Meeting Book: Aust-Agder kontrollutvalg (08.04.2019) Aust-Agder kontrollutvalg Date: 2019-04-08T12:00:00 Location: Fylkeshuset, Hus 3, møterom Blåsjø Note: Det kalles med dette inn til kontrollutvalgsmøte mandag 8. april 2019 kl 12:00-14:00. Møterom Blåsjø, fylkeshuset Hus 3. Sak 23/19: Fra administrasjonen møter økonomisjef Ebba Laabakk, fylkeskasserer Gunnar Ånonsen og assisterende fylkeskasserer Thom Nilssen Simonstø. Vedlegg til regnskapssaken ettersendes når de er mottatt. - Årsregnskap 2018 Aust-Agder fylkeskommune - Årsrapport 2018 Aust-Agder fylkeskommune Møtesekretær i dette møtet vil være Agnes G. Fjeldstad. Forfall meldes henne snarest på epost: Agnes.Gullingsrud.Fjeldstad@temark.no. Det blir servert lunsj i møterommet ved møtestart.
Saksliste Møteinnkalling 3/19 Godkjenning av møteinnkalling 08.04.2019 3 Møteprotokoll 3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019 4 Saker til behandling 23/19 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 16 24/19 Referatsaker 08.04.2019 26 25/19 Eventuelt 08.04.2019 27
3/19 Godkjenning av møteinnkalling 08.04.2019-19/00136-15 Godkjenning av møteinnkalling 08.04.2019 : Godkjenning av møteinnkalling 08.04.2019 Arkivsak-dok. 19/00136-15 Saksbehandler Sander Haga Ask Saksgang Møtedato Aust-Agder kontrollutvalg 08.04.2019 Godkjenning av møteinnkalling 08.04.2019 Forslag fra sekretariatet: Møteinnkallingen godkjennes. 1
3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019-19/00136-16 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019 : Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019 Arkivsak-dok. 19/00136-16 Saksbehandler Sander Haga Ask Saksgang Møtedato Aust-Agder kontrollutvalg 08.04.2019 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019 Forslag fra sekretariatet: Protokoll fra møtet 25.02.2019 godkjennes. Vedlegg: - Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg 25.02.2019 1
3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019-19/00136-16 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019 : Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg 25.02.2019 Møteprotokoll Aust-Agder kontrollutvalg Dato: 25.02.2019 kl. 10:00 Sted: Fylkeshuset, Møterom Vegår Arkivsak: 19/00136 Til stede: Maiken Messel (leder), Per Åge Nilsen, Arne Guldbrandsen, Jacob Handegard Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Maren Smith Gahrsen (vara ikke innkalt) Daglig leder Aust-Agder Revisjon IKS Kristian Fjellheim Bakke Forvaltningsrevisor Aust-Agder Revisjon IKS Camilla Eriksrud sak 17-20/19 Daglig leder Temark Line Bosnes Hegna sak 21-22/19 Fra sak 21/19 Ass. Daglig leder Aust-Agder Revisjon IKS Ketil Raknes Vest-Agder kontrollutvalg v/vidar Kleppe, Sølvi Thomassen, Lars Jørgen Hauge Revisjonssjef Agder Kommunerevisjon IKS Tor Ole Holbek Ass. Revisjonssjef Agder Kommunerevisjon IKS Monica Harsvik Smith- Tønnessen Fylkesordfører Aust-Agder fylkeskommune Gro Bråten Fylkesordfører Vest-Agder fylkeskommune Terje Damman Prosjektleder Tine Sundtoft Prosjektkoordinator Knut Lindland Protokollfører: Sander Haga Ask Sakskart Side Møteinnkalling 1
3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019-19/00136-16 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019 : Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg 25.02.2019 2/19 19/00136-10 Godkjenning av møteinnkalling 25.02.2019 3 Møteprotokoll 2/19 19/00136-11 Godkjenning av møteprotokoll 23.01.2019 4 Saker til behandling 17/19 17/06593-11 Rapport selskapskontroll Vigo IKS 5 18/19 19/00149-4 Orientering fra revisor 25.02.2019 7 19/19 19/00150-3 Referatsaker 25.02.2019 8 20/19 19/00151-3 Eventuelt 25.02.2019 9 21/19 17/01356-26 Orientering om sammenslåingsprossen i nye Agder fylkeskommune 10 22/19 19/02519-4 Status - valg av revisor for Agder fylkeskommune 11 Arendal, 25.02.2019 Maiken Messel Kontrollutvalgsleder Sander Haga Ask Sekretær 2
3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019-19/00136-16 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019 : Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg 25.02.2019 Møteinnkalling 2/19 Godkjenning av møteinnkalling 25.02.2019 Behandlet av Møtedato Saksnr 1 Aust-Agder kontrollutvalg 25.02.2019 2/19 Forslag fra sekretariatet: Møteinnkallingen godkjennes. Møtebehandling Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Møteinnkallingen godkjennes. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 3
