Sykehuset Innlandet HF Styremøte 16.12.15 SAK NR 093-2015 SOMMERFERIEAVVIKLING 2016 - SAMARBEIDSTILTAK Forslag til VEDTAK: 1. Styret tar beskrivelsen av samarbeidsordninger internt i de ulike divisjoner til orientering. 2. Følgende samarbeids- og samordningstiltak videreføres sommeren 2016: a. Urologi, Lillehammer/Elverum-Hamar b. Barneavdeling, Lillehammer/Elverum-Hamar c. Samarbeid Solås-Ottestad og feriestengning Granheim d. Mammografi 3. Styret tar til orientering at det etableres utvidet samarbeid for sommerferie-avviklingen 2016: a. Øye, Lillehammer/Elverum-Hamar/Kongsvinger b. Nukleærmedisin 4. Styret har ingen merknader til at det etableres samarbeid fra 2016 på følgende områder dersom videre detaljplanlegging viser at dette samlet sett er hensiktsmessig: a. Fødetilbudet, Tynset - Elverum/St.Olav og Kongsvinger - Elverum- Hamar/Ahus 5. Styret tar til orientering at det igangsettes utredning av følgende nye samarbeidsområder for sommerferieavviklingen 2017: a. Billeddiagnostikk b. Fødetilbudet, Gjøvik/Lillehammer c. Fødetilbudet, Tynset - Elverum/St.Olav og Kongsvinger - /Elverum- Hamar/Ahus dersom det ikke er praktisk mulig å gjennomføre dette fra 2016. d. Ortopeditilbudet, jfr. egen utredning av ortopedi 6. Uavhengig av sommerferiesamarbeidet iverksettes en hospiteringsordning for divisjonsdirektører, slik det fremgår av saksutredningen med formål å fremme/styrke samarbeidet på tvers av divisjonene. Brumunddal, 9. desember 2015 Morten Lang-Ree administrerende direktør Saksbehandler: fagdirektør Toril Kolås
SAKSFREMSTILLING Bakgrunn Sommerferien representerer to krevende driftsmåneder for Sykehuset Innlandet. Det er vanskelig å skaffe kvalifiserte vikarer, særlig til spesialavdelingene. Dette samtidig med at ø-hjelpsaktiviteten i mange enheter er like høy som ellers i året, gjør at situasjonen i enkelte enheter er svært utfordrende. Styret har derfor uttrykt forventning om at de ulike divisjoner starter tidlig med planlegging av sommerferieavviklingen, og at det i størst mulig grad legges opp til samarbeid og/eller sammenslåing av enheter i den enkelte divisjon og samarbeid på tvers av divisjoner. Dessuten er det påpekt at det er viktig at divisjonene har erfaringsutveksling med hensyn til god avvikling av drift om sommeren. I sak 074-2015 Sommerferieavviklingen 2015 gjorde styret følgende enstemmige vedtak: 1. Styret tar redegjørelse om sommerferieavviklingen 2015 til orientering. 2. Styret ber administrerende direktør peke ut minst tre nye områder for samarbeid mellom divisjoner i forbindelse med sommerferieavviklingen 2016 som legges frem senest i styremøte 16.12.2015. Styret er også opptatt av at det arbeides med å utvikle samarbeidet mellom avdelinger internt ved hver divisjon. I samme sak ble det redegjort for mulige områder for forbedring av sommerferieavviklingen. Vurderingene kan oppsummeres på følgende måte: Å starte planlegging av sommerferieavviklingen enda tidligere enn inneværende år. Fokus på tydelig styring av sommerferieavviklingen, samt å vurdere om det er hensiktsmessige forhold til den enkelte enhets drift å fordele ferien til de ansatte en noe lengre periode. Bedre og mer detaljert planlegging av legespesialistdekning på tvers av avdelinger (gjelder divisjon Psykisk helsevern spesielt, men dette er også et læringspunkt i enkelte somatiske divisjoner). Oppfordre og legge til rette for større grad av sammenslåing av enheter og samarbeid på tvers. Dette vil kreve tidlig og god planlegging, samt systematisk opplæring av personell Forbedringsområdene beskrevet i kulepunkt 1-3 følges opp av hver divisjon med bistand fra sentral og lokal HR-avdeling. I tillegg har divisjonene i tråd med styrets vedtak, sammen og hver for seg sett på mulige samarbeidsområder på tvers i Sykehuset Innlandet. I det følgende gis en status for arbeidet med sommerferieavvikling 2016-(2017). Saksframstilling Ø-hjelp kan i liten grad styres. Nivå av elektiv virksomhet blir imidlertid justert etter hva som er nødvendig for pasientene og hensiktsmessig for driftsenhetene og sykehusenhetene totalt sett. Alle divisjonene reduserer sengetallet så mye som det lar seg gjøre for i hovedsak å kunne tilby de ansatte ferie innenfor skoleferien. Redusert sengetall og samarbeid mellom avdelingene i hvert hus om bruk av senger og vikarer sikrer en forsvarlig og mest mulig hensiktsmessig ferieavvikling. Antallet senger og bemanning er dermed redusert og nøye tilpasset lokalt behov. Side 2 av 7
