HELSEFORETAKENES SENTER FOR PASIENTREISER ANS Årlig melding 2014 Skien, 15.01.2015
Innhold DEL I: INNLEDNING OG SAMMENDRAG... 1 1. Innledning... 1 1.1. Om Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS oppgaver og organisering... 1 1.2. Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag... 2 1.3. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS mål for 2014... 2 1.4. Virksomhetsstyring - styrets arbeid med intern styring og kontroll... 3 1.5. Medvirkning fra brukere og ansatte... 3 2. Sammendrag... 4 2.1. Positive resultater og uløste utfordringer... 4 2.2. Evaluering av egen virksomhet og organisering... 5 DEL II: RAPPORTERINGER... 6 3. Rapportering i forhold til oppdragsdokument 2014... 6 3.1. Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene... 6 3.1.1. Krav og føringer som følger av regjeringens eierskapspolitikk... 6 3.1.2. Beredskap og sikkerhet... 6 3.1.3. Teknologiskifte i Telenor... 6 3.1.4. Forenklet oppgjørsordning ved pasientreisekontorene... 7 3.1.5. Gode IKT-løsninger ved pasientreisekontorene... 7 3.1.6. Økonomisk langtidsplan... 8 3.1.7. Utarbeidelse av foreløpig regnskap...12 3.2. Krav til aktivitet i 2014... 12 3.3. Finansiering eiernes bevilgning for 2014... 12 4. Rapportering for øvrige oppdrag gitt i løpet av 2014... 13 4.1.1 Miljøsertifisering i samsvar med ISO 14001... 13 5. Rapportering på andre områder... 14 DEL III: STYRETS PLANDOKUMENT... 14 6. Utviklingstrender og rammebetingelser... 14 6.1. Faglig utvikling...14 6.2. Forventet økonomisk utvikling...15 6.3. Personell- og kompetansebehov...15 6.4. Bygningskapital og øvrige investeringsområder status og utfordringer...15 7. Selskapets planer for utviklingen... 16 7.1 Plan for å møte utviklingen...16
DEL I: INNLEDNING OG SAMMENDRAG 1. Innledning 1.1. Om Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS oppgaver og organisering Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS (Pasientreiser ANS) er et nasjonalt selskap, etablert 11. mai 2009 og lokalisert i Skien. Selskapet er eid av de fire regionale helseforetakene (RHF-ene). Helse Nord RHF, Helse Midt-Norge RHF og Helse Vest RHF eier 20 prosent hver i selskapet, mens Helse Sør-Øst RHF eier 40 prosent. Pasientreiser ANS var i full drift fra 1. desember 2009 og samarbeider i dag med 18 lokale pasientreisekontor i hele landet som er underlagt sine respektive helseforetak. Selskapet er et faglig kompetansesenter som yter juridisk bistand og opplæring, og bidrar til harmonisering av regelverk og praksis i forvaltningen av pasientreiser på nasjonalt nivå. Selskapet er etablert for å oppfylle de regionale helseforetakenes sørge for ansvar på området pasientreiser. Selskapet har også en service- og støttefunksjon og ivaretar administrative og merkantile fellesoppgaver, samordningsoppgaver samt transaksjonstunge saksbehandlingsoppgaver for helseforetakene. Virksomhetens strategi er utformet med utgangspunkt i dette. Tilsettingsforhold Det er 76 fast ansatte i selskapet 31.12.14, hvor en er tilsatt i fast deltidsstilling (80 prosent). For å sikre ivaretakelsen av selskapets oppgaver i perioder med stor saksinngang, herunder saksbehandlingsbistand til pasientreisekontorene, baserer man seg på innleie av ekstra ressurser for bistand til basisoppgavene. Selskapet har drøftinger med tillitsvalgte angående bruk av midlertidige stillinger og innleide vikarer, og det ble i 2013 besluttet at medarbeidere som har vært i engasjement i selskapet i fire år skal tilbys fast stillingen i tråd med føringer i arbeidsmiljøloven. Dette medførte at fire medarbeidere fikk fast stilling i 2014. Organisasjonskart per 31.12.14: 1
1.2. Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag Pasientreiser ANS visjon er å skape gode og likeverdige tjenester til pasientene og kostnadseffektivisering for helseforetakene. De overordnede verdiene for spesialisthelsetjenesten er kvalitet, respekt og trygghet. Pasientreiser ANS baserer seg på de nasjonale verdiene, samt selskapets egne verdier som er engasjert, imøtekommende og pålitelig. De grunnleggende verdiene skal prege kulturen i bedriften og selskapets virke skal i alle sammenhenger være basert på disse. 1.3. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS mål for 2014 Strategiplanperioden er definert til 2013 2015. Gjeldende plan fastslår at strategiske mål for selskapet skal ha utgangspunkt i følgende fire overordnede perspektiver: Brukerperspektivet, kundeperspektivet, effektiv drift og offentlige føringer. Det er videre definert fire strategiske fokusområder; reiser med rekvisisjon, reiser uten rekvisisjon, videreførte områder fra siste strategiplan og nye tjenesteområder. Reiser med rekvisisjon Pasientreiser ANS skal sikre kvalitet og effektivitet innen området for reiser med rekvisisjon gjennom utvikling av en fremtidig elektronisk systemløsning og en hensiktsmessig standardisering av arbeidsprosesser. Målet er å sikre en forenklet, standardisert og driftssikker IT-plattform, sikre lik praksis på tvers av regioner og kontorer gjennom standardiserte arbeidsprosesser, og sikre god og standardisert opplæring til brukerne. Målet er at brukerne opplever funksjonelle og brukervennlige systemer, får økt kvalitet og effektivitet i saksgangen, at det blir mer kostnadseffektiv drift, god datakvalitet og styringsinformasjon og at pasienten involveres som en aktiv ressurs. Reiser uten rekvisisjon Pasientreiser ANS skal bidra til en forenkling av oppgjørsordningen for reiser uten rekvisisjon gjennom prosjektet Mine pasientreiser. Mine pasientreiser skal tilrettelegge for elektronisk innsending av reiseregningsskjemaer for brukere av tjenesten. De tre overordnede målene for prosjektet er: å etablere en enklere og lettere tilgjengelig digital løsning for brukerne, størst mulig grad av likebehandling og kostnadseffektiv oppgaveløsning og administrasjon. Videreførte områder fra siste strategiplan Definerte målsettinger i forrige planperiode som ikke direkte omfattes av reiser med eller uten rekvisisjon ivaretas under dette fokusområdet. Her inngår blant annet mål om å bidra til å sikre likebehandling innen reiser med eller uten rekvisisjon, tilrettelegging for nasjonal styringsinformasjon og å bidra til en kultur der de involverte arbeider med forbedringer. Kvalitet og likebehandling Opplæring i regelverket i regi av Pasientreiser ANS bidrar til å nå målet om lik praksis i saksbehandlingen. I 2014 har selskapet holdt regionale og nasjonale kurs og fagdager med juridisk innhold for pasientreisekontorene. Resultater på evaluering fra pasientreisekontorene er svært gode, både for avholdte kurs, fagdager og for juridisk rådgivning til pasientreisekontorene. Pasientreiser ANS har redaktøransvar for nettstedet pasientreiser.no og en felles intranettløsning for pasientreiseområdet. I løpet av 2014 er intranettløsningen videre utviklet og det er gjennomført analyser for å kunne fortsette utviklingen. 2
