Årlig melding for. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS

Transkript

1 Årlig melding 2013 for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS

2 Innhold 1. Innledning Om Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS... 3 Reiser med rekvisisjon... 3 Reiser uten rekvisisjon... 3 Nye tjenesteområder Sammendrag av positive resultater og uløste utfordringer Rapporteringer Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene for Overordnede styringsbudskap Krav til aktivitet i Finansiering - eiernes bevilgning for Rapportering på krav stilt i selskapsmøte i løpet av året Rapportering på andre områder Styrets plandokument Utviklingstrender og rammebetingelser Videreutvikle standardrapporter og styringsdata Analyse og rapportering Portal for styringsinformasjon Plan for å møte utviklingen Utviklingstrekk pasientreiseområdet 2010 til 2012, samt forventet utvikling i 2013 Økonomi, bemanning og aktivitet Lik praksis i hele landet IKT-løsninger

3 1. Innledning 1.1 Om Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS (Pasientreiser ANS) er et nasjonalt selskap, etablert 11. mai 2009 og lokalisert i Skien. Selskapet er eid av de fire regionale helseforetakene (RHF-ene). Helse Nord RHF, Helse Midt-Norge RHF og Helse Vest RHF eier 20 prosent hver i selskapet, mens Helse Sør-Øst RHF eier 40 prosent. Pasientreiser ANS var i full drift fra 1. desember 2009 og samarbeider i dag med 18 lokale pasientreisekontor i hele landet som er underlagt sine respektive helseforetak. Selskapet er et faglig kompetansesenter som yter juridisk bistand og opplæring, og bidrar til harmonisering av regelverk og praksis i forvaltningen av pasientreiser på nasjonalt nivå. Selskapet er etablert for å oppfylle de regionale helseforetakenes sørge for ansvar på området pasientreiser. Selskapet har også en service- og støttefunksjon og ivaretar administrative og merkantile fellesoppgaver, samordningsoppgaver samt transaksjonstunge saksbehandlingsoppgaver for helseforetakene. Virksomhetens strategi er utformet med utgangspunkt i dette. Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag Pasientreiser ANS visjon er å skape gode og likeverdige tjenester til pasientene og kostnadseffektivisering for helseforetakene. De overordnede verdiene for spesialisthelsetjenesten er kvalitet, respekt og trygghet. Pasientreiser ANS baserer seg på de nasjonale verdiene, samt selskapets egne verdier som er engasjert, imøtekommende og pålitelig. De grunnleggende verdiene skal prege kulturen i bedriften og selskapets virke skal i alle sammenhenger være basert på disse. Selskapets mål for 2013 Strategiplanperioden er definert til Gjeldende plan fastslår at strategiske mål for selskapet for 2013 skal ha utgangspunkt følgende fire overordnede perspektiver: Brukerperspektivet, kundeperspektivet, effektiv drift og offentlige føringer. Det er videre definert fire strategiske fokusområder; reiser med rekvisisjon, reiser uten rekvisisjon, videreførte områder fra siste strategiplan og nye tjenesteområder. Reiser med rekvisisjon Pasientreiser ANS skal sikre kvalitet og effektivitet innen området for reiser med rekvisisjon gjennom utvikling av en fremtidig systemløsning og en hensiktsmessig standardisering av arbeidsprosesser. Målet er å sikre en forenklet, standardisert og driftssikker IT-plattform, sikre lik praksis på tvers av regioner og kontorer gjennom standardiserte arbeidsprosesser og sikre god og standardisert opplæring til brukerne. Målet er at brukerne opplever funksjonelle og brukervennlige systemer, man får økt kvalitet og effektivitet i saksgangen, det blir mer kostnadseffektiv drift, god datakvalitet og styringsinformasjon og pasienten involverer som en aktiv ressurs. Reiser uten rekvisisjon Pasientreiser ANS skal bidra til en forenkling av oppgjørsordningen for reiser uten rekvisisjon gjennom prosjektet Mine pasientreiser. De tre overordnede målene for prosjektet er: å etablere en enklere og lettere tilgjengelig digital løsning for brukerne, størst mulig grad av likebehandling og kostnadseffektiv oppgaveløsning og administrasjon. 3

