Referat Hovedstyremøte 12.11.2015 Referent: Gaute Ikke tilstede: Esso (Stian stiller i hans sted) Info fra leder HSP Avtale signert i Oslo, er lagt på wiki og drive Erfaringsskriv WS med Thomas og Eivind i går. Skrev et langt erfaringsskriv om hele prosessen. 7 store sider. Linjeledermøte neste uke Snakke om fusjonen og studieforskrift. Runde rundt bordet readme: Hatt arbeidsdag. Gikk bra, alt er på plass. Har hatt layout workshops, layoutansvarlig Patrick er utenlands i noen uker så noen andre må ta over De er godt i gang med neste utgave! Fagkom Har hatt noen store diskusjoner i Fagkom om komitéleders rolle i HS, rollup og møte og mailkultur. Medarbeidersamtaler neste uke. Kanon hyttetur i helgen som var. Lightning Talks gikk bra på mandag. De gleder seg til komitéjulebord. PR Workshop med prosjektlederne angående retningslinjer mellom komiteene. Laget plakat til juleverksted. Levert daljer for julebord til Arrkom. Ferdig med designforslag til nye Abakus gensere og ledertrøye til Åre. Skal hjelpe Abaspin med promovideo. Fondstyret plakatene er ferdige og hengt opp. Økonomiansvarlig Jobbet med budsjettet. Sett på måter vi kan få fradrag på mva.
Ryddet opp i en feil i føringen av regnskapet (fra starten av året). Kalt inn til sosialkveld med kassererne på mandag. Blir ikke flere workshops i år. Ryddet opp i confluence Koskom PUSSET OPP KONTORET I NATT! backup Hadde kurs på mandag med baksida kontaktene. Prosjektene rusler som normalt ellers. Nestleder Ikke noe nytt å meddele. Bedkom Vært på hyttetur. Hadde workshop om universum undersøkelsen LaBamba Kjellerrådsmøte med SiT og Velferdstinget på fredag. Komitéludøl på lørdag. Vasket på tirsdag, offisielt stengt for semesteret nå. Hadde medarbeidersamtaler denne uka. Webkom Arbeidsnatt på fredag. Møte på torsdag. LEGO og litt sånn forskjellige ting egentlig. Bytta servere, ferdige med det nå. Går som det pleier å gå. Kjølingen er fikset. Alt er good, bortsett fra mail. Arrkom Komitéjulebord i kveld. Styrer med Åre, Helgesamling og Låvefest neste semester. Arrangerer Abakino på onsdag! Ris og ros Ris til NTNU for mailserver begrensninger. Ros til webkom som prøver å fikse mailproblemene. Ros til Koskom for oppussing. Ros til PR for stor jobb på arbeidskveld, lagde masse kult. Ros til Arrkom for å finne en ny deltaker til ludøl i siste liten. Ros til backup for baksida kurs. Ros til Heislars som vant ludøl. Dagsorden Gjennomgang av referat fra åpen workshop om inkludering: Kort oppsummering av de viktigste punktene: Bedre klassefølelsen. Det er lettere å ha tilhørighet til en klasse, enn hele Abakus. For eksempel arrangere klassefester Ha blesting i timer kun for klassen(e) det gjelder for. Skal 1. klasse Komtek ha et arrangement, kan det gjøres i f.eks. Komtek Intro, der det bare er komtek 1. klasse. Infoskjerm på Drivhuset, så de som er der også får med seg det som skjer. Kurs som er relevante for høyere trinn (3 5. klasse). Flere arrangementer uten alkohol, f.eks. paintball, kino og gokart.
