NYHETER OG FORBEDRINGER VERSJON 4.00

VISMA Contracting NYHETER OG FORBEDRINGER VERSJON 4.00 Oslo, okt. 2008. Velkommen til versjonsbrevet til Visma Contracting. Denne versjonen inneholder ny funksjonalitet som i hovedsak har kommet som ønsker fra kunder og brukerforeningen, samt korreksjoner av innmeldte feil. Vi anbefaler at du leser versjonsbrevet nøye før du tar systemet i bruk, og at du setter deg inn i nyhetene og forbedringene i denne versjonen. Nyheter og forbedringer er kort beskrevet i dette versjonsbrevet, men du kan lese mer om de enkelte rutinene i online-hjelpen. Installasjon: I Visma Contracting versjon 4.00 er det tatt i bruk nye funksjoner i programmeringsspråket ACU Cobol. Det er derfor nødvendig å oppgradere til en nyere versjon av ACU Cobol Runtime 8.0.0. Installasjon av ACU Cobol Runtime 8.0.0 og Visma Contracting Versjon 4.00 er beskrevet i kundebrevet som ligger på Kundesider Contracting og Nedlastinger/Versjonsaktuelt eller via menyen Fil og Oppgrader programvare (CD'er kun på forespørsmål). Det første som må gjøres er å installere ACU Cobol Runtime 8.0.0, og deretter Versjon 4.00. NB! For å installere ny Runtime, er det absolutt nødvendig å ha mottatt produktkode og -nøkkel. NB! Installasjon kan ikke kjøres fra PC med operativsystemet Windows Vista. Ved problemer ring Visma Contracting Support for assistanse tlf: 02070 + 105 (innvalg) eller e-post: contractingsupport@visma.no Viktige punkter som må gjennomgås etter installasjon: Konvertering. Etter installasjonene fra vår Oppgrader programvare/nedlastingsside (CD sendes kun på forespørsmål), start Contracting og gå deretter til meny System - Manuelle rutiner. Kjør konvertering ved å taste KONVERT [Enter]. Har dere klientversjon konverteres alle klienter. Under konvertering vises nederst en forløpsindikator (blå voksende stripe) for de store registrene. Det lages også en loggfil, som kan sjekkes etter konverteringen hvis problemer har oppstått (Vis logg). Tips: Hvis dere kjører i et nettverk og Visma Contracting kan kjøres fra deres server, vil konverteringen gå mye raskere. NB! Hvis dere får feil på konverteringen kan det skyldes at deres server har låst noen datafiler. (Dette kan skje ved at Visma Contracting ikke er avsluttet på normal måte et sted.) Før dere ringer til support: Lukk alle programmer, start server på nytt og kjør KONVERT på nytt. Oppkobling til grossister Vi har laget et helt nytt oppsett for kobling til grossister. Imidlertid kan det gamle systemet benyttes og en kan gå over til det nye for en og en grossist. Det en kun bruker SYSTEM som kan endre oppsett for kobling mot grossister. I den daglige bruk er det liten forskjell, men man velger nedlastingstype fra Contracting og slipper den blå skjermen med valg. Generelt. For mange av endringene som er omtalt på de neste sider finnes flere detaljer i dokumentasjonen som finnes i Visma Contracting under hovedmenyens Hjelp Hjelp Visma Contracting. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 4.00 1

Nyheter og forbedringer Visma Contracting 4.00 Generelt Vedlikehold grossist Det er nå et helt nytt vedlikeholdsbilde for grossister. Det meste som er nytt har med ny måte og hente inn priser/rabatter, autofakt og bestilling/ordrebekreftelser fra grossister via FTP servere. Her er det nå en del nye opplysninger som må legges inn før man starter opp. Denne rutinen settes først i gang når man krysser av feltet for Ny Ftp-rutine. Det en kun bruker SYSTEM som kan endre oppsett for kobling mot grossister. Se nærmere beskrivelse i Hjelp Visma Contracting. Alle detaljer om grossistopplysninger og overgang til ny FTP-rutine er forklart under meny: Ordre Vedlikehold Grossist. Nederst i hjelpens hovedmeny ligger også Overgang til ny FTP-rutine Det står også en innføring helt til slutt i dette dokumentet (Kobling mot grossister). Linker