AMK-sentraler lokalisert i Stavanger, Haugesund, Bergen og Førde. Sentralene har svært begrenset mulighet for samvirke i håndtering av enkelthendelser og større hendelser, noe som i flere tilfeller har vist seg å være en svakhet. Begrensningen ligger både i juridiske, tekniske og operative forhold. Fysisk bortfall av en sentral vil føre til at innringer ikke får svar, noe som igjen kan føre til fare for liv og helse. For å sikre oss mot at dette skjer er det besluttet innført nye elektroniske verktøy som kan koble sammen de bestående AMK sentralene til en virtuell enhet ved behov. De fire selvstendige AMK-sentralene i Helse Vest vil da kunne danne en funksjonell enhet med 2
den kapasitetsøkning dette representerer, utnytte hverandres spesialkunnskap, samt inneha nødvendige lokalkunnskap i alle deler av Helse Vest-området. I påvente av dette foreslår forprosjektet at det iverksettes et midlertidig system for viderekobling av samtaler som et strakstiltak. Dette betyr at en innringer til AMK etter et gitt tidsrom blir viderekoblet. AMK Bergen kobles opp mot AMK Førde og AMK Stavanger kobles opp mot AMK Haugesund. Når en innringer viderekobles til samarbeidende AMK gis denne samtalen første prioritet fordi den da allerede har stått på vent en tid. Dette er en løsning som raskt kan innføres i påvente på virtuelle AMK. I perioder med stor pågang til et enkelt AMK eller bortfall av et AMK vil løsningen sikre innringer svar innenfor en akseptabel tid. Det er det AMKet som mottar henvendelsen som har ansvar nødvendig respons, for vurdering av hastegrad, rådgivning til innringer mm. Kort og sikkerhetsløsninger i Helse Vest For å kunne gi brukerne i Helse Vest god dekning av LRA klienter (PCer med programvare som utsteder sertifikatene) foreslås det at følgende 10 lokasjoner får LRA klienter og at hovedsentrene får to LRA klienter hver. Grunnen til at hoved lokasjonene får to maskiner er at de er tenkt å kunne benyttes som satellittstasjoner hvor personell tar med seg maskinen og drar til f. eks nærliggende DPS-er ol. for å utstedekort der. Helse Bergen: Haukeland Sykehus x 2, Voss sjukehus Helse Stavanger: Stavanger sykehus x 2, Helse Fonna: Haugesund sykehus x 2, Odda sykehus, Valen sjukehus, Stord sykehus, Helse Førde:, Førde sjukehus x 2, Lærdal sjukehus og Nordfjordeid sjukehus. Vurderingene er gjort på bakgrunn av reisetid og antall brukere på lokasjon, samt om sykehuset har høy turnover og eller mange korte vikariater. Det er foreslått tre lokasjoner i Helse Førde foreløpig (Førde, Lærdal og Nordfjordeid), fylket har en del mindre lokasjoner og prosjektgruppen jobber med å få en oversikt over antall potensielle brukere på hver lokasjon, men foreslår foreløpig de overnevnte lokasjonene. Det vil bli satt opp forslag til utrullingsplan Forprosjekt FDVU system (Forvaltning, drift, vedlikehold, utvikling) Forprosjektet er gjennomført i perioden februar - september 2013. Rapport fra forprosjektet ble lagt frem for styringsgruppen 26. september. Neste fase vil være anskaffelsesprosjekt Mål for dette prosjektet vil være: 1. Å anskaffe et FDVU system for helseforetakene i Helse Vest, som også ivaretar behovene for foretakenes renholdsavdelinger. I den grad det er formålstjenlig for eiendomsområdet skal prosjektet også søke å tilrettelegge for at andre funksjoner i Helse Vest knyttet til kundesenter og utstyrsforvaltning (dvs. "FDVU" for utstyr) kan benytte FDVU systemet. 2. Systemet skal i størst mulig grad være et «hyllevare» system, hvor foretakene benytter standard funksjonalitet. 3