1.4. Virksomhetsstyring - styrets arbeid med intern styring og kontroll Styret for Pasientreiser ANS skal sikre seg et samlet systemopplegg, basert på gjeldende regler for internkontroll og eventuelle supplerende tiltak, som gir eierne tilstrekkelig sikkerhet for at myndighetskrav følges opp. Internkontroll Systemer for internkontroll er etablert. Det foretas årlig en strukturert gjennomgang på utvalgte områder av selskapets portefølje med utgangspunkt i plan vedtatt av styret. Det er etablert en tverrfaglig gruppe i Pasientreiser ANS dedikert til arbeid med internkontroll og risikostyring. Det gjennomføres systematiske gjennomganger per avdeling. Det er videre etablert styringssystemer for selskapets virksomhet i tråd med lovgivning og oppgaver selskapet er tillagt. Høsten 2014 ble det anskaffet et elektronisk internkontrollsystem som vil implementeres i første kvartal 2015. Hensikten er å ytterligere øke kvalitet og effektiviteten i internkontrollsystemet. Styret har vedtatt at det to ganger per år skal gjennomføres en helhetlig risikovurdering i selskapet. Dette er fulgt opp ved at saker fremmes for styret per april og per oktober med oppdatert risikovurdering inklusiv tiltaksplan. I 2014 ble det i tillegg gjennomført en egen risikovurdering av organisasjonsutviklingsprosessen i selskapet våren 2014. Forut for fremleggelsen gjennomføres ledelsens gjennomgang i ledergruppen som grunnlag for styresaken. De øvrige elementene av intern styring og kontroll er også en del av selskapets halvårlige prosedyrer for ledelsens gjennomgang. I 2014 ble det gjennomført en samlet risikovurdering av hele pasientreiseområdet. Metodikk og mal for risikovurderingen er basert på lik mal hos Pasientreiser ANS, HF-ene og RHF-ene. Risikoområdene som er vurdert tar derfor utgangspunkt i relevante krav i lover, forskrifter og avtaler. Disse inneholder ufravikelige krav og vil derfor utgjøre et minimum av hvilke områder som bør risikovurderes. Samarbeidsforum (SF), som er etablert for å ivareta oppfølging av tjenesteleveranseavtalen (SLA) mellom RHF-ene og selskapet, ba i tillegg om at økonomiske misligheter skulle vurderes særskilt. Risikoene ble vurdert lokalt ved pasientreisekontorene og i Pasientreiser ANS. Skisserte tiltak og oppfølgingen av disse gjøres innen respektive ansvarsområder. Innsyn og internrevisjon Styret har i 2014 hatt oppmerksomhet på handlingsplan for oppfølging av rapporten fra internrevisjonens gjennomgang av tverrgående prosesser mellom helseforetak med pasientreisekontor og Pasientreiser ANS. Hovedfokus har vært på ni av i alt 19 punkter i rapporten der selskapet har hatt oppfølgingsansvaret. Internrevisjonen i Pasientreiser ANS har i 2014 gjennomført oppfølgingsrevisjon av handlingsplaner etter nevnte tverrgående revisjon der man har konsentrert seg om oppfølging av tilgangsstyring i NISSY og rutiner om releaser i dette systemet. Ledelsens gjennomgang inkluderer gjennomgang av aktuelle revisjonsrapporter. Det Norske Veritas Certification AS har foretatt gjennomganger i Pasientreiser ANS i 2014 knyttet til selskapets miljøsertifisering. Dette omtales ytterligere under kapittel 4. Det har ikke vært eksterne tilsyn utover dette. 1.5. Medvirkning fra brukere og ansatte Pasientreiser ANS verdsetter verdien og nytten av både brukernes og de ansattes engasjement. 3
Det avholdes årlig inntil fire møter i det nasjonale brukerpanelet for pasientreiseområdet bestående av representanter fra sentrale brukerorganisasjoner som Funksjonshemmedes Fellesorganisasjon (FFO), Samarbeidsforumet av funksjonshemmedes organisasjoner (SAFO), Landsforeningen for hjerte- og lungesyke (LHL) og Pensjonistforbundet. Gjennom brukerpanelet kommer nyttige bidrag og råd som gjør at selskapet kan utvikle gode løsninger til brukerne. Det avholdes årlig fire faste møter i Arbeidsmiljøutvalget (AMU) og Samarbeidsutvalget (SAMU). Arbeidsmiljøutvalget arbeider for et forsvarlig arbeidsmiljø i selskapet. Utvalget deltar i planleggingen av verne- og miljøarbeid, og behandler spørsmål som angår bedriftshelsetjenesten og vernetjenesten. I tillegg drøftes jevnlig saker med de tillitsvalgte, som også inviteres til å være med i utvalg som utvikler interne rutiner og retningslinjer. Tre ganger i året gjennomføres en medarbeiderundersøkelse som aktivt brukes for å ivareta og forbedre arbeidsmiljøet. Gjennomgående har undersøkelsen svært gode resultater. I selskapets styre er to av medlemmene valgt av og blant de ansatte i Pasientreiser ANS. Årlig melding utarbeides av nøkkelpersoner samt ledelsen i selskapet. De ulike områdene fordeles på de respektive avdelingene, og bidragene derfra blir videre koordinert og sammenstilt. 2. Sammendrag 2.1. Positive resultater og uløste utfordringer Som for 2013 har det gjennom 2014 vært lagt ned et strukturert arbeid som har videreført den positive trenden med god stabilitet og ytelse i IKT-systemene innenfor pasientreiseområdet. Pasientreiser ANS, har som systemeier for PRO og NISSY prioritert dette arbeidet høyt, bl.a. gjennom utvikling av samarbeid med tjenesteleverandørene for de ulike systemene. Helse Sør-Øst RHF har gjennom foretaksprotokoll fra Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) fått i oppdrag å lede arbeidet på vegne av de regionale helseforetakene iht. brev datert 13.02.13. Pasientreiser ANS har blitt bedt om å ivareta ledelsen og gjennomføringen av prosjektet. Pasientreiser ANS har i 2014 lagt ned store ressurser i prosjektarbeidet relatert til pasientreiser uten rekvisisjon, Mine pasientreiser. Mandat for prosjekt Mine pasientreiser er godkjent av styringsgruppen og AD-møtet. Prosjektet følger fastlagt plan. Forprosjektet har pågått i perioden august 2013 til desember 2014. Dette arbeidet har vært en viktig del av selskapets virksomhet i 2014 med mange ansatte involvert i prosjektet og følger fastlagt plan. Arbeidet fortsetter i 2015 og 2016. Omlegging fra stor grad av manuelle prosesser til ny modell med digitaliserte løsninger vil samtidig by på utfordringer for selskapet fra 2016 med reduksjon i omfanget av oppgaver som følge av digitalisering, med tilhørende behov for moderate bemanningsreduksjoner. Løsningen, som er planlagt iverksatt fra 2016, vil imidlertid også kunne innebære nye oppgaver som med fordel kan legges til en nasjonal enhet. Videreutvikling av en fremtidsrettet løsning for reiser med rekvisisjon er et sentralt element i vedtatt strategiplan for selskapet. Gjennom handlingsplan for IKT er det i 2014 igangsatt viktige prosjektarbeider relatert til samkjøring av pasienter og forenklet oppgjørskontroll fra transportører. Dette er prosjekter som er etterspurt av landets pasientreisekontor, og prosjektene videreføres i 2015. Selskapet har også i 2014 utført sine tjenesteleveranser i henhold til vedtatt SLA-avtale. To halvårige driftsmøter er avholdt med kundene (helseforetakene) og avtalepartnerne (RHF-ene) uten vesentlige anmerkninger til leverte tjenester. Selskapet vil for 2014 levere et økonomisk 4