Samarbeidstiltak innen de enkelte divisjonene Divisjon habilitering - rehabilitering :Solås og Ottestad har samarbeidet om sommerferieavvikling innen fysikalsk medisin og rehabilitering i mange år. De stenger 3 uker hver seg, uke 27-29 og 30-32, og bytter annet hvert år om å ha tidlig eller sein ferie. Habiliteringstjenestenes aktivitet er svært tett knyttet til kommunenes behov for utredning og veiledning. Derfor er det i sommerperioden lite utadrettet aktivitet. Begge avdelinger stenger 2 uker. Det har vært ukene 29 og 30 som har lavest aktivitet. Granheim hadde i 2015 sommerstengt for første gang i 3 uker, ukene 29-31. Her er det kun elektiv virksomhet og tjenestetilbudet blir styrt utenom disse ukene. Samarbeidet i divisjonen planlegges videreført kommende år. SI Kongsvinger har i flere år jobbet aktivt med fleksibel bruk av senger og personell, noe somgjelder hele året, men arbeidet intensiveres i sommerferieperioden. Dette styres gjennom daglige morgenmøter hvor avd. sykepleier fra de ulike postene deltar sammen med personer fra divisjonsledelsen (divisjons direktør og avd. sjef). I disse møtene fordeles pasienter og personell etter behov. Dette har vært et effektivt tiltak for å benytte senger og personell fleksibelt, men det har tatt tid å få til smidighet. 2015 holdt 3 sengeposter åpent med redusert drift, og noe elektiv virksomhet. Dette viste seg å koste mer enn sommeren før. Det jobbes med endret sommerferieavvikling i 2016. Målet er å komme tilbake til driftsmodellen for 2014 som hadde en kostnadseffektiv drift SI Tynset - Ingen enheter er feriestengt, og høy elektiv aktivitet opprettholdes gjennom sommeren. Tjenestene ved St. Olavs Hospital avdeling Røros sykehus stenges om sommeren, herunder anestesitjenesten. Det er forutsatt at akuttilbudet i Fjellregionen ivaretas av SI Tynset, jfr. tidligere orientering til Styret. I 2016 planlegges felles helgebemanning på to sengeposter. SI Lillehammer Urologisk, inneliggende pasienter ble sist sommer flyttet 8 uker til Hamar. Samtidig ble ortopedisk sengepost og gastro sengepost slått sammen til en sengepost med 33 senger. Pasienthotell og dagkirurgi stenges i 4 uker. Det er samarbeid avdelinger i mellom ved overbelegg, samt fleksibel bruk av personell. Brystdiagnostisk senter stenger i 2 uker. Dette gir mindre vikarbehov for lege og radiograf i bildediagnostisk avdeling. Erfaringene med ferieavviklingen sist sommer er gode. Ledere sørget for tidlig ferieplanlegging og involvering av ansatte og tillitsvalgte samtidig som det ble utøvd tydelig ledelse og bruk av rammene i ferieloven. Det er også fokus på at ferieplaner for leger, sykepleiere og annet personell som er avhengig av hverandre, må være godt koordinert. SI Hamar Kapasiteten er tatt ned med 13 senger ved kirurgisk avdeling i 8 uker og med 13 senger ved pasienthotellet i 8 uker. Medisinsk avdeling har redusert med 4 senger i 8 uker. I samme periode er det samarbeid mellom kirurgisk og medisinsk avdeling om felles bruk av senger i denne perioden ved overbelegg samt fleksibel bruk av personell. Onkologiske sykepleiere fra kirurgiske poster går til kreft poliklinikken om sommeren, og det samarbeides tettere mellom medisinsk poliklinikk og dagkirurgi om sommeren. Videre er det samarbeid urologi Hamar og Lillehammer. SI Elverum Kapasiteten på Øye Lillehammer er tatt ned 2 uker. Det er samarbeid mellom ortopeden\medisin med tanke på overbelegg. Medisin går ned 3 senger og ortopedi ned til 21 senger. Barneavdelingen er stengt 4 uker i tråd med samarbeid med Lillehammer. Oppvåkning, dagkirurgen og intensiv samarbeider tettere gjennom sommeren. Side 3 av 7
