Kursdokumentasjon Visma Enterprise DVPro Gjennomgang av ny funksjonalitet og endringer i Visma Enterprise DVPro 2009 November 2009 Visma Unique AS - 1 -
Kurs fra Visma Unique Visma Unique sin opplæringsvirksomhet har som mål å gi deg muligheten for en systematisk og grundig systemopplæring som du kan videreføre og utvikle gjennom kurs på ulike nivåer. Grunnleggende kunnskaper formidlet gjennom våre kurs vil være den beste garanti for en god start som bruker av Visma Unique sine program. Vi er fleksible på tid, sted og tema og vil gjøre vårt ytterste for å imøtekomme ditt behov. Vi arbeider kontinuerlig med å videreutvikle og forbedre konseptet rundt opplæring slik at vi kan tilby kvalitetskurs med innhold som skal gi den beste kompetansen på programvare levert av Visma Unique. Undervisningsformer Vi tilbyr følgende former for opplæring Bedriftsintern opplæring med fokus på kundens behov og rutiner Standard kurs i Visma Unique sine produkter i henhold til halvårig kursplan elæring. Interaktiv opplæring via web. Våre instruktører Vi har dyktige instruktører som alle har yrkeserfaring og spesialkompetanse innen sine fagfelt. Praktiske opplysninger Standardkurs gjennomføres i våre lokaler i Sandnes, Tromsø og Oslo. I Oslo ligger kurslokalene i Oslo Sentrum, Byporten ved siden av Oslo Sentralbanestasjon. Du kan enklest finne oversikt over våre standardkurs ved å gå inn på vår nettside www.vismasoftware.no/kurs. Her vil du finne kursoversikt for de tre nærmeste månedene, med beskrivelse av hver enkelt kurs. Du kan også melde deg på kurs direkte fra websiden. For bestilling av bedriftsinterne kurs kan du kontakte vårt prosjektkontor via e- post (prosjektkontoret@visma.no) eller via telefon (46 40 40 00). - 2 -
Innhold OVERFØRE TIMER TIL ARBEIDSORDRE GODKJENN ALLE... 4 NY SLETTEKONTROLL I FORVALTNINGSSETTENE... 6 ENDRET VISNINGSREKKEFØLGE I FORVALTNINGSSETTENE... 6 UTSKRIFT BOOKING MED VALG PÅ VISNING AV TILLEGGSINFORMASJON... 6 VARSLING PÅ FORVALTNINGSSETTET DISPONERING.... 7 ENDRET TILDELING AV VERDI I DATOFELTET PÅ RAPPORTER.... 7 GRUPPERING PÅ MINE ARTIKLER... 7 UTSKRIFT FAKTURERBARE TIMER.... 9 REGISTRERING AV TIMEFORBRUK PÅ TIMELISTE.... 10 DEFAULT ORDRELINJE OG AKTIVITETSKODE.... 11 KOPIER OG LIM INN I UKELISTEN.... 14 RAPPORTGENERATOR.... 15 ANDRE OVERORDNEDE ENDRINGER:... 15-3 -
Overføre timer til arbeidsordre godkjenn alle I bildet Saksbehandler ligger fanen Overføre timer til arbeidsordre. Her ligger ordre du er saksbehandler for som har fått timer registrert, slik at du kan gå herfra for å godkjenne at disse timene blir lagt til fakturering. Klikk på fanen Utfør og du kommer inn i bildet Føring av timer på ordre. I dette bildet godkjennes virkelig forbruk av timer mann og maskin på en arbeidsordre. Når du godkjenner registreringene i dette bildet, oppdateres den tilhørende ordren samtidig, dvs. at timer du har godkjent legger seg som grunnlag til fakturering og overføring. Du har valget mellom å godkjenne en og en linje ved å velge knappen Godkjenn eller du kan velge å godkjenne alle registreringene ved å bruke knappen Godkjenn alle. Sett markøren på linjen med registreringen du skal godkjenne og trykk henholdsvis Godkjenn eller Godkjenn alle. (Ønsker du å se på timelisten, ordre eller kontering, klikk på de aktuelle knappene nederst i skjermbildet.) Klikk på Godkjenn, linjen forsvinner og ordrelinjen blir oppdatert i kolonnen levert. Hvis timen du godkjenner har en annen kontering, dvs at den ansatte eller objektet har en kontering som ikke er identisk med konteringen på ordrelinjene kommer det opp en dialogboks med følgende varsel/melding: - 4 -