til Visma Visma har flyttet sine hjemmesider i sommer. En del av linkene på først side sluttet å virke. Det er nå rettet. Ved bruk av Fil - Oppdater programvare, kommer en igjen rett inn på våre sider for nedlasting. Regnskap Inngående fakturanummer er utvidet Inngående fakturanummer fra leverandør er nå utvidet til 30 siffer, alfanumerisk og venstrejustert. Bilagsregistrering Hvis det ikke blir registrert bilag og linjer i en bunt, blir det ikke lenger brukt opp et bilagsnummer. Når man går inn på linja for å korrigere merknadsteksten, får man nå tastet inn like mange tegn som i feltet under hoderegistrering. Spørring posteringer Ved spørring på leverandører og forfalte poster vil nå alle poster som er forfalt, uansett år komme med. Ved spørring på bilagsnummer eller fakturanummer leverandør, så er det kun bilag/faktura på valgt år som fremkommer. Hvis fakturanummer ikke finnes, så kommer melding og man kommer tilbake til feltet for inntasting av fakturanr. og ikke til inntasting av år eller OK knappen. Omsetningsoppgave Ved utskrift av omsetningsoppgave uten oppdatering, så sjekkes det og gis melding hvis regnskapsperiode og mva-måned er avsluttet. Før var denne sjekken kun hvis man skulle oppdatere regnskapet. Oppdatering av regnskap Det er nå ikke mulig og avbryte regnskapsoppdatering ved utskriftsvalg, enten det er fra fakturering, bilagsregistrering eller andre oppdateringer. Sletting leverandør Ved sletting av leverandører, så slettes nå også organisasjonsnummer fra vedlikehold organisasjonsnummer. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 4.00 2

Lønn Transaksjons- og saldoliste leverandører Organisasjonsnummer kommer nå frem på transaksjons og saldoliste leverandører. Remittering Ved bruk av kontantrabatt i remittering, så oppdateres nå både reskontro og konto for kontantrabatt og restbeløp på leverandøren går i null. Ved danning av remitteringsforslag får man nå melding om en har til gode penger hos en leverandør. En kan så velge om det allikevel skal utbetales til leverandøren eller ikke. Invoice Manager (Dette er et eksternt program for skanning av leverandørfakturaer. Brukes kun av noen kunder). Det er nå mulig og oppdatere regnskapsbunter direkte fra IM. Under fanen Historikk/Bunter ligger Oppdaterte og Ikke oppdaterte buntnummer. Det er kun Ikke oppdaterte som er tilgjengelig med <Oppdater>-knappen. Det sjekkes nå også på ordrer som har status avsluttet, og disse feilmeldes. Ny knapp <Detaljer> som er det samme som F7. Remittering til bank Telepay2 format for bankene er nå klart i lønn. Filen dannes under bankliste og forskuddsliste. Skal du legge om til Telepay2 format må man gjøre en avtale med banken. I Contracting under System Firmaopplysninger lønn Faste opplysninger, i arkfane Remittering, må opplysningene tilpasses. Dataområde og filnavn må settes opp så det er i samsvarer med oppsettet i bakens program. I bankens program må det også gjøres endringer ved overgang fra BBS til Telepay2. NB! Navnet som brukes på lønnskjøringer (Lønn Vedlikehold Lønnskjøringer) kommer ut som kommentar på lønnstakernes kontoutskrift fra sine respektive banker. For forskuddslister tastes teksten for hver overføring. Hvis en lønnstaker skal ha utbetaling via utbetalingsanvisning (dvs. at lønnstaker ikke har bankkonto), så må en legge inn ett 9 tall i kontonummer på lønnstaker. Husk at adresse og postadresse må være utfylt. (Dette er altså betaling via bank - ikke det samme som kontant.) Saldoliste Det er nå laget en liste for å avstemme saldotall med transaksjonstall. Denne viser en linje for hver art, og både saldotall og transaksjonstall. Dersom det er differanse, skrives denne ut. Det er flere muligheter for seleksjoner, og flere detaljnivåer. Terminoppgave til Altinn NACE-kode (næringskode) blir nå overført til AltInn fra terminoppgaven og