Sarepta/Arena Nye samarbeidsformer innen prosjektarbeid Oddbjørn Tolo Rådgiver IT Statoil TEK, Prosjektutbygging
Sarepta - Litt historie 1986: Et konsept for elektronisk samarbeid og arkiv ble beskrevet Profs og MEMO ble brukt på stormaskin/terminaler 1993: Lotus Notes ble valgt som et hovedverktøy for informasjonsutveksling og -deling 1994: EFile (Elektronisk arkiv) versjon 1.0 ble implementert ESOP (Elektronisk saksbehandling) versjon 1.0 ble implementert 1996: Statoil selger markedsføringsrettighetene for verktøyene til IBM 1998: Vidertuviklet "Arena" tilbys markedet fra IBM Statoil starter implementering fra 3 kvartal 98. 1999: Prosesseier for Prosjektutbygging anbefaler alle nye prosjekter å ta i bruk Sarepta (Arena) som et sentralt verktøy.
Saksbehandling - Før-situasjon Mail og bruk av kategorisering Filbehandling f: og g: disk Permer og skilleark Fysiske arkiv i hyller og skap
FORSKJELL OG SAMMENHENGER ARENA Saksmapper Dokumenter under utarbeidelse - dele informasjon undeveis i arbeidet - Avsluttede mapper skal overføres til ARKIV INFO OG OPPSLAG/ INTRANET (homepage) Nyheter og oppslag - erstatter tidligere fysisk oppslagstavle - begrenset varighet ARKIV Elektronisk arkiv - elektronisk arkivering - tilgjengelighet - informasjonsdeling - gjenbruk - søking og gjenfinning underveis i prosjekt og i ettertid - originalarkiv - varig interesse Informasjonsdeling ARENA ARENA POSTKASSE Elektroniske meldinger - sende elektroniske beskjeder - sende beskjed om tilgjengelighet til elektroniske dokumenter i Arena og Arkiv ARKIV ARKIV ARKIV ARKIV
Samarbeid ved hjelp av samme database ARENA ARENA database: "Arbeidsarkiv med skuffer" Informasjonsdeling Kategori Hver "skuffe" er en ARENA-kategori Hver skuffe inneholder elektroniske saksmapper. Kategori Hver mappe inneholder oppgaver og dokumenter
ARENA - alt saksarbeid foregår fra saksmappen LN-Mail LN-Mail Arena Saksmappe Saksnavn: Informasjonsdeling OPPGAVER Hvem gjør hva Tidsfrister PRODUSERER OPPBE- VARER Word Pro 123 Freelance Notes Elektronisk arkiv L O T U S N O T E S
Arkivet er ARKIV: Man kan hente kopi av enkeltdokumenter fra arkivet til Arena-mappen Når en sak er ferdig, arkiveres mappen i arkivet (ARKIV) Informasjonsdeling Kategori Kategori En saksmappe kan hentes fra arkivet til Arena Avsluttet sak Avsluttet sak ARKIV ARKIV ARKIV ARKIV
Mål: elektronisk saksbehandling Distribuere oppgaver - og samarbeide - elektronisk Kunnskapsdeling Produsere, dele og distribuere dokumenter Dokumentere prosjekter og andre oppgaver Holde oversikt over informasjonsflyten i forskjellige saker Koordinere og distribuere informasjon i forskjellige prosesser
Implementering Bruk av et elektronisk arbeidsrom gjør at vi må innrette oss etter en felles metode for sammen å skape resultater alle bidrar til fellesskapets resultat Informasjon blir gjort tilgjengelig der man forventer å kunne finne den Mange kan bidra sammen, uavhengig av tid og sted Sarepta er verktøyet for samarbeid og samhandling krever disiplin og lojalitet krever planlegging av implementering involverer brukerne (alle har meninger)
Implementering - Elektronisk Strategisk implementering Preimplementering Implementering Drift Oppfølging Bli kjent med kundens organisasjon Felles konseptforståelse Felles mål for prosjektet Bryte ned Bygge opp Piloter (ledelsen) Tilrettelegging av databaser Opplæring Støtte Støtte Støtte Støtte Kvalitetskontroll Rettelser Ledelsesengasjement Bruker innvolvering
