PROTOKOLL EKSTRAORDINÆRT KRETSTING 2017 HAFSLUND UNGDOMSSKOLE, SARPSBORG, 6. APRIL 2017
Protokoll Ekstraordinært Kretsting Østfold Gymnastikk- og Turnkrets Hafslund ungdomsskole, Sarpsborg, 6. april 2017 1. ÅPNING v/ Jostein Juul Kretsleder Jostein Juul ønsket alle velkommen til ekstraordinært kretsting og takker for at representantene tar seg tid til oppmøte midt i uka. Spesielt velkommen til Lars Hugo Berg, styremedlem i Norges Gymnastikk og Turnforbund (NGTF), og tidligere styremedlem i Østfold Gymnastikk- og Turnkrets (ØGTK). 2. GODKJENNINGER a) Innkalling Innkalling ble utsendt via e-post til alle lagene i Østfold Gymnastikk- og Turnkrets med 14 dagers varsel jfr. ØGTKs lov 18 pkt. 1-2. Innkalling ble godkjent uten innvendinger b) Fremmøtte representanters fullmakter REPRESENTANTER MED TALE- OG STEMMERETT 1 Jostein Juul Kretsleder, ØGTK 2 Bodil O. Bjørnevik Aas Nestleder, ØGTK 3 Trond Andersen Styremedlem, ØGTK 4 Anette Malmo Styremedlem, ØGTK 5 Jens-Helge Bjønness-Jacobsen Styremedlem, ØGTK 6 Christine Moe Klingstrøm Fredrikshalds Turnforening 7 Marianne Grimstad Fredrikshalds Turnforening 8 Bjørn Svendberg Fredrikshalds Turnforening 9 Inger Lise Olsen Fredrikstad Turnforening 10 Thomas Skogsrud Nedre Glomma Turnforening 11 Jørgen Wesberg Nedre Glomma Turnforening 12 Kine Andresen Nedre Glomma Turnforening 13 Fredrik Haaby Rakkestad IFs Turngruppe 14 Iselin Jensen Messa Rakkestad IFs Turngruppe 15 Lill Beate Kjennerud Rakkestad IFs Turngruppe 16 Trine Moe Sarpsborg Turnforening 17 Nina Aslaksen Sarpsborg Turnforening 18 Kenneth Johansen Sarpsborg Turnforening 19 Per Østreng Trøgstad Turnforening 20 Liv Aasen (fra sak 4) Rolvsøy Turnforening 21 Ørnulf Aasen (fra sak 4) Rolvsøy Turnforening REPRESENTANTER MED TALERETT 22 Kristin Bjerkli Axberg Administrasjon, ØGTK 23 Lars Hugo Berg NGTF Styret OBSERVATØRER 24 Karianne Løkke Fredrikstad Turnforening 1
Jfr. ØGTKs lov 18 pkt. 4 er et ekstraordinært kretsting er vedtaksført med det antall godkjente representanter som møter. Kretstinget hadde 19 stemmeberettigede ved tingets oppstart, og 21 stemmeberettigede fra og med sak 4. Representantenes fullmakter ble godkjent uten innvendinger. c) Saksliste Sakslisten fulgte innkallingen, og behandler kun den sak som ble vedtatt på ordinært kretsting i 4.-5. mars 2017, jfr. ØGTKs lov 18 pkt. 3 og 5. Et revidert og lettere leselig budsjett ble ettersendt en uke før ekstraordinært ting. Sakslisten ble godkjent uten innvendinger. d) Forretningsorden Kretsleder Jostein Juul leser opp forretningsorden. 3. VALG AV: a) Sekretær/ referent Styret foreslår Kristin B. Axberg b) Dirigent Styret foreslår Lars Hugo Berg Forretningsorden ble godkjent uten innvendinger. Kristin B. Axberg ble enstemmig valgt som sekretær/referent. Lars Hugo ble enstemmig valgt som dirigent. c) Underskrive protokoll Styret foreslår Inger Lise Olsen, Fredrikstad og Iselin Jensen Messa, Rakkestad Inger Lise Olsen og Iselin Messa ble enstemmig valgt til å underskrive protokollen. 