Rapport fra e-handelsanalyse [organisasjonsnavn]

Rapport fra e-handelsanalyse [organisasjonsnavn]

INNHOLD Innhold... 2 sammendrag... 3 Bakgrunnsinformasjon... 4 1 Interessenter og rammevilkår... 5 2 Anskaffelser og praksis... 6 3 E-handelsløsning... 8 4 Endrings- og utviklingsbehov... 9 konklusjon og anbefalinger... Feil! Bokmerke er ikke definert. Kost/nytte vurdering... 11 Hovedkonklusjoner og anbefalinger... 12 Vedlegg... 13

SAMMENDRAG En kort oppsummering ikke mer enn én side - av de viktigste funnene, spørsmålene og anbefalingene. Gjerne knyttet til de fire områdene interessenter, e-handel, valg av løsning, organisering 3

BAKGRUNNSINFORMASJON Informasjon om analysen og rapporten. Bakgrunn for rapporten: o o Hvem er oppdragsgiver Hvilke behov skal denne dekke. Hva den skal benyttes til. Eks behov for dokumentasjon, kunnskap, forståelse, beslutningsgrunnlag, etc. Henvisning til eller kort beskrivelse av analysen/metoden som ligger til grunn for rapporten. Det er viktig at rapporten ses i sammenheng med analysen. Hvem som har ledet arbeidet og hvem som har bidratt. Hvilken periode analysen ble utført og rapport utarbeidet.

1 INTERESSENTER OG RAMMEVILKÅR HVA OG HVORDAN Beskriv hvordan man har kartlagt interessenter og rammevilkår. FUNN Her beskrives de viktigste funnene på den måten man føler er mest hensiktsmessig. Vi vil imidlertid anbefale: At man bruker en tabell som beskriver de ulike interessentene og deres interesser slik de fremkom i samtaler med eventuelle prioriteringer. Interessent Interesse Prioritet Rammevilkårene kan også beskrives på samme måte. Det viktigste med rammevilkårene er ikke å vite alle detaljer, men om det er rammevilkår man må forholde seg til, og hvordan de vil begrense, kunne gi muligheter i prosjektet. For rammer er ikke bare begrensninger. De er også muligheter. Område Rammer AVKLARINGSBEHOV Dersom man har spørsmål eller behov for avklaringer beskrives disse her. I en interessentanalyse er det spesielt viktig å få avklaring på hvilke saker ledelsen har på agendaen og hvordan dette prosjektet støtter ledelsens prioriteringer og mål. KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER Et e-handel prosjekt kan ikke imøtekomme alles ønsker og behov. Noen interessenter og behov er viktigere for prosjektet enn andre. Prosjektet bør derfor etter analysen komme med en konklusjon i forhold til hvilke interessenter og interesser som vil være viktigst for prosjektet, helst i en prioritert rekkefølge. Dette kan man gjerne legge inn i tabellen over. 5

2 ANSKAFFELSER OG PRAKSIS HVA OG HVORDAN Beskriv hva som er blitt kartlagt og hvordan. Eksempel: Har kartlagt forbruk, avtaler, fullmakter og prosesser ved hjelp av verktøyene i prosjektveiviseren til Difi. Fordi det ville kreve et omfattende arbeid å hente ut og analysere data fra økonomisystemet har vi valgt å gjøre en overordnet analyse som vi mener gir tilstrekkelige grunnlag for å komme med en anbefaling. FUNN Da dette er en analyse hvor det kan bli mye dokumentasjon bør man vurdere hva som skal legges ved som vedlegg og hva som bør oppsummeres her. Det viktigste er at de som leser rapporten får en tilstrekkelig god nok forståelse for hva man fant ut når man gjorde analysene. AVKLARINGSBEHOV Dersom man har spørsmål eller behov for avklaringer beskrives disse her. I en anskaffelses og prosessanalyse vil det kunne dukke opp mange spørsmål, behov for avklaringer som beskrives her. KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER Denne analysen skal gi grunnlag for følgende beslutninger og mål: Hvilke varer og tjenester man skal kjøpes inn over e-handel. Som også vil si noe om volumet av varer og tjenester. Hvordan man skal gjøre det i praksis. Hvor man har fire alternative strategier: o o o o Noen varer og tjenester i noen deler av organisasjonen. Noen varer og tjenester i hele organisasjonen. Alle varer og tjenester i deler av organisasjonen. Alle varer og tjenester i hele organisasjonen. Fire strategier som kan oppsummeres i figuren på neste side som kan benyttes i diskusjoner.

