NOTAT Til: Styremedlemmer Apoteka Vest HF Styremøte: 26.02.2009 Styresak nr: 04/09 Saksbehandlar: Heming Rekve/Linda Francis Vedrørande: Løypemelding: Rekrutteringsstrategi for farmasøytar, Rekrutteringstiltak - Apotekene Vest HF Denne meldinga vert lagt fram for drøfting, innspel, merknadar m.v. Notatet er sendt ut til apotekarane og arbeidstakarorganisasjonane til uttale. Ved utsending av notatet er ikkje alle merknadar motteke, men mottekne merknadar er positive til innhaldet i saka. Når alle merknadar, innspel m.v. er motteke vil saka verta lagt fram for AVL før den vert lagt fram som sak for styret. Bakgrunn Farmasøyter er underskuddsgruppe i arbeidsmarkedet i Norge. Det er vanskelig å si hvor stort det reelle underskuddet er men det som er på det rene er at underskuddet er relativt betydelig. I Apotekene Vest har farmasøytene slik alderssammensetting i aldergruppa 55 66 år (det er ingen over 66 år): Fylte år 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 0 1 0 0 0 3 0 1 0 1 0 0 Med utgangspunkt i nåværende aldersammensetting for farmasøyter vil 6 personer gå av for aldersgrensen de neste 11 åra. Normal turnover utgjør årlig ca. 7 % inkl. overgang til alderspensjon. I Apotekene Vest er det pr.1.4.2008 58.8 stillinger for farmasøyter fordelt på 79 personer. Med en turnover på 7 % vil behovet vårt for nyrekruttering utgjøre 6 farmasøyter årlig. I tillegg kommer vikariat som i all hovedsak gjelder svangerskapsvikariat. Basert på erfaringstall utgjør dette snittallet ca. 5 personer pr. år. Det gjennomsnittlige behovet til Apotekene Vest HF utgjør således ca. 11 farmasøyter pr. år i faste stillinger og vikariat. Målsetting for rekruttering Rekrutteringstiltakene i Apotekene Vest HF må være tilpasset økonomi- og timeforbrukskostnader og ikke bli overdimensjonert i forhold til behov. For å kunne planlegge
rekrutteringstiltak er det nødvendig å se på rekrutteringen som en integrert del av virksomhetens totale virksomhets- og personalplanlegging. Det er derfor viktig å vurdere hvilke rekrutteringsmuligheter en har, og hvilke en vil benytte; annonsering, konsulentfirma, rekrutteringssamlinger, personlige nettverk, internasjonale kongresser/fagkonferanser, direkte henvendelser, NAV. Hovedmålsetningene for rekruttering i Apotekene Vest HF vil være: Bistå apotekene med å rekruttere ca. 11 farmasøyter pr. år til faste stillinger/vikariat Bistå oppbygging av nettverk med tanke på rekruttering FoU Yte bedre service/informasjon til brukergruppene Langsiktig strategi Tidligere rekrutteringsprosjekt har vist at de viktigste faktorene for valg av stilling ved siden av geografisk og familiære tilknytningsforhold er: lønn, karrieremuligheter og muligheter for faglig utvikling. Apotekene Vest vil vanskelig kunne konkurrere med kjedene/industrien på lønn. Imidlertid bør Apotekene Vest være konkurransedyktig for den del av markedet som sjukehusapotekene utgjør. Arbeidstid er for eksempel et konkurransefortrinn Apotekene Vest har. Det strategiske konkurransefortrinnet til sykehusapotekene vil være det faglige mangfoldet vi kan tilby, med spennende, krevende og utviklende arbeidsoppgaver. Som et fortrinn må dette utvikles og rendyrkes rettet mot farmasifaglige oppgaver. Dette går både mot organisering og arbeidsoppgaver, og må sees opp mot nye system slik det fremgår i trappetrinnsprosjektet. I styringsdokumentet 2008 fra Helse Vest RHF står det bl.a. at Apotekene Vest HF må vurdere behovet for etterutdanning av eget personell. Arbeidstakere som opplever høye krav til læring, og som har gode muligheter til læring i det daglige, vil gjennomgående være mer oppfinnsomme og kreative problemløsere enn andre. Utarbeidelse av kompetanseplaner støtter også opp om faginnhold som rekrutteringsstrategi. I styringsdokument 2007 Apotekene Vest HF, står det at Forskning er ei anna hovudoppgave for helseforetaka. Apotekene Vest skal bidra til forskning og utviklingsarbeid innan legemiddelbruk og legemiddelforsyning, både i eige helseforetak og i samarbeid med dei andre helseforetaka. Med utgangspunkt i dette ba