4 Videreførte områder fra siste strategiplan Definerte målsettinger i forrige planperiode som ikke direkte omfattes av reiser med eller uten rekvisisjon ivaretas under dette fokusområdet. Her inngår blant annet mål om å bidra til å sikre likebehandling innenfor reiseplanlegging og oppgjør, tilrettelegging for nasjonal styringsinformasjon og å bidra til en kultur der de involverte arbeider med forbedringer. Nye tjenesteområder Pasientreiser ANS skal sikre at kapasitet og kompetanse i selskapet utnyttes best mulig ved å utrede mulighetene for å utvikle nye tjenester som kan skape verdi for kunder, brukere og eiere i helsetjenesten. Styrets arbeid i 2013 Pasientreiser ANS er systemeier for saksbehandlingssystemene Pasientreiseoppgjør (PRO) og Nasjonalt informasjonssystem for pasientreiser (NISSY). PRO er saksbehandlingssystemet for reiser uten rekvisisjon og NISSY er rekvireringssystemet for reiser med rekvisisjon. Styret har også i 2013 hatt fokus på å sikre stabilitet og ytelse for disse systemene, og det har i 2013 jevnt over vært god stabilitet og ytelse i systemene. Styret er involvert i prosjekt Mine pasientreiser i kraft av å inngå i styringsgruppen for prosjektet. Dette er et sentralt prosjekt for videreutviklingen av hele pasientreiseområdet. Styret har i 2013 hatt oppmerksomhet på rapporten fra internrevisjonens gjennomgang av tverrgående prosesser mellom helseforetak med pasientreisekontor og Pasientreiser ANS og oppfølgingen av denne. Internrevisjonen i Pasientreiser ANS har i 2013 gjennomført oppfølgingsrevisjon av handlingsplaner etter revisjoner gjennomført i 2011 og Områder som ble gjennomgått var virksomhetsstyringen, tjenesteleveranseavtalen (SLA-avtalen) og IKT-forvaltningen. Rapporten fra revisjonen er lagt til grunn for en egen tiltaksplan som styret behandler i januar Dette sammen med to halvårlige gjennomganger av risikovurderingen for selskapet understreker at styret i 2013 har hatt høyt fokus på selskapets styringssystemer. Styret har dessuten hatt fokus på den videre utviklingen av Pasientreiser ANS gjennom behandling og vedtak om revidert strategiplan. 1.2 Sammendrag av positive resultater og uløste utfordringer Den positive utviklingen med sikringen av stabilitet og ytelse i IKT-systemene innenfor pasientreiseområdet man erfarte i 2012 er videreført i Pasientreiser ANS har som systemeier for PRO og NISSY prioritert dette arbeidet høyt. Dette gir et godt grunnlag for videreutvikling av systemene. For reiser uten rekvisisjon, PRO, skjer dette først og fremst gjennom prosjekt Mine pasientreiser. Videreutvikling av en fremtidsrettet løsning for reiser med rekvisisjon er et viktig element i vedtatt strategiplan for selskapet. Arbeidet med dette vil igangsettes i Prosjekt Mine pasientreiser omhandler en forenklet oppgjørsordning for reiser uten rekvisisjon, og er et resultat av Regjeringens målsetting om å forenkle gjeldende ordning for refusjon av pasientreiser uten rekvisisjon. Målet er en enklere ordning med standardsats, færre dokumentasjonskrav og etablering av elektronisk løsning. Helse Sør-Øst har gjennom foretaksprotokoll fra Helse- og omsorgsdepartementet fått i oppdrag å lede arbeidet på vegne av de regionale helseforetakene. Pasientreiser ANS har blitt bedt om å ivareta ledelsen og gjennomføringen av prosjektet. Dette arbeidet har vært en viktig del av 4

5 selskapets virksomhet i 2013 med mange ansatte involvert i prosjektet. Arbeidet fortsetter i 2014 og Som i de foregående årene har selskapet også i 2013 utført sine tjenesteleveranser i henhold til vedtatt SLA-avtale. To halvårige driftsmøter er avholdt med kundene (helseforetakene) og avtalepartnerne (RHF-ene) uten vesentlige anmerkninger til leverte tjenester. Selskapet vil for 2013 levere et økonomisk resultat som er noe bedre enn budsjettert overskudd. Sammen med representanter for de fire regionale helseforetakene er det igangsatt en prosess for å utvikle og forbedre etablerte samarbeidsarenaer mellom helseforetakene/pasientreisekontorene, de regionale helseforetakene og Pasientreiser ANS. Internrevisjonene i de fire regionale helseforetakene og Pasientreiser ANS leverte i 2013 en rapport fra gjennomgang av tverrgående prosesser mellom Pasientreiser ANS, RHF og HF innenfor pasientreiseområdet. Rapporten peker på i alt 19 områder for iverksetting av tiltak/forbedringer. Ingen av områdene gjelder Pasientreiser ANS alene, men selskapet er sammen med HF og/eller RHF utpekt som delansvarlig for oppfølging av til sammen åtte av punktene. Selskapet er gjennom styrevedtak også anmodet om å samordne oppfølging av rapportens anbefalinger. Strategiplan for perioden ble vedtatt av styret for Pasientreiser ANS i juni og er et sentralt dokument for den videre utviklingen av selskapet og pasientreiseområdet. Sentrale utfordringer som omhandles i planen er utvikling av ny løsning for reiser uten rekvisisjon (Mine pasientreiser), videreutvikle en fremtidsrettet og driftssikker systemløsning for reiser med rekvisisjon, vurdere eventuelt nye tjenesteområder for selskapet og sikre videreføring av sentrale områder i tidligere vedtatt plan. 2. Rapporteringer 2.1 Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene for 2013 Overordnede styringsbudskap I det følgende gjøres det en vurdering av selskapets måloppnåelse i 2013 med bakgrunn i overordnede styringsbudskap fra de regionale helseforetakene. a) Videreføring av relevante krav og mål Ved utarbeidelse av strategiplan for selskapet er det blant annet tatt utgangspunkt i måltall for pasientbehandling i de fire regionale helseforetakenes styrende dokumenter og erfaringstall for pasientreiseområdet. Lederne for pasientreisekontorene og representanter for de fire RHF-ene har vært involvert i prosessen med utarbeidelse av strategidokumentet. Selskapets prosjekter baseres på føringer i strategiplanen, og oppgaver operasjonaliseres med strategiplanen som utgangspunkt. Lik og riktig praktisering av regelverket på pasientreiseområdet er et viktig mål for Pasientreiser ANS. De etablerte samhandlingsarenaene med de regionale helseforetakene og helseforetakene/pasientreisekontorene skal ivareta det løpende utfordringsbildet gjennom året og bidrar til å nå definerte mål for pasientreiseområdet, herunder lik praksis. Pasientreisekontorene mottar juridisk veiledning i saksbehandling og reiseplanlegging, og Pasientreiser ANS tilbyr opplæring tilpasset behov og ønsker fra pasientreisekontorene. 5