4. BEHANDLE BUDSJETT 2017: Jostein innleder budsjettforhandlingene. Styret er litt mer optimistisk til økonomien enn ved ordinært kretsting, men ønsker fortsatt å være forsiktige med tanke på å fastsette beløp til festivalene. Styrets forslag til beløp Gymnastikkfestival 2017 og Vinterfestival 2018 Gymnastikkfestivalen 2017 Minimumsbeløp 25 000,- Maksimumsbeløp 40 000,- Vinterfestivalen 2018 Minimumsbeløp 6 000,- Maksimumsbeløp 20 000,- Forsamlingen syns det er vanskelig å lese budsjett og regnskap som utdelt. Det etterlyses et mer detaljert aktivitetsregnskap som også inkluderer utvalgene. Hele årsaken til diskusjonen er skjevfordeling mellom konkurranse- og breddeutvalg. Kretsstyret fikk utvalgsrapporten for seint, og har derfor ikke fått sett på dem. Kasserer Trond Andersen tar en rask gjennomgang på sparket. Utvalgene har frem til 2016 hatt egne konti, og kretsen har derfor ikke hatt like god kontroll på hvordan pengene har vært brukt her. Utvalgskonti ble derimot avsluttet i løpet av 2016, noe som forhåpentligvis vil gi bedre kontroll fremover. 2
Utvalgene har normalt fått ca. 20-25 000 kr hver, men det har vært veldig variabelt hvordan midlene er brukt av de ulike utvalgene. Man har ikke tatt inn inntekter til kretsen fra kretskonkurransene, slik man gjør med kretsens breddearrangement. Noen utvalg bruker det de får og er flinke til å søke om mer midler f.eks. til enkeltutøvere eller kretslag. Andre utvalg har av ulike årsaker brukt veldig lite. Kretsen har som mål å bruke mest mulig midler til aktivitet. Det er tatt høyde for et maksimumsbeløp i budsjettet, men beløpet er spredd utover ulike konti, for eksempel er medaljer inkludert. Minimumsbeløpet er egentlig uinteressant, siden arrangør uansett skal levere kvitteringer for faktisk bruk. Budsjett for arrangementene skal også leveres og forhåndsgodkjennes av kretsstyret. Det ble på det ordinære kretstinget 4.-5. mars 2017 vedtatt at beløp skal settes for Gymnastikkfestivalen 2017 og for Vinterfestivalen 2018. Trond leser opp vedtaket: Kretsen dekker utgiftene ved Gymfestivalen og vinterfestivalen. Spesifisert regnskap kreves av arrangøren. Med utgifter menes: halleie, lyd og lys, medaljer og hovedinstruktør. Budsjett legges fram for kretsstyret i god tid i forkant av arrangementet, og godkjennes av kretsstyret. Gjelder fra 2017. Det settes en øvre og nedre beløpsgrense årlig av kretstinget. For Vinterfestivalen settes grensen for påfølgende år, for Gymnastikkfestivalen for inneværende år. Forslaget blir vedtatt med 18 mot 10 stemmer. Det kommer en forespørsel om å sette maksbeløp til 30 000,- på begge festivalene, siden totalsummen er den samme uansett. Kretsstyret påpeker at det blir unaturlig å sette opp samme beløp for festivalene. Gymnastikkfestivalen er et større arrangement hvor man blant annet har halleie for 2 dager i forhold til Vinterfestivalen som går over 1 dag. Styret påpeker også at det vil bli vanskeligere å få gjennomført andre tiltak, som for eksempel subsidiering av deltakere på kurs, dersom beløpene økes. Følgende representanter hadde ord i saken: nr. 1, 2, 3, 6, 9, 16 og 17. Budsjettet ble enstemmig vedtatt. AVSLUTNING Kretsleder Jostein Juul føler seg trygg på at tema ikke er ferdig diskutert, og takker samtidig for raskt levert ekstraordinært kretsting. Styret er glad for diskusjon og engasjement, og fremover må både kretsstyret og kretsens medlemsrepresentanter vurdere hvordan midlene best kan fordeles. Kretsleder minner om nytt kretsting i mars 2018 og om forbundsting i april/mai i 2018, hvor det kommer nye muligheter for å ytre sine meninger og påvirke hvilken retning turnsporten skal gå. Sarpsborg, 6. april 2017 Kristin B. Axberg Kretskonsulent 3
Ekstraordinært Kretsting 2017 Godkjent protokoll: 4