resultat som er noe bedre enn budsjettert overskudd. Sammen med representanter for de fire regionale helseforetakene ble det i 2013 igangsatt en prosess for å utvikle og forbedre etablerte samarbeidsarenaer mellom helseforetakene/pasientreisekontorene, de regionale helseforetakene og Pasientreiser ANS. Det er bl.a. etablert faste, regionvise dialogmøter mellom lederne for PRK-ene, representanter fra respektive RHF og Pasientreiser ANS. Nye eller endrete samarbeidsarenaer forventes å være på plass i 2015. Internrevisjonene i de fire regionale helseforetakene og Pasientreiser ANS leverte i 2013 en rapport fra gjennomgang av tverrgående prosesser mellom Pasientreiser ANS, RHF og HF innenfor pasientreiseområdet. Rapporten peker på i alt 19 områder for iverksetting av tiltak/forbedringer. Gjennom prosess i Samarbeidsforum ble Pasientreiser ANS tillagt oppfølgingsansvar for ni av disse områdene. Sluttrapport med status for disse områdene ble lagt frem for styret i selskapet i desember 2014. I tråd med oppdrag fra eierne har Pasientreiser ANS etablert og implementert et miljøstyringssystem i selskapet. Målet var å oppnå miljøsertifisering (ISO 14001) for selskapet i løpet av 2014. Det Norske Veritas har som en uavhengig tredjepart revidert Pasientreiser ANS for å verifisere at selskapet etterlever kravene i standarden, og selskapet er gitt sertifisering iht ISO 14001 fra 01.07.14. Det er i løpet av 2014 innført ny portal for styringsinformasjon innen pasientreiseområdet (Radar). Dette har vært en sterkt ønsket etablering fra samtlige pasientreisekontor og løsningen gir mange nye muligheter og en helt ny plattform for visualisering og analyse av styringsinformasjon. Strategiplan for perioden 2013 2015 ble vedtatt av styret for Pasientreiser ANS i juni og er et sentralt dokument for den videre utviklingen av selskapet og pasientreiseområdet. Sentrale utfordringer som omhandles i planen er utvikling av ny løsning for reiser uten rekvisisjon (Mine pasientreiser), videreutvikle en fremtidsrettet og driftssikker systemløsning for reiser med rekvisisjon, vurdere eventuelt nye tjenesteområder for selskapet og sikre videreføring av sentrale områder i tidligere vedtatt plan. Planen skal i henhold til styrevedtak revideres i april 2015. Arbeidet med dette pågår. 2.2. Evaluering av egen virksomhet og organisering Pasientreiser ANS har hatt en organisering tilpasset driftsmessige oppgaver tillagt selskapet i henhold til selskapsavtale og SLA-avtale. Med bakgrunn i gjeldende strategiplan og styrevedtak om igangsetting av flere prosjekter, meldte det seg et behov for å vurdere en annen organisering av selskapet mer tilpasset også de nye utviklingsoppgavene. Våren 2014 ble det derfor gjennomført en omorganiseringsprosess som resulterte i en ny avdelingsinndeling i selskapet som avspeiler selskapets nye, samlede ansvarsområder. Omstilling Omlegging av virksomheten har også som mål fortsatt å sikre kvalitet i de videre leveranser. Mål med omorganiseringsprosessen var å ivareta helheten, sikre gjennomføringskraft og ruste selskapet til å møte fremtidige utfordringer. Omstillingen har ikke medført endring av antall ansatte, men ledet blant annet til omlegging av avdelingsstrukturen i selskapet. 5
DEL II: RAPPORTERINGER L II: RAPPORTERINGER 3. Rapportering i forhold til oppdragsdokument 2014 3.1. Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene 3.1.1. Krav og føringer som følger av regjeringens eierskapspolitikk Det er i samarbeid med tillitsvalgte utarbeidet lønnspolitiske retningslinjer for selskapet. Et eget avsnitt omhandler lederlønninger hvor det refereres til Meld. St. 13 (2010 2011) om Aktivt Eierskap. Det er også presisert at lønnsbetingelsene skal være konkurransedyktige, men ikke lønnsledende. Lønnsoppgjøret for ledere ble i 2014 moderat. Lønn og ansettelsesvilkår til adm. direktør og ledergruppen er spesifisert og kommentert i note til årsregnskap 2013. Det er etablert rutine for ledelsens gjennomgang to ganger per år der blant annet Eierskapsmeldingen er tema. Oppdragsdokumentet fastslår at det skal utarbeides en årlig erklæring om ledernes ansettelsesvilkår. Utgangspunktet er bestemmelser i allmennaksjeloven og regnskapsloven om godtgjøring til ledende ansatte. Pasientreiser ANS har fra og med regnskapsåret 2012 i note i årsregnskapet rapportert på lønn og andre vilkår for administrerende direktør og ledergruppen. 3.1.2. Beredskap og sikkerhet Pasientreiser ANS er omfattet av Lov om helsemessig og sosial beredskap. Pasientreiser ANS skal ha oppdaterte beredskapsplaner som omfatter systemer for å forebygge, oppdage og varsle hendelser, og systemer for effektiv, koordinert ressursdisponering ved kriser. Planene og systemene skal være koordinert mellom berørte parter og skal øves regelmessig. I styresak nr. 03-2014 ble rapporten fra internrevisjonen om oppfølging av tidligere gjennomførte revisjoner lagt frem. Internrevisjonen anbefalte at Pasientreiser ANS bør gjennomføre regelmessige beredskapsøvelser og innarbeide dette i sin krise- og beredskapsplan. Som en oppfølging av denne anbefalingen har selskapet i juni gjennomført en beredskapsøvelse for området reiser uten rekvisisjon. Styret ble orientert om øvelsen i administrerende direktørs orientering i styremøtet 26.06.14. Det planlegges å gjennomføre beredskapsøvelser halvårlig med utgangspunkt i en risikovurdering av aktuelle områder. En slik risikovurdering ble gjennomført i 2014 og neste beredskapsøvelse planlegges våren 2015. 3.1.3. Teknologiskifte i Telenor Telenor skal i tidsrommet 2013 2017 gjennomføre et teknologiskifte med overgang fra analog til digital teknologi. Vurderinger av hvordan dette vil påvirke pasientreiseområdet konkluderer med at den største konsekvensen er knyttet til dagens systemløsning på telefoni. InContact skal skiftes ut med ny plattform for alle Telenors kunder. I forbindelse med dette ga Samarbeidsforum mandat til Funksjonell Arbeidsgruppe (FA)-05515 til å gjennomføre en kartlegging og å se på telefoni i et større perspektiv og hvilke muligheter dette gir for forbedringer. Arbeidet rundt denne kartleggingen ble startet i september 2014 med mål om å ferdigstille og få en avklaring i Samarbeidsforum november 2014. Resultatet viser at det er få avhengigheter mellom dagens løsninger samt mot andre parter, slik at det ikke knyttes stor risiko i forbindelse med overgang til ny plattform. Det er ikke knyttet kostnader til plattformbytte og overgangen til 6
ny løsning med tilsvarende funksjonalitet vil dekkes av Telenor og samarbeidspartnere. Ny løsning vil gi en rekke nye muligheter i form av utvidet funksjonalitet hvor behov vil vurderes etter overgang. Med bakgrunn i kartleggingen gikk Samarbeidsforum for SLA (fellesarena for RHFrepresentanter og Pasientreiser ANS) inn for at ansvaret for forvaltning av avtalen og administrasjon av løsningen overføres til Pasientreiser ANS. Dette vil gi bedre kontroll med den nasjonale forvaltningen av avtalen, bedret forhandlingsgrunnlag, mer helhetlig tjeneste for pasient og bedre grunnlag for nasjonalt samarbeid. 