6 Målsetting for saksbehandlingstid nasjonalt er i hovedsak oppfylt i 2013, men gjennom året har enkelte pasientreisekontor i perioder ikke overholdt de definerte fristene. Kontinuerlig forbedring (KF) er implementert som metodikk i selskapets forbedringsarbeid. I 2013 har selskapet dessuten bistått fem pasientreisekontor i Helse Sør-Øst med gjennomføring av prosjekt for kontinuerlig forbedring innenfor reiser med rekvisisjon ved deres respektive kontorer. Pasientreiser ANS har tidligere bistått pasientreisekontorene i de øvrige helseregionene. Målsettinger for effektivisering i selskapets budsjett for 2013 er oppfylt og nye effektiviseringsmål er satt for Det er inngått tjenesteleveranseavtale mellom de fire RHF-ene og selskapet. Avtalens vedlegg 1 inneholder en spesifikk angivelse av leveransene, og dette vedlegget er revidert i 2013 etter en prosess mellom partene. Det er helseforetakene med pasientreisekontor som i hovedsak mottar tjenestene. Det er i 2013 avholdt to driftsmøter, og det er ingen vesentlige avvik i leveransene i henhold til avtalen om tjenesteleveranse (SLA-avtalen). I forkant av driftsmøtene sendes det en rapport over leveransene for det siste halvåret til RHF-ene og berørte helseforetak som grunnlag for regionvise telefonmøter som forberedelse til driftsmøtene. I tillegg rapporterer selskapet hyppigere på enkelte av leveransene. b) Internkontroll og risikostyring Styret for Pasientreiser ANS skal sikre seg et samlet systemopplegg, basert på gjeldende regler for internkontroll og eventuelle supplerende tiltak, som gir eierne tilstrekkelig sikkerhet for at myndighetskrav følges opp. Internkontroll Systemer for internkontroll er etablert. Det foretas årlig en strukturert gjennomgang på utvalgte områder av selskapets portefølje med utgangspunkt i plan vedtatt av styret. Det er etablert en tverrfaglig gruppe i Pasientreiser ANS dedikert til arbeid med internkontroll og risikostyring. Det gjennomføres systematiske gjennomganger per avdeling og risikostyring er integrert på individnivå ved å inkludere risikostyring i alle prosedyrer i selskapet. Det er videre etablert styringssystemer for selskapets virksomhet i tråd med lovgivning og oppgaver selskapet er tillagt. Styret har vedtatt at det to ganger per år skal gjennomføres en helhetlig risikovurdering i selskapet. Dette er fulgt opp ved at saker fremmes for styret per april og per oktober med oppdatert risikovurdering inklusiv tiltaksplan. Forut for fremleggelsen gjennomføres ledelsens gjennomgang i ledergruppen som grunnlag for styresaken. De øvrige elementene av intern styring og kontroll er også en del av selskapets halvårlige prosedyrer for ledelsens gjennomgang. c) Innsyn og internrevisjon Internrevisjonens rapport 1/2013 om revisjon av tverrgående prosesser mellom helseforetak som har pasientreisekontor og Pasientreiser ANS er lagt frem for styret. Rapporten fra revisjonen inneholdt 19 tiltak til oppfølging. Som ansvarlig for tiltakene har internrevisjonen pekt på de regionale helseforetakene, helseforetakene og Pasientreiser ANS i ulike kombinasjoner. Tiltaksplan for oppfølging er utarbeidet av de ansvarlige partene og behandlet i selskapets styre i løpet av Oppfølgingen vil skje i løpet av

7 I samsvar med styrevedtatt revisjonsplan i selskapet for 2013 har det også blitt gjennomført en oppfølgingsrevisjon av rapportene: 1/2011 Revisjon av systemforvaltning, 2/2011 revisjon av SLA og 3/2011 Revisjon av virksomhetsstyring. Intern styring og kontroll del 1. Rapporten fra oppfølgingsrevisjonen ble behandlet i styret i januar Ledelsens gjennomgang inkluderer gjennomgang av aktuelle revisjonsrapporter. Eksterne tilsynsmyndigheter har ikke foretatt gjennomganger i Pasientreiser ANS i d) Ledelse Pasientreiser ANS utviklet i 2013 en lederplattform som skal bidra til en felles forståelse for utfordringer og krav til ledelse av selskapet. Selskapet legger til rette for at ledere har nødvendig kompetanse og støtte ved følgende tiltak: systematiske tilbakemeldinger på utøvelse av lederrollen via tilbakemeldinger fra alle nivå i organisasjonen og medarbeiderundersøkelser ledersamlinger for å dele erfaringer, opprettholde eller utvikle kompetanse på sentrale områder coaching og trening knyttet til utvikling av lederferdigheter mulighet for kurs innen ledelse verktøykasse som HR-støtte ved rekruttering og utvikling av medarbeidere, samt avslutning av arbeidsforhold e) Krav til tilsettingsforhold Oppdragsdokumentet fastslår at det skal utarbeides en årlig erklæring om ledernes ansettelsesvilkår. Utgangspunktet er bestemmelser i allmennaksjeloven og regnskapsloven om godtgjøring til ledende ansatte. Pasientreiser ANS har fra regnskapsåret 2012 i note i årsregnskapet rapportert på lønn og andre vilkår for administrerende direktør og ledergruppen. Tilsettingsforhold og omstillinger Selskapet har drøftinger med tillitsvalgte angående bruk av midlertidige stillinger og innleide vikarer. Det er kun en tilsatt i fast deltidsstilling (80 prosent). Det ble i 2013 besluttet at medarbeidere som har vært i engasjement i selskapet i fire år skal tilbys fast stillingen i tråd med føringer i arbeidsmiljøloven. Dette medfører at fire medarbeidere vil tilbys fast stilling i Det er i 2013 ikke gjennomført større omlegginger av virksomheten. Det har blitt gjennomført noen endringer i intern organisering for fortsatt å sikre kvalitet i videre leveranser, spesielt sikring av prosjektleveranser. Selskapet har ikke innført ny teknologi i løpet av året. f) Bierverv og avtaler med private Retningslinjer for bierverv er nedfelt i arbeidsavtaler og etiske retningslinjer. Det er en rutine for rapportering via Personalportalen. Det finnes i dag kun ett registrert bierverv. I forbindelse med utarbeidelse av ny mal for medarbeidersamtale vil spørsmål om bierverv inkluderes. g) Oppfølging av arbeidsmiljøloven Selskapet har utarbeidet retningslinjer i personalhåndboken og internkontrollsystemet for å forebygge brudd på arbeidsmiljøloven. Retningslinjene er kjent for både ledere og medarbeidere. 7