den skrives også ut på listen. Næringskoden finnes i Enhetsregisteret i Brønnøysund (brreg.no) og legges inn under System, Firmaopplysninger lønn, Faste opplysninger. Sykefraværsstatistikk Det er nå mulig og søke på avdelingsnummer og avdelingsnavn vises. SSB-statistikk for bedrifter med underavdelinger Statistikken er korrigert til å omfatte underavdelinger. Organisasjonsnummer til SSB statistikk hentes nå korrekt fra eget historikkregister for lønnstakers arbeidssted. Liste daglønn Antall arbeidsdager i fastlønnsperiode kam nå registreres med 2 desimaler. (System, Firmaopplysninger lønn, Faste opplysninger.) Samtidig er listen for daglønn korrigert, slik at desimalene blir brukt Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 4.00 3

Fagforeningsliste Fagforeningsliste kom med ett siffer for lite i personnummer ved overføring til excel. Dette er korrigert slik at alle siffer kommer korrekt. Øre-differanse i posteringsliste fra lønn I noen tilfeller har man vært plaget av at det har blitt noen få øre som har blitt postert til interimskonto i regnskap. Selv om det ikke vises i konteringsliste. Dette er nå korrigert. FIXLART Manuelt program FIXLART er fjernet. Programmet skulle kun brukes i nødstilfelle, men ble brukt alt for ofte og på feil måte med resultat at det ble differanser i lønnsregnskapet. Timelister I timelister, var det feil summering av timer. Her ble timer fra linjer med arter som ikke hadde korrekt behandlingskode tatt med. Det er korrigert i versjonen, og kun lønnsarter som er merket med en anleggsart som har behandlingskode Timer blir summert. Saldoliste lønn Det er nå laget en liste for å avstemme saldotall med transaksjonstall. Denne viser en linje for hver art, og både saldotall og transaksjonstall. Dersom det er differanse, skrives denne ut. Det er flere muligheter for seleksjoner, og flere detalj-nivåer. Prisbehandling Prisoppdatering Hvis en vare som er merket utgått blir lest inn igjen på nytt fra grossisten UTEN merke for utgått, blir merket også fjernet i vareregisteret i Contracting. Ved bruk av nye FTP-rutiner vil nedhenting av rabatter og priser være noe forskjellig fra tidligere. (For beskrivelse se Hjelp Visma Contracting fra hovedmenyens under Hjelp.) Fakturering Reprint av faktura Ved reprint av faktura, så endrer ikke fakturadato seg selv om man taster inn fakturanr fra/til. Registrering av faktura Det gis melding i registrering faktura hvis ordre ligger uoppdatert fra Handyman/SpeedyCraft eller Autofakt (Sjekker "brannmur"). Registrering av kreditnota Det er nå mulig og legge inn en tekstlinje (F2) ved registrering av kreditnota og autokredit på samme måte som faktura. Utskrift av timeavtaler Timeavtaler til fil kommer nå riktig ut. Kontantfaktura I oppgjørsbildet og ved minus beløp, så vil tilbakebeløp og mottatt beløp nå vises riktig med minustegn. I vedlikehold av betalingsformer, så er det nå mulig og søke på alle konti i feltet for Kto resultat og Kto balanse. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 4.00 4

Det er nå mulig og sette på passord for og komme inn i butikksystemet. Dette initieres på hver kasse (vedlikehold kasse). Har man satt at en kasse skal ha passord, så er det bruker-id som bestemmer passordet (vedlikehold Brukere). Har man ikke satt passord på en bruker, så får man heller ikke spørsmål om dette ved endring/inntasting av selger. Hvis man prøver og taste noe annet enn gyldig bruker, så går ikke det. Ordre/Anlegg Flytt ordre Ny meny under ordre og vedlikehold. Her kan man flytte ordre til et nytt anleggsnummer. Pakkseddel Ved sletting av en varelinje (F3) på en pakkseddel som kommer fra Autofakt, kommer det nå en ekstra melding: Varen kommer fra Autofakt, og bør ikke slettes. Ordreoversikt Ved initiering av ordreoversikt var det problemer med inntasting av ordredato fra/til ved arkfanen