Dato: 27.04.09 Fullmaktssak 18/09 Rammeavtale branntekniske rådgivere - valg av leverandører Finans, konkurranse og omstilling/bergen Kommunale Bygg AMNE BBE-1701 200901029-3 HVA SAKEN GJELDER Saken gjelder valg av leverandører for rammeavtale for levering av tjenester innen brannteknisk rådgivning. Konkurransen har vært utlyst som åpen anbudskonkurranse gjennom nasjonal kunngjøring i DOFFIN og EØS-utlysning i TED. VEDTAKSKOMPETANSE Det vises til byrådssak 1600/06 "omorganisering av BBE. Herunder delegasjon av fullmakter", og til brev fra kommunaldirektør for Finans, kultur og næring datert 03.01.07 med videredelegasjon av fullmakter til direktor i BKB. Fullmaktsvedtak: Med medhold i fullmakt sitert over, har direktøren for BKB vedtatt følgende: Det inngås avtale med følgende leverandører for perioden 15. mai 2009 til 14. mai 2011 med opsjon for Bergen kommune på forlengelse 1+1 år. Dette under forutsetning av at det oppnås enighet om endelig kontrakt. Sweco Norge AS Skansen Consult AS Asplan Viak AS NEAS Brannconsult AS Vedtaket forutsetter at det ikke gjøres vesentlige innsigelser fra annen tilbyder i karenstiden. Bergen, dato Kjell Aga Direktør, BKB Per Fredrik Gjesdahl Driftssjef, BKB Side 1 av 5
INNSTILLING FRA SAKSBEHANDLER INNLEDNING Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen kommune. Anskaffelsen blir administrert av Byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling ved Bergen kommunale bygg. Innkjøpsseksjonen i Bergen kommune har også vært involvert i prosessen, som påkrevd ved EØS-anskaffelser. Behov og omfang Oppdragsgiver ønsker å inngå rammeavtale for levering av rådgivningstjenester innen fagområdet brannteknikk. Det ble angitt at man hadde behov innen følgende områder: Brannteknisk prosjektering - Konseptnivå, ytelsesnivå, samt detaljnivå Tilbygg, ombygginger og tilpasninger av lokaler og bygninger til Bergen kommune sin virksomhet. Uavhengig kontroll av prosjekterende og utførende Risikorådgivning innen fagfeltet; kartlegging, vurderinger, analyser, tiltaksplaner Branntekniske tilstandsanalyser og statusrapporter Oppgradering av eldre bygningsmasse til dagens gjeldende krav Friskmelding av bygg, herunder koordinerings-/styringsrolle overfor av andre aktører (håndverksfag) mht. f.eks. innhenting nødvendige kontrollerklæringer for disse fagene. Det ble angitt at de enkelte oppdragene ville bli tildelt ved hjelp av minikonkurranse. Følgende CPV-koder er aktuelle: 71318000 - Veiledende og rådgivende ingeniørvirksomhet Anskaffelsen klassifiseres dermed som en tjenesteanskaffelse, av kategori 12 (prioriterte tjenester). Varigheten ble satt til to år med opsjon for årlig forlengelse i ytterligere 1 + 1 år, altså potensielt fire år totalt. Den totale verdien av kontrakter innenfor fagområdet ble beregnet til ca kr 5 mill. NOK eks. mva per år, og Total kontraktsverdi inkludert opsjoner og oppdrag tildelt ved minikonkurranse ble dermed anslått til ca kr 20 mill. NOK eks. mva. Det oppgitte omfang er estimater basert på beste skjønn. Det er videre tatt forbehold om endring i volum, bl.a. ut fra budsjettvedtak, eventuell konkurranseutsetting av tjenester, kommunens aktiviteter og/eller organisasjon. Oppdragsgiver forbeholdt seg retten til å dele hele eller enkelte grupper av oppdraget mellom flere leverandører. I følge FOA 15-3 (1) skal det ved parallelle rammeavtaler med samlet verdi over EØS-terskelen velges minst tre leverandører. Man har dermed adgang til å inngå avtale med enten en, eller tre eller flere leverandører. Deles kontrakten opp gjelder tilsvarende for hver enkelt gruppe. Det ble vurdert som hensiktsmessig å inngå 4 kontrakter på fagområdet for å sikre tilstrekkelig kapasitet. Side 2 av 5