3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019-19/00136-16 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019 : Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg 25.02.2019 Møteprotokoll 2/19 Godkjenning av møteprotokoll 23.01.2019 Behandlet av Møtedato Saksnr 1 Aust-Agder kontrollutvalg 25.02.2019 2/19 Forslag fra sekretariatet: Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg 23.01.2019 godkjennes. Møtebehandling Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg 23.01.2019 godkjennes. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 4
3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019-19/00136-16 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019 : Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg 25.02.2019 Saker til behandling 17/19 Rapport selskapskontroll Vigo IKS Behandlet av Møtedato Saksnr 1 Aust-Agder kontrollutvalg 25.02.2019 17/19 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget tar rapportene til orientering og innstiller følgende til fylkestinget: 1. Fylkestinget ber eierrepresentanten påse at selskapet ved styret: a. Sørger for at innkalling til representantskapet skjer med 4 ukers varsel og at lov om interkommunale selskaper 8, jf. selskapsavtalen 6, samt 9 overholdes. b. Synliggjør risiko ved anskaffelser i selskapets strategier og rutiner c. Fortsetter arbeidet med implementering av system for internkontroll og at håndtering av personopplysninger er i tråd med gjeldende lov og forskrift. 2. Fylkestinget ber eierrepresentanten i representantskapet til Vigo IKS å fremme forslag innen utgangen av 2020 om: a. Å evaluere styrets behov for å sikre eiernes målsetninger med selskapet oppnås, herunder også om styret har tilstrekkelig og nødvendig kompetanse for å møte fremtidige utfordringer b. At styret i Vigo IKS evaluerer behovet for etablering av et permanent og internt større fagmiljø 3. Fylkestinget tar rapporten fra Aust-Agder Revisjon IKS og Revisjon Midt-Norge SA til orientering. Møtebehandling Forvaltningsrevisor Camilla Eriksrud presenterte rapportene fra selskapskontrollen i Vigo IKS. Sekretariatet orienterte om forslaget til vedtak. Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Kontrollutvalget tar rapportene til orientering og innstiller følgende til fylkestinget: 1. Fylkestinget ber eierrepresentanten påse at selskapet ved styret: a. Sørger for at innkalling til representantskapet skjer med 4 ukers varsel og at lov om interkommunale selskaper 8, jf. selskapsavtalen 6, samt 9 overholdes. b. Synliggjør risiko ved anskaffelser i selskapets strategier og rutiner c. Fortsetter arbeidet med implementering av system for internkontroll og at håndtering av personopplysninger er i tråd med gjeldende lov og forskrift. 2. Fylkestinget ber eierrepresentanten i representantskapet til Vigo IKS å fremme forslag innen utgangen av 2020 om: 5
3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019-19/00136-16 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019 : Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg 25.02.2019 a. Å evaluere styrets behov for å sikre eiernes målsetninger med selskapet oppnås, herunder også om styret har tilstrekkelig og nødvendig kompetanse for å møte fremtidige utfordringer b. At styret i Vigo IKS evaluerer behovet for etablering av et permanent og internt større fagmiljø Fylkestinget tar rapporten fra Aust-Agder Revisjon IKS og Revisjon Midt-Norge SA til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 6
3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019-19/00136-16 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019 : Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg 25.02.2019 18/19 Orientering fra revisor 25.02.2019 Behandlet av Møtedato Saksnr 1 Aust-Agder kontrollutvalg 25.02.2019 18/19 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Møtebehandling Daglig leder Kristian Fjellheim Bakke orienterte om: 1. Revisjonen av regnskapet er i gang og regnskapet ble levert innen fristen. 2. Forvaltningsrevisjonen om voksenopplæringen er startet opp. 3. Det jobbes med selskapskontrollen i Konsesjonskraft IKS Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Saken tas til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 7
