Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: 30.05.2012 Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 17 45 00. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Side 1
Saksliste Innhold Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr Side nr. 2012/31 Godkjenning av innkalling 2012/32 Godkjenning av saksliste 2012/33 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 2012/34 Behandling av ansettelsessaker i hovedutvalget for administrasjon - retningslinjer 2012/2936 Morten Christoffersen utvalgsleder Side 2
Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: 09.05.2012 Tidspunkt: 16:00-17:10 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Morten Christoffersen Leder KRF Sverre Stang Medlem V Ellen Simensen Medlem AP Roy Eilertsen Medlem SV Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Lena Beate Karlsen NESTL H Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Følgende ansattes representanter møtte: Navn Kirsti Rørmyr Asle Milde Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Toril Bjerkeli Rådmannens representant/personalsjef. Underskrift: Vi bekrefter med underskriftene våre at det som er ført i møteboka, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet. Morten Christoffersen Utvalgsleder Sissel Thorvik Sellevold Utvalgssekretær Side 3
Saksliste 2012/22 2012/23 2012/24 2012/25 RS 2012/10 2012/26 2012/27 2012/28 2012/29 2012/30 FO 2012/4 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Rapport faste ansettelser i perioden 20.03-01.05.12 Gjennomgang av planer innenfor hovedutvalg for administrasjons ansvarsområde Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr 2012/1132 2012/2556 Økonomirapport Sentral/felles pr. mars 2012 2012/984 Årsmeldinger for legatene: Peter og Emilie Knudsens legat og Andrea Geddes legat 2011 Sykefraværsstatistikker og rapporter pr. 31.03.12 Forespørsler Forespørsel fra ansattes representanter Kirsti Rørmyr og Asle Milde vedr. Ansettelsesmyndigheten. 2008/1510 2012/1969 Side nr. Morten Christoffersen utvalgsleder Side 4
2012/22 Godkjenning av innkalling Innkallingen ble enstemmig godkjent. Innkallingen ble godkjent. 2012/23 Godkjenning av saksliste Ansattes representanter Kirsti Rørmyr og Asle Milde fremmet forespørsel. Sakslisten ble med denne endringen enstemmig godkjent. Sakslisten ble godkjent. 2012/24 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Protokoll fra forrige møte ble enstemmig godkjent. Protokoll fra forrige møte ble godkjent. 2012/25 Referatsaker Referatsak ble enstemmig tatt til orientering. Referatsak ble tatt til orientering. Side 5
RS 2012/10 Rapport faste ansettelser i perioden 20.03-01.05.12 2012/26 Gjennomgang av planer innenfor hovedutvalg for administrasjons ansvarsområde Roy Eilertsen, SV fremmet endringsforslag til rådmannens innstilling pkt. 1: Kriseplan 2013 for katastrofer i fredstid revideres av interne ressurser. Eilertsens endringsforslag til rådmannens innstilling pkt. 1 fikk 5 stemmer (SV, AP, V og ansattes representanter Rørmyr og Milde) og vedtatt. Rådmannens innstilling pkt. 2 ble enstemmig vedtatt. 1. Kriseplan 2013 for katastrofer i fredstid revideres av interne ressurser. 2. Det utarbeides i 2012 en samlet service-, informasjons- og kommunikasjonsstrategi hvor en mediestrategi inngår. Arbeidet gjennomføres gjennom interne ressurser. 