3.1.4. Forenklet oppgjørsordning ved pasientreisekontorene Prosjektet omhandler en forenklet oppgjørsordning for reiser uten rekvisisjon, og er et resultat av Regjeringens målsetting om å forenkle gjeldende ordning for refusjon av pasientreiser uten rekvisisjon, jf. Regjeringens digitaliseringsprogram På nett med innbyggerne og Meld. St. 9 (2012 2013) Èn innbygger èn journal: Refusjonsordningen for transport til og fra behandling (pasientreiser) skal forenkles og være tilgjengelig via helsenorge.no. Ordningen skal bli enklere med standardsats, færre dokumentasjonskrav og etablering av elektronisk løsning. Føringene i meldingen til Stortinget, legger rammeverket for prosjektet og arbeidet med forenkling av refusjonsordningen for reiser uten rekvisisjon. Forprosjektrapport ble behandlet og godkjent i styringsgruppen 19.11.2014, og forprosjektrapporten og direktiv for gjennomføringsfasen, planlegges fremmet for AD-møtet i løpet av 1. kvartal 2015. Endelig tidspunkt for når ny løsning går i drift, har avhengighet til foreslåtte lovendringer og tidspunkt for ikrafttredelse. Parallelt med forprosjektet har HOD arbeidet med et høringsutkast som skal foreslå endringer i pasient- og brukerrettighetsloven og syketransportforskriften. Endringene skal legge til rette for en enkel og tilgjengelig tjeneste for brukerne, og enklere og mer effektiv saksgang som er bedre tilpasset elektroniske prosesser. Høringsnotatet med foreslåtte regelverksendringer ble sendt på alminnelig høring 12. september med frist for høringssvar 26. september 2014. Forslaget skal etter planen behandles i Stortinget våren 2015 og nytt regelverk vil kunne tre i kraft 1.1.2016. 3.1.5. Gode IKT-løsninger ved pasientreisekontorene Pasientreiser ANS har som ansvar å sikre gode IKT-løsninger ved pasientreisekontorene. Budsjettdekning skal fremgå av økonomisk langtidsplan. Det er vedtatt en handlingsplan for å sikre gode IKT-løsninger (Handlingsplan IKT for 2014) ved pasientreisekontorene. Denne følges opp i henhold til gjeldende vedtak, og det arbeides med videreutvikling av fremtidsrettet løsning (strategiplanen). Det er budsjettmessig dekning for gjennomføring av tiltak på Handlingsplan IKT for 2014. For å styrke kunderelasjonene og kvalitet i tjenesteleveransene er det i forbindelse med omorganisering i Pasientreiser ANS etablert en egen avdeling for kunde- og tjenesteutvikling. Det er også innført regionvise dialogmøter med representanter fra selskapet, samarbeidsforum og pasientreisekontorlederne i respektive regioner. Omleggingene forventes å styrke prosessene rundt utvikling av IKT-løsninger i pasientreiseområdet. Foreløpige tilbakemeldinger fra selskapets samarbeidspartnere viser at disse stiller seg positive til nyordningene. Radar Det er i løpet av 2014 innført ny portal for styringsinformasjon innen pasientreiseområdet (Radar). Dette har vært en etterlengtet etablering for samtlige pasientreisekontor og løsningen gir mange nye muligheter og en helt ny plattform for visualisering og analyse av styringsinformasjon. Innføringsprosjektet ble gjennomført i første halvår mens man i andre 7
halvår har hatt fokus på kompetanseheving og utrulling. Flere regioner har allerede fått på plass regionale superbrukerforum og på nasjonalt nivå er det analysenettverket for pasientreiseområdet som støtter systemeier i den videre utviklingen av Radar. I den første fasen er det således laget et godt rammeverk for utvikling av styringsinformasjon innen pasientreiseområde. I kommende fase av utviklingen vil det være fokus på å utvide med flere datakilder, flystatistikk fra VIA Egencia og telefonistatistikk fra Telenor, for å få en samlet tilgjengelighet og mer helhetlig styringsinformasjon. Pasientreisekontorene er fornøyd med Radar og ser mange muligheter for området i tiden fremover. Oppgjørskontroll Tidlig i 2014 ble det gjennomført en foranalyse for oppgjørskontroll for reiser med rekvisisjon hvor sluttrapport ble ferdigstilt i mars. Arbeidet oppsummerte med at det er et behov for en nasjonal tilnærming og potensial for store gevinster på området, og det ble besluttet videre arbeid gjennom et forprosjekt. Forprosjektet ble igangsatt 1. mai med planlagt slutt i desember. Teknisk kompleksitet og krevende arbeid knyttet til utvikling av ny SUTI-standard for området, ble prosjektperioden utvidet til januar 2015. Sluttrapport for prosjektet vil etter planen foreligge medio januar 2015. Samkjøring og optimalisering Samkjøring og optimalisering av pasientreiser med rekvisisjon inngår i IKT handlingsplan og er høyt prioritert ved alle pasientreisekontorene. I dag benyttes Direkteoppgjørsregisteret (NISSY) som verktøy for planlegging av pasientreiser, men selve arbeidsprosessen er manuell og krevende. Verktøyet mangler blant annet systemstøtte for å identifisere turer som er egnet for samkjøring, samt mulighet for å gi forslag til ruter og reiseplanlegging. Det er gjennom foranalyse og forprosjekt avdekket at optimalisering av arbeidsprosesser og IKT- verktøy vil kunne gi vesentlige økonomiske besparelser. Samtidig er det verifisert at det finnes aktører som kan levere kommersielle planleggings- og optimaliseringsløsninger som kan integreres med øvrig systemer i Direkteoppgjørsregisteret. Pasientreisekontorene har også løftet behov for et supplement til dagens taksameter og andre løsninger for bestilling og kommunikasjon mellom pasientreisekontor og transportør, i prosjektet kalt alternativ bestillerløsning. Bakgrunnen for dette er et ønske om å øke konkurransen inn mot drosjenæringen og forenkle bestillingsprosessen. Foranalysen har kartlagt at de fleste leverandører av planleggings- og optimaliseringsløsninger også har bestillerapplikasjoner til transportør via smarttelefoner og nettbrett. Forprosjektet Samkjøring og alternativ bestillerløsning (01.05.14-28.11.14) har videreført arbeidet som ble gjennomført i prosjektets foranalyse (1.12.13-20.02.14). Foreberedelse av eksisterende teknologisk plattform samt gjennomføring av anskaffelse av ny planleggings- og optimaliseringsløsning vil være sentrale leveranser i en gjennomføringsfas frem mot nytt beslutningspunkt i styret i Pasientreiser ANS, juni 2015. 3.1.6. Økonomisk langtidsplan Pasientreiser ANS skal levere kostnadseffektive tjenester og driften skal underlegges strenge krav til god økonomistyring og streng prioritering av ressursbruk. Selskapet skal, som en del av årlig melding for 2014, utarbeide økonomisk langtidsplan for perioden 2015-2018 som grunnlag for de regionale helseforetakenes budsjettarbeid innen området. De regionale helseforetakene er i foretaksmøte 7. januar 2014 forelagt at Regjeringen har til hensikt å innføre nøytral moms for helseforetakene i løpet av stortingsperioden. Selskapet må ta hensyn til dette i planlegging og beslutninger om investeringer og innkjøp. 8