8 Ledere, tillitsvalgte og verneombud har også godkjent opplæring innen HMS. Selskapet har rutiner for melding av avvik via internkontrollsystemet. Alle avvik som blir meldt om brudd på arbeidsmiljøloven blir behandlet i AMU. Overtidslister sjekkes månedlig, og bruk av overtid blir også drøftet med tillitsvalgte. Det er ikke registrert avvik med brudd på arbeidsmiljøloven i h) Mangfold og likestilling Selskapet har en avtale om inkluderende arbeidsliv (IA) hvor et av delmålene er tilrettelegging og arbeidstrening for arbeidstakere med funksjonsbegrensinger. Selskapet har som resultat av en bevisst tilsettingspolitikk i dag personer med bakgrunn fra ca. 20 forskjellige nasjoner. Ledergruppen består av to kvinner og fem menn, mens selskapet forøvrig har 63 prosent kvinnelige ansatte. i) Kartlegging av rapportering i spesialisthelsetjenesten Det har i 2013 ikke kommet noen bestilling på dette punktet fra RHF-ene. j) Lønnsutvikling I samarbeid med tillitsvalgte ble det våren 2013 utarbeidet lønnspolitiske retningslinjer for selskapet. Et eget avsnitt omhandler lederlønninger hvor det refereres til Meld. St. 13 ( ) om Aktivt Eierskap. Det er også presisert at lønnsbetingelsene skal være konkurransedyktige, men ikke lønnsledende. Lønnsoppgjøret for ledere ble i 2013 moderat. Lønn og ansettelsesvilkår til adm. direktør og ledergruppen er spesifisert og kommentert i note til årsregnskap k) Forenklet oppgjørsordning for pasientreiser Mandat for prosjekt Mine pasientreiser er godkjent av styringsgruppen og AD-møtet. Prosjektet følger fastlagt plan. Prosjektet omhandler en forenklet oppgjørsordning for reiser uten rekvisisjon, og er et resultat av Regjeringens målsetting om å forenkle gjeldende ordning for refusjon av pasientreiser uten rekvisisjon, jf. Regjeringens digitaliseringsprogram På nett med innbyggerne og Meld. St. 9 ( ) Èn innbygger èn journal: Refusjonsordningen for transport til og fra behandling (pasientreiser) skal forenkles og være tilgjengelig via helsenorge.no. Ordningen skal bli enklere med standardsats, færre dokumentasjonskrav og etablering av elektronisk løsning. Føringene i meldingen til Stortinget legger rammeverket for prosjekt Mine pasientreiser. Arbeidet med forenkling av refusjonsordningen for reiser uten rekvisisjon er i henhold disse offentlige føringene. Helse Sør-Øst har fått i oppdrag gjennom foretaksprotokollen fra Helse- og omsorgsdepartementet å lede arbeidet på vegne av de regionale helseforetakene. Pasientreiser ANS har blitt bedt om å ivareta ledelsen og gjennomføringen av prosjektet. 8

9 Prosjektet består av en prosjektgruppe som har fire representanter fra de regionale helseforetakene, og det er etablert en styringsgruppe bestående av styret til Pasientreiser ANS med de fire regionale helseforetakene og brukerrepresentanter, Helsedirektoratet og konserntillitsvalgte, og en referansegruppe sammensatt av lederne ved alle pasientreisekontorene og brukerpanelet til Pasientreiser ANS. I tillegg er det tre arbeidsgrupper som består av representanter fra pasientreisekontor og Pasientreiser ANS som arbeider med tre delprosjekt innen prosess/teknologi, organisasjon og regelverk. Ni av 18 ressurser i arbeidsgruppene er fra pasientreisekontorene. Dette skal sikre lokal kompetanse og ekspertise i løsningsarbeidet. l) Økonomisk langtidsplan Selskapet skal, som en del av årlig melding for 2013, utarbeide økonomisk langtidsplan som grunnlag for de regionale helseforetakenes budsjettarbeid innen området. Økonomisk langtidsplan utgjør en overordnet konkretisering og en konsekvensvurdering av vedtatt strategi i forhold til økonomiske rammebetingelser. Langtidsplanen er presentert i kapittel 3 og er basert på vedtatt strategiplan for Krav til aktivitet i 2013 Aktivitetskrav for 2013 er fastsatt i selskapets budsjett og i SLA-avtale m/vedlegg mellom Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS og de regionale helseforetakene, delavtaler med mer. Tjenesteleveransene skjer i henhold til inngått SLA-avtale. Halvårlige driftsmøter med regionale helseforetak og helseforetak er avholdt i juni og desember uten vesentlige anmerkninger fra kundene. For at styret i Pasientreiser ANS skal kunne følge opp at selskapet når sine sentrale målsettinger har det blitt utviklet syv styringsindikatorer. Det rapporteres fast på disse månedlig/halvårlig. Figuren under viser måloppnåelsen for styringsindikatorene i Tallene er per november 2013 og viser at det for året under ett ser ut til at målene nås, med unntak for saksbehandlingstid av krav om refusjon av reiseregninger og tilstedeværelse. Det er iverksatt tiltak for å forbedre måloppnåelse innen disse områdene. Tabell: Akkumulert resultat styringsindikatorer per november 2013: Styringsindikator MÅL 2013 Hittil i år 2013 Grenseverdier 2013 Frekevens Snitt saksbehandlingstid i dager < 14 16,6 < 14,0 > 14,0 > 21,0 Mnd Andel omgjorte klager av Fylkesmannen <20 % 11,8 % < 20,0 % < 40,0 % > 40,0 % Halvårlig God økonomistyring - avvik mot budsjett 0,0 % 3,4 % > 0,0 % > -2,0 % < -2,0 % Mnd Oppetid NISSY 99,3 % 99,5 % > 99,3 % > 98,2 % < 98,2 % Mnd Oppetid PRO 99,3 % 99,6 % > 99,3 % > 98,2 % < 98,2 % Mnd Tilstedeværelse 95,0 % 92,9 % > 95,0 % > 93,0 % < 93,0 % Mnd Medarbeidertilfredshetsundersøkelse >4,5 5,0 > 4,5 > 3,5 < 3,5 Halvårlig 9