2012/27 Økonomirapport Sentral/felles pr. mars 2012 Ellen Simensen, Ap og Roy Eilertsen, SV fremmet følgende forslag til vedtak: Det vises til det vedtatte budsjett for 2012, hvor det under punkt 2 og 3 står om hovedutvalgets økonomiske ansvar. Ut fra de opplysninger hovedutvalget gjennom sak 2012/27 er gjort kjent med, er det store avvik som det ennå ikke er fremmet forslag til inndekning for. Det innkalles til møte i HAD når forslag til inndekning foreligger. Morten Christoffersen, Krf fremmet følgende forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Det vises til behandling i Formannskapet 26.04.2012 med vedtak om tiltak for å bringe balanse mellom løpende inntekter og utgifter. Simensen/Eilertsens forslag til vedtak og Christoffersens forslag til vedtak ble satt opp mot hverandre under votering. Simensen/Eilertsens forslag til vedtak fikk 4 stemmer (SV, AP samt ans.repr.rørmyr og Milde) og vedtatt. Det vises til det vedtatte budsjett for 2012, hvor det under punkt 2 og 3 står om hovedutvalgets økonomiske ansvar. Ut fra de opplysninger hovedutvalget gjennom sak 2012/27 er gjort Side 6
kjent med, er det store avvik som det ennå ikke er fremmet forslag til inndekning for. Det innkalles til møte i HAD når forslag til inndekning foreligger. 2012/28 Årsmeldinger for legatene: Peter og Emilie Knudsens legat og Andrea Geddes legat 2011 Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Regnskapene og årsmeldingene til Peter og Emilie Knudsens legat og Andrea Geddes legat vedtas. 2012/29 Sykefraværsstatistikker og rapporter pr. 31.03.12 Rådmannens innstilling ble enstemmig vedatt. Sykefraværsstatistikk pr. 31.03.12 og 1.kvartal samt rapporter fra kommunalavdelingene tas til orientering. 2012/30 Forespørsler Utvalgsleder besvarte forespørselen i møtet. Besvart i møtet. FO 2012/4 Forespørsel fra ansattes representanter Kirsti Rørmyr og Asle Milde vedr. Ansettelsesmyndigheten. Side 7
2012/31 Godkjenning av innkalling 2012/32 Godkjenning av saksliste 2012/33 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Side 8
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 400 2012/2936-1 11.05.2012 Toril Bjerkeli Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon 2012/34 30.05.2012 Utsendte vedlegg 1 Tilsettingsrutiner for Halden kommune Ikke utsendte vedlegg Behandling av ansettelsessaker i hovedutvalget for administrasjon - retningslinjer Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Spesialrådgiver Sissel Sellevold Sammendrag av saken: Kommunestyret fattet i møte 10.05.12 i sak 2012/34 pkt. 3 flg. vedtak: Det er vedtatt ansettelsesstopp i Halden kommune. Hovedutvalget for administrasjon skal fra denne dato godkjenne alle ansettelser i Halden kommune. Rådmannens forståelse av kommunestyrets vedtak av 10.05.12 er at hovedutvalget for administrasjon skal beslutte om ledige stillinger skal besettes, om de skal utlyses internt eller eksternt eller eventuelt besettes ved direktetilsetting. Rådmannen oppfatter videre at utvalget ikke skal vurdere hvilke personer om tilsettes. Rådmannens innstilling: 1. Utlysning av faste stillinger, vikariater av lengre varighet og engasjementer legges fram for hovedutvalget for godkjenning etter framlagt liste med kort begrunnelse og konsekvens. Ledige stillinger og vikariater kan ved særskilte behov lyses ut med forbehold om politisk godkjenning. 2. Vikariater av kortere varighet ligger innenfor rådmannens fullmakter. 3. Handlingsregelen legges fortsatt til grunn i ansettelsessaker. 4. Tilsettingsrutinene vedtatt av hovedutvalget for administrasjon i 2009 videreføres. 5. Omplassering av ansatte pga. helsemessige årsaker og plassering av overtallige er fortsatt rådmannens ansvar. 6. Opprettelse og nedleggelse av stillinger ligger innenfor rådmannens fullmakter. Side 9
