Innkjøpsbudsjett (BA10)

Innkjøpsbudsjett (BA10) En enkel dokumentasjon som beskriver innkjøpsbudsjettering.

of 11 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Innkjøpsbudsjettering 20.02.2015 HamMir 2.0 3.0 INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 Forord... 3 Meny og navigering... 3 Instruks for nivådeling i inngangsbildet i BA10... 4 Budsjettering... 7 Utskrift... 11

of 11 Forord Programmet innkjøpsbudsjett (BA10) er et typisk innkjøpsbudsjett, som gir deg muligheten til å budsjetterer pr varegruppe eller leverandør. Programmet brukes mest av tekstil-bransjen. Programmets funksjonalitet er utvidet og forbedret. Utgangspunktet for denne forbedring er å ha en bedre løsning som er enkel å bruke, har optimal funksjonalitet og er tilpasset kundens behov. Denne dokumentasjon er laget for å gi deg en innføring i programmet BA10, og beskrive bruk av innkjøpsbudsjettering med grunnlag i registrerte tall fra kjøp og salg fra grunnlagsår. Videre dekker dokumentet de ulike funksjoner og knapper i programmet og ikke minst riktig bruk av dem, samt hva som er endret. Meny og navigering Programmer BA10 finner du under hovedmenyen <Oppsett> og herunder submenyen <Butikk>. MERK! Logikken i programmet BA10, er annerledes fra andre programmer i CS- Web, derfor er det viktig å ikke blande dette programmet med andre programmer i CS-Web.

of 11 Instruks for nivådeling i inngangsbildet i BA10 Bildet til programmet BA10 er delt inn i tre nivåer (se bildet nedenfor). Grunnen til denne nivådeling er å avklare at, du kan kun bruke et nivå om gangen. Dvs. når du jobber med et nivå, så er andre nivåer inaktive. Du må helt ut fra et nivå for å kunne bruke neste nivå. Denne logikken i programmet vil du ha en bedre forståelse for når du selv bruker programmet. Inngangsbilde- BA10 Som det er vist i bildet så er BA10 delt inn i 3 nivåer, som blir beskrevet nedenfor:

of 11 Nivå1: er den venstre delen av bildet hvor du har de ulike felt og knapper Beskrivelse av felt, valg og knapper i nivå1: Butikk i dette feltet angir du butikknr, du vil registrer innkjøpsbudsjett for Budsjett år er det året du budsjetterer for Resultat-år er det året du tar utgangspunkt i for din budsjettering <Varegruppe> - dette valget baserer din budsjettering på varegruppe <Leverandør> - valget leverandør benyttes til å budsjetterer pr leverandør I boksen <Avgrense til> har du tre valg som brukes kun når du velger valget <Leverandør>. (Beskrives senere) <Kun vise de med budsjett>- vil gi deg muligheten til å se varegrupper og leverandører MED budsjett Feltet <Starte på> brukes til å avgrense søket ditt ved å starte på angitt varegruppe eller leverandør. Knappene <Avd. oversikt> og <Butikk oversikt> viser oversikt over alle butikker/avd. i ditt firma. Du kan ved å klikke på disse knappene se en liste over alle butikker/avd. med budsjett-tall for hele firmaet. <Utskrift>- gir deg anledning til å skrive ut budsjett for en butikk i et angitt år. MERK når du jobber med dette nivået, så er nivå2- og 3 inaktive. Det betyr at du må først angi verdier i feltene og velge alternativet (Varegruppe/Leverandør) du vil jobbe med i dette nivået før du får tilgang til nivå2.

of 11 Nivå2: er den midtre delen av bildet. I dette nivået vises det en listen over varegrupper eller leverandører i din butikk. Du kan klikke på en linje for å velge den for budsjettering. Du kan også bruke pilene opp og ned i din tastatur for å gjøre det samme. Helt nederst i bildet har du knappene <Budsjett> og <Nytt valg>. Knappen <Budsjett> brukes til å starte budsjettering i nivå3 etter at du har valgt en varegruppe/leverandør Knappen <Nytt valg> benytter du når du skal ha nytt utvalg å jobbe med. MERK når du er i nivå2 så er nivå1- og 3 inaktive, men du får fortsatt lov til å klikk i feltet budsjett i nivå3. Tilsvarende kan du bruke knappen <Budsjett>. Dersom du angrer og vil bruke nivå1 igjen. Klikk på knappen <Nytt valg>. Nivå3: er det siste nivået i BA10 som ligger til høyre siden av bildet. I nivå3 får du en oversikt over måneder i kolonnen <Måned>, samt salgs- og innkjøps-tall for året du vil ha tallgrunnlag fra. Kolonnen <Budsjett> brukes til å sette budsjett-tall for året du vil budsjettere for. Nederst i bildet har du knappene <Oppdater> og <Avbryt>. Helt nederst i bildet ser du en total budsjettsum for din butikk. Knappen <Oppdater> benyttes til å oppdaterer budsjetteringen etter at du er ferdig med det. <Avbryt> bruker du når du angrer og vil ut av nivå3. MERK når du budsjetterer i nivå3 så er nivå1- og 2 inaktive. Du må dermed enten <Avbryte> eller <Oppdatere> budsjettet ditt for å gå tilbake til nivå2.