SI Gjøvik - Gyn/føde tar ned elektiv drift, poliklinikk og operasjoner fra 2016 skal sykepleiere på gynekologisk poliklinikk brukes på post. Kirurgi reduserer fra 44 til 30 senger. Pasienthotellet driftes med halv betjening og halvparten av sengene mandag til fredag, indremedisinsk avdeling stenger 10 senger i sommerferieperioden. Det planlegges å lage egen sommerferieturnus for legene. Pleiepersonalet på sengepostene tar vakter på tvers av postene noe som bidrar til redusert behov for innleie av vikarer. Eiendom og internservice - Det er begrensede muligheter til samordning av ferieavviklingen innenfor ikke-medisinske støttefunksjoner. Alle sykehusene har behov for teknisk personell i vaktberedskap 24/7. Aktivitetsnivået innenfor renhold/tekstil, matforsyning, forsyning/transport og sentralbord/servicetorg er til en viss påvirket av aktivitetsnivået i klinikken. Dette innebærer at støttefunksjonene planlegger for noe lavere aktivitet i sommerferieperioden. Det er imidlertid et potensiale for mer effektiv ressursbruk i ferieperioden. Selv om mange kliniske avdelinger har lavere aktivitet, har det liten betydning for støttefunksjonene så lenge alle rom og arealer er i bruk. I den grad hele sengeposter og områder i sykehusene kunne stenges helt ville støttefunksjoner som knyttes til disse postene/områdene kunne tas helt ut i perioden. Det er generelt et forbedringspotensial i tidligere ferieplanlegging og gjensidig informasjon om ferieplaner internt i foretaket. Psykisk helsevern - samarbeider på tvers mellom sentralsykehus og DPS hele året og også på tvers av fylkene spesielt gjennom sommeren. Har også praktisert videokonferanse når det har vært magert med spesialister på de mindre DPSene. BUP har etablert samarbeid mellom poliklinikker og døgnenheter. Samarbeidstiltak som er vurdert, men anbefales ikke iverksatt Øre nese hals (ØNH) ved Gjøvik og Elverum. Et mulig samarbeidstiltak om å stenge 4 uker hver på hvert sted, ble vurdert i forbindelse med styresak 019-2015 og konkludert med følgende: Samlet gir en slik løsning tvilsom besparelse for ØNH avdelingene samtidig som transportkostnadene vil øke. Konsekvensen for pasientene er negativ, med økte ventelister og sannsynlige fristbrudd. Divisjonene anbefaler ikke tiltaket. Denne konklusjonen opprettholdes. Nefrologi ved Elverum og Lillehammer. Et mulig samarbeidstiltak om at de to avdelinger med 4 uker hver kunne dele på den hvilende vaktordningen, lørdag kl. 1400 til mandag kl. 0800, ble vurdert i fm styresak 019 2015 og konkludert med følgende: Divisjonene anbefaler ikke tiltaket da det anses som nødvendig i enkelte situasjoner at vakthavende lege og sykepleier har mulighet til å reise til den andre enheten i helgene i de fire ukene denne er uten vaktordning i helgen. Det betyr at enten må dårlige dialysepasienter overflyttes til den enheten som har vakt i helga, eller så må en ha en form for bakvaktordning. Innsparingspotensialet er dermed vurdert å være svært lite og kan ha negativ konsekvens for pasienter. Denne konklusjonen opprettholdes, men utelukker ikke muligheten for at de to enhetene samarbeider om enkelte helger dersom bemanningssituasjonen tilsier det, og at hensynet til pasientsikkerhet kan ivaretas. Nefrologi ved SI Kongsvinger og SI Elverum. Et mulig samarbeidstiltak om at SI Elverum kan ta imot dialysepasientene fra SI Kongsvinger i fire eller åtte uker i sommer, ble vurdert i fm styresak 019 2015 og konkludert med følgende: Det lar seg ikke gjøre å stenge dialysesatelitten ved SI Kongsvinger 4 eller 8 uker, pga. for liten kapasitet ved SI Elverum. Denne konklusjonen opprettholdes. Side 4 av 7