Elektronisk saksbehandling, brukt i Mikkel-prosjektet Prosjektleder: Kjetil Ohm Prosjektstyringsleder: Svein Harald Storli Planlegger: Alfred Woll Mest involverte ifm. Sarepta/Arena: Steinar Fagerland Odd Jønsberg Vigdis S Espedal
Mikkel Partnersammensetning Partner PL092 PL121 Statoil 20% 30% SDØE 30% 40% Mobil 40% 20% Norsk Hydro 10% 10% Forutsetter OED sin godkjenning av eierfordeling etter fusjonen av Norsk hydro og Saga
Mikkel introduksjon (BOV/BOK) Smørbukk Kristin Lavrans Trestakk 2 4 Smørbukk Sør 5 3 2 39 km Tyrihans 1 7 Heidrun 2 Mikkel Midgard 3 2 35 km Introduksjon Mikkel BOK Oppdaget 1987 Strekker seg over lisensene 092 og 121 BOK mars 99 Innmelding med forbehold til FU 01.12.99 Avgrensningsbrønn i syd ferdig 28.12.99 Flere tie-in punkt vurdert Draugen og Åsgard mest attraktive Njord 4 Draugen 39 km Videre arbeid skulle fokusere på : nye reservoarkart basert på 3D videreutvikle Draugen etablere Åsgard som realistisk alternativ forbedring av feltutviklingskonseptet valg av transportløsning Tau
Mikkel BOV Innmeldte profiler til FU 01.12.99 GSm3/yr Gas / MSm3/yr Cond. 2,5 Annual Production Rates 2 1,5 1 0,5 0 2002 2005 2008 2011 2014 2017 2020 Rich Gas Cond. 25 20 15 10 5 0
Mikkel Important milestones 2000 The PDO milestones are based on the Åsgard or Draugen tie-in alternative with production start 1 October 2003. Decision to proceed: 15 February 2000 Preliminary GSC nomination: 16 March 2000 Tie-in decision Mikkel (MC-meeting): 24 May 2000 OED proposal for gas allocation: June 2000 Mikkel license confirmation of gas allocation: June/July 2000 PDO draft (issue to Partners, internal QA): 1 September 2000 Unitisation of PL092/PL121 completed: August 2000 PDO submittal: 1 November 2000 PDO authority approval: 1 January 2001
Mikkel BOV - Gjennomføringsplaner
Planlegging i Mikkelprosjektet Arena er vårt primære saksbehandlingsverktøy Oppgaver opprettes og følges opp i Arena Monday Tuesday Wednesday Thursday Friday Arbeidsplaner (KT-planen) er et resultat av oppgaver som er i Arena (eller burde vært opprettet i Arena). Skal være et hjelpemiddel for å illustrere/presentere opppgavene våre - også for verden utenfor (bl.a. partnerne våre). Planene våre: a. Planer for hver funksjonsleder (max. 1-2 sider) b. 90 dagers arbeidsplan (opprulling innenfor hvert funksjonsområde) (max. 3-4 sider) c. PUD-plan - overordnet arbeidsplan som brukes uttad (til partnerne etc.). Skal også vise framdrift. d. Hovedplan (gjennomføringsplaner). Skal oppdateres. a, b og c oppdateres basert på oppgaver i Arena. Når en oppgave er avsluttet i Arena fjernes (lukkes) aktiviteten i arbeidsplanene våre.
Suksesskriterier Godt samsvar mellom oppgaver i Arena (elektronisk saksbehandling) og arbeidsplanene våre. Aktiv oppfølging av oppgaver i Arena God kommunikasjon mellom planlegger og funksjonslederne
Demonstrasjon - Arena i Mikkel Elektronisk saksbehandling Kategorisering og sortering Åpne mappe og lese dokument Opprette en saksmappe Opprette en oppgave, sende melding til ansvarlig Opprette dokumenter Opprette en presentasjon Mottak av melding om oppgaveansvar Hente en melding fra postkasse (e-post) Ukeoppfølgning, plan/oppgaver iht. frist Informasjon om et dokument, logging
Takk for meg otol@statoil.com