of 11 Du må alltid huske at du kan KUN bruke nivåene i programmet trinnvis, og det gjelder begge veier fra nivå1 til 3 eller omvendt. Dette er illustrert i illustrasjonen nedenfor. Budsjettering I dette avsnittet skal du se bruk av ovennevnte funksjoner i praksis. Først må du velge butikken du vil jobbe med, også velger du det budsjett året du skal arbeide med, og hvilket år du vil ha tallgrunnlag i fra. I eksemplet nedenfor brukes budsjettering på varegruppe. (Eksempel med leverandør vises senere). For å starte budsjettering klikk på knappen <Budsjett>. I dette eksemplet er det valgt <Varegruppe> fra nivå 1. Videre er valget avgrenset til å starte fra varegruppe (211). Resultatet er vist i nivå2. Du kan se at søket har startet fra varegruppenr. 211. Videre kan du i nivå3 se en oversikt over verdier i kroner for hver måned. Dette viser at det har vært bevegelser (kjøp og salg) på den aktuelle varegruppen.

of 11 Du kan også klikke direkte på feltet du ønsker å begynne med. Du kan da starte å budsjettere for perioder jan.- des. Det som er endret og forbedret i programmet er bla. knappen <Budsjett> som tar deg direkte til budsjettering, samt en linje som viser sum budsjett og sum salg- og innkjøpspris. Før lå dette utenfor budsjetts bildet. Når du skriver inn tall i budsjetts-feltene, blir summen av disse registrert i nederste linje <Sum>. Dersom du har valgt feil varegruppe og ønsker å gå tilbake til nivå2, kan du avbryte budsjettering ved å klikke på knappen <Avbryt>. Du vil da returnerer til nivå2. I dette eksemplet fortsettes det med budsjettering se bildet nedenfor. MERK Feltet <Butikk total> vil ikke endre seg mens du punsjer inn tall i budsjettfeltene.

of 11 Når du er ferdig med budsjettering klikke på knappen <Oppdater> for å godkjenne budsjettering for den aktuelle varegruppen. Dette vil føre til endring i feltet <Butikk total>. Du vil se det med en gang at tallene i feltet vil endre seg, slik det er vist i bildet ovenfor. Dersom du vil fortsette med budsjettering for neste varegruppe, kan du gjøre dette ved å klikke på neste varegruppe og dermed gjenta den samme prosedyren. Hvis du vil budsjetterer på leverandør klikk på knappen <Nytt valg>. Du vil da få anledning til å bruke nivå1. Når det gjelder budsjettering pr leverandør, så gjøres det på akkurat samme måte som varegruppe. Det som er forskjellig med budsjettering på leverandør er at du har mere alternativer til å avgrense søket med i nivå1. Valgene under boksen <Avgrense til> i BA10 brukes kun for leverandør. Dette er fordi at disse matriser er leverandør matriser, som du vil igjen finne på leverandørkortet i BD70.

of 11 Dersom du vil slippe å se på alle leverandører, kan du bruke overviste felt til å definerer hvilken leverandør du vil budsjetterer for. I eksempelet ovenfor, ser du at samme matriser som i BD70 for leverandør 50002 er lagt til grunn for søket. I tillegg til disse valgene kan du benytte feltet <Start på> for å starte søket med ønsket leverandør. Du angir varegruppenr eller leverandørnr, du ønsker å starte med. Dersom du ønsker å se en oversikt over leverandører eller varegrupper med budsjett, så har du muligheten til det ved å huske av boksen <Kun vise de med budsjett>. Som tidligere nevnte så viser knappene <Avd. oversikt> og <Butikk oversikt> en liste over alle butikker/avdelinger med total budsjett sum pr butikker/avd. Se bildene nedenfor: I bildet nedenfor kan du se oversikt over alle butikker og ikke minst budsjett. I bildet ovenfor vises det en liste over alle avdelinger.

of 11 MERK knappene <Butikk oversikt> og <Avd. oversikt> brukes IKKE til noe annet enn å bare se på hva hver butikk/avd. har budsjettert i ditt firma. Du kan rett og slett se på total budsjett-tall for alle butikker i et bildet. Utskrift Utskriften gir deg muligheten til kjøre ut budsjett-tall fra BA10 enten i PDF-format eller definert skriver. Utskrift funksjonen kan KUN initieres fra nivå1. Det betyr at du kan ikke skrive ut budsjett-tall når du jobber med nivå2 eller 3. For å ta utskrift funksjonen i bruk må du ihvertfall angi butikknr, budsjett- år og resultat- år og velge mellom valgene <Varegruppe> / <Leverandør> i nivå1 før du klikker på knappen utskrift. MERK knappen <Utskrift> i BA10 skriver ut en rapport basert på budsjettert tall. Den viser ikke dermed varegrupper/leverandør som ikke er budsjettert for. Det er ikke interessert å få en stor liste med varegrupper/leverandører som ikke har noen data. I dette bildet angir du nummeret til skriver i din butikk eller PDF. Videre må du velge mellom J/N i feltet <Null-linjer> før du klikker <OK>.