Ordrekategori. Dette er nå rettet. Registrering inngående faktura Hvis man har satt at leverandøren skal remitteres, så overstyrer dette koden for inntasting av KID. Har man remittering på en leverandør, så BØR man også taste inn KID-nummer. Hvis leverandøren ikke skal remitteres, testes det nå på om KID skal tastes. Leverandørens inngående fakturanr. er også utvidet til 30 siffer. Rapport Varer i Arbeid Ordreperioden blir nå hentet fra lønnskjøringen. Dette medfører at hvis man har krysset av for Ordreper. fra reg. ordreperiode hentes fra registreringsdato eller satt en fast ordreperiode, blir denne benyttet når periodisering av timer finner sted i rapporten. Ordrebehandling - deltakere Sletting av deltaker på kan gjøres ved å benytte <Shft-F3>. Vær oppmerksom på at om deltaker ikke samtidig slettes i Handyman og ordren synkes på nytt til Contracting vil deltaker igjen opprettes på ordren. Ordrebehandling varer i arbeid Egen rutine for registrering av ferdigstillelse av ordre registrert som anbud eller med fastpris. Ferdigstillelse registreres pr mnd for kostnadstypene materiell, arbeid og diverse. Rapport for en ordre eller flere ordre er tilgjengelig fra registeringsbildet Varelager Ordre Timer til fakturering Det er ikke lenger tillatt å slette timer til fakturering. Hvis timer ikke skal faktureres, endre antall til 0. Vedlikehold varer Det er nå også mulig og legge inn kjøpskonto med kontotype kostnad og salgskonto med kontotype inntekt både pl. og fritt. Hvis man har satt på systemkode for bruk av EAN-koder, vil man nå kunne vedlikeholde EAN- Varekoder i vedlikehold av varer. EAN-koden vil bli opprettet i EAN-filen med varenummer og grossist, og man kan også søke på EAN-koder eller komme direkte til vedlikehold. I vedlikeholdsbildet for EAN-koder vil også EAN-koder som opprettes legge seg inn på varefilen. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 4.00 5

Bestilling Beholdningsverdier Under utlisting av beholdningsverdier er det nå et nytt valg om kun varer med beholdning skal skrives ut. Denne kan nå også tas ut til Excel. Spørring priser Kundepriser inkl. moms bruker nå kundepris som grunnlag og ikke utpris. Div. varelister til Excel Under Varelager og Utlisting kan nå følgende lister legges over til Excel: Vareliste, Prisliste, Lageroversikt, Varebeholdning, Beholdningsverdi, Bestillingsforslag og Prisliste lagervarer. Masseendring av varer Det er nå nye valgmuligheter under Diverse koder på/av. En kan velge å slå på, slå av eller ikke endre kodene. Ved kjøring av masseendring vil ikke programmet stoppe opp når en klikker på noe annet. Telefon og faksnummer ved bestilling til leverandør Vårt system åpnet i tidligere versjon for å bestille til en leverandør istedenfor grossist, dersom grossisten ikke er satt opp med leverandørnummer. Ved å bruke (diverse)grossist som ikke er satt opp med leverandørnummer, må man angi leverandør i feltet for dette. Dersom det ikke er bestilling til grossist brukes nå leverandørens opplysninger. Dette gjelder telefon, faks og e-post. (Utskriftsfelt for grossistens eller leverandørens e-post er nytt.) Leveringsadresse Leveringsadressen hentes ved bruk av Søk/F6 i feltet for Navn under leveringsadresse. Hvis det er oppretter arbeidssted/leveringsadresser på kunden, vil en liste med disse vises. Hvis ikke vil arbeidssted på ordren hentes. Ved Ny/F2 kommer en inn i program for oppretting av arbeidssted/leveringsadresse. Diverse vare ved søk i bestilling Når man plukker varer i bestilling ved å bruke søk, har man tidligere ikke hatt mulighet til å endre varenavn. Dette er nå gjennomført på samme måte som i registrering av faktura. Dersom en diversevare er med i retur fra søkeprogrammet, stopper programmet i varenavn og man har mulighet til å taste linjen ut. Vanlige varer blir lagt til på samme måte som tidligere