Økonomiske rammeforutsetninger Planen er utarbeidet på bakgrunn av oppdragsdokument, finansieringsmodell, foreliggende strategiplan og investeringsplan. Det er knyttet større sikkerhet til estimatene i planen de nærmeste to årene enn de to siste årene i planperioden som innehar betydelig usikkerhet. Det er utviklet en modell for å synliggjøre de økonomiske konsekvenser av langtidsplanen og den vil bli videreutviklet fremover i tråd med at planen realiseres og erfaringer gjøres. Det er i planperioden lagt til grunn samme SLA-oppgaveportefølje som i 2014. Økonomisk langtidsplan 2015 2018 Oppdragsdokumentet 2014 har følgende føringer for utvikling av arbeidsprosesser og teknologi: a) Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS bes sikre gode IKT-løsninger ved pasientreisekontorene. Budsjettdekning skal fremgå av økonomisk langtidsplan. b) Det er satt i gang et arbeid for å forenkle oppgjørsordningen for pasientreiser uten rekvisisjon. Arbeidet omfatter vurdering av behov for endringer i lov og forskrift, forenkling av dokumentasjonskrav, ulike alternative elektroniske løsninger samt økonomiske og administrative konsekvenser. Iht. brev av 13.02.13 fra Helse Sør-Øst RHF er Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS bedt om å lede og gjennomføre prosjektet på vegne av de regionale helseforetakene. Det legges til grunn at forprosjektet avsluttes i 2014 og forelegges de regionale helseforetakene i tråd med oppdragsbrevet. Disse to punktene er prioritert og innarbeidet i økonomisk langtidsplan og fremgår av tabell1. Tabellen viser utviklingen i tilførsel av ressurser og hvordan ressursene er benyttet. Den viser sammenhengen mellom utvikling av betalbare driftskostnader (pkt. 1), planlagt investeringsnivå (pkt. 2) i perioden, og avdrag på lån (pkt. 3). Inntektsbevilgningen (pkt. 4) bestemmes av nivået på disse tre planforutsetningene. Prosjekt Mine pasientreiser er et stort nasjonalt prosjekt for pasientreiseområdet og fremgår av den grunn i tabellen med egen prosjektfinansiering. Etter at løsningen er satt i drift, inngår estimat på vedlikeholds- og videreutviklingsinvesteringer i pkt. 2i tabellen fra 2016. Investeringsnivået basert på planforutsetningene er økt fra 12 millioner kroner per år i forrige planperiode til 20 millioner kroner i snitt pr år fra 2015. Hovedårsaken er knyttet til tiltakene (pkt a og b) som fremgår av oppdragsdokumentet. For selskapets budsjett i planperioden innebærer en økt prosjekt-/ investeringsportefølje økte driftskostnader/avskrivninger. Det er lagt til grunn at dette finansieres gjennom økte inntektsbevilgninger fra eier. På slutten av planperioden forventes det gevinstrealisering som følge av prosjekt Mine pasientreiser og en reduksjon i driftskostnader. Det gir redusert behov for inntektsbevilgning. Det er knyttet usikkerhet til de driftsøkonomiske konsekvenser av pkt. 1 og pkt. 2 i oppdragsdokumentet fordi prosjektene foreløpig er i forprosjektfaser. 9
Tabell 1: Tabell over ressursbehov og finansiering 2013 2018 (tall i 2015-priser for årene 2016 til 2018). (Beløp i 1 000 kroner eks mva) Total 2013-2015 2013 2014 2015 2016 2017 2018 Kapitalbehov ordinær drift Faktisk Estimat Budsjett Prognose Prognose Prognose 1. Betalbare driftskostnader (eks avskrivning) -88 300-90 000-99 000-104 000-100 000-96 000 Total 2016-2018 2. Utbetalinger utvikling pkt a-c -36 000-7 952-8 048-20 000-20 000-20 000-20 000-60 000 3. Avdrag lån Norsk Helsenett SF -21 000-7 000-7 000-7 000 - - - Sum ressursbehov (bruk) -103 252-105 048-126 000-124 000-120 000-116 000 - Finansiering 4. Inntektsbevilgning fra regionale helseforetakene 104 300 110 000 116 000 123 000 119 000 115 000 Finansinntekter (netto) 1 000 2 000 1 000 1 000 1 000 1 000 Sum finansiering (tilførsel) 105 300 112 000 117 000 124 000 120 000 116 000 Netto endring kapital (tilførsel-bruk) 0 2 048 6 952-9 000 - - - 0 Kapitalbehov prosjekt Mine pasientreiser 2013 2014 2015 2016 2017 2018 Totalt 2014-2016 5. Utbetalinger Mine pasientreiser - drift prosjekt -4 710-8 000-12 710 6. Finansiering fra regionale helseforetakene 4 710 8 000 12 710 7. Utbetalinger Mine pasientreiser - utvikling pkt 3-12 000-30 000-8 000-50 000 8. Finansiering fra regionale helseforetakene 35 000 15 000 50 000 Netto kontantstrøm investeringer/finansiering - -12 000 5 000 7 000 - - - Kommentar til tabell: 1. Utvikling betalbare driftskostnader Som følge av størrelsen på prosjektene vil implementeringen av prosjektene gi økte pukkelog driftskostnader for Pasientreiser ANS i 2015 og 2016. Det forventes en reduksjon i årene deretter gjennom gevinstrealisering som følge av prosjekt Mine pasientreiser. 2. Utbetalinger utvikling (investeringer) I investeringsplanen for 2015 2016 ligger prosjekter som er nært forestående en gjennomføringsfase: a. Løpende årlige vedlikeholdsinvesteringer for å sikre stabile og tilgjengelige løsninger b. Reiser med rekvisisjon: prosjekter knyttet til forbedret samkjøring og oppgjør c. Reiser uten rekvisisjon: prosjekt Mine pasientreiser utvikling av ny teknisk løsning Punkt a og b I perioden 2013 2015 har det vært lagt til grunn et investeringsnivå på 36 millioner kroner. Dette har blitt finansiert gjennom inntektsbevilgning fra eierne. Planene for 2016 2018 knyttet til utvikling av spesielt området reiser med rekvisisjon indikerer et økt investeringsnivå. Etter implementering av Mine pasientreiser vil det være behov for årlige investeringer for å hente ut ytterligere gevinster. Det er foreløpig lagt til grunn en økning til 20 millioner kroner i snitt pr år i perioden, dvs. totalt 60 millioner kroner tilført gjennom inntektsbevilgningen. Punkt c Gjennom vedtak i AD-møtet i 2014 er det besluttet at finansiering av utviklingskostnader for prosjekt Mine pasientreiser skal kanaliseres via budsjettet til Pasientreiser ANS, se punkt 7 og 8. 3. Avdrag lån Lånet til Norsk Helsenett SF er nedbetalt i løpet av 2015. 10
4. Inntektsutvikling Størrelsen på betalbare driftskostnader, avskrivninger og investeringsplanen legger føringer på størrelsen på finansieringen via inntekstbevilgning. Økningen i 2015 og 2016 er spesielt knyttet til økte pukkel- og driftskostnader knyttet til prosjekt Mine pasientreiser. Gevinstene av prosjektene vil i stor grad hentes ut ved helseforetakene, med unntak av Mine pasientreiser som også forventes gi reduserte driftskostnader i selskapet. Økt digitalisering vil medføre mindre post som skal digitaliseres samt at det vil bli bortfall av pukkelkostnader. Det tas sikte på å utarbeide en gevinstrealiseringsplan i løpet av 2015 som vil gi input til omfanget av driftsmessige gevinster. 5. 5 og 6. Mine pasientreiser drift prosjekt Finansiering skjer via direktiv planlagt fremmet for AD-møtet i februar 2015 og inngår ikke i Pasientreiser ANS sitt driftsbudsjett. 6. 7 og 8. Mine pasientreiser utvikling Utviklingskostnad for 2014-1016 er i forprosjektrapport beregnet til ca 50 millioner kroner for de regionale helseforetakene og cirka 20 millioner kroner for Helsedirektoratet. Samlet investering er foreløpig estimert til omlag 70 millioner kroner. Oppsummering finansieringsbehov i økonomisk langtidsplan Tabellen under er en oppsummering og viser fordelingen av finansiering per region basert på dagens finansieringsmodell med ca. 40 prosent på Helse Sør-Øst RHF og ca. 20 prosent på de øvrige regioner. Konsekvenser av nøytral moms er ikke innarbeidet i tabellen og en ev. beslutning om innføring kan påvirke tallene fra 2016. Pkt 4, 6 og 8 i tabellen henviser til forklaringer under kommentar til tabell overfor. Tabell 2: Finansiering fra eierne frem til 2018 Finansiering fra eiere 2014 2015 2016 2017 2018 4. Inntektsbevilgning til drift 110 000 116 000 123 000 119 000 115 000 + mva 27 500 29 000 30 750 29 750 28 750 6. Inntektsbevilgning drift Mine pasientreiser 4 710 8 000 - - - + mva 1 178 2 000 8. Finansiering utvikling Mine pasientreiser - 35 000 15 000 - - Total finansiering og fordeling: 143 388 190 000 168 750 148 750 143 750 Helse Sør-Øst 57 355 76 000 67 500 59 500 57 500 Helse Vest 28 678 38 000 33 750 29 750 28 750 Helse Midt-Norge 28 678 38 000 33 750 29 750 28 750 Helse Nord 28 678 38 000 33 750 29 750 28 750 Investeringer status og utfordringer Det forventes at investeringsbehovet vil øke i årene fremover som følge av krav til utvikling av nye og mer effektive arbeidsprosesser og nye digitale løsninger. Mine pasientreiser, som er et digitaliseringsløft, vil gi et betydelig økt investeringsbehov i perioden 2015 2016. I tillegg er det et behov for å modernisere teknologien innen reiseplanlegging hvor dagens teknologi ble utviklet i 2006 2007. Det er etablert en handlingsplan for å utvikle teknologien og arbeidsprosessene innen prioriterte områder. Dette vil medføre økt investeringsnivå kommende år og er innarbeidet i økonomisk langtidsplan frem til 2018. Parallelt planlegges det startet et 11
