Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato: 13.02.2019, Tidspunkt: fra kl. 16.30 til kl. 18.30 Møtested: Fredrikstad rådhus, møterom Østfold Fra til saksnr.: 19/1-19/12 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Rune Grundekjøn, leder (H) x Terje Moland Pedersen, nestleder (Ap) x Marit Werner Haabeth (Ap) x Jan Frode Hanssen (FrP) x Kristine Høgseth (MDG) Meldt forfall forfall Antall stemmeberettigede fremmøtte 4 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anita Dahl Aannerød og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Seksjonslederne Jolanta Betker og Lene Brudal. Styreleder i revisjonen Anne Gro Pedersen til sak 19/6. Møtende fra administrasjonen: Kommunaldirektør for teknisk Atle Holten, konst. kommunaldirektør for økonomi/utvikling Egil Olsen (sak 19/4), konst. kommunaldirektør for helse og velferd Wenche M. Halvorsen (til sakene 19/3 og 19/5) og virksomhetsleder inntakskontoret Anne-Line Dahle (til sak 19/3). Konstituert rådmann Nina Tangnæs Grønvold fra sak 19/10 19/12 Ordfører: Jon-Ivar Nygård (alle saker)..... Rune Grundekjøn, (leder) Terje Moland Pedersen
Kontrollutvalget Fredrikstads møte 13.02.2019 Sakliste: PS 19/1 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 19/2 Godkjenning av protokoll fra møte 05.12 2018 PS 19/3 PS 19/4 PS 19/5 PS 19/6 Informasjon angående kommunens praksis ved tildeling av tjenester til voksne personer med psykisk utviklingshemming Informasjon fra rådmann angående tidligere underslagssak og tilståelsesdom Informasjon fra rådmann angående kontantbetaling Informasjonssak om drift i Østfold kommunerevisjon IKS PS 19/7 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2018 PS 19/8 PS 19/9 PS 19/10 Revisjonsbrev nr. 2/2018 - Rådmannens oppfølging. Rullering av plan for forvaltningsrevisjon Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisor PS 19/11 Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 PS 19/12 Eventuelt PS 19/1 Godkjenning av innkalling og saksliste (saken legges frem uten forslag til innstilling) Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten Innkalling og sakslisten godkjennes. PS 19/2 Godkjenning av protokoll fra møte 05.12 2018 1. Protokoll fra møte 05.12 2018, godkjennes Vedtaket som innstillingen. 1. Protokoll fra møte 05.12 2018, godkjennes
PS 19/3 Informasjon angående kommunens praksis ved tildeling av tjenester til voksne personer med psykisk utviklingshemming 1. Saken legges frem uten forslag til innstilling fra sekretariatet. Kontrollutvalget fikk informasjon om fra virksomhetsleder ved tildelingskontoret angående kommunens rutiner ved tildeling av helsetjenester generelt, og spesielt ved tildeling av tjenester til voksne personer med psykisk utviklingshemming. Kontrollutvalget stilte spørsmål rundt lovligheten av at det blir fattet tjenestebeskrivende vedtak, og at det ikke blir fastsatt timeantall i vedtak. Kontrollutvalget tok informasjonen til orientering, men viste til at de ønsket en nærmere gjennomgang av praksis ved oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Tildeling av helse- og velferdstjenester». 1. Informasjon angående kommunens praksis ved tildeling av tjenester til voksne personer med psykisk utviklingshemming, tas til orientering. PS 19/4 Informasjon fra rådmann angående tidligere underslagssak og tilståelsesdom 1. Saken legges frem uten forslag til innstilling fra sekretariatet. Administrasjonen orienterte om hendelsesforløpet til avlagt tilståelsesdom. Det ble gitt informasjon om de forskjellige tiltak som er gjort i kjølevannet av denne sak. Kontrollutvalget tok informasjonen til orientering. 1. Informasjon angående tidligere underslag og tilståelsesdom, tas til orientering. PS 19/5 Informasjon fra rådmann angående kontantbetaling 1. Saken legges frem uten forslag fra sekretariatet. Kontrollutvalget fikk informasjon om de avgjørelser som var tatt i forbindelse med kontantkasser ved helsesentre i kommunen. Kontrollutvalget tok informasjonen til orientering. 1. Informasjon angående kontantbetaling i kommunen tas til orientering.