Gjennomføre en undersøkelse om studenters syn og ønsker. Kan kombineres med undersøkelse for 3. klasse som arbeides med i Bedkom. Sosialpengesatsen (Thinius) Sak: Komiteene får 300 kr til fri sosial bruk per komitémedlem. Det har vært sånn siden 2012. Sum ved forskjellige satser: 300 kr/hode = 83400 kr, 325 kr/hode = 90350 kr, 350 kr/hode = 97300 kr Diskusjon: Burde dette beløpet endres? Hyggelig at det er nok penger til å dekke en hyttetur f.eks. Det bidrar til å sammensveise komiteen. Ser forferdelig stygt ut med 83 400 kr på budsjettet i året til sosialpenger. En økning virker ikke så mye per person, men totalen blir stor. Lett å forsvare sosialpenger fordi det bidrar til teambuilding, og vi er avhengig av godt samarbeid for å gjøre jobben vår. Forslag: Justere beløpet med inflasjon, for å få en jevn og forsvarlig økning i budsjettet. Konklusjon: Vi tar dette videre til budsjettkvelden. Forpleiningsbudsjett Sak: Gjennomgang av hver komités forslag til forpleiningsbudsjett. Utgangspunkt: Komiteene har sett på sitt eget behov for forpleiningsbudsjett, og ikke basert seg på hva de andre komiteene får. Tanken er å få fram reelle behov, og ikke et fast budsjett som gjelder for alle komiteer (med f.eks. 30 kr per hode, per WS, som det var i 2015). Arrkom (880 kr): Fire pizzaer to ganger i året, ⅓ pizza per hode på workshop. backup (2000 kr): Abacash og workshop penger. Bedkom (0 kr): Fokuserer heller på teambuilding enn bespisning, men vurderer å komme med forslag om støtte til én workshop på budsjettkvelden. Fagkom (960 kr): Til én workshop i semesteret, 30 kr per hode. Koskom (1760 kr): Bespisning til workshops. To workshops i semesteret, 50 kr per hode. LaBamba (900 kr): Én arbeidskveld per semester, ved f.eks. oppussing eller vasking. 30 kr per hode. PR (15160 kr): Øker budsjettet fordi de har tatt opp flere medlemmer, samt at de har fått inn en glutenallergiker og en veganer, som gjør det dyrere. Ca 50 kr per hode, per arbeidskveld. readme (18660 kr): 6 pizzaer per arbeidskveld, 6 arbeidskvelder per semester, 3 pizzaer per layout WS, 3 layouter i semesteret. Totalt 45 pizzaer. Litt over 60 kr per hode, per gang. Webkom (16000 kr): Har i år betalt for pizza selv mange arbeidskvelder. Oppjusterer budsjettet for å kunne dekke mesteparten av pizzaen de trenger på arbeidskvelder. Vil ha pizza for antall oppmøtte, delt på to (rundet ned). HS (2475 kr): Budsjettert en halv pizza per hode, altså 80 kr/hode. Diskusjon rundt forpleiningsbudsjettet: Komiteene har forskjellige modeller og behov readme har satt opp et grundig budsjett for matbehovet og forbruket deres, gjør det lett å forsvare en økning (selv om det allerede er et høyt budsjett). Webkom burde også sette opp et grundig budsjett slik som readme har gjort, for å begrunne pengebeløpet. Man burde ikke måtte betale for å drive frivillig arbeid i Abakus. Fare for at noen drar hjem tidligere og ikke får jobbet så lenge og effektivt om de ikke får mat. Er det forsvarlig at Webkom får middag én gang i uken, hver uke hele semesteret? PR spiser bare frukt om dagen siden de ikke har råd til pizza.
Alternativ løsning: å lage mat selv. Problemet er at da går det mye tid til å lage maten, og det blir mindre tid til å jobbe. Det er et spørsmål om forventinger: Man forventer å få mat når man kommer på arbeidskveld. Hadde man visst at man ikke fikk mat, hadde man kanskje kommet mett og klar til å jobbe..? Maten har en sosial verdi, ved at alle samles om middagen og spiser sammen. Bra for samholdet i gruppen. Ser ikke grunnen til å være gnien på pengene, når det går veldig bra med oss økonomisk. Vi sparer allerede mye penger andre steder, og det er viktig at vi viser at vi setter pris på det frivillige arbeidet som gjøres. Faktiske behov har vi lyst til å dekke. Det vi taper på å være gniene, er veldig mye verre enn pengene vi bruker på å tilby pizza. Mye arbeid skjer utenom arbeidskveld, men det har en stor sosial verdi, og du får et eierskap til komiteen. Det jobbes også mye på arbeidskveld, men det viktigste der er samhold og verdsetting i tillegg til samarbeid og erfaringsoverføring. Konklusjon: Ser generelt bra ut for budsjettkvelden. readme må revurdere kjørekostnadene for å få levert pizzaen, Webkom må sette opp et litt mer gjennomført budsjett og HS må revurdere budsjettet sitt. Bedkom ser på om det er noen arbeidskvelder de vil legge til i sitt budsjett. Alle tar med hjem til våre respektive nestledere hva ståa er, så de er forberedt før møtet. Støtte til utmatrikuleringen (Thinius/Eivind) Sak: Årets 5. klasse kull er stort (172 studenter). Fjorårets budsjett for støtte til utmatrikulering var på 15 000 kr, med 150 kr utløst per person som svarte på en undersøkelse. Hvis vi skulle gitt 150 per person til alle 172 studentene i 2016, ville det blitt 25 800 kroner. Hvordan skal vi gjøre det med støtte til utmatrikulering denne gangen? Diskusjon: Det burde budsjetteres sånn at så mange som mulig, helst alle 172, kan svare på undersøkelsen og få noe ut av det. Forslag #1: Øke beløpet totalt, men senke beløpet per person som svarer på undersøkelsen til 100 kr (fra 150). Utløser halve støtten hvis halvparten svarer, utløser hele støtten hvis 90 % av studentene svarer. Utfordring ved forslaget: Hvis det ikke er mange nok av de 172 studentene som har lyst til å være med på utmatrikuleringen. Hvis det bare er 130 som har tenkt til å være med, vil de ikke kunne få full støtte, selv om alle de 130 som ønsker å delta svarer. 111 gikk ut fra data i fjor, 32 gikk ut fra komtek. 99 svarte på undersøkelsen totalt. Forslag #2: Se på antall svar opp mot antall personer som skal delta på utmatrikuleringen. Feil å senke støtten per hode fordi de er mange personer. Vi synes det er kult å feire studentene som går ut skikkelig. Det er bra å støtte at de har gjennomført studiet med en sermoniell feiring. 75 % svarte i fjor. Vi kan budsjettere med at ca 75 % av det totale antallet er aktive studenter. Hvis 75 % av de som er aktive studenter nå svarer, og vi gir 150 kr per pers, blir det 19 350 kr. Konklusjon: Budsjetterer med at ca 75 % av de som er aktive svarer. Har ikke noe tak på antall som kan svare, og gir 150 kr/pers. Regner med at det ikke går veldig mye over det forventede budsjettet vårt. Info på interessegruppesiden (Thinius) Det står ikke noe om øvre tak for hvor mye man kan søke om på interessegruppesiden. Det burde stå at det er et øvre tak på 30 000 kr (per år). Webkom fikser.