Saksutredning: Bakgrunn I kommunestyrets budsjettvedtak for 2008 ble det fattet vedtak om at alle nyansettelser som ikke var knyttet til turnusordninger eller lovpålagte oppgaver skulle godkjennes i hovedutvalget for administrasjon. Vedtaket gjaldt også inntak av vikarer og midlertidige ansettelser som hadde en varighet utover 3 måneder. Referatsaker med oversikt over eksterne utlysninger og ansettelser ble framlagt fortløpende for hovedutvalget for administrasjon (det partssammensatte utvalget med tillitsvalgte til stede). Ordningen opphørte i mars 2009 samtidig som nye tilsettingsrutiner ble vedtatt (se vedlegg 1). Samtidig ble det 07.03.07 etter drøfting med hovedtillitsvalgte i hovedutvalget for administrasjon vedtatt retningslinjer for ansettelser. Retningslinjene som ble betegnet som «handlingsregelprosedyrer» har ligget til grunn for rådmannens behandling av ansettelsessaker etter 2007. Disse antas å ligge fast. «Handlingsregelprosedyrene» er: 1. Ledere på alle nivåer gir umiddelbart melding til det nedsatte utvalget* om ledige stillinger. Fast ansatte, i omstilling eller annet (bl.a. overtallighet), gis tilbud om stilling først. 2. Dersom det ikke er fast ansatte i omstilling eller annet, gis deltidsansatte tilbud om utøking av stilling 3. Dersom pkt. 1 og 2 er oppfylt og ingen ønsker den ledige stillingen, lyses stillingen ut internt. 4. Dersom pkt. 1, 2 og 3 er oppfylt og ingen ønsker den ledige stillingen, lyses stillingen ut eksternt. Det forutsettes at den som omplasseres har faglige kvalifikasjoner og er skikket for stillingen. *I dag avgjøres ansettelser i personalteamene i kommunalavdelingene hvor kommunalsjef, personalsjef, HMS-konsulent og saksbehandler fra kommunalavdelingen eller personal deltar. Vedtak har fram til 15.03.12 vært fattet av kommunalsjef i samråd med personalsjef (se vedlegg 1 Tilsettingsrutiner for Halden kommune). Rådmannen besluttet 15.03.12 at tilsettinger skal foretas av rådmannen selv etter innstilling fra kommunalsjef/personalsjef.. Viktige hensyn og krav som må tilfredsstilles ved valg av løsning Rådmannens forståelse av kommunestyrets vedtak av 10.05.12 er at hovedutvalget for administrasjon skal beslutte om ledige stillinger skal besettes, om de skal utlyses internt eller eksternt eller eventuelt besettes ved direktetilsetting. Rådmannen oppfatter videre at utvalget skal ikke vurdere hvilke personer som tilsettes. Dette ville heller ikke kunne håndteres uten betydelig økning i saksbehandlingsressursene. Eksterne ansettelser Eksterne ansettelser omfatter i tillegg til tilsetting etter ekstern utlysning i ledige stillinger flg. forhold: - Krav om fast ansettelse etter AML 14-9 - Tilsetting av søkere som har arbeidet i Halden kommune sammenhengende det siste året Interne ansettelser Interne ansettelser omfatter i tillegg til tilsetting etter intern utlysning i ledige stillinger flg. forhold: Side 10
- Omplassering til annen stilling/vikariat på grunn av helsemessige årsaker AML 10-2(4) - Omplassering av overtallige til ledige stillinger/vikariater - Utøking av fast stilling etter AML 14-9 - Utøking av deltidsstilling etter AML 14-3 Omplassering av ansatte pga. helsemessige årsaker og plassering av overtallige i ledige stillinger/vikariater må skje uten opphold, og rådmannen anser at dette fortsatt bør ligge innenfor rådmannens fullmakter. AML 14-9Midlertidige ansettelser Når det gjelder krav om fast ansettelse etter AML 14-9, så må kravene innvilges dersom de er berettiget etter gjeldende rettspraksis. Rådmannen anser derfor at faste ansettelser etter 14-9 fortsatt behandles administrativt. Utlysning/tilsetting i undervisnings- og rektorstillinger Av