Samarbeid innen ortopedi I styresak 019-2015 som omhandlet planlegging samarbeidstiltak sommeren 2015, ble det redegjort for muligheten av å stenge ortopedi på henholdsvis SI Gjøvik og SI Lillehammer med 4 uker hver. Dette ble ikke anbefalt av divisjonene på grunn av liten økonomisk gevinst og negativ konsekvens for pasientene. I samme sak fremgår det også at en vil se mulighetene for et tre-parts samarbeid mellom de ortopediske enhetene ved Elverum, Lillehammer og Gjøvik, med stenging 3 uker hver. Dette er nå vurdert nærmere. Erfaringstall fra sommerferieperioden 2013 2015 er brukt som grunnlag for vurderingen. Ut i fra disse tallene må avdelingene regne med å ta imot 13 16 akuttpasienter/uke hver fra det sykehuset som er stengt. Dette vil medføre en økning i antall akuttpasienter på 30-37 %. Antallet «nye» akuttpasienter er høyere enn den andel elektive/dagkirurgiske pasienter som avdelingene tidligere har behandlet i juli ukene. Avdelingene vil derfor miste inntekter i de tre uker de er stengt og i den åpne perioden fordi akuttpasienter vil fortrenge elektive pasienter (elektive pasienter har gjennomsnittlig høyere DRG/ISF refusjon). Dette vil i sum gi betydelig inntektstap som langt overstiger sparte kostnader. Konklusjon Det anbefales ikke et tre-part samarbeid mellom ortopediske avdelinger ved divisjonene Elverum/Hamar, Gjøvik og Lillehammer. Løsningen vil ha negative økonomiske konsekvenser. Eksisterende samarbeidstiltak mellom divisjoner Barne- og ungdomsavdelingene på SI Elverum og SI Lillehammer har samarbeidet om stenging av barneog ungdomspostene siden 2004. Sengepostene stenger 4 uker hver og alternerer på tidlig og sen ferie. Medisinsk avdeling ved SI Gjøvik og SI Lillehammer samarbeider om pacemakerinnleggelser og endoskopi av gallegangen (ERCP) i sommerferieavviklingen. Nukleærmedisinsk avdeling på SI Elverum og SI Lillehammer samarbeider om ferieavvikling ved at de hjelper hverandre med tolking av prøver i den perioden hvor legen lokalt har ferie. Samarbeidet utvides, se nedenfor. Urologi ved SI Lillehammer og SI Hamar. Sommeren 2015 stengte SI Lillehammer sitt tilbud om innleggelse av urologiske pasienter i åtte uker. Seksjonsoverlegen ved SI Hamar disponerer legen (evt. legene) på Lillehammer i perioden. SI Hamar har ansvar for å dekke poliklinisk og dagkirurgisk aktivitet på Lillehammer. Vakthavende urolog har ansvar for å dekke kvinneklinikken. Det etableres følgende nye, utvidede samarbeidsområder for sommerferieavviklingen 2016 Øyetilbudet i SI - stengeperiode for øye på Lillehammer utvides fra 2 til 4 uker. Dette ivaretas ved at Elverum overtar funksjonene, og at øyepoliklinikk på Kongsvinger holder åpent 2 uker mer enn tidligere år. Det må hensyntas at øyepoliklinikken i Kongsvinger ikke har vakttjeneste og ikke har tilgjengelige senger for innleggelse dette må ivaretas av Elverum. Kongsvinger har en enkel poliklinikk for øyetilbud, noe som begrenser hva som kan overføres. Side 5 av 7
Nukleærmedisinsk avdeling på Elverum og Lillehammer vil sommeren 2016 utvide samarbeidet og veksle på å stenge 2 uker hver. Dette vil redusere utgifter til vikarutgifter radiograf. Det etableres samarbeid fra 2016 på følgende områder dersom videre detaljplanlegging samlet sett viser at dette er hensiktsmessig: Fødeavdeling SI Kongsvinger stenge fødeavdelingen i 4 uker og overføre fødsler til Elverum og Ahus. I juli måned er det flest fødsler i Kongsvinger 60-65. Det må tilrettelegges tilbud for abortpasienter, ultralydscreening og fødepoliklinikk i stengeperioden. Tiltaket lar seg gjennomføres, men foreløpige beregninger viser at det kan bli et mindre økonomisk tap på 0,5 mill. hvis 30 % av fødslene går til Ahus. Hvis det skal stenges, bør all aktivitet stenges i perioden. Det er ikke avstander som tilsier følgetjeneste. Ahus vil måtte involveres de vil få flere fødepasienter fra Glåmdalsregionen. Konklusjon Tiltaket er gjennomførbart og gjennomføres dersom videre detaljplanlegging samlet sett viser at dette er