arbeid for å vurdere hvordan mer fremtidsrettede arbeidsprosesser bør være, med tilhørende teknologisk mulighetsrom. 3.1.7. Utarbeidelse av foreløpig regnskap Pasientreiser ANS foreløpig regnskap for 2014 følger som eget vedlegg. 3.2. Krav til aktivitet i 2014 Aktivitetskrav for 2014 er fastsatt i selskapets budsjett og i SLA-avtale m/vedlegg mellom Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS og de regionale helseforetakene, delavtaler med mer. Tjenesteleveransene skjer i henhold til inngått SLA-avtale. Halvårlige driftsmøter med regionale helseforetak og helseforetak er avholdt i juni og desember uten vesentlige anmerkninger fra kundene. For at styret i Pasientreiser ANS skal kunne følge opp at selskapet når sine sentrale målsettinger har det blitt utviklet syv styringsindikatorer. Det rapporteres fast på disse månedlig/halvårlig. Figuren under viser måloppnåelsen for styringsindikatorene i 2014. Tallene er per november 2014 og viser at det for året under ett ser ut til at målene nås, med unntak for saksbehandlingstid av krav om refusjon av reiseregninger og tilstedeværelse. Saksbehandlingstiden omfatter selskapets oppgaver etter SLA-avtalen og oppgaver som utføres ved pasientreisekontorene. Det er iverksatt tiltak for å forbedre måloppnåelse innen disse områdene. Tabell 3: Akkumulert resultat styringsindikatorer per november 2014 Styringsindikator MÅL 2014 Hittil i år 2014 Grenseverdier 2014 Frekevens Snitt saksbehandlingstid i dager < 14 15,6 < 14,0 > 14,0 > 21,0 Mnd Andel omgjorte klager av Fylkesmannen < 15 % 11,8 % < 15,0 % < 35,0 % > 35,0 % Halvårlig God økonomistyring - overskudd > 8% 9,4 % > 8,0 % > 7,0 % < 7,0 % Mnd Oppetid NISSY 99,3 % 99,5 % > 99,3 % > 98,2 % < 98,2 % Mnd Oppetid PRO 99,3 % 99,6 % > 99,3 % > 98,2 % < 98,2 % Mnd Tilstedeværelse 95,0 % 92,4 % > 95,0 % > 93,0 % < 93,0 % Mnd Medarbeidertilfredshetsundersøkelse > 4,5 4,7 > 4,5 > 3,5 < 3,5 Halvårlig Finner bruker den informasjon de søker på pasientreiser.no > 80 % 77,4 % > 80,0 % > 70,0 % < 70,0 % Halvårlig 3.3. Finansiering eiernes bevilgning for 2014 Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS oppgaver er inndelt i tre kategorier: 1. Transaksjonstunge oppgaver 2. Samordnings- og koordineringsoppgaver 3. Tilleggstjenester Fra 2013 er det i samråd med økonomidirektørene ved de regionale helseforetakene gjort en endring til overskuddsmodell for finansiering av drift og investeringer. Det innebærer at bevilgningen også finansierer vedlikehold og utvikling av nasjonal teknologi som understøtter arbeidsprosessene ved helseforetakene. Inntektsbevilgningen til selskapet fordeles mellom regionene i henhold til kategori 1 og 2, mens man fakturerer det enkelte RHF/HF direkte for kategori 3. 12
Tabell 4: Inntekstbevilgning mellom regionene Kategori Helse Nord Helse Midt Helse Vest Helse Sør-Øst 1 Volumandel pt 24 % Volumandel pt 17 % Volumandel pt 19 % Volumandel pt 40 % 2 Eierandel 20 % Eierandel 20 % Eierandel 20 % Eierandel 40 % 3 Etter forbruk Etter forbruk Etter forbruk Etter forbruk 1. Den samlede bevilgning til transaksjonstunge oppgaver allokeres etter volumandel, som vil si at disse tjenestene faktureres månedsvis basert på vedtatt budsjett og historisk volumandel. Det gjøres så en avregning av bevilgningen ved årets slutt iht. faktisk volumandel. 2. Bevilgningen, som skal finansiere samordnings- og koordineringsoppgaver og avdrag på lån/investeringer, fordeles etter eierandel. Det vil si at bevilgningen faktureres månedsvis basert på vedtatt budsjett og eierandel. 3. Tilleggstjenester faktureres direkte det RHF/HF som bestiller tjenesten uten at dette påvirker kostnadene til de andre RHF-ene. Prisgrunnlag og rammer for slike tjenester skal inkluderes skriftlig i SLA. 4. Rapportering for øvrige oppdrag gitt i løpet av 2014 4.1.1 Miljøsertifisering i samsvar med ISO 14001 I tråd med oppdrag fra eierne har Pasientreiser ANS etablert og implementert et miljøstyringssystem i selskapet. Målet var å oppnå miljøsertifisering (ISO 14001) for selskapet i løpet av 2014. Sertifiseringen skal medvirke til å aktivt redusere selskapets miljøbelastninger til et minimum. Det Norske Veritas har som en uavhengig tredjepart revidert Pasientreiser ANS for å verifisere at selskapet etterlever kravene i standarden. Revisjonen ble gjennomført i uke 18. Resultatet av revisjonen ble tre mindre avvik som måtte rettes før sertifiseringen kunne skje, seks observasjoner og et forbedringspunkt. Pasientreiser ANS gjennomgikk alle områdene av miljøstyringssystemet som ble påpekt. Avvik, observasjoner og forbedringspunkt ble lukket/godkjent, og selskapet er gitt sertifisering iht ISO 14001 fra 01.07.14. Miljøstyringssystemet er en integrert del av internkontrollen i Pasientreiser ANS og alle medarbeidere bidrar gjennom innspill til miljøtiltak og oppfølging av disse. Det er etablert en egen miljøgruppe i selskapet med kompetanse og prioriterte ressurser til å opprettholde miljøstyringssystemet i samsvar med kravene i ISO 14001. Det er fire områder som har blitt prioritert i 2014/2015: 1. Forbruk og papir 2. Reisevirksomhet 3. Avfallshåndtering 4. Anskaffelser Det er etablert flere mål og tiltak for å nå disse for hvert av disse områdene. Miljøgruppen følger opp resultatene gjennom evalueringer av effekt av tiltakene og foreslår eventuelle 13
justeringer/nye tiltak. Det er også utarbeidet egne måleindikatorer som følges opp i ledergruppen jevnlig for å sikre at målene nås. Resultatene blir også presentert for medarbeiderne i allmøter/avdelingsmøter. Alle delene av miljøstyringssystemet vil vurderes årlig gjennom ledelsens gjennomgang på våren. 