opplæringslovas 10-4 Utlysing av stillingar framgår: Undervisningsstillingar og rektorstillingar skal lysast ut offentleg. Kravet om slik utlysing gjeld ikkje for stillingar som er ledige for eit kortare tidsrom enn seks månader, eller når arbeidsgivaren skal tilby stillinga til ein arbeidstakar eller tidligere arbeidstakar med heimel i arbeidsmiljølovas 14-2 om førerett til ny tilsetjing, 14-3 om førerett for tilsette som arbeider deltid eller 15-7 om oppseiingsvern. Lovteksten gir føringer for hvordan undervisnings- og rektiorstillinger skal utlyses. Vikariater/midlertidige tilsettinger inntil 3 måneder/utover 3 måneder Vikariater av kortere varighet som ofte trengs der og da må ligge innenfor rådmannens fullmakter for å hindre driftsmessige ulemper. Vikariater antas å få et langt lavere omfang som følge av opprettelse av ressurspoolen i helse og omsorg og den generelle nedbemanningen i kommunen. Vikariater av lengre varighet og engasjementer framlegges hovedutvalget for administrasjon til godkjenning. Opprettelse/nedleggelse av stillinger Iht. administrativt delegeringsreglement Del C pkt.2 er det rådmannens selv som kan opprette og nedlegge stillinger. Dette forutsettes videreført. Behandling i HAD/møtehyppighet Saksmengden er omfattende innenfor ansettelsesområdet i en så stor kommune som Halden. Møtefrekvensen i utvalget må økes for å unngå driftsmessige ulemper. Forsinkelser i ansettelsesprosessen kan medføre at kommunen mister gode søkere samt at det oppstår bemanningsproblemer. Sårbarheten er størst i helse og omsorg der det er mange vakante helgstillinger og sykepleierstillinger i turnus. Ferieavviklingen i perioden juni-august med stort behov for bl.a. sykepleiervikarer håndteres innenfor rådmannens fullmakter. Tilsettingsrutiner Hovedutvalget for administrasjon godkjente i mars 2009 nye tilsettingsrutiner for kommunen samtidig som rapporteringen til hovedutvalget for administrasjon opphørte (jf. vedlegg 1). Kommunestyrets vedtak om at alle ansettelser skal godkjennes i hovedutvalget for administrasjon anses ikke å påvirke tilsettingsrutinene. Vedtakene om utlysninger av faste stillinger, vikariater av lengre varighet og engasjementer som hittil har vært fattet av kommunalsjef i samråd med personalsjef i personalteamene vil heretter bli framlagt for hovedutvalget for administrasjon til godkjenning. Side 11
Tilsettingsrutinene sikrer hovedtillitsvalgte medvirkning i flg. deler av tilsettingen: - Drøfting av hvorvidt en stilling skal besettes eller stå vakant - Uttalerett til utlysningstekst med to dagers uttalefrist - Delta ved intervjuer og gi råd til arbeidsgiver om hvem som bør tilsettes. Rådmannen eller den rådmannen har delegert tilsettingsmyndigheten til, fatter vedtak om tilsetting. - Referatet fra personalteam oversendes hovedtillitsvalgte med to dagers uttalerett Ansettelser er en administrativ sak, og tillitsvalgte er gjennom avtaleverket gitt medvirkning og ikke partsrettigheter i ansettelsesvedtaket. Ved politisk behandling av utlysninger er det arbeidsgiverdelen av hovedutvalget for administrasjon som er rett myndighet. Konklusjon Utlysninger av faste stillinger, vikariater av lengre varighet og engasjementer legges fram for hovedutvalget for administrasjon for godkjenning etter framlagt liste med kort begrunnelse og konsekvens. Ledige stillinger og vikariater kan ved særskilte behov lyses ut med forbehold om politisk godkjenning. Vikariater av kortere varighet ligger innenfor rådmannens fullmakter. Handlingsregelen legges fortsatt til grunn i ansettelsessaker. Tilsettingsrutinene vedtatt av hovedutvalget for administrasjon i 2009 videreføres. Omplassering av ansatte pga. helsemessige årsaker og plassering av overtallige er fortsatt rådmannens ansvar. Opprettelse og nedleggelse av stillinger ligger innenfor rådmannens fullmakter. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Eivind Hansen Side 12