10 2.3 Finansiering - eiernes bevilgning for 2013 Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS oppgaver er inndelt i tre kategorier: 1. Transaksjonstunge oppgaver 2. Samordnings- og koordineringsoppgaver 3. Tilleggstjenester Fra 2013 er det i samråd med økonomidirektørene ved de regionale helseforetakene gjort en endring til overskuddsmodell for finansiering av drift og investeringer. Det innebærer at bevilgningen også finansierer vedlikehold og utvikling av nasjonal teknologi som understøtter arbeidsprosessene ved helseforetakene. Inntektsbevilgningen til selskapet fordeles mellom regionene i henhold til kategori 1 og 2, mens man fakturerer det enkelte RHF/HF direkte for kategori 3. Kategori Helse Nord Helse Midt Helse Vest Helse Sør-Øst 1 2 Volumandel pt 23 % Eierandel 20 % Volumandel pt 18 % Eierandel 20 % Volumandel pt 18 % Eierandel 20 % Volumandel pt 42 % Eierandel 40 % 3 Etter forbruk Etter forbruk Etter forbruk Etter forbruk 1. Den samlede bevilgning til transaksjonstunge oppgaver allokeres etter volumandel, som vil si at disse tjenestene faktureres månedsvis basert på vedtatt budsjett og historisk volumandel. Det gjøres så en avregning av bevilgningen ved årets slutt iht. faktisk volumandel. 2. Bevilgningen, som skal finansiere samordnings- og koordineringsoppgaver og avdrag på lån/investeringer, fordeles etter eierandel. Det vil si at bevilgningen faktureres månedsvis basert på vedtatt budsjett og eierandel. 3. Tilleggstjenester faktureres direkte det RHF/HF som bestiller tjenesten uten at dette påvirker kostnadene til de andre RHF-ene. Prisgrunnlag og rammer for slike tjenester skal inkluderes skriftlig i SLA. 2.4 Rapportering på krav stilt i selskapsmøte i løpet av året Det er avholdt to selskapsmøter i Oppdragsdokumentet ble vedtatt i selskapsmøtet I selskapsmøtet ble det ved behandling av sak om Årlig melding 2012 følgende kommentert: Selskapsmøtet vil særlig bemerke viktigheten av at selskapet videreutvikler samhandlingen med helseforetakene og RHF-ene, og sikrer at det er gode og involverende prosesser for utvikling av pasientreiseområdet. Samarbeidsforum for SLA, der RHF-enes representanter og representanter for Pasientreiser ANS møtes, har igangsatt en prosess for videreutvikling av eksisterende samarbeidsarenaer. Det er per desember 2013 oppnådd enighet om noen tiltak og det vil bli arbeidet videre med ytterligere forbedringer av samarbeidsarenaene. 10

11 2.5 Rapportering på andre områder Som et offentlig eid selskap stiller Pasientreiser ANS krav til seg selv med hensyn til hvordan man opptrer, og hvordan man utnytter egne og andres ressurser til det beste for en ønsket og planlagt utvikling innen selskapets definerte ansvarsområde. Selskapet har valgt en tilnærming i tråd med NS-ISO som definerer samfunnsansvar til å være: Ansvar som en organisasjon har for innvirkningen av dens beslutninger og aktiviteter på samfunn og miljø, og som utøves ved å vise åpen og etisk adferd som bidrar til bærekraftig utvikling, herunder helse og velferd i samfunnet, tar hensyn til forventningene fra interessenter, er i samsvar med gjeldende lov og forenlig med internasjonale adferdsnormer og er integrert i hele organisasjonen og praktiseres i organisasjonens ulike forhold. Det ble etablert mandat og arbeidsgruppe for innføring av miljøledelse høsten Det er etablert styrende dokumenter og en struktur for arbeidet i Selskapet har gjennomført en statusanalyse som en forberedelse til en sertifisering i Det er inngått rammeavtale med Det Norske Veritas som vil gjennomføre sertifiseringen i Selskapet har tidligere benyttet Isosertifisering.no til planleggingsfasen. For å sikre fokus på kontinuerlig forbedring innen miljøledelse og samfunnsansvar vil dette inngå som en del av den forbedringsstrukturen som allerede er etablert i Pasientreiser ANS. For Pasientreiser ANS betyr samfunnsansvaret blant annet at selskapet, i samarbeid med eierne, har et langsiktig ansvar for å utvikle gode og likeverdige tjenester til pasientene og bidra til kostnadseffektivisering for helseforetakene. Overnevnte standard definerer syv prinsipper for samfunnsansvar; ansvarlighet, åpenhet, etisk adferd, respekt for interessentenes interesser, respekt for rettssamfunnet, respekt for internasjonale adferdsnormer og for menneskerettigheter. Prinsippene må til enhver tid tilpasses organisasjonens størrelse, eventuelle endringer i virksomhetsområde, og prioriteres i samsvar med dette. 3. Styrets plandokument Selskapets strategiplan ble vedtatt i styremøtet juni De siste par årenes vekst i pasientbehandling som følge av demografisk utvikling og overgang fra inneliggende til dagbehandling og poliklinisk behandling har så langt ikke medført tilsvarende økning i pasienttransport. Strategiplanen fokuserer på utvikling av pasientreiseområdet med bakgrunn i styrende dokumenter fra de regionale helseforetakene, overgang til nye behandlingsformer, samhandlingsreformen, demografi og krav til digitalisering i offentlig sektor. Strategiplanen skal revideres i april Basert på erfaringer fra de siste par årene, vil tidligere forventet vekst i pasientreiser justeres ned til nullvekst fordi reiser uten rekvisisjon har ligget relativt stabilt de tre siste årene. Det er imidlertid en viss usikkerhet knyttet til hvordan samhandlingsreformen vil påvirke antall pasientreiser. Gjennom prosjektet Mine pasientreiser har Helse- og omsorgsdepartementet iverksatt arbeidet for å få til en regelverksendring som muliggjør elektronisk innsending av refusjonssøknader. Tentativt innføringstidspunkt for ny ordning er satt til Iverksetting av ny ordning vil føre til endringer i oppgaver og organisering for Pasientreiser ANS og pasientreisekontorene. Revisjonen av strategiplanen planlagt i april 2015 må inkludere dette elementet. 11