5. Rapportering på andre områder Øvrige områder er hovedsakelig omtalt i kap. 3.1.5 om gode IKT-løsninger ved pasientreisekontorene. DEL III: STYRETS PLANDOKUMENT 6. Utviklingstrender og rammebetingelser Selskapets gjeldende strategiplan ble vedtatt i styremøtet juni 2013. De siste par årenes vekst i pasientbehandling som følge av demografisk utvikling, og overgang fra inneliggende til dagbehandling og poliklinisk behandling, har så langt ikke medført tilsvarende økning i pasienttransport. Strategiplanen fokuserer på utvikling av pasientreiseområdet med bakgrunn i styrende dokumenter fra de regionale helseforetakene, herunder det årlige oppdragsdokumentet, overgang til nye behandlingsformer, samhandlingsreformen, demografi og krav til digitalisering i offentlig sektor. Strategiplanen skal revideres i april 2015. Basert på erfaringer fra de siste par årene, vil tidligere forventet vekst i pasientreiser justeres ned til nullvekst fordi reiser uten rekvisisjon har gått noe ned de siste par årene. Samtidig registreres en liten økning i reiser med rekvisisjon. Det er en viss usikkerhet knyttet til hvordan samhandlingsreformen vil påvirke antall pasientreiser. En SINTEF-rapport utarbeidet for Helse Sør-Øst RHF indikerer markert økning i antall behandlinger de kommende år som følge av sterk økning i befolkningen over 70 år. Denne aldersgruppen er også store brukere av pasientreiser med rekvisisjon, som er de mest kostnadskrevende reisene. Den reviderte strategiplanen som legges frem i april 2015 vil ta opp i seg disse forholdene. Gjennom prosjektet Mine pasientreiser har Helse- og omsorgsdepartementet iverksatt arbeidet for å få til en regelverksendring som muliggjør elektronisk innsending av refusjonssøknader for reiser uten rekvisisjon. Innføringstidspunkt for ny ordning er satt til 2016. Iverksetting av ny ordning vil føre til endringer i oppgaver og organisering for Pasientreiser ANS og pasientreisekontorene. Revisjonen av strategiplanen planlagt i april 2015 vil kunne inkludere også dette elementet. 6.1. Faglig utvikling Pasientreiser ANS har i de årene selskapet har vært i drift gjennomført en rekke effektiviseringstiltak for å finne frem til et riktig bemanningsnivå. Saksinngangen for reiser uten rekvisisjon var relativt stabil de første årene, men har vist en nedadgående trend siste to år. Reiser med rekvisisjon viser imidlertid en økning. Befolkningens økning i andel eldre forventes å medføre økt behandlingsbehov, og som følge av dette også en økning av selskapets tjenester på sikt. De fire regionale helseforetakene legger i sine plandokumenter opp til behandlingsvekst de kommende år. Omlegging fra inneliggende behandling til dagbehandling og poliklinikk kan i sin tur generere økt behov for pasientreiser. Samhandlingsreformen kan også komme til å påvirke behovet for pasientreiser. 14
Som følge av endringer som forventes generert av prosjekt Mine pasientreiser, må man forvente en moderat reduksjon i selskapets bemanning i kommende treårsperiode. Det omtalte prosjektarbeidet utreder overgang til standardiserte satser og elektronisk innsending av refusjonssøknader for reiser uten rekvisisjon. Ny løsning forventes å gi betydelige effektiviserings- og kvalitetsgevinster saksbehandlingsmessig. Den vedtatte strategiplanen legger imidlertid opp til at selskapet skal se på mulige nye tjenesteområder, noe som kan bidra til redusert behov for bemanningsreduksjoner. Selskapet har i 2014 fortsatt utviklingen av systemeierrollen og databehandleransvaret for saksbehandlingssystemene PRO og NISSY. Selskapet vil innenfor nåværende ressursramme videreutvikle systemeierrollen, og sammen med de regionale helseforetakene og pasientreisekontorene fortsette arbeidet med å videreutvikle samarbeidsarenaene. Det er inngått databehandleravtaler med eksterne samarbeidspartnere. Etterlevelsen av disse avtalene vurderes jevnlig som del av kvalitetsarbeidet innenfor IKT-området. Det er foretatt en gjennomgang og revisjon av vedlegg til gjeldende databehandleravtaler i 2014 som følge av påpekte forhold i internrevisjonsrapport om pasientreiseområdet. 6.2. Forventet økonomisk utvikling Viser til kapittel 3.1.6 om økonomisk langtidsplan. 6.3. Personell- og kompetansebehov Pasientreiser ANS legger stor vekt på å ha personell med riktig kompetanse i forhold til selskapets strategiplan og oppgaver. Dette innebærer også en fleksibel organisasjon som til enhver tid er bemannet for de oppgavene selskapet skal utføre. Selskapet er opptatt av å utvikle kompetansen til egne medarbeidere og arbeider systematisk med dette. Utviklingsmuligheter og interne karriereveier vurderes i forhold til selskapets mål og strategier. Det gjennomføres kartlegging av kompetansebehov og utviklingssamtaler med alle medarbeidere. Dersom selskapet vil ha behov for å styrke sin kompetanse, vurderes rekrutteringsgrunnlag i regionen å være rimelig greit i overskuelig framtid. Pasientreiser ANS har som målsetting å gjenspeile mangfoldet i befolkningen, og det er derfor et fokusområde i rekrutteringsprosesser. Det er et mål å oppnå en balansert alders- og kjønnssammensetning og å rekruttere personer med ulik etnisk bakgrunn. I 2014 har selskapet medarbeidere fra i alt 13 ulike nasjoner. Regjeringen har målsetting om en forenkling av oppgjørsordningen for pasientreiser uten rekvisisjon. Pasientreiser ANS er sentral i dette arbeidet og vil blant annet bidra i utredningen av fremtidig organisering av området. Dette arbeidet skjer i regi av prosjektet og mandat som prosjektet har fått. Det vektlegges bred involvering av alle interessenter i dette arbeidet. Planer for omstilling og implementering vil bli utarbeidet når fremtidig organisering er avklart. Selskapet er en IA-bedrift og har gode erfaringer med avtalen om et inkluderende arbeidsliv. Selskapet vil følge de nasjonale retningslinjene for videreføring av en IA-avtale for kommende periode. Selskapet skal være en helsefremmende arbeidsplass hvor arbeidsmiljø og samhold står i sentrum. 6.4. Bygningskapital og øvrige investeringsområder status og utfordringer Pasientreiser ANS leier sine lokaler i Skien. For å kunne utnytte eksisterende lokaler bedre har det i 2014 blitt utført mindre bygningsmessige tilpasninger, samt utskiftinger av plasskrevende arbeidsstasjoner i åpent landskap. 15
7. Selskapets planer for utviklingen 7.1 Plan for å møte utviklingen Selskapets strategiplan ble vedtatt av styret i juni 2013 og skal revideres i april 2015. Gjeldende plan har strategiske mål basert på et tydelig bruker- og kundeperspektiv, fokus på effektiv drift og hensyntaken til offentlige føringer som standardisering og digitalisering. Gjeldende strategiplan retter selskapets innsats inn mot fire strategiske fokusområder; reiser med rekvisisjon, reiser uten rekvisisjon, videreføring av områder fra strategiplan 2012 2014 og nye tjenesteområder. For hvert av temaene er definert egne innsatsområder. Tiltaksdelen legger blant annet føringer om forenkling, valgfrihet for pasient inkludert større grad av involvering for de som ønsker dette, standardisering av arbeidsprosesser og standardisert opplæring til brukere. For reiser uten rekvisisjon vil det omtalte prosjektarbeidet Mine pasientreiser stå sentralt med mål om å utvikle en elektronisk basert selvbetjeningsløsning. For reiser med rekvisisjon legger planen opp til at det skal videreutvikles en fremtidsrettet og driftssikker systemløsning basert på standardiserte arbeidsprosesser. Videreførte områder omfatter blant annet arbeidet med å tilrettelegge for bedre styringsinformasjon som grunnlag for en helhetlig tilnærming til pasientreiseområdet og å bidra til å sikre likebehandling og kvalitet innen reiseplanlegging og -oppgjør. Planen legger også opp til at selskapets kapasitet og kompetanse utnyttes best mulig ved blant annet å utrede mulighetene for å utvikle nye tjenester som kan skape verdier for kunder, brukere og eiere i helsetjenesten. Utfallet av prosjekt Mine pasientreiser vil påvirke organisering og innretning av arbeidet med pasientreiser uten rekvisisjon. Helse- og omsorgsdepartementet har signalisert at pågående prosess vil avsluttes i løpet av 2015 med tentativ utrulling av ny ordning fra 2016. Opprettholdes denne fremdriften vil det gi aktørene innenfor pasientreiseområdet, RHF, helseforetak med pasientreisekontor og Pasientreiser ANS kort tid til nødvendig omstilling. Pasientreiser ANS vil legge dette eller eventuelt oppdaterte fremdriftsplaner til grunn ved neste revidering av selskapets strategiplan vinter 2015. Den teknologiske utviklingen som forventes å skulle skje innenfor pasientreiseområdet vil berøre både Pasientreiser ANS, men også helseforetakene. Det vil da være viktig at RHF-ene gir identiske styringssignaler til de involverte aktørene innenfor området. Utviklingstrekk pasientreiseområdet 2010 til 2013, samt forventet utvikling i 2014 Økonomi, bemanning og aktivitet Pasientreiser ANS innhenter årlig akkumulerte tall fra pasientreisekontorene via de fire RHFene for pasientreiseområdet, et materiale som forelegges for AD-møtet. Overordnet viser kostnadsutviklingen et positivt bilde av pasientreiseområdet fra 2010 til 2014, kfr nedenstående tabell 5. Alle beløp er i 2014-kroner. 16