Ordrebekreftelse Nelfo 4.0, FTP Det er nå mulig å ta i mot elektroiske ordrebekreftelser på tilsvarende måte som autofakt. Fordelene er at en kan korrigere manglende data og forhåndsklarere leveransen slik at når fakturaen kommer med autofakt så gjenstår det kun å sette Ja for oppdatering. En annen fordel er at varer som ordrebekreftelsen har avslått, med enkelhet kan overføres som bestilling til en annen grossist. NB! Det kreves en del oppsett, samt koordinering med grossist for å ta i bruk ordrebekreftelse. Vennligst kontakt en av Vima Contractings kundekonsulenter før dere starter med dette. Det er heller ikke alle grossister som leverer ordrebekreftelser. På vår hjemmeside for oppgraderinger vil vi derfor etter hvert legge ut en liste over grossister som leverer ordrebekreftelse og som er testet mot Visma Contracting. Vedlikehold grossist Det er nå et helt nytt vedlikeholdsbilde for grossister. Det er nå kun bruker SYSTEM som har tilgang til alle opplysninger. Hovedsakelig er det en ny måte å kommunisere med grossistenes FTP-servere for henting av priser/rabatter, autofakt og bestilling/ordrebekreftelser. Det ligger ny beskrivelse av dette, bl.a. under Ordre Vedlikehold Grossist. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 4.00 6

Kalkyle Når det er ønskelig å gå over til ny metode er det en del opplysninger som må entes inn eller legges inn før man starter opp. Denne rutinen settes først i gang når man krysser av feltet for Ny Ftp-rutine. Se nærmere beskrivelse Overgang til ny FTP-rutine i Hjelp Visma Contracting. På grossistopplysninger bestilling, har vi fjernet feltet grossist-id. Dette er ikke lenger i bruk, og det er ikke nødvendig å bruke dette. Mulig å endre fra bestill ordre til bestill lager. Dersom en bestilling har blitt bestilt feil, kan man i bestilling overføre denne fra bestilling til ordre, til bestilling til lager. Endringer i registrering I registrering er nå punkt/fase og kb1, kb2 flyttet til linja i stedet for felter over tabellen. Dette fungerer på samme måte som ellers i systemet, at dersom ordren har punkt/fase, kb1 eller kb2, så stopper programmet i de kolonnene. Dersom ordren har deler eller ingen av de, eller det bestilles til lager, stoppes kun i de feltene som er nødvendig. Linja viser også leveringsdato, noe som er en ønsket leveringsdato som er sendt til grossist. Det er ikke bekreftet leveringsdato Det er nå sperret for å endre grossist i varesøk. Dette kan slå ut feil, da man risikerer å hente varer fra en annen grossist enn man bestiller til. Endringer i mottak I mottak er det også gjort endringer. Her er det innført punkt/fase, kb1 og kb2 på linja. Det er også innført en kolonne for Bekreftet, og denne viser antall bekreftede varer på linjen. Dette tallet kommer fra ordrebekreftelsen fra grossisten. Linja viser også leveringsdato, noe som er en ønsket leveringsdato som er sendt til grossist. Det er ikke bekreftet leveringsdato Utskrift av enheter Det er nå laget feltnummer i bestillingsblanketten for å skrive ut enheter til utskrift. Feltnr 64 = Måleenhet Feltnr 65 = Pakningsstørrelse Endringssperre på kode/type Det er lagt inn sperre på endring av koden i kalkylelinjene. Man får ikke lenger endret kode på en linje som er registrert tidligere. Avtaler i kalkyle Materialavtaler og Innkjøpsavtale ble hentet og lagret feil på de forskjellige tilbudene. Dette er korrigert. Bestill fra kalkyle Danning av bestilling fra kalkyle er endret mye. Skjermbildet er endret, og funksjonene bak er endret. Skjermbildet viser varer i tilbudet som ikke er bestilt, og de som allerede er bestilt. Det viser de grossister som er innblandet. Det er seleksjonsmuligheter for etapper, og poster. Fra en kalkyle kan man danne en eller flere bestillinger. Dersom kalkylen har etapper, kan disse knyttes til punkt/fase på ordren, og det dannes