12 3.1 Utviklingstrender og rammebetingelser Pasientreiser ANS har i de årene selskapet har vært i drift gjennomført en rekke effektiviseringstiltak for å finne frem til et riktig bemanningsnivå. Saksinngangen har vært relativt stabil disse årene. Befolkningens økning i andel eldre forventes å medføre økt behandlingsbehov, og som følge av dette også en økning av selskapets tjenester på sikt. De fire regionale helseforetakene legger i sine plandokumenter opp til behandlingsvekst de kommende år. Omlegging fra inneliggende behandling til dagbehandling og poliklinikk kan i sin tur generere økt behov for pasientreiser. Det er ennå knyttet en viss usikkerhet til på hvilken måte samhandlingsreformen kan komme til å påvirke behovet for pasientreiser. Som følge av endringer som forventes generert av prosjekt Mine pasientreiser må man forvente en moderat reduksjon i selskapets bemanning mot slutten av kommende tre- til fireårsperiode. Det omtalte prosjektarbeidet skal utrede overgang til standardiserte satser og elektronisk innsending av refusjonssøknader, som forventes å gi betydelige effektiviserings- og kvalitetsgevinster saksbehandlingsmessig. Den vedtatte strategiplanen legger imidlertid opp til at selskapet skal se på mulige nye tjenesteområder, noe som kan bidra til redusert behov for bemanningsreduksjoner. Selskapet har i 2013 fortsatt utviklingen av systemeierrollen og databehandleransvaret for saksbehandlingssystemene PRO og NISSY. Selskapet vil innenfor nåværende ressursramme videreutvikle systemeierrollen, og sammen med de regionale helseforetakene og pasientreisekontorene videreutvikle samarbeidsarenaene. Det er inngått databehandleravtaler med eksterne samarbeidspartnere. Etterlevelsen av disse avtalene vurderes jevnlig som del av kvalitetsarbeidet innenfor IKT-området. Det planlegges en gjennomgang og eventuell revisjon av gjeldende databehandleravtaler i 2014 som følge av påpekte forhold i internrevisjonsrapport om pasientreiseområdet. Videreutvikle standardrapporter og styringsdata Det arbeides kontinuerlig i Pasientreiser ANS med analyse og rapportering, og hovedfokus siden tjenesten ble etablert har vært å ivareta brukerbehov ved pasientreisekontorene. Det ble raskt opprettet et system for oppfølging av bestillinger og leveranser, og gjennom dette blir det levert et stort antall analyser gjennom året. Innføring av kontinuerlig forbedring ved pasientreisekontorene har økt etterspørselen ytterligere. Et viktig område for styringsdata er de standardrapporter som i dag er tilgjengeliggjort via systemene PRO og NISSY. For reiser uten rekvisisjon er disse systemene sammen med andre elementer, som for eksempel nasjonal status, i stor grad dekkende for de behov området har for styringsdata. For reiser med rekvisisjon er dagens styringsdata vesentlig basert på månedlig uttrekk fra systemets database. Dagens datagrunnlag er svært krevende for en videre utvikling innen området. Pasientreiser ANS har derfor hatt et stort fokus på å utvikle en systemuavhengig rapporteringsløsning for å øke kvaliteten på standardrapporter og styringsdata. En slik løsning er nå kommet på plass, noe som vil utvide mulighetsrommet for rapportering og analyse innenfor pasientreiseområdet vesentlig. Så vel pasientreisekontorene som Pasientreiser ANS vil nå være i stand til å bidra til et ytterligere forbedret beslutningsgrunnlag gjennom de investeringer og det utviklingsarbeid som er gjennomført. Pasientreiser ANS vil dessuten fortsette sitt arbeid med å tilrettelegge for helhetlig nasjonal styringsinformasjon innenfor pasientreiseområdet i Analyse og rapportering Hovedfokus for området har vært å dekke behov på pasientreisekontorene. Det har i stor grad vært knyttet til å levere på bestillinger fra helseforetakene og andre aktører innen 12