Tabell 5: Utvikling i driftskostnader og aktivitet 2010 2014 Årsverk NASJONALT Regnskap 2010 Regnskap 2011 Regnskap 2012 Regnskap 2013 Prognose 2014 Totalt antall årsverk 571,0 545,4 497,7 503,2 498,0 Driftskostnader Lønnskostnader 329 894 382 294 048 070 301 378 040 308 682 814 308 329 140 Netto transportkostnader direkteoppgjør 1 660 978 920 1 592 370 151 1 594 180 090 1 541 110 931 1 592 230 311 Netto transportkostnader enkeltoppgjør 401 043 443 418 323 171 429 592 808 437 967 537 403 586 035 Øvrige driftskostnader 129 507 341 123 790 552 109 240 625 132 429 094 121 285 334 Totale netto driftskostnader 2 521 424 086 2 428 531 944 2 434 391 563 2 420 190 375 2 425 430 820 Aktivitetstall Antall vedtak 832 017 821 760 774 099 782 991 761 785 Antall rekvisisjoner 3 072 422 3 807 009 3 916 974 4 003 161 4 103 660 Mine pasientreiser Det foreligger krav gjennom eforvaltningsforskriften om at digital kommunikasjon skal være den primære kanalen for dialog med det offentlige. Dette gjelder også helsesektoren, og regjeringen fokuserer på å digitalisere den offentlige helsesektoren og samtidig gi pasientene flere selvbetjeningsløsninger. På bakgrunn av politiske føringer om digitalisering, et stort potensial for å forbedre brukeropplevelsen og forventet fremtidig kostnadsøkning, ser Helse- og omsorgsdepartementet et behov for å forenkle ordning for refusjon av reiser uten rekvisisjon. I punkt 4.3 Meld. St. 9 «Én innbygger, én journal. Om digitale tjenester i helse- og omsorgssektoren» om selvbetjeningsløsninger og elektronisk dialog fremgår følgende: «Refusjonsordning for transport til og fra behandling (pasientreiser) skal forenkles og være tilgjengelig via helsenorge.no. Ordningen skal bli enklere med standardsats, færre dokumentasjonskrav og etablering av elektronisk løsning. Den konkrete løsningen skal utredes nærmere.» Den anbefalte løsningen skal kobles opp mot helsenorge.no, som skal være en felles inngangsportal til offentlige helsetjenester på nett. Portalen skal «tilby digitale tjenester for en enklere hverdag for brukeren i møte med helse- og omsorgstjenester, og skal bidra til en styrket brukermedvirkning.» Gjennomføring av prosjektet Mine pasientreiser og veien videre Mine pasientreiser ble etablert våren 2013 og var planlagt gjennomført i fem faser: Behovsfasen (forstudie), foranalysefasen, forprosjektfasen, gjennomføringsfasen og driftsfasen. Behovsfasen ble ferdigstilt våren 2013 og validerte behovet for en ny løsning. Videre ble foranalysefase gjennomført frem til sommeren 2013. Foranalysen la til rette for prosjektet gjennom å utarbeide prosjektmandat og nødvendig planverk. Forprosjektfasen ble gjennomført fra august 2013 til november 2014. I denne fasen ble design og utviklingsarbeidet av ny løsning initiert, og gjennomføringsfasen ble planlagt. Prosjektet har igangsettelse 01.01.2016 som målsetting, men har avhengigheter som kan påvirke dette. Pasientreiser ANS bidrar med store ressurser i prosjektet, noe som forventes å vedvare i 2015. Det må videre legges til grunn at konsekvensene av prosjektets implementering vil endre innhold og omfang av selskapets oppgaver relatert til reiser uten rekvisisjon. Samtidig vil 17
utvikling og omlegging av både reiser med og reiser uten rekvisisjon forventes å kunne generere nye oppgaver som det kan være naturlig og legge til en nasjonal enhet. Det vil være en viktig oppgave for selskapet i kommende planperiode og legge til rette for denne omleggingen. IKT-løsninger Prioriteringsmessig er arbeid og ressursinnsats fra selskapet de siste årene innrettet på en måte som har gjort at driftsstabiliteten disse årene har vært markert bedre enn tidligere. I hovedsak er krav i SLA-avtalen etterlevet. Denne prioriteringen for å sikre driftsstabilitet og ytelse vil være nødvendig også de kommende år. Med en god driftsstabilitet som basis er det i 2014 satt fokus på videreutvikling av systemene for å bedre funksjonaliteten. Flere prosjekt er igangsatt og levert på. RADAR er etablert, og det er i 2014 levert på automatisk SMS til pasient og forbedret tilgangskontroll i NISSY. Den vedtatte IKT-handlingsplan har dessuten fokus på følgende hovedområder: Standardisert opplegg og felles verktøy for oppgjørskontroll. Internrevisjonsrapporten påpeker at arbeidet med etablering av et standardisert opplegg og felles verktøy for kontroll av direkteoppgjør bør prioriteres. Prosjekt igangsatt 2014 og forprosjektrapport levert pr januar 2015. Samkjøring (optimalisering av pasienttransport). Bedre systemstøtte for samkjøring er viktig for å kunne gjennomføre transportene på en kostnadseffektiv måte, og det forutsetter bedre kartfunksjonalitet enn det som tilbys i dagens løsning. Bedre kilometerberegning må også sees i sammenheng med dette. Prosjekt igangsatt 2014 og forprosjektrapport levert pr desember 2014. Behovet for alternativ transportløsning for mottak og håndtering av pasientreisebestillinger sees i sammenheng med samkjøring. En viktig målsetting for selskapet de kommende år vil også være å arbeide for gode elektroniske selvbetjeningsløsninger for brukerne. Dette støtter opp under regjeringens ambisjoner om at digital kommunikasjon skal være den primære kanalen for dialog mellom brukere og offentlige virksomheter, digitalt førstevalg. Dette innebærer at digitale tjenester og automatiserte prosesser skal være standard, papir og manuelt arbeid unntaket. Eksempler på mulige tjenester som skal utvikles kan være innsending av refusjonskrav, mottak av vedtaksbrev, bestilling av pasienttransport og liknende. Reiser med rekvisisjon er preget av operativt miljø med raske beslutninger. Systemstøtten har vært mangelfull og det har over lengre tid vært et ønske om å sikre bedre systemstøtte for planlegging/samkjøring av turene og oppgjørskontroll av transportfakturaene. Pågående prosjekter blir viktig for å sikre en ytterligere profesjonalitet av tjenesten og forløpige analyser viser store økonomiske potensialer via lavere transportutgifter. Neste steg i utvikling av reiser med rekvisisjon kan være å se på ytterligere digital involvering av pasient og enklere bestillings/godkjennings prosess for rekvirentene. 18