Omfang produkter 3 Alle varer og tjenester i noen deler av virksomheten 4 Alle varer og tjenester i alle deler av virksomheten 1 Noe varer og tjenester i noen deler av virksomheten 2 Noen varer og tjenester i hele virksomhetene Omfang virksomhet Hvilken strategi man velger vil være avhengig av blant annet: Hvor stor organisasjon man har hvor mye ressurser man har til disposisjon. Hvor moden, langt man er kommet i utviklingen. Jo lenger man er kommet i utvikling av prosesser og bruk av elektroniske systemer, desto enklere vil innføring være. Hva man har mulighet til å få til med leverandører. Videre er det viktig at man ikke låser seg til en bestemt strategi. For eksempel er det noen som velger strategi1 for å sikre seg kontroll. Med det resultat at ledelsen og organisasjonen tror at man ikke skal bruke systemet til noe mer, som gjør det mer krevende å utvikle videre. Det neste er å si at man velger strategi 1 i en periode for ha kontroll. Så velge strategi 2 eller 3 for og bredde ut løsningen. Og til slutt strategi 4 når man er klar for å ta i bruk løsningen i så stor grad som mulig. I så tilfelle bør det lages en overordnet plan som går over flere år, eks 3. slik at organisasjonen er klar over at man er i en utvikling som vil strekke seg ut i tid men hvor det ikke er tvil om hva man skal oppnå. 7

3 E-HANDELSLØSNING HVA OG HVORDAN Kort beskrivelse av hvilke alternative løsninger man har vurdert og hvordan for å komme frem til anbefaling. FUNN Her kan man for eksempel oppsummer dagens situasjon i forhold til IKT løsning og anvendelse og si noe om hvordan det påvirker valg av løsning. AVKLARINGSBEHOV Dersom man har spørsmål eller behov for avklaringer beskrives disse her. KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER Beskrive hvilken løsning man anbefaler og begrunnelse for det.

4 ENDRINGS- OG UTVIKLINGSBEHOV HVA OG HVORDAN En beskrivelse av hvordan man har kartlagt behovene for organisatoriske tiltak. FUNN I og med at ansvarskartet beskriver alle oppgaver, kan det legges ved som et vedlegg og oversikt over hvilke oppgaver som må ivaretas, ressursbehov og eventuelt en vurdering av opplæring. Videre kan man også benytte seg av denne tabellen for å konkretisere endringsbehov innenfor de 9 dimensjonene i anskaffelsesmodellen. Samt en oversikt over merkostnader. Dimensjon Rammevilkår behov for endringer i rammevilkår Organisering og Ledelse endringer i måten man har organisert og leder anskaffelser på. Strategi og policy endringer i strategier, policy/politikk og retningslinjer. Mennesker og kompetanse endringer i kompetansebehov og måten man sikrer seg det på. Partnere og leverandører endringer i måten man arbeider med partnere og leverandører på IKT endringer i måten man arbeider med IKT på. Anskaffelsesprosessene endringer i måten man utfører anskaffelser på og måten man leder prosessene. Måling og rapportering endringer i måten man måler og rapporterer resultater og utvikling på. Kontroll, læring og forbedring endringer i måten man bruker data fra målinger til å kontrollere prosesser og forbedre disse. Endrings-/utviklingsbehov 9

AVKLARINGSBEHOV Dersom man har spørsmål eller behov for avklaringer beskrives disse her. KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER Beskrive hvilke organisatoriske tiltak man anbefaler og begrunnelse for det.

KOST/NYTTE VURDERING Her vil det komme eksempler på kost/nyttevurderinger. 11

HOVEDKONKLUSJONER OG ANBEFALINGER Etter at man har gjort alle analysene bør man oppsummere de viktigste konklusjonene fra funnene og anbefalingene. Hvor konklusjonen vil være om dette er et gjennomførbart og riktig prosjekt å satse på. Hvor anbefalingene i hovedsak vil være anbefalinger til mål og virkemidler for e-handel. Det vil si HVA man anbefaler at man skal oppnå med ehandel. Samt HVORDAN man ser for seg videre arbeid.

VEDLEGG 1. Verktøy for datainnsamling 2. Data, for eksempel i sammenstilt format, tabellarisk, 3. Utsagn, kommentarer fra brukere, interessenter 4. Case studies 5. Relevant litteratur og referanser 13