PROTOKOLL FOR ÅRSMØTET I NORSK DUCATIFORENING DESMODROMENE 2014

Transkript

1 PROTOKOLL FOR ÅRSMØTET I NORSK DUCATIFORENING DESMODROMENE 2014 Tid og sted: Rica Victoria Hotel, Rosenkrantzgate 13, Oslo, den 25, januar 2014 kl Åpning av årsmøtet og godkjenning av de stemmeberettigede Møtet ble åpnet kl18:05 med 43 stemmeberettigede personlig tilstede, 2 representanter stilte uten stemmerett. 21 ved fullmakter var representert på årsmøtet. 2. Godkjenning av innkalling, saksliste og forretningsorden Saksliste 1. Åpning av årsmøtet og godkjenning av de stemmeberettigede 2. Godkjenne innkallingen, saksliste og forretningsorden 3. Valg av ordstyrer, referent, tellekorps og to personer til å underskrive protokoll 4. Styrets årsberetning for Presentasjon av regnskapet for Valg av Revisor 7. Behandling av innkommende saker til årsmøte: 8. Presentasjon av program fra styre på valg, samt presentasjon fra Nidhogg om banedager for Kontingent 10. Valg 11. Valg av distriktsrepresentanter Innkalling og saksliste ble godkjent med anmerkning om at regnskapet ikke var vedlagt innkallingen. Vedtaket var enstemmig. 3. Valg av ordstyrer og referent. Valg av to personer til å underskrive protokoll Innstilling Styret foreslår Kent Samuelsen som ordstyrer og Kai A. Fegri som referent. Vedtak Som ordstyrer ble Kent Samuelsen valgt. Referent for møtet er Kai A. Fegri. Paul Andre Knudsen og Lars Harkestad skriver under protokollen, Årsmøte, Desmodromene, 2014 Side 1 av 6

2 De ble alle enstemmig valgt. 4. Årsberetning legges frem Fungerende President Kjell Christensen og ansvarlige for undergruppene la frem årsberetningen for Styrets årsberetning ble ikke godkjent. Avgått styre legger ut ny årsberetning på nettet innen 1. mars Denne legges frem for godkjenning på årsmøtet Vedtaket var enstemmig. 5. Presentasjon av regnskapet for 2013 Fungerende revisorer Per Borge og Kjersti Røgeberg redegjorde for sin rapport etter gjennomgang av regnskapet. Kasserer Kjell R. Christensen redegjorde samtidig for regnskapsprinsippene som ble fulgt under føringen av regnskapet for 2012 og Foreningens eiendeler og aktiva ble diskutert. Regnskapet ble ikke godkjent av revisor Per Borge og Kjersti Røgeberg. Det ble deretter fremmet forslag om granskning av regnskapet for 2012 og Vedtak Kjersti Røgeberg og Jesper Jeppesen ble valgt til å granske regnskapet for 2012 og 2013 sammen med kasserer Kjell Christensen. Thomas Leela bistår med IT-teknisk hjelp. Tidsfrist: 1. april Revisor gjennomgår rapport og regnskap og avgjør om det kreves ekstraordinær generalforsamling i forbindelse med godkjenning av regnskapet for 2012 og Eventuelt vedtas regnskapene på Årsmøtet i 2015 for kalenderåret Vedtaket var enstemming 6. Valg av revisor Kjersti Røgeberg ble valgt til revisor for Vedtaket var enstemmig. 7. Behandling av innkommende saker til årsmøtet 7.1 Vedtak av fullmakt til foreningens styre om å sponse Plassen Roadracingteam i sesongen Forslag til vedtak: Årsmøtet gir foreningens styre fullmakt til på foreningens vegne å bidra med sponsorstøtte til Plassen Roadracingteam med inntil NOK Endelig sum besluttes av styre. Fullmakten gjelder for året 2014 kun. Vedtatt med 38 av totalt 64 stemmer Årsmøte, Desmodromene, 2014 Side 2 av 6