3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019-19/00136-16 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019 : Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg 25.02.2019 19/19 Referatsaker 25.02.2019 Behandlet av Møtedato Saksnr 1 Aust-Agder kontrollutvalg 25.02.2019 19/19 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Møtebehandling 1. Høring ny kontrollutvalgsforskrift Kontrollutvalget gikk igjennom forslag til ny kontrollutvalgs- og revisjonsforskrift. Kontrollutvalget har ingen merknader til høringsnotatet. 2. Neste møte blir 08.04.2019 3. Temark sin vårkonferanse blir 26.04.2019 i Arendal. Kontrollutvalgets medlemmer melder seg selv på til sekretariatet. 4. Invitasjon til Forum for kontroll og tilsyn sin fagkonferanse 4-5. juni. Medlemmene sier ifra til sekretariatet hvis de ønsker å gå. Votering Enstemmig for forslag til vedtak. Vedtak Saken tas til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 8
3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019-19/00136-16 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019 : Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg 25.02.2019 20/19 Eventuelt 25.02.2019 Behandlet av Møtedato Saksnr 1 Aust-Agder kontrollutvalg 25.02.2019 20/19 Møtebehandling Arne Gulbrandsen orienterte om kontrollutvalgskonferansen til NKRF på Gardermoen og temaene på konferansen. Votering Vedtak [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 9
3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019-19/00136-16 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019 : Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg 25.02.2019 21/19 Orientering om sammenslåingsprossen i nye Agder fylkeskommune Behandlet av Møtedato Saksnr 1 Aust-Agder kontrollutvalg 25.02.2019 21/19 Forslag fra sekretariatet: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Møtebehandling Prosjektleder Tine Sundtoft orienterte om sammenslåingsprosessen og svarte på spørsmål. Forslag til vedtak fremsatt i møtet: Saken tas til orientering. Votering Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt i møtet. Vedtak Saken tas til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 10
3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019-19/00136-16 Godkjenning av protokoll fra møtet 25.02.2019 : Protokoll Aust-Agder kontrollutvalg 25.02.2019 22/19 Status - valg av revisor for Agder fylkeskommune Behandlet av Møtedato Saksnr 1 Aust-Agder kontrollutvalg 25.02.2019 22/19 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Møtebehandling Daglig leder Line Bosnes Hegna orienterte om prosessen med valg av revisor. Daglig leder Kristian Fjellheim Bakke i Aust-Agder Revisjon IKS og revisjonssjef Tor Ole Holbek i Agder Kommunerevisjon IKS orienterte om prosessen som har vært mellom selskapene. Forslag til vedtak fremsatt i møtet: Kontrollutvalgene i Aust-Agder og Vest-Agder anmoder representantskapene i Aust-Agder Revisjon IKS og Agder Kommunerevisjon IKS om å etablere et revisjonsselskap for nye Agder. Votering Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt i saken. Vedtak Kontrollutvalgene i Aust-Agder og Vest-Agder anmoder representantskapene i Aust-Agder Revisjon IKS og Agder Kommunerevisjon IKS om å etablere et revisjonsselskap for nye Agder. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 11