3. Prosjektet skal tilrettelegge for en mest mulig lik bruk av systemet i foretaksgruppen, og tydelig identifisere eventuelle områder hvor det er behov for lokale tilpasninger. 4. Prosjektet skal identifisere konkrete områder som kan forbedres gjennom bruk av nytt felles system. Tilsvarende skal prosjektet identifisere eventuelle behov for endringer i arbeidsmåter som følge av nytt system. 5. Prosjektet skal tilrettelegge for bredt regionalt eierskap og forankring knyttet til løsninger og endringer i prosesser og organisasjon som følge av nytt system. Arkitekturpraksis, systemlandskap og regionale prosesser Styringsgruppen mener det er viktig med en helhetlig tilnærming i forhold til arkitektur, portefølje, test og integrasjon og ha fokus på de prosessområdene som er angitt i prosjektdirektivet. Det legges vekt på prosessorientering og prosesseierskap slik at de tekniske IT løsningene best mulig kan utvikles til på en fleksibel måte å understøtte de kliniske oppgavene. Det arbeides med å legge forholdene til rette for et godt brystkreftforløp og det er enighet om at brystkreftforløpet er tilstrekkelig komplisert til at det er et godt eksempel. Innovasjonsprosjekt uttesting av smarte skjermer Ingen aktivitet som har involvert SG i september. Forprosjekt økonomi- innkjøps- og logistikkprogram Det har vært avholdt arbeidsseminar over 2 dager. Første dagen ble grupper fra HF-ene satt sammen for å finne potensiale for gevinster dersom alle foretakene benytter beste praksis og nytteeffekter. Den andre dagen presenterte gruppene sitt arbeide med påfølgende diskusjoner. Det ble også en gjennomgang av programmet og en oppsummering ved Økonomidirektøren i Helse Vest. Det er gode prosesser hvor alle HF-ene deltar. Prosjekt felles bruk av innkjøpssystem i Helse Vest Det er etablert lokale prosjekter og status er økende aktivitet i alle HF-ene. Regional plan for tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB) Prosjektgruppen diskuterer bl.a hovedmålsettinger og hovedstrategier, utfordringer i forløpet og tiltak. Er det sammenheng mellom sentrale mål og dagens virkelighet. «Ny» felles Intranett-løsning De siste to foretakene, Helse Stavanger og Helse Vest RHF, publiserer sitt nye intranett 1.oktober. Alle foretakene er nå over på sharepoint-løsning. Arbeidet med gevinstrealisering er startet, og HV IKT arbeider med oppsigelse av gamle løsninger. 4
Det er en opplevelse at prosjektet har ført til forsterket delingskultur mellom foretakene, og at smarte løsninger utviklet i ett foretak tas i bruk i andre foretak. Prosjekt «Alle møter» Prosjektet «Alle møter» hvor Avansert oppgaveplanlegging nå inngår, skal sørge for at det blir utviklet systemtekniske løsninger som understøtter prosjektets målsetting og forventede nytteeffekter og gevinster i organisasjonsprosjektene. Leveransene fra det regionale prosjektet er således en forutsetning for en potensiell gevinstrealisering i organisasjonsprosjektene. Tiltakene skal resultere i at vi unngår brudd, forstyrrelser og tapt tid i arbeidet på poliklinikkene, og unødvendige forsinkelser for pasientene. Når vi får dette til på en god måte vil ventetidene bli reduserte og fristbruddene fjernet. Funksjonelt planleggingsverktøy for arbeidstid og oppgaver: Kartlegge behov for funksjonalitet i GAT og videreformidle til Gatsoft Kartlegge ytelse i GAT og vurdere konsekvenser for utrulling av bruk. Sikre tilgjengelighet av informasjon: Intranett Outlook Min GAT Automatisert bruk av oppgaveinformasjon fra GAT til timebøker i DIPS. Automatisert bruk av oppgaveinformasjon fra GAT til timebøker i operasjonsplanleggingssystemer. Ringetjeneste - Funksjonalitet for en effektiv dialog via telefon for påminnelse om konsultasjoner, re-planlegging av konsultasjoner, og annen administrativ pasientdialog. Vestlandspasienten - Nettside for informasjon til, og administrativ dialog med pasienter og pårørende. - Etablere løsninger gjennom et samarbeid med Helsedirektoratet om utvikling av «Vestlandspasienten» basert på plattformen for helsenorge.no - Utarbeide en samarbeidsavtale for prosjektsamarbeidet og en tjenesteavtale (SLA) for den etterfølgende