Konkurranseform og utlysning Ettersom den totale verdien av kontrakten er over EØS-terskelverdi for vare- og tjenesteanskaffelser på 1,65 millioner, dekkes anskaffelsen av FoA del I og III. Konkurransen ble utlyst som åpen anbudskonkurranse gjennom nasjonal kunngjøring i Doffin 10. februar 2009, og i EØS-området via TED samme dag. Den opprinnelige innleveringsfristen var satt til 25. mars 2009. Denne ble utvidet til 14. april 2009, ettersom det ble lagt ut tilleggsinformasjon til leverandørene på et relativt sent tidspunkt, jf FOA 19-1 (2). Ved den endelige fristens utløp 14. april 2009 kl. 14:00, forelå det syv tilbud fra leverandører, se vedlagte åpningsprotokoll (Vedlegg 2) Følgende leverandører leverte tilbud: 1 COWI AS 2 Asplan Viak AS 3 Multiconsult AS 4 Skansen Consult AS 5 Sweco AS 6 Neas Brannconsult AS 7 Artec Prosjekt Team AS Kvalifisering Kvalifikasjonskrav ble kontrollert ved åpning hos BKB, og alle tilbyderne ble funnet kvalifiserte, se tabell 1 under. Krav i konkurransegrunnlag Lovpålagte Andre A Skatteattest skatt D Firmaattest B Skatteattest mva E Kompetanse/ansvarsrett C HMS F Erfaring/referanser Nr Navn A B C D E F Godkjent? 1 COWI AS OK OK OK OK OK OK Ja 2 Asplan Viak AS OK OK OK OK OK OK Ja 3 Multiconsult AS OK OK OK OK OK OK Ja 4 Skansen Consult AS OK OK OK OK OK OK Ja 5 Sweco AS OK OK OK OK OK OK Ja 6 Neas Brannconsult AS OK OK OK OK OK OK Ja 7 Artec Prosjekt Team AS OK OK OK OK OK OK Ja Tabell 1: Vurdering av kvalifikasjonskrav Side 3 av 5
VURDERING AV TILBUD Tildelingskriterier Som hovedtildelingskriterium for valg av leverandør har oppdragsgiver valgt: Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver. Tildelingskriteriene ble angitt med vekter uten utslag i konkurransegrunnlaget, se tabell 2 under. Tildelingskriterier Vekting Pris Estimert totalkostnad 30 % Sum vekting pris 30 % Kvalitet Spesiell erfaring og kompetanse 70 % Sum vekting kvalitet 70 % TOTALSUM 100 % Evalueringsmetode Den estimerte totalkostnaden ble beregnet med bakgrunn i anslåtte årlige mengder, se konkurransegrunnlagets (Vedlegg 1) punkt 6.4.2. På hvert av underkriteriene ble tilbudene gitt poeng på en skala fra 0-100, der 100 var beste karakter. Det beste tilbudet ble tildelt maksimal poengsum, og de øvrige tilbudene gitt fratrekk som gjenspeiler avvik fra beste tilbud. For pris ble det benyttet en lineær formel for fratrekk i poeng, mens det for kvalitet ble vurdert etter beste skjønn. Poengene ble deretter multiplisert med det angitt vekttallet, og disse vektete poengene summert. Tilbyderen med flest poeng totalt ansees å ha inngitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Tilbyderens beregnete årskostnad og kort sammendrag av besvarelse på tildelingskriteriet kvalitet er opplistet i vedlegg 3. Basert på dette, har tilbudene blitt gitt poeng etter metoden beskrevet over. KONKLUSJON Tilbudene kan rangeres etter mest økonomisk fordelaktig slik: 1) Sweco Norge AS (91,6 p.) 2) Skansen Consult AS (91,2 p.) 3) NEAS Brannconsult AS (88 p.) 4) Asplan Viak AS (86,8 p.) 5) Multiconsult AS (75,9 p.) 6) COWI AS (74,3 p.) 7) Artec Prosjekt Team AS (65 p) Side 4 av 5
Det ble på forhånd vurdert som ønskelig med 4 leverandører. De fire høyest rangerte har oppnådd relativt høy poengsum, mens det er et sprang til tilbyder som er rangert på 5. plass, og det vil dermed også med henblikk på dette være naturlig å inngå kontrakt med 4 leverandører. Det anbefales derfor å inngå kontrakt med Sweco Norge AS, Skansen Consult AS, NEAS Brannconsult AS og Asplan Viak AS Bergen, 28. april 2009 Åge Kausland HMS-ingeniør Frode Synnevåg Brannkonsulent Anne Marie A. Nes Spesialkonsulent VEDLEGG: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Konkurransegrunnlag Åpningsprotokoll Oversiktstabell, evaluering Side 5 av 5