13 pasientreiseområdet.i tillegg har det vært mye arbeid knyttet til prosjektet Mine pasientreiser samt innføring av kontinuerlig forbedring i Helse Sør-Øst Gjennom dette opparbeides det viktig kompetanse i Pasientreiser ANS, som igjen gir viktig underlag for å kunne videreutvikle tjenesten for pasientreisekontorene. Et av de viktigste utviklingstiltakene i 2013/2014 er Portal for styringsinformasjon, som vil være fundamentet i den kommende utviklingen på området. Portal for styringsinformasjon I 2013 har innføring av kontinuerlig forbedring i Helse Sør-Øst, på samme måte som i Helse Vest og Helse Nord, ført til en stor økning i etterspørsel gjennom bestillinger av analyser og statistikk fra Pasientreiser ANS. Området har derfor vært ytterligere styrket i 2013 for å øke fokus på utvikling av tjenesten primært knyttet til Portal for styringsinformasjon. For å sikre større tilgjengelighet og kvalitet i styringsinformasjon har det gjennom de to siste årene vært arbeidet mot å komme i posisjon til å videreutvikle løsningene knyttet til rapporter og styringsinformasjon fra NISSY og PRO, og på sikt andre kilder som for eksempel VIA og InContact. Behovskartlegging og høringsrunde hos pasientreisekontorene har ligget til grunn for alt arbeidet og vurderinger av mulige leverandører. Grunnlaget for portalen er tilpasset gjennom en egenutviklet datavarehusløsning som tilrettelegger data fra NISSY og PRO. Det har vært fokus på utvikling og kvalitetssikring av denne løsningen i 2013, for å sikre best mulig kvalitet, tilgjengelighet og brukervennlighet. Den nye portalen vil gi pasientreisekontorene større muligheter til å være selvforsynt når det gjelder statistikk og styringsinformasjon. Pasientreiser ANS vil således være bedre posisjonert til å kunne videreutvikle tjenesten over tid samtidig som det sikres at pasientreisekontorene vil ha større tilgjengelighet på bedre styringsinformasjon. Personell og kompetanse Pasientreiser ANS legger stor vekt på å ha personell med riktig kompetanse i forhold til selskapets strategiplan og oppgaver. Dette innebærer også en fleksibel organisasjon som til enhver tid er bemannet for de oppgavene selskapet skal utføre. Selskapet er opptatt av å utvikle kompetansen til egne medarbeidere og arbeider systematisk med dette. Utviklingsmuligheter og interne karriereveier vurderes i forhold til selskapets mål og strategier. Det gjennomføres kartlegging av kompetansebehov og utviklingssamtaler med alle medarbeidere. Dersom selskapet vil ha behov for å styrke sin kompetanse, vurderes rekrutteringsgrunnlag i Grenlandsregionen og tilgangen på adekvat kompetanse generelt å være god innenfor en rimelig tidshorisont. Pasientreiser ANS har som målsetting å gjenspeile mangfoldet i befolkningen, og det er derfor et fokusområde i rekrutteringsprosesser. Det er et mål å oppnå en balansert aldersog kjønnssammensetning og å rekruttere personer med ulik etnisk bakgrunn. I 2013 har selskapet medarbeidere fra i alt 20 ulike nasjoner. Regjeringen har målsetting om en forenkling av oppgjørsordningen for pasientreiser uten rekvisisjon. Pasientreiser ANS er sentral i dette arbeidet og vil blant annet bidra i utredningen av fremtidig organisering av området. Det vektlegges bred involvering av alle interessenter i dette arbeidet. Planer for omstilling og implementering vil bli utarbeidet når fremtidig organisering er avklart. Selskapet er en IA-bedrift og har gode erfaringer med avtalen om et inkluderende arbeidsliv. Selskapet vil følge de nasjonale retningslinjene for videreføring av en IA-avtale for kommende 13

14 periode. Selskapet skal være en helsefremmende arbeidsplass hvor arbeidsmiljø og samhold står i sentrum. Økonomiske rammeforutsetninger Økonomisk langtidsplan Planer er utarbeidet på bakgrunn av dagens finansieringsmodell og foreliggende strategiplan og investeringsplan. Det legges til grunn en finansiering fra eiere gjennom en basisbevilgning hvor det genereres likviditet til årlige vedlikeholdsinvesteringer på om lag mill årlig i snitt. Det er ikke innarbeidet ev. konsekvenser av implementering av prosjekt Mine pasientreiser, som er i en forprosjektfase p.t. Økonomisk langtidsplan i mill kr (2014 kr) Basisbevilgning til drift og investeringer Helse Sør-Øst RHF 40% Helse Vest RHF 20% Helse Midt-Norge RHF 20% Helse Nord RHF 20% Investeringer status og utfordringer Gjennomsnittet for investeringer i har ligget på ca. 15 millioner årlig, blant annet gjennom utvikling av saksbehandlingssystemet PRO som ble satt i drift i 2009 og anskaffelse av maskiner og utstyr i Pasientreiser ANS i I har investeringsnivået vært lavere med i snitt 10 millioner per år som følge av vedlikeholdsinvesteringer for å forbedre stabilitet og ytelse. Det forventes at investeringsbehovet er økende i årene fremover som følge av krav til utvikling av nye og mer effektive arbeidsprosesser og ny teknologi bl.a. knyttet til Mine pasientreiser. Finansieringen av ny teknologi innen reiser uten rekvisisjon forutsettes ivaretatt gjennom prosjekt Mine pasientreiser som Helse Sør-Øst RHF er prosjekteier for. Nytt regelverk og nye arbeidsprosesser planlegges implementert fra Eventuelle endringer i oppgaver og ressursbehov er ikke innarbeidet i planen på nåværende tidspunkt fordi det foreløpig er stor usikkerhet til hvilke endringer dette vil innebære for selskapet. I tillegg er det et behov for å modernisere teknologien innen reiseplanlegging hvor dagens teknologi ble utviklet i Det er etablert en handlingsplan for å utvikle teknologien og arbeidsprosessene innen prioriterte områder. Dette vil medføre noe økt investeringsnivå de neste årene. Parallelt vil det startes et arbeide med å vurdere hvordan mer fremtidsrettede arbeidsprosesser bør være, og tilhørende teknologisk mulighetsrom. 3.2 Plan for å møte utviklingen Selskapets strategiplan ble vedtatt av styret i juni 2013 og skal revideres i april Gjeldende plan har strategiske mål basert på et tydelig bruker- og kundeperspektiv, fokus på effektiv drift og hensyntaken til offentlige føringer som standardisering og digitalisering. 14