drift og forvaltning av løsningen God planlegging i poliklinikkene Lederfokus og medarbeiderskap i planleggingen Vedlikehold og eventuelt videreutvikling Utarbeide en plan for fremtidig vedlikehold og videreutvikling som tydeliggjør roller og ansvar for de ulike integrasjonsløsningene Prosjektet er avsluttet når prosjektleder leverer en rapport som beskriver hvilke løsninger som er utarbeidet og levert i forhold til beskrivelser i regionalt prosjektdirektiv og de enkelte direktiv for hver leveranse, og når disse er godkjent av styringsgruppen. Kommunikasjonsgruppen utarbeider kommunikasjonsstrategi og kommunikasjonsplan for prosjektet, samt samarbeider med Helsedirektoratet om innhold for «Vestlandspasienten» på Helsenorge.no 5
Oppfølging av Samhandlingsreformen Implementering av samhandlingsreformen i rusbehandling er utfordrende fordi kommunenes organisering av tilbudet er forskjellig og utfordringene større innenfor rusomsorgen enn i somatikken. Helseforetakene i regionen har eller er i ferd med å inngå avtaler på dette området. Det er et vanskelig arbeid fordi det er uklart hva reformen egentlig sier om rusomsorgen. Kommunene er ikke udelt enig om hvilke oppgaver og ansvar de skal ha i henhold til samhandlingsreformen. Det er ventet en ny veileder fra Helsedirektoratet om psykisk helsevern og rus i nov/des 2013. Inntektsfordeling Prehospitale tjenester Prosjektgruppen har sendt prosjektrapporten på høring. Overdragelse av virksomhet innen tele, audio, video I 2011-2012 gjennomførte Helse Vest et utredningsprosjekt med tanke på en tettere integrasjon mellom IKT-området (ansvaret lagt til Helse Vest IKT) og tele- og signalområdet (der ansvaret er lagt til helseforetakene). To alternative løsninger forelå i rapporten. Direktørmøtet i Helse Vest vedtok i møte 6.5.13 å videreføre arbeidet som ble gjort i dette prosjektet og støttet samtidig alternativet om å overføre noen av områdene til Helse Vest IKT. Det er således satt i gang et nytt prosjekt i den hensikt å stadfeste de områdene som skal overdras og gjennomføre en slik overdragelse til Helse Vest IKT. Mål for prosjektet er: Prosjektet skal (1) avklare hvilke områder innenfor tele, video og audio som bør overføres til Helse Vest IKT, og hvilke områder som skal bli værende i helseforetakene, (2) overdra det som skal overføres til Helse Vest IKT og (3) initiere nye initiativ innenfor samhandling basert på IP. Prosjektgruppa består av 2 deltagere fra hvert helseforetak innen de aktuelle områdene, 2 tillitsvalgte og 2 deltagere fra Helse Vest IKT der den ene er prosjektleder. Styringsgruppe er direktørmøtet supplert med to konserntillitsvalgte og konsernhovedverneombud. Program Klinisk IKT Det er startet et arbeid med revisjon av felles EPJ strategiplan frem mot 2020. Workshop er gjennomført. De fleste prosjekter i programmet følger plan, med unntak av «e-resept utrulling» som har utfordringer på tid og også på ressurs-siden. Skyldes bl.a. feil i Forskrivningsmodulen(FM)under testing i pilot som forsinker den planlagte utrullingen i høst, På lengre sikt, en eventuell overgang til DIPS-medikasjonsmodul som nå er til utprøving i Helse Nord og der erfaringene vil legge føringer for valg av løsning i Helse Vest. Oppgradering til DIPS versjon 7.3 har også betydning for valg av løsning og tiden som trengs. 6