Mailserver Sak: Diskusjon: Abakus mailen ble sperret av NTNU fordi det er en lavere grense på antall utgående mail nå enn før. Nå er grensen på 5000 utgående mail, og så lenge webkom har sine servere på NTNU, har vi den grensen. Snakket med Orakeltjenesten om de kan gjøre noe med det. De var usikre. Det er et gammelt mailsystem, og de kan ikke øke grensen fra f.eks. 5000 til 8000 uten videre. Problemstilling: Hva kan vi gjøre for å ikke bli sperret? Dette blir et problem for mange linjeforeninger. NTNU vil egentlig ikke at vi skal ha servere på nettet deres, så det er litt skummelt å pushe saken til dem, siden vi plutselig kan sitte der uten lov til å ha servere i det hele tatt. Eirik har snakket med ITEM og IME, og de er klar over at vi har servere der. Usikkert om det er en NTNUIT eller fakultetessak. Et alternativ er å kjøpe en ekstern tjeneste, men da koster det fort per mail, og da kan det bli veldig dyrt. Konklusjon: Vanskelig situasjon som vi må finne en løsning på. Hvor mye koster det for å kjøpe en ekstern tjeneste? Har vi noen måte å gå utenom sperren? Webkom skal se nærmere på mulighetene vi har. Ølsmaking (Gaute) Det ble forrige møte snakket om å legge ned ølsmaking. Arrkom er ikke veldig gira på det. Tas opp til videre diskusjon på budsjettkvelden. Eventuelt Nestleders rettigheter, Abakus.no (Gaute) Sak: Ønsker at også nestleder kan gi og fjerne prikker på Abakus.no. Hensiktsmessig siden f.eks. nestleder i Arrkom må gi prikker for sen innbetaling til immball/åre/julebord. Konklusjon: Nestlederen i Arrkom og i Interkom får rettigheter til å fjerne/gi prikker. Bilder på kurs og bedpres (Henrietta) Hvis bilder skal legges ut fra kurs og bedpress, må interkom sende PR bildene og tekster i henhold til retningslinjene på wiki PR og Interkom ordner dette seg i mellom. Workshop med PR ansvarlige (Henrietta) Sak: Konklusjon: PR vil at alle komiteene skal bruke sine respektive PR ansvarlige når de tar kontakt med PR. Vært mye kluss i det siste med sene plakatbestillinger f.eks. Ikke alle i PR er helt fornøyde, de føler at ikke alle har tillit til jobben de gjør, og stoler ikke på at de kan levere gode design. Ikke bare si at disse utkastene var dritt, men heller dette har potensiale, kan dere jobbe videre med denne? Kanskje legge til x og y, og farge z. Viktig med god kommunikasjon for gode resultater. Om noen bestiller en plakat, burde de være tilgjengelige for å gi fortløpende tilbakemeldinger når PR har arbeidskveld og jobber med designet. Genserdesign (Henrietta) PR har kommet med nytt utkast til Abakus gensere. Veldig kult!
Kort info fra møtet med Velferdstinget (Tone) Sak: Det var kjellerrådsmøte forrige fredag. Det var ikke så mye å ta opp, bortsett fra at SiT kommer til å stenge kjellerne i noen måneder om gangen fordi de skal rehabilitere under kjellerne (fikse rør). Prosessen vil gå over 2 3 år. Fra første januar så blir nr 27 til 33 stengt i x antall mnd. Kjelleren vår (nr 23) forventes stengt i neste runde. Vi vet ikke ennå når dette blir, men håper på april juli Daljedesign (Henrietta) PR har kommet med 5 nye forslag til daljer til formaterte. Veldig kult, HS er entusiastiske!