Her må du velge om du vil beholde ordrelinjens kontering eller om det skal opprettes ny ordrelinje med kontering for den ansatte eller objektet. De ulike konteringene vises ved å klikke på konteringsknappene. Velg hva du vil gjøre og avslutt med OK. Om du har valgt å lage ny ordrelinje på denne arbeidsordre og denne ansatte/objektet fra før, vil valget Velg eksisterende ordrelinje med samme artikkelnummer, og som har lik kontering som være aktivt. Da velger du avhukning på denne, og legger timene der. Har du valgt Godkjenn alle får du valget Husk dette valget for alle timeføringer på denne ansatte/objekt. Sett avhukning i denne, og systemet husker hvor det skal legge timene på alle føringene på denne ordre. Gjenta godkjenning til du har tatt alle registreringene som skal til fakturering eller overføring. Hvis du har en fastpris på ordren kan du allikevel måle faktisk medgåtte ressurser uten å fakturere disse. Sett kryss i ikke fakturer ut for timeregistreringen og det er kun fastprisen som kommer over til fakturering. NB. Når du har godkjent alle timene må du velge hvilken leveringsstatus denne ordre skal ha. - 5 -
Hvis ordren er klar til å sluttfaktureres eller delfaktureres huker du av for dette, om du får inn flere timer før du skal fakturere bruker du Ikke klar til fakturering, og om denne ordre kun skal brukes til intern ressursmåling bruker du dette valget. Hvis du glemmer dette, eller ordren ikke skal faktureres ennå og står i Ikke klar for fakturering får du opp denne advarselen. Her klikker du OK hvis du har huket av for riktig valg. Om du vil gå tilbake og endre, klikker du på Avbryt og endrer leveringsstatusen. Husk at om du velger Klar til sluttfakturering vil arbeidsordren etter fakturering få status Slettet slik at den ikke kan brukes mer. Ny slettekontroll i forvaltningssettene Ved valget Slett i forvaltningssettene er det lagt inn en ekstra kontroll slik at registreringer ikke slettes ved en feil. Endret visningsrekkefølge i forvaltningssettene Visningsrekkefølgen på registreringene i forvaltningssettene er endret slik at siste registrering legger seg øverst i oversikten. Utskrift booking med valg på visning av tilleggsinformasjon Du har nå mulighet til å velge å ta med tilleggsinformasjon på utskrift fra bookingkalenderen. Velg avhukning i Inkluder tilleggsinformasjon for booking, og informasjon du har skrevet inn når du booket ressursen kommer med på utskriften. - 6 -
Varsling på forvaltningssettet Disponering. Det er lagt inn mulighet for varsling til saksbehandler på forvaltningssettet Disponering, dette er samme funksjonalitet som for de andre forvaltningssettene. Endret tildeling av verdi i datofeltet på rapporter. Til- dato feltet på rapporter endres ikke til det samme som Fra- dato, men beholder dagens dato til du endrer dette. Gruppering på Mine artikler Du kan nå velge å opprette en eller flere grupper med artikler som skal legges på arbeidsordre. Dette forenkler arbeidet fra å hente inn en og en artikkel som skal tilgjengeliggjøres på arbeidsordrene. I skjermbildet Vedlikeholde artikkellister under Arbeidsordre oppretter du egne grupper under private eller felles mapper. Private kan bare hentes av innlogget bruker, mens felles lister kan benyttes av alle. - 7 -
Sett markøren på riktig mappe og trykk Ny liste. Lag en mappestruktur slik at det blir enklere for alle å finne riktige lister. Når du har opprettet en mappe du skal ha artikler under, stå markert på mappen og trykk Ny artikkel. Tast inn artikkelnummer, eller søk opp artikkel med listeknappen. Fortsett til du har alle artiklene som skal under denne liste. Husk å stå markert på listenavnet når du trykker Ny artikkel. Når du skal hente en liste med artikler inn på en ordre, trykk på knappen Artikkellister nede til høyre. - 8 -
Marker riktig liste og trykk OK. Du har her mulighet til å ta bort avhukning på enkelte artikler om de ikke skal med på denne ordre. Alle artiklene under denne listen legger seg inn på arbeidsordren. Utskrift fakturerbare timer. - 9 -
Du kan nå velge å skrive ut fakturerbare timer for ansatte og objekt på samme rapport. Velg om du vil ha detaljert eller sum pr. ordre, sett inn hvilken arbeidsordre, eventuelt andre avgrensninger, og i Timer fra setter du avhukning i Alle. Rapporten vil nå innholde alle ressurser som er brukt på ordren. Registrering av timeforbruk på timeliste. Oppsettet på timeantall i timeliste er endret slik at du nå registrerer antall timer og minutter i Timeføring detaljer. I stedet for å benytte,5 for en halv time bruker du nå 30 i feltet minutter. Du registrerer nå alle antall minutter, ned til 5 minutter i dette feltet. For eksempel for 5 timer og 10 minutter: 5 i timefeltet og 10 i minuttfeltet. - 10 -