NYE TILSETTINGSRUTINER Vedtatt i hovedutvalget for administrasjon 09.03.09 ( 2009/16). Enkelte presiseringer er foretatt administrativt i ettertid (i kursiv). Godkjenning av utlysning: Enheten sender, etter drøfting med tillitsvalgte, elektronisk søknad om utlysning av stilling (personalrekvisisjon) til personal som sammen med kommunalsjef vurderer bemanningsrammer, hvorvidt stillingen virkelig skal besettes, aktuelle omorganiseringer, omplasseringsbehov mv Det gjennomføres møter mellom personal og kommunalsjefene fortløpende Dersom både kommunalsjef og personalsjef godkjenner rekvisisjonen, anses den som godkjent hvis ikke sendes den rådmann for endelig avgjørelse Utlysningstekst og annonsering: Rekrutteringsmetode - intern eller ekstern, annonsering, ev. bruk av konsulenter mv vurderes Enheten utarbeider stillingsannonse iht. mal på intranettet Stillingsannonsen sendes hovedtillitsvalgte til uttalelse (2 dagers uttalelsesfrist) Personal kvalitetssikrer stillingsannonsen og står for annonsering iht. rutinebeskrivelse Behandling av søknader og intervjuer: For å sikre oversikt og kontinuitet utpekes faste kontaktpersoner fra personal mot de ulike kommunalavdelingene Personal behandler innkomne søknader (foreløpige svarbrev, utarbeider søkerliste etc.) Enhetsleder sender søkerliste til berørte hovedtillitsvalgte som avgjør om hoved- eller plasstillitsvalgt skal delta i intervjuene Enhet, ved hjelp av personal og etter samråd med tillitsvalgte, vurderer søknadene og beslutter hvem som skal innkalles til intervju Enhet/personal (etter avtale) innkaller til intervju der både enhet og personal, i tillegg til tillitsvalgt(e), skal være med i forhold til lederstillinger, rådgiver-/konsulent- /saksbehandler-/sekretærstillinger og fagstillinger tillagt saksbehandling for øvrig etter ønske/behov Referanser sjekkes enten av personal eller enhet etter avtale Eventuelt annen gangs intervju gjennomføres Innstilling og tilsetting: Enhetsleder innstiller i samråd med personal når personal deltar i intervjuene. Tillitsvalgtes tilråding tas med i vurderingen Innstillingen sendes kommunalsjef ephorte saksnr: 2009/953-3 Dato: 03.03.2009 Side 13
Kommunalsjef foretar formell tilsetting iht. innstilling i samråd med personalsjef Kommunalsjef sender informasjon om tilsettinger til berørte hovedtillitsvalgte som har to dagers uttalelsesfrist (jf. uttalelsesfristen i forbindelse med stillingsannonser). Personal skriver tilbudsbrev som underskrives av kommunalsjef og personalsjef. Enhetsleder skriver arbeidsavtale, som underskrives av enhetsleder og ansatt. Arbeidsavtalen skal foreligge senest 1 måned etter tiltredelse. Enhetsleder fyller ut A-skjema (ved nytilsetting) (eller B-skjema (ved endring i stilling). Personal sender melding til øvrige søkere Midlertidige tilsettinger: Midlertidige tilsettinger benyttes i minst mulig grad (jf. AML 14-9) Kommunalsjef kan tilsette i vikariater/engasjementer iht. AML 14-9 Vikariater/engasjementer ut over 3 mndr. behandles som ved faste tilsettinger. Introduksjon av nytilsatte: Introduksjon av nytilsatte foretas i enheten iht. rutiner (p.t. under utarbeiding i personal). Nøye oppfølging i prøveperioden er enhetsleders ansvar (jf. rutine i Beste Praksis) 14.09.09: TOB ephorte saksnr: 2009/953-3 Dato: 03.03.2009 Side 14