3 7.2 Vedtektsendring av foreningens vedtekter Forslag til vedtak: Oppdatert forslag til vedtektsendringer markert med rødt foreslås inntatt, og vedlagte endelige revisjon av vedtektene foreslås fremmet til avstemming som nye vedtekter. Vedlegg 1: Vedtekter med endringer inntatt Forslaget ble enstemmig vedtatt. 7.3 Lukke foreningens nettside for andre enn betalende medlemmer og æresmedlemmer Forslag til vedtak: Forenings nettside skal ikke være tilgjengelig for andre enn betalende medlemmer og æresmedlemmer. Et medlem som ikke har betalt medlemsavgiften innen betalingsfristen hvert år utestenges fra nettsiden. Ny tilgang opprettes når medlemsavgiften er dokumentert betalt. Forslaget falt med 19 mot 45 stemmer 7.4 Foreningens nettside oppgraderes til ny plattform med større brukervennlighet Forslag til vedtak: Forenings nettside legges ut på ny plattform (med blant annet større brukervennlighet/brukergrensesnitt mv). Styret gis fullmakt til å bestille arbeidet utført med en kostnadsramme på inntil kr ,-. Nettsiden skal være operativ senest fra 15. juni Forslaget ble enstemmig vedtatt. 7.5 Foreningens facebook side lukkes for ikke betalende medlemmer Forslag til vedtak: NDFD`s facebookgruppe stenges ned til lukket gruppe. Innlegg medlemmene skriver der skal være forbeholdt medlemmer av NDFD. Moderatorrettighetene til gruppen skal til enhver tid tilligge NDFD ved styret. Styret kan delegere administratorrettigheter. Forslaget falt med 2 mot 62 stemmer 7.6 Økning av kontingent Forslag til vedtak: Kontingenten i NDFD økes fra kr 250,- til kr 400,- pr år med virkning fra Styret skal besørge utsendt faktura senest innen utgangen av februar hvert år. For inneværende år skal faktura være sendt ut senest innen Årsmøte, Desmodromene, 2014 Side 3 av 6

4 Betalingsfristen skal være 14 dager fra faktura er utsendt og faktura skal kun sendes ut elektronisk. Subsidiært: Om forslaget ikke blir vedtatt, fremmes forslag om at kontingenten økes fra kr 250,- til kr 350,-/år. Forøvrig gjelder øvrig tekst i ovennevnte avsnitt. Dersom ovennevnte forslag om økning til kr 400,- er vedtatt med simpelt flertall, jfr pkt 7.4-1, utgår herværende punkt. Denne saken vil bli behandlet under punkt Årsmøtets godkjenning av budsjett Forslag til vedtak: Vedtektenes 6 pkt 4 oppdateres til å lyde: Fremleggelse og godkjenning av kommende kalenderårs budsjett og forslag til handlingsplan Forslaget ble vedtatt med 62 mot 2 stemmer 7.8 NY 13 I VEDTEKTENE ØKONOMISKE AVVIK OG TIØRENDE DISPOSISJONER Forslag til vedtak: Vedtektenes 13 gjeninntas som «offisielt vedtekts punkt» men med ny overskrift og nytt innhold som følger: 13 Økonomiske avvik og tilhørende disposisjoner. Foreningens styre skal uten opphold kalle inn til ekstraordinært årsmøte dersom det under ett kalenderår oppstår en situasjon som innebærer at foreningens økonomi vil bli påvirket negativt være seg som følge av sviktende medlemsinntekter, behov for ikke--planlagte nyinvesteringer, mottatte krav fra tredjeparter mv. og da i en slik grad at det vedtatte årsbudsjettets årsresultat vil avvike negativt med en sum tilsvarende 15% eller mer fra det angjeldende års budsjetterte kontingentinntekter. Formålet med et slikt ekstraordinært årsmøte vil være å gi styret nye økonomiske rammer og godkjenne nytt budsjett for den resterende delen av kalenderåret. Forslaget trukket av forslagsstiller 8. Presentasjon av program fra styre på valg samt program fra Nidhogg om banedager for 2014 Styre på valg: Gjennomført av Lars Belck-Olsen Nidhogg: Gjennomført av Dagfinn Hovet 9. Kontigent Innstilling: Se over, pkt 7.6 Årsmøte, Desmodromene, 2014 Side 4 av 6

5 Forslaget faller med 26 mot 28 stemmer 10. Valg Valgkomiteèns innstilling Styret 2014 President: Lars Belch-Olsen Kasserer: Lars Harkestad Styremedlem: Per Borge Styremedlem: Per T. Jensen Styremedlem: Christoffer Cappelen Varamedlem: Mary-Kristin Johansen Etter benkeforslag stilte Per T. Jensen sin plass som styrekandidat til disposisjon til fordel for Mary-Kristin Johansen. Johansen og Jensen bytter rolle. Nytt forslag til styre bil da: President: Lars Belch-Olsen Kasserer: Lars Harkestad Styremedlem: Per Borge Styremedlem: Mary-Kristin Johansen Styremedlem: Christoffer Cappelen Varamedlem: Per T. Jensen Styret ble valgt ved akklamasjon. Valgkomitè 2014 Styret har mandat til å utnevne valgkomite for kommende årsmøte, jfr vedtektenes Valg av distriktsrepresentanter Som følge av tidligere vedtektsendring utgår valg av distriktsrepresentanter. Følgende to meldte seg frivillig og er dermed representanter på ubestemt tid. Region nord: Region midt: Vibeke Høgseth Region vest: Region sør: Jan Kairon Årsmøte, Desmodromene, 2014 Side 5 av 6

6 Protokoll fra Norsk Ducatiforening Desmodromene`s årsmøte 2014ble gjennomgått og godkjent: og Møtet ble lukket kl 22:50. Årsmøte, Desmodromene, 2014 Side 6 av 6