hensiktsmessig. Fødestue Tynset - stenge fødestua i 4 uker og overføre fødsler til Elverum og St. Olav. I juli måned kan det forventes ca. 8 fødsler og 12 fra tilstøtende regioner. Det må blant annet tilrettelegges for barselpoliklinikk i stengeperioden. Økonomisk er det lite å spare på tiltaket, og det er snakk om lang reisevei for fødende. Konklusjon Tiltaket er gjennomførbart og gjennomføres dersom videre detaljplanlegging samlet sett viser at dette er hensiktsmessig. Det igangsettes utredning av følgende nye samarbeidsområder for sommerferieavviklingen 2017: - Vaktsamarbeid innen bildediagnostikk - Stenging av fødeavdeling Gjøvik overføring av fødende til Lillehammer - Ortopeditilbudet i Mjøsregionen vil bli vurdert helhetlig, jfr. egen styresak i dagens møte. Utredningstema vil blant annet være å utrede alternativer for samarbeid og beskrive hvilke muligheter dette gir og beskrive hvilke faglige, økonomiske konsekvenser, personellmessige konsekvenser, herunder påvirkning av støttefunksjonene etc. de ulike alternativ vil gi. Anbefalt løsning skal inngå i styresak om sommerferieavvikling 2017 samarbeidstiltak som behandles 21.10.16. Det iverksettes en hospiteringsordning for divisjonsdirektører innad i SI Uavhengig av sommerferiesamarbeidet iverksettes en hospiteringsordning for divisjonsdirektører innad i SI. Formålet med en slik ordning er å fremme/styrke samarbeidet på tvers av divisjonene. Ordningen tenkes slik at hospitanten ikke skal overta divisjonsdirektørrolle i den divisjon hospiteringen skjer, men følge vedkommende divisjonsdirektør i en kortere periode, delta på ledermøter og andre aktuelle møter, besøke avdelinger etc. En slik ordning vil kunne gi et bredere erfaringsgrunnlag, nye faglige perspektiver og kunnskaper og kjennskap til flere divisjoners tjenestetilbud, måter å løse pasientflyt på og arbeidsprosesser - et virkemiddel for gjensidig utvikling og vekst. Det vil bli sett nærmere på hvordan dette skal løses rent praktisk. Side 6 av 7
Det iverksettes en mer systematisk erfaringsutveksling og mer samordnet planlegging innen HR-området knyttet til ferieavvikling Erfaringer fra sommeren 2015 har blitt gjennomgått i divisjonene, med tillitsvalgte og i HRavdelingene som grunnlag for planlegging av ferieavviklingen 2016. Innspill fra denne erfaringsutvekslingen mellom divisjonene danner grunnlag for den årlige revisjonen av foretakets overordnede prosedyre/årshjul for ferieplanlegging (SI/09.03-16 «Planlegging og gjennomføring av ferie og hjelpeplaner for 2016 for SI»). Det har høsten 2015 blitt rettet ytterligere oppmerksomhet fra HR mot ferieavvikling 2016 gjennom mer systematisk innhenting av konkrete beskrivelser av løsninger og beste praksis fra ulike enheter i foretaket. Denne informasjonen gjennomgås i ledermøter i alle divisjoner som en del av planleggingsarbeidet Videre prosess Utfordringer vedrørende avvikling av sommerferie 2016 vil bli behandlet i Sykehuset Innlandet sitt ledermøte, i divisjonenes ledermøter samt i HR-ledermøter. Det er iverksatt tiltak for rekruttering av vikarer, og det er fokus på styring av ferie og tidlig planlegging. Tiltak på tvers i foretaket vil bli drøftet i henhold til lov og avtaleverk og tiltak forutsettes drøftet med tillitsvalgtes organisasjoner før eventuell endelig beslutning og iverksetting. Administrerende direktørs vurdering Administrerende direktør anbefaler gjennomføring av tiltak slik det fremgår av saksutredningen. Det pågår positivt samarbeid mellom foretakets enheter, også om sommeren. Det vurderes likevel å være potensiale for ytterligere samarbeid. Bemanningsressurser må i størst mulig grad benyttes på tvers i sommerferieavviklingen, og det er viktig at ferieavviklingen har høyt fokus gjennom hele året og styres i henhold til lovverk. For å fortsette mulighetsvurderingene vil administrerende direktør årlig følge opp saken i oppfølgingsmøter med de somatiske divisjonene. Side 7 av 7