I timelisten vil antall timer og minutter omregnes ifølge tabell, slik at minutter får en annen sats her (5,17). Når man holder markøren over timeføringen vil nøyaktig antall registrerte timer og minutter vises i gul ramme slik at du hele tiden har oversikt over hva du har registrert. Det samme gjelder i feltene hvor timer og minutter på dag og uke summerer seg. Det er lagt til en linje med Differanse under antall timer registrert på dag i timelisten. Her ser du hva som mangler av timer og minutter i forhold til valgte kalender på den ansatte eller objektet ved å holde markøren over valgte sum. Default ordrelinje og aktivitetskode. Du kan nå velge å få en default ordrelinje/artikkel på alle ansatte og objekter når du registrerer direkte i timelisten. Valget kan overstyres ved registrering. - 11 -
I skjermbildet Vedlikeholde kompetanse for ansatt/objekt henter du opp den ansatte eller objektet, og søker opp artikkelen under Forslag timereg. Valgte artikkel kommer som default når du har satt inn ordrenummer i Timeføring detaljer ved registrering på den ansatte eller objektet. På samme måte kan du velge å sette en default aktivitetskode på arbeidsordre, slik at denne kommer ved registrering på denne ordre. Du kan velge å legge forslag til aktivitetskode på utførerlager, slik at forslaget kommer på arbeidsordren når du velger utførerlager. I skjermbildet Vedlikeholde lager under Grunndata DVPro henter du opp - 12 -
utførerlageret og setter avhukning for Bruk standard aktivitetskode fra Visma Enterprise DVPro. Under fanen Parametre henter du aktuelle aktivitetskode og trykker Ok. Når du oppretter en ny arbeidsordre på dette utførerlager kommer aktiviteskoden du valgte under Aktivitet. Denne kan overstyres i dette skjermbildet Registrere arbeidsordre. Aktivitetskoden kopierer seg til registreringen på den ansatte og objektet når du bruker denne arbeidsordre. Om du ikke har valgt å sette default aktivitetskode på utførerlager, kan du sette dette direkte på arbeidsordre når du oppretter denne. - 13 -
Kopier og lim inn i ukelisten. Timelisten har fått ny funksjonalitet for kopier og lim inn timeføringer. Sett markøren på timeføringen du vil kopiere og trykk Kopier timeføring. Sett markøren på ledig felt i dagen du skal kopiere til og trykk Lim inn. Registreringen kopierer seg. Om du har registrert timer på et objekt i timeføringen du har kopiert vil det komme et spørsmål om denne registreringen også skal kopieres. Antall timer og minutter i opprinnelig registrering på objektet legger seg som forslag, og du kan kopiere dette ved å trykke på Kopier ut for riktig registrering. Velger du å ikke kopiere registreringen på objektet, trykker du på krysset. Skal du endre antall timer eller minutter på registreringen på objektet setter du inn dette i Nytt timeforbruk og trykker Kopier. Om du forsøker å kopiere timer på et objekt i en uke som er godkjent, vil du få en melding om at dette ikke kan kopieres. Du må da gå inn på objektets timeliste, sette den tilbake til under arbeid og registrere timene her. Registrering av maskinførertillegg på en ansatt må kopieres for seg selv. Sett markør på timantallet med tillegg, trykk Kopier timeføring, sett markøren der du skal ha timene, trykk på Lim inn. - 14 -
Rapportgenerator. Det er lagt mulighet for å sette opp egendefinerte rapporter i rapportgenerator for DVPro. Du må bestille en nøkkel av Visma Unique for å få tilgang til denne. Oppsettet for rapportene må lages direkte i din løsning, og dette kan bestilles hos oss om du ønsker. Eksempler: Timeført pr. artikkel, Salgsordredetaljer. For mer informasjon, ta kontakt med oss. Andre overordnede endringer: 1. Ved bruk av bookingkalender.timeart for maskintimer må endres til Objekttimer. Dette pga at kun en timeart er tilgjengelig for booking. Aktivitetskodene som brukes i booking må også ha denne timeart knyttet. 2. Kalender på objekter må være samme som står som standard kalender i systeminformasjon om man skal registrere timer på bil/maskin direkte fra timeliste på ansatt. - 15 -