styret i møte 02.03.07 om at det ble satt fokus på forskning og utvikling i Apotekene Vest. Forskningsstrategi i Apotekene Vest er nå utarbeidet og vedtatt. Satsing på FoU skal understøtte kjernevirksomhet og vil bidra til å gjøre Apotekene Vest mer attraktiv i konkurransen om de beste kandidatene på arbeidsmarkedet. Egne interne undersøkelser/problemstillinger ved apotekene kan ofte være egnet til praksisoppgaver og mastergradsoppgaver og tidligere erfaringer tilsier at dette også er en vellykket måte å rekruttere farmasøytisk personale på. Det er derfor av stor betydning at ApoV har et godt samarbeid/nettverk mot universitetene i Oslo, Bergen og Tromsø. Prioriteringer Universitetene utgjør et rekrutteringspotensiale. AVL mener at rekruttering av nyutdannede fra universitetene må være et prioritert satsningsområde, med Universitetet i Bergen som hovedfokus. Det ble videre konstatert at Sjukehusapoteket i Førde trenger spesielle rekrutteringstiltak. Prioritering av det videre rekrutteringsarbeid:
1. Etablering/videreutvikling av kontakt mellom Apotekene Vest HF og Universitetene i Bergen, Oslo og Tromsø samt aktuelle utenlandske undervisningsinstitusjoner. 2. Deltaking på rekrutteringsfora, for eksempel i egen regi, NAV og lignende. 3. Øremerke midler til etter- og videreutdanning for nyutdannede kandidater. 4. Bonusordning ved personlig rekruttering. 5. Særlige rekrutteringstiltak for Sjukehusapoteket i Førde. Rekrutteringstiltak 1. Etablering av kontakt mot utdanningsinstitusjoner Det å få folk i direkte tale er den mest effektive rekrutteringsmåten. Det arbeides derfor mot universitetsmiljø for presentasjon av arbeidsmulighetene i Apotekene Vest. Det har vært avholdt presentasjoner ved Universitetene i Bergen og Tromsø med relativt stor interesse for arbeidsoppgavene og karrieremulighetene som Apotekene Vest HF kan tilby. Det er naturlig at hovedsatsingen blir rettet mot Universitet i Bergen, men også de andre ovennevnte universitet vil utgjøre et rekrutteringspotensiale. Det har vært møter med Det medisinske fakultet, Senter for Farmasi Universitetet i Bergen og Helse Bergen HF, for å tilrettelegge for et tettere samarbeid både faglig og med tanke på rekruttering. Det er ønskelig å presentere alle apotekene i Apotekene Vest HF med felles profil. Allerede utarbeidet informasjonsmateriell må benyttes og videreutvikles i samråd med sykehusapotekene. Det er etablert kontaktperson i foretaksadministrasjonen i tillegg til kontaktpersoner ved hvert apotek som bistår med utarbeidelse og utsending av diverse informasjon, organisering av rekrutteringsreiser og lignende. 2. Deltaking på rekrutteringsfora, t.d. i eigen regi, NAV og lignende. Det er viktig å skille mellom deltakelse på informasjonsmøter vedr. arbeidsoppgaver/jobbmuligheter i Apotekene Vest HF og aktiv rekruttering til aktuelle ledige stillinger. I den grad slike møter går over i hverandre er det viktig at en har konkrete ledige stillinger å kunne tilby. Erfaringen er at det ikke nytter å presentere mulige ledige stillinger i fremtiden og vise til at det da må søkes på vanlig måte. Når en deltar i slike rekrutteringsopplegg må en tilby konkrete stillinger. Forutsetningen er selvsagt at kvalifikasjonskrav blir ivaretatt gjennom vanlig tilsettingsprosedyre. Ut fra erfaringstall må en kunne tilby slike ledige stillinger (faste eller vikariat) med følgende fordeling: Haukeland sykehusapotek - ledig stilling fra 1.1., 1.5. og 1.10. Sjukehusapoteket i Stavanger -ledig stilling fra 1.1. og 1.7. I utgangpunktet vil dette kunne gjelde både faste stillinger og vikariat. Dette kan medføre at apotekene i perioder kan ligge noe over godkjent personalramme som tas inn med perioder der en ligger under denne rammen. Det tilstrebes således en fleksibilitet innenfor godkjent personalramme for hvert år. Det betinger også at apotekene foretar en personalmessig vurdering frem i tid. Dette vil være vanskelig å gjøre for Sjukehusapotekene i Haugesund og Førde grunnet størrelse. 3. Øremerkede midler til videreutdanning for nyutdannede kandidater.