15 Gjeldende strategiplan retter selskapets innsats inn mot fire strategiske fokusområder; reiser med rekvisisjon, reiser uten rekvisisjon, videreføring av områder fra strategiplan og nye tjenesteområder. For hvert av temaene er definert egne innsatsområder. Tiltaksdelen legger blant annet føringer om forenkling, valgfrihet for pasient inkludert større grad av involvering for de som ønsker dette, standardisering av arbeidsprosesser og standardisert opplæring til brukere. For reiser uten rekvisisjon vil det omtalte prosjektarbeidet Mine pasientreiser stå sentralt med mål om å utvikle en elektronisk basert selvbetjeningsløsning. For reiser med rekvisisjon legger planen opp til at det skal videreutvikles en fremtidsrettet og driftssikker systemløsning basert på standardiserte arbeidsprosesser. Videreførte områder omfatter blant annet arbeidet med å tilrettelegge for bedre styringsinformasjon som grunnlag for en helhetlig tilnærming til pasientreiseområdet og å bidra til å sikre likebehandling og kvalitet innen reiseplanlegging og -oppgjør. Planen legger også opp til at selskapets kapasitet og kompetanse utnyttes best mulig ved blant annet å utrede mulighetene for å utvikle nye tjenester som kan skape verdier for kunder, brukere og eiere i helsetjenesten. Utviklingstrekk pasientreiseområdet 2010 til 2012, samt forventet utvikling i 2013 Økonomi, bemanning og aktivitet Pasientreiser ANS innhenter årlig akkumulerte tall fra de fire RHF-ene for pasientreiseområdet som forelegges for AD-møtet. Overordnet viser kostnadsutviklingen et positivt bilde av pasientreiseområdet fra 2010 til Årsverk NASJONALT Regnskap 2010 Regnskap Regnskap 2012 Prognose 2013 Endring '10-'13 Endring '10-'13 (%) Totalt antall årsverk 546,9 545,4 497,7 502,0-44,9-8,2 % Driftskostnader 12,7 % 9,1 % 4,6 % Lønnskostnader ,6-7,2 % Netto transportkostnader direkteoppgjør ,8-7,6 % Netto transportkostnader enkeltoppgjør ,6 8,0 % Avskrivn.-, drifts- og øvrige kostn ,0-2,4 % Totale netto driftskostnader ,8-4,8 % Aktivitetstall Antall vedtak ,7 % Antall rekvisisjoner ,5 % 3.3 Lik praksis i hele landet Forvaltningsmodellen for pasientreiseområdet stiller betydelige krav til aktørene med tanke på å nå overordnede målsettinger om lik praksis, det vil si at pasientene skal få samme kvalitet og ytelse for samme type reise uavhengig av hvor i landet pasienten bor. Gjennomført internrevisjon av tverrgående prosesser mellom helseforetak med pasientreisekontor og Pasientreiser ANS trekker også frem dette forholdet som et område med forbedringspotensial. Det er pasient- og brukerrettighetsloven som definerer pasientenes rettigheter, og tilhørende syketransportforskrift detaljerer nærmere hvilke rettigheter pasienten har ved reise til og fra behandling. Saksbehandling av krav fra pasient foregår ved 12 enheter for reiser uten rekvisisjon og i alt 18 enheter har ansvar for reiser med rekvisisjon. 15

16 For å nå målet om lik praksis på pasientreiseområdet gjennomføres det ulike tiltak. Opplæring i regelverket i regi av Pasientreiser ANS bidrar til å nå målet om mest mulig lik praksis i saksbehandlingen. Opplæringen foregår både som klasseromsundervisning men også i form av e-læring. Selskapet har i samarbeid med helseforetakene utarbeidet en nasjonal veileder som skal bidra til lik regelverksfortolkning og lik anvendelse av forvaltningsskjønn. Pasientreisekontorene benytter Pasientreiser ANS som rådgiver i spørsmål om regelverk og rutiner i bred utstrekning. Satsningen på e-læringskurs og opplæring fra jurister i Pasientreiser ANS vil fortsette. Det utvikles årlig en opplæringsplan basert på innspill om behov fra pasientreisekontorene. Samtlige opplæringstiltak evalueres som et ledd i selskapets fokus på kontinuerlig utvikling. Det satses også på å videreutvikle den nasjonale veilederen slik at denne blir et godt hjelpemiddel ved saksbehandlingen av refusjonskravene. 3.4 IKT-løsninger Prioriteringsmessig er arbeid og ressursinnsats fra selskapet i 2013 innrettet på en måte som har gjort at driftsstabiliteten har vært god gjennom året. Denne prioriteringen for å sikre driftsstabilitet og ytelse vil være nødvendig også de kommende år. Med en god driftsstabilitet som basis vil det i kommende periode settes fokus på videreutvikling av systemene for å bedre funksjonaliteten. Det kommer i 2014 leveranser på automatisk SMS til pasient og forbedret tilgangskontroll i NISSY. Det er vedtatt en IKT-handlingsplan med fokus på følgende hovedområder: Standardisert opplegg og felles verktøy for oppgjørskontroll. Internrevisjonsrapporten påpeker at arbeidet med etablering av et standardisert opplegg og felles verktøy for kontroll av direkteoppgjør bør prioriteres. Selskapet vil i 2014 levere på en nasjonal løsning som understøtter behovene på HF-ene. Samkjøring (optimalisering av pasienttransport). Bedre systemstøtte for samkjøring er viktig for å kunne gjennomføre transportene på en kostnadseffektiv måte, og det forutsetter bedre kartfunksjonalitet enn det som tilbys i dagens løsning. Bedre kilometerberegning må også sees i sammenheng med dette. Behovet for alternativ transportløsning for mottak og håndtering av pasientreisebestillinger sees i sammenheng med samkjøring. En viktig målsetting for selskapet de kommende år vil også være å arbeide for gode elektroniske selvbetjeningsløsninger for brukerne. Dette støtter opp under regjeringens ambisjoner om at digital kommunikasjon skal være den primære kanalen for dialog mellom brukere og offentlige virksomheter, digitalt førstevalg. Dette innebærer at digitale tjenester og automatiserte prosesser skal være standard, papir og manuelt arbeid unntaket. Eksempler på mulige tjenester som skal utvikles kan være innsending av refusjonskrav, mottak av vedtaksbrev, bestilling av pasienttransport og liknende. 16