Fakturabehandling i BGL Espen Normann, EVRY Kurt Leif Laurila, SpareBank 1 Nord-Norge Stina Opdahl, SpareBank 1 Nord-Norge
Introduksjon til BGL v/espen Normann i EVRY 2
Hovedkonklusjon Vi opplever i dag at vi har en bedre løsning enn når vi brukte Contempus og IROS til fakturabehandling. - En leverandør og ett system - Informasjon oppdateres umiddelbart - Mindre «transport» av data - Men kanskje vi bruker mer tid på fakturabehandling enn før - Forbedringer som vil bøte på dette er annonsert av EVRY Denne presentasjonen er en oppsummering av erfaringer vi har gjort i forbindelse med konvertering, og vil kunne fungere som en sjekkliste for andre banker som vurderer å bytte til BGL. 3
Forberedelser til konvertering Før konvertering gikk vi gjennom følgende punkter: Historikk Fordi vi ikke fikk overført historikk fra Contempus til BGL, bestilte vi en egen løsning fra Basware (systemleverandør) Gjennomgang leverandører Tok bort inaktive leverandører Sjekket at alle har organisasjonsnummer La inn relasjon leverandør ansatt La inn prekontering hvor det var mulig Leverandørgrupper. Ny mulighet med utenlandske leverandører Godkjennerhierarki Bestemte oss for tre nivåer Ulike grensebeløp (SNN Finans/SNN) 4
Forberedelser til konvertering EHF Vi ba alle leverandører som sendte faktura på papir om å sende på EHF Valgte Nets som aksesspunkt Nettbank Problemer med organisasjonsnummer i starten Måtte gå gjennom nettbankavtalene (remittering) Faktura i Contempus Vi stengte for nye faktura i Contempus rundt en uke før konvertering Før konvertering var alle fakturaer remittert og returdata bokført Opplæring av fakturagodkjennere Gjennomførte tre interne Skype-sesjoner Lagde interne veiledninger MVA: nytt for godkjennerne at dette påføres ved kontering Regnskapskonti: forklaring på de ulike kontiene Generell veiledning 5
Forberedelser til konvertering Hovedbokskonti Gikk gjennom hvilke konti som skulle være tilgjengelig i fakturamodulen. Endret navn på konti mulighet for å ha lengre navn. Kan søke på navn ved kontering. Fakturaskanning Tilpasset skanneutstyr og overføringsløype (fra skanning(banken) til Eye-Share Capture(Evry)) Eye-share Capture (fakturatolker) Fikk ingen opplæring men det gikk bra! Relasjon ansvarssted bruker La inn leder for hvert ansvarssted Utgående MVA Egen «Bankboksrutine» i BGL laget av EVRY Beregnes automatisk ved føring på spesifikke konti i Kasse&Memorial 6
Erfaringer etter konvertering Vi har nå brukt systemet i over ett år, og har gjort oss noen erfaringer i etterkant. Ingen test rett i produksjon Ikke nok med superbruker-kurs Må ha ressurser tilgjengelig Viktig at EVRY var tilstede, fikk også veldig god hjelp fra Marit Medhus Breie fra Samspar MVA Opplevde problemer med feilberegnet MVA i starten Gjaldt både inn- og utgående Brukte tid på godkjennerhierarkiet Var en «smule» komplisert i starten EVRY har forenklet denne rutinen Brukte mye mer ressurser enn forutsatt Noen av problemene er løst, mens noe venter vi på eller kan ikke gjøres noe med. 7
Erfaringer etter konvertering Opplevde i begynnelsen at Vi fikk flere purringer Behandling av faktura tok lenger tid Flere steg i behandlinga? Brukerne var usikre på MVA-koder Lagde derfor veiledninger som kunne avhjelpe Ingen etterkontroll før remittering Egen rutine for etterkontroll gjøres ukentlig Her kontrolleres MVA, samt skatteplikt rundt gaver/reiser/sosiale kostnader Feil omposteres manuelt Iflg. EVRY v/espen kommer det en rutine slik at etterkontroll kan gjøres før remittering Avstemming bank Litt utfordrende å forstå transaksjonsflyten Vi bruker Adra-Match 8
Erfaringer etter konvertering BGL Desktop har mange menypunkt Litt vanskelig å vite hva som er hvor Ikke mulig å tilpasse menyen for ulike brukere En del manuelle sjekkpunkt Ønskede endringer tar veldig lang tid å få gjennom 9
Fordel med hovedbok og fakturabehandling i samme system Samme brukergrensesnitt Enklere å hente ut info Like metoder for spørring Fort å hente frem tidligere kontering Kan lagre både private og globale spørringer Hurtigere Trenger ikke vente en dag før leverandører opprettes Kontoer kan opprettes med en gang Lite flytting av data Kan remittere utenlandske leverandører Egen valutafunksjon Lettere å få hjelp når man bare har en leverandør å forholde seg til 10
Ønsker for fremtiden Automatisk behandling For enkelte leverandører (strøm/husleie) ønsker vi automatisk bokføring og remittering Vi ønsker all behandling av faktura i web-klienten Håper dette kommer ved oppgradering av BGL Kommentarfelt Kan i dag ikke lagre kommentarer uten å sende fakturaen videre. Gjør det vanskelig for intern fakturabehandling Opprette anlegg fra faktura Ønsker at faktura skal bli med over i anlegg Remittere frem i tid Opplever i dag at det blir differanser ved remittering frem i tid Mer automatikk og færre sjekkpunkt frigjøre ressurser 11