PS 19/6 Informasjonssak om drift i Østfold kommunerevisjon IKS Kontrollutvalget tar informasjon i saken til orientering. Ved behandling av saken ble møtet lukket i henhold til kommunelovens 31, 2. Styreleder og konst. seksjonsleder orienterte kort om driftssituasjonen og til aktuelle tiltak. Informasjonen tas til orientering. Kontrollutvalget tar informasjon i saken til orientering. PS 19/7 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2018 1. Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2018, tas til orientering 2. Revisjonen bes sørge for at leveransegraden 2019 kommer ajour med budsjetterte timer for 2019. Vedtak som innstillingen. 1. Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2018, tas til orientering 2. Revisjonen bes sørge for at leveransegraden 2019 kommer ajour med budsjetterte timer for 2019. PS 19/8 Revisjonsbrev nr. 2/2018 - Rådmannens oppfølging. 1. Rådmannens tilsvar på revisjonsbrevet nr. 1/2018, tas til orientering 2. Revisjonen bes i forbindelse med årsoppgjørsrevisjonen for 2018 å foreta en kontroll med rådmannens tilsvar på revisjonsbrev 2/2018. Resultatet av etterkontrollen fremlegges kontrollutvalget i mai møte 2019. Vedtaket som innstillingen.
1. Rådmannens tilsvar på revisjonsbrevet nr. 1/2018, tas til orientering 2. Revisjonen bes i forbindelse med årsoppgjørsrevisjonen for 2018 å foreta en kontroll med rådmannens tilsvar på revisjonsbrev 2/2018. Resultatet av etterkontrollen fremlegges kontrollutvalget i mai møte 2019. PS 19/9 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon 1. Kontrollutvalget ønsker at det i kommende forvaltningsrevisjonsprosjekt blir innarbeidet en rutine for at prosjektet blir fulgt opp av revisjonen med en oppfølgingsrapport, ett år etter bystyrebehandling. 2. Kontrollutvalget rullerer plan for forvaltningsrevisjon 2018-2019 og ønsker oppfølgingsrapporter på følgende forvaltningsrevisjonsrapporter innarbeidet i planen: «Tildeling av helse- og velferdstjenester» (2015) «Minoritetsspråklige barn i skolen» (2017) 3. Det avsettes i plan for forvaltningsrevisjon 2018-2019 inntil 150 timer til oppfølging. Disse timene skal være en del av den samlede forvaltningsrevisjonsressursen/ rammetimetallet på 1625 timer. Kontrollutvalget ønsket oppfølgingsrapporter fra revisjonen på forvaltningsrevisjonsprosjekt «Tildeling av helse- og velferdstjenester. Kontrollutvalget viste til sin behandling i sak 19/3, og ønsket at revisjonen spesielt så nærmere på tildelingen av tjenester til voksne personer med psykisk utviklingshemming, men også en generell oppfølging bystyrets vedtak ved rapportbehandling. Kontrollutvalget ønsket også en oppfølgingsrapport fra revisjonen på forvaltningsrevisjonsprosjekt «Minoritetsspråklige barn i skolen». Kontrollutvalget fattet vedtak likelydende med sekretariatets innstilling. 1. Kontrollutvalget ønsker at det i kommende forvaltningsrevisjonsprosjekt blir innarbeidet en rutine for at prosjektet blir fulgt opp av revisjonen med en oppfølgingsrapport, ett år etter bystyrebehandling. 2. Kontrollutvalget rullerer plan for forvaltningsrevisjon 2018-2019 og ønsker oppfølgingsrapporter på følgende forvaltningsrevisjonsrapporter innarbeidet i planen: «Tildeling av helse- og velferdstjenester» (2015) «Minoritetsspråklige barn i skolen» (2017) 3. Det avsettes i plan for forvaltningsrevisjon 2018-2019 inntil 150 timer til oppfølging. Disse timene skal være en del av den samlede forvaltningsrevisjonsressursen/ rammetimetallet på 1625 timer.
PS 19/10 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisor og adm. direktør 1. Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til orientering. Vedtaket som innstillingen 1. Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til orientering. PS 19/11 Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2018, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 tas til orientering Kontrollutvalget endret på to forhold i årsmeldingen. Den ene var styrking av kursmidler til kontrollutvalgets medlemmer i 2018. Det andre forholdet var kontrollutvalgets behandling av saken om møteoffentlighet. Det blir innarbeidet i årsmelding for 2018 før oversendelse til bystyret. Med disse endringer vedtas sekretariatets innstilling. 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2018, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 tas til orientering PS 19/12 Eventuelt Ekstra møte i kontrollutvalget blir 27. mars, møtestart kl. 16.30. Kontrollutvalgsleder informerte om NKRF sin kontrollutvalgsskonferanse som ble avholdt januar 2019. Det ble gitt informasjon om høringsbrev på nye forskrift til ny kommunelov. Kontrollutvalget kan gi uttalelse til høring av ny forskrift om kontrollutvalg og revisjon. Hvis kontrollutvalget ønsker å sende merknader til Forum for kontroll og tilsyn i forkant av høringen kan det enkelte kontrollutvalgsmedlem sende dette på e-post til kontrollutvalgsleder, så vil han sende merknadene samlet til Forum for kontroll og tilsyn, før 15. mars 2019. Kontrollutvalget kan også gi en tilbakemelding rett til departementet, her er svarfristen 2. mai 2019.