DMA- digitalt mediearkiv Det er viktig at prosjektet får ro rundt organisering og forutsigbarhet i forhold til gjennomføring av de kommende aktivitetene. Det foreslås at Styringsgruppeleder og prosjektledelsen tar et møte med porteføljekontoret for å diskutere hvordan dette kan fungere bedre. Det jobbes også med å finne et forslag til pilotavdelinger for implementeringen. Anskaffelsen er hovedaktiviteten og har høyeste prioritet. Frem til 25.september vil det jobbes med evalueringskriterier og metodikk for evaluering. Oppfølging av personer og avdelinger som har kontaktet oss og bidratt til kvalitetssikring av kravspesifikasjon vil være sentralt. Prosjektet ønsker også å gjennomføre møter i avdelinger/sykehus hvor vi ikke har vært tidligere Prosjektet er i kontakt med andre regioner i Norge, samt regioner i utlandet. Det er ikke mange relevante erfaringer i Norden, og de beste er i USA. Støtte til samhandling Alle helseforetakene er i gang med pleie og omsorgsmeldinger(plo). Interaktiv henvisning og rekvisisjon, IHR-prosjektet er i gang med planlegging av implementering av løsningen. Dette er et komplekst arbeid med en ambisiøs tidsplan. PLO-meldinger er ikke utviklet til å håndtere polikliniske pasienter. Det jobbes med å få denne saken fremmet for Direktoratet for å få dette løst. En må antagelig ha en ny versjon av PLOmeldinger for å klare samhandling rundt polikliniske pasienter. Basismeldingene er fortsatt et område med for dårlig progresjon preget av uklare standarder. Dette er også et problem i de andre regionene. HF-ene i regionen avventer videre teknisk leveranse før de vil bidra med mer ressurser til prosjektet. Nasjonale prosjekter Legemidler og miljø, delprosjekt Ingen aktivitet i dette prosjektet i september. Nasjonal samhandling og standardisering, delprosjekt innkjøp En bredt sammensatt arbeidsgruppe med representanter fra helseforetakene, Helseforetakenes innkjøpsservice (HINAS) og Bransjeorganisasjonen for helse- og velferdsteknologi (LFH) har 7
utviklet felles retningslinjer for utprøving av medisinsk forbruksmateriell og kapitalvarer på tvers av helseregionene. Følgende tre områder er identifisert til også å være aktuelle for nasjonal samhandling og standardisering: Kategoritilnærming, Retningslinjer for rutiner og Teknologisk støtte. Disse prioriterte områdene skal nå konkretiseres. Det er behov for å knytte innkjøpsdata og artikkelregister til kategoristrukturen. Det skal avklares hvilke enklere type støttesystemer prosjektet skal se på for støtte av innkjøpsprosessene, analyser, kontraktforvaltning, leverandøroppfølging mm. Nasjonalt prosjekt Partikkelterapi Rapporten er levert HOD og det er bestemt at det skal etableres 3 mindre protonanlegg i Norge. Det ble etter det avholdt foretaksmøte (27. september), hvor det ble bestemt å sette i gang idefase for etablering av 4 sentra for protonterapi - følgende ble vedtatt: Føretaksmøtet ber dei regionale helseføretaka i fellesskap gjennomføre idéfase for etablering av regionale protonsenter lokalisert i Oslo, Bergen, Trondheim og Tromsø. Føretaksmøtet ber Helse Vest lede arbeidet med bidrag frå dei andre regionale helseføretaka. Frist for oppdraget vert sett til 1.desember 2014. Mine pasientreiser Godkjenning av representanter til prosjektgruppe og arbeidsgrupper i Mine pasientreiser fra regionene og helseforetakene. Det skal være tre repr. fra hvert HF i gruppene. RHFene må sikre reel deltagelse i tråd med prosjektmandatet uavhengig av representasjonens bredde. Med hensyn til representasjon av tillitsvalgte så ble dette drøftet og det er enighet om at tidligere vedtak om at dette ivaretas i linjen er en praksis som fortsetter. 04.10.13 gjennomføres det møte med prosjektgruppen, målet med møte er bl.a. å planlegge alle store aktiviteter for prosjektperioden. Prosjektgruppen og tilhørende arbeidsgrupper vil videre møtes fysisk for å sikre felles forståelse av mandat og formål. Nasjonal anskaffelse, vikarer helsepersonell HINAS HINAS er i gang med revisjon av etterlevelse av vikaravtalene. Dette er en del av avtalen som ble inngått tidligere i år. Drøftinger Alle drøftinger blir lagt på fellesområdet vårt. Du finner dem her : http://internett-rhf.ihelse.net/omoss/tillitsvalgte/ktv_khvo/sider/droftingar.aspx 8
På vegne av konserntillitsvalgte i LO, UNIO, SAN, YS, Akademikerne og konsernhovedverneombudet, Hilde Espeland 9