Ved rekruttering av nyutdannede farmasøyter blir det avsatt øremerkede midler til videreutdanning i samråd med apoteket mot å binde seg i 2 år. Størrelsen kan være inntil kr. 20.000,- 4. Bonusordning ved personlig rekruttering I tilfeller der noen av våre ansatte rekrutterer inn til ledige stillinger kan det utbetales bonus til vedkommende ved minimum et års tilsetting. Slik bonus kan brukes til faglig kursdeltaking/kongressdeltaking. Utbetaling som godtgjørelse vil medføre skatteplikt. Utgiftene med dette vil være begrenset i forhold til annonseutgifter. 5. Særlige rekrutteringstiltak for Sjukehusapoteket i Førde m.v. Ved tilsetting i Førde blir det gitt inntil kr. 20.000,- i tillegg til tariffestet regulativlønn. Dessuten blir husleie dekket i 6 måneder. Dekking av husleie medfører skatteplikt. Det blir satt bindingstid på 2 år. Når det gjelder rekrutteringstillegg ved andre sjukehusapotek må dette i særlige tilfeller vurderes fortløpende. Diverse Internett, rekrutteringsfirma m.v. Nytt rekrutteringsverktøy er på plass (WebCruiter) og internettsidene skal forbedres. Dette er strategisk viktig, og internett må nyttes optimalt. Det har vært enighet i AVL at rekrutteringsfirma ikke skal benyttes for rene farmasøytstillinger. Det bør imidlertid kunne gjøres bruk av firma som Paragona (som har avtale med Helse Vest RHF), men da må betingelsen være at kandidater må ha en spesiell kompetanse ApoV har et spesielt behov for, klinisk farmasi, produksjonskompetanse og lignende. Rekrutteringsfirma bør benyttes til testing av kandidatprofil til lederstillinger i forhold til lederegenskaper m.v. Gjeldende regelverk gir anledning til å forkorte utlysingstiden i samråd med de tillitsvalgte. Saksbehandlingsverktøyet i WebCruiter forenkler saksbehandlingsrutinene betraktelig og som vil være tidsbesparende. Forholdene ligger således til rette for at saksbehandlingstiden kan reduseres. WebCruiter åpner for en ordning der kandidater som det enkelte apotek ikke tilsetter kan videreformidles for eventuell tilsetting ved andre apotek i Apotekene Vest. Denne muligheten må nyttes fullt ut. Nettverk Det er også viktig å utnytte eksisterende farmasøytnettverk til rekruttering. Nettverk inn mot utdanningsinstitusjoner må benyttes. Tidligere erfaring fra legerekrutteringsprosjekt har vist at det å benytte leger til å rekruttere leger øker kvalitetssikringen av kandidater og samtidig drar nytte av eksisterende legenettverk. Leger tok med seg informasjon om prosjektet til internasjonale kongresser, og interesserte spesialister tok selv kontakt med prosjektet for tilleggsinformasjon og eventuell videreformidling.
Ved å bruke denne metoden kan Apotekene Vest få en jevn rekruttering av mer erfarne farmasøyter fra utlandet på en meget rimelig måte. Vidare saksgang Saken skal til avklaring i AVL-møtet i mars. Konkrete planer vil bli førelagt styret på et seinare tidspunkt.