23/19 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018-19/03611-1 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 : Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 Arkivsak-dok. 19/03611-1 Saksbehandler Sander Haga Ask Saksgang Møtedato Aust-Agder kontrollutvalg 08.04.2019 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalgets uttalelse til Aust-Agder fylkeskommunes årsregnskap for 2018: Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for 2018. Sammen med årsregnskapet forelå fylkesrådmannens årsmelding. Revisor har avlagt revisjonsberetning for 2018 og revisors oppsummering til kontrollutvalget. Årsregnskapet viser et netto driftsresultat på 77 033 000 kroner og et regnskapsmessig mindreforbruk på 26 610 000 kroner. Kontrollutvalget viser til revisjonsberetningen der revisor mener at årsregnskapet er avlagt i samsvar med lover og forskrifter og gir et uttrykk for fylkeskommunens økonomiske stilling per 31.12.18 og for at resultatet i regnskapsåret er i samsvar med god kommunal regnskapsskikk. Revisors oppsummering til kontrollutvalget om årsregnskapet for 2018 følger vedlagt. Kopi av uttalelsen sendes fylkesutvalget. Bakgrunn for saken: I henhold til Forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget gi en uttalelse til fylkeskommunens årsregnskap til fylkestinget før det vedtas. I følge Forskrift om årsregnskap og årsmelding 10 skal fylkeskommunens årsmelding fremlegges for kontrollutvalget før det gir sin uttalelse. Kopi av denne uttalelsen skal sendes fylkesutvalget før fylkesutvalget avgir innstilling om årsregnskapet til fylkestinget. Saksopplysninger: Fylkeskommunen har avlagt årsregnskap og årsmelding for 2018. Aust-Agder revisjon IKS har avlagt revisors beretning datert 22.03.19. Revisor har også laget en oppsummering til kontrollutvalget datert 22.03.19. Disse dokumentene danner grunnlaget for kontrollutvalgets uttalelse. Regnskapet viser et netto driftsresultat på 77 033 000 kroner og et regnskapsmessig mindreforbruk på 26 610 000 kroner. 1
2 23/19 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018-19/03611-1 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 : Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 Økonomisjef Ebba Laabakk, fylkeskasserer Gunnar Ånonsen og ass. fylkeskasserer Thomas Nilsen Simonstø møter for å legge frem årsregnskapet og årsberetningen for utvalget Vedlegg: - Årsregnskap 2018 Aust-Agder fylkeskommune - ettersendes - Årsberetning 2018 Aust-Agder fylkeskommune ettersendes - Revisjonsberetning, datert 22.03.19 - Revisors oppsummeringsbrev til kontrollutvalget, datert 22.03.19
23/19 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018-19/03611-1 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 : 20190322132928974.pdf
23/19 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018-19/03611-1 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 : 20190322132928974.pdf
23/19 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018-19/03611-1 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 : Revisors oppsummering
23/19 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018-19/03611-1 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 : Revisors oppsummering
23/19 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018-19/03611-1 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 : Revisors oppsummering
23/19 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018-19/03611-1 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 : Revisors oppsummering
23/19 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018-19/03611-1 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 : Revisors oppsummering
23/19 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018-19/03611-1 Aust-Agder fylkeskommune årsregnskap og årsberetning 2018 : Revisors oppsummering
24/19 Referatsaker 08.04.2019-19/00150-4 Referatsaker 08.04.2019 : Referatsaker 08.04.2019 Arkivsak-dok. 19/00150-4 Saksbehandler Sander Haga Ask Saksgang Møtedato Aust-Agder kontrollutvalg Aust-Agder kontrollutvalg 08.04.2019 Referatsaker 08.04.2019 Forslag fra sekretariatet: Sakene tas til orientering. Saksopplysninger: - Påminnelse om Vårkonferansen i Arendal fredag 26.4.19 - FKTs fagkonferanse i Kristiansand 4-5. juni er mulig for KU å delta på, se www.fkt.no for - 2-dagers program og påmelding - Neste KU-møte er 29.05.19 1
25/19 Eventuelt 08.04.2019-19/00151-4 Eventuelt 08.04.2019 : Eventuelt 08.04.2019 Arkivsak-dok. 19/00151-4 Saksbehandler Sander Haga Ask Saksgang Møtedato Aust-Agder kontrollutvalg 08.04.2019 Eventuelt 08.04.2019 1