bestilling med referanse til disse. Man kan danne en bestilling til samme grossist, på tvers av etappene. Man kan også danne bestillinger til samme grossist, på tvers av postene. Det er mulighet for å delbestille. Det vil si, at man ikke trenger å bestille fullt antall av en vare samtidig, men kun deler. For så å bestille resten etterpå. Man kan velge å bestille kun til en grossist, og utelate enkelte varer i sin helhet. Man har mulighet for å bestille flere diversevarer, og det skilles på navn på disse. Det vil si, at diversevarer med forskjellig navn ikke slås sammen til en linje i bestilling. Vi henviser for øvrig til brukerhjelpen for mer dokumentasjon. Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 4.00 7

Dekning/time i kalkylen Her ble dekning pr. time utregnet ved å brukt lønnskostnader og dele med antall timer. Dette er ikke standard i systemet, og er gjort om. Nå brukes de totale kostnadene for tilbudet, inklusives materiell, delt på antall timer for å få verdien i dette feltet. System Dokumentbehandling. (Prosedyrer, roller, tidsfrister) Under Systemkoder - Overføringer og Dokumentbehandling kan man nå selv bestemme område der dokumenter for prosedyrer, roller og tidsfrister skal hentes fra. Dette var tidligere fast og lå da under \Contracting\VCdokumenter\. Invoice Manager (Dette er et eksternt program for skanning av leverandørfakturaer. Brukes kun av noen kunder). Under Systemkoder, Overføringer og Invoice Manager kan man nå legge inn område der filer fra IM leses inn og også hvilke inngående faktura/kredit arter som skal brukes. Dette var tidligere fast opplysninger som lå i cblconfig-filen. Systemkoder regnskap I vedlikehold av Systemkoder og Regnskap vises nå årstall for Første ledige buntnummer, bilagsnummer og listenummer. Serverparametere Dette er parametere som fylles ut når AcuConnect skal tas i bruk. AcuConnect er en klient/server løsning for å få raskere overføring av data mellom serveren og arbeidsstasjonen. Det må kjøpes en Acu-runtime før denne rutinen kan settes i gang. Kontakt Visma Contracting salgsavdeling. Kobling mot grossister Ved bruk av Ny FTP-rutine. Henting av data fra grossist Velger man det nye systemet for en grossist, vil nedhenting av rabatter, priser og autofakt nesten være som før. Forskjellen er at man slipper den blå skjermen med valg. I stedet får man valget i Contracting før nedlasting. Er det satt opp FTP-kobling, får man valget mellom å kolbe seg opp til grossisten eller hente data som man selv har lagret på det aktuelle dataområdet. Sistnevnte brukes om man for eksempel får en rabattfil med e-post eller har logget seg inn på grossistens server via internett og har lastet ned en prisfil. Velges FTP-kobling, får man opp et vindu som viser filene på grossistens server. Da må en krysse av for aktuell(e) fil(er) og klikke på Hent. Vedlikehold grossist Vedlikehold av grossister er nå samlet i et program med forskjellige arkfaner. De eksisterende data for grossist ligger der og oppkobling og nedhenting av rabatter, priser og autofakt kan fortsatt gjøres slik som hittil. Det er så lagt inn nye felter som må brukes når den nye grossistkoblingen tas i bruk. For tilgang til alle opplysninger må en være innlogget som bruker SYSTEM. FTP-oppkobling Det har vært slik at data for oppkobling mot grossist har vært plasser på hver enkelt PC. Ved å ta i bruk det nye systemet for FTP-oppkobling vil data om denne oppkoblingen legges på et felles område i Contracting. Tidligere var det tungvint å flytte dette over til ny PC, og ofte ble det glemt når en skiftet PC. Ved overgang til nytt system går du nå til den PC som kjørte disse rutinene og overfører dataene derfra til et felles område. (Se egen dokumentasjon for overgang fra gammelt til nytt system,) 2008 Visma Software AS Visma Contracting Nyheter og forbedringer versjon 4.00 8