Møtebok for Lørenskog kirkelige fellesråd Tid: 07. mars 2006 kl. 17:30 Sted: LØKENÅSVEIEN 45, MØTEROM 2.ETG Fremmøtte: TOR EINAR LJØNES KJELL SJULSTOK NILS RUNE WENNEVOLD KAREN MARIE ELLEFSEN HELENE FREILEM KLINGBERG Leder Nestleder Kommunal repr. Forfall: ERNST-MODEST HERDIECKERHOFF Geistlig represtentant Saker behandlet på møtet: LKF 6/2006 Godkjenning av protokoll LKF 7/2006 Gravstellslegater - godkjenning av regnskap LKF 8/2006 Delegasjon til kirkevergen LKF 9/2006 Regnskap 2005 - Godkjenning LKF 10/2006 Thorstein Repps dødsbo - LKF 11/2006 Ny kirke i Mailandveien LKF 12/2006 Samarbeidsavtale med Lørenskog kommune - revisjon LKF 13/2006 Årsrapport 2005 LKF 14/2006 Stabsutvikling - personalseminar til Kiel LKF 15/2006 Plan for kirkemusikk i Dnk - høring Underskrifter: Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blader, som vi har signert, er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Lørenskog den 07. mars 2006 Lørenskog kirkelige fellesråd 07. mars 2006 kl. 17:30 Side 1/6
LKF 6/2006 Godkjenning av protokoll A. Godkjenning av innkalling. B. Godkjenning av sakliste. C.Godkjenning av møtebok for 17.januar 2006. D.Orienteringer E.Referatsaker A. innkallingen godkjennes B. Saklisten godkjennes. C.Møtebok for 17.januar 2006 godkjennes D.Orienteringer Personalsituasjonen Budsjett 2006 Økonomiplan 2007-2010 Lørenskog kommune 100 år i 2008 Tilskuddsbrev fra kultur- og kirkedepartementet Orienteringene tas til orientering. E.Referatsaker Tvistesak med KFO Oppgjør med Lørenskog kommune for arkitektkonkurranse Reservasjon av en ekstra grav i henhold til Kirkegårdsvdtektenes 3 Referatsakene tas til etterretning LKF 7/2006 Gravstellslegater - godkjenning av regnskap Saksdokumenter: Legatoversikt total 1993-2005 for 158 legater. Regnskapsoversikt og bankavstemming pr 31.12 2003,2004 og 2005. Revisjonslister fra administrasjonsprogrammet "Gravlund" for 2003, 2004 og 2005. Bakgrunn. Som dokumentene viser har vi ansvaret for 158 gravstellslegater. Det er satt av midler til stelle av gravene i et visst antall år framover. Det er regnskaps- og revisjonsplikt på hvert legat for seg. Tideligere ble det opprettet en egen bankkonto for hvert legat, og regnskapsplikten ble dermed i prinsippet oppfylt på den måten. Imidlertid er det meget arbeidskrevende å operere med så mange bankkonti, og når det i tillegg ble oppdaget misforhold mellom innestående og forventet saldo på mange kontigjorde det nødvendig gjennomgå alle legatregnskaper fra 1978. Dette arbeidet ble gjennomført pr 31.12 2002, og det foreligger en uttalelse fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus om at dette var en god måte å komme på rett kjøl igjen. I den anledning ble de fleste av gravstellskontiene samlet på en konto i Dnb, samtidig som det ble opprettet en konto i daværende sparebanken Nor for fremtidige legater. Først i januar 2006 er alt vedrørende legater samlet på en konto i nåværende DnbNor. Resultat Pr 31.12 2003 sto det tilsammen 718 347,63 kr på bank, hvilket var 83 453,07 mer enn regnskapsoversikten viser skulle være tilstrekkelig. Da var det slettet gjeld for nærmere 125 000 kr. Dette er midler som kirkevergen er innstilt på å benytte i en utsmykningssammenheng på kirkegården. Lørenskog kirkelige fellesråd 07. mars 2006 kl. 17:30 Side 2/6
Overskuddet steg til ca 90 000 kr i 2004 og til 93 000 kr i 2005. ( Tallet for 2005 viser 20 000 kr mindre fordi en innbetaling ikke ble registrert inn i 2005). Kirkevergen mener nå at regskapene er så korrekte de kan bli, og ønsker at fellesrådet godkjenner dem og at de blir levert til revisjon. Lørenskog kirkelige fellesråd godkjenner foreløpig de fremlagte regnskaper for gravstellslegatene og anbefaler at de blir gjennomgått og kontrollert av en godkjent revisor. Lørenskog kirkelige fellesråd godkjenner foreløpig de fremlagte regnskaper for gravstellslegatene og anbefaler at de blir gjennomgått og kontrollert av en godkjent revisor. LKF 8/2006 Delegasjon til kirkevergen Saksdokument: Delegasjonsreglement for kirkevergen i Lørenskog. Bakgrunn Delegasjonsregelementet for kirkevergen ble vedtatt i 1997, og har senere blitt tiltrått av 2 nye fellesråd uten justeringer. Reglementet fremlegges fellesrådet for vurdering og justering. Fellesrådet vedtar delegasjonsreglementet for kirkevergen. Fellesrådet vedtar delegasjonsreglementet for kirkevergen med de nødvendige tilpasninger til tilsettingsreglementet. LKF 9/2006 Regnskap 2005 - Godkjenning Saksdokument: Årsregnskap i foreløpig utgave. Resultatet av regnskapet for 2005 foreligger og er sendt revisjonen for godkjenning. Driftsregnskapet viser balanse, mens investeringsregnskapet har en underdekning på 684 000 kr. Dette er dekket opp ved årets budsjett. Årsaken til dette resultatet er at refunderte mva-midler dekket opp det mindre driftsunderskuddet som oppsto, og de resterende midler ble overført til investeringsregnskapet. Underskuddet i investeringsregnskapet skyldes at midler som ble betalt i 2006, av budsjettmidler for 2006, måtte bokføres på 2005 fordi arbeidene ble utført i 2005. Fellesrådet godkjenner det fremlagte regnskap under forutsetning av revisjonens godkjenning. LKF 10/2006 Thorstein Repps dødsbo - Bakgrunn: Thorstein Repp og ektefelle Astrid Repp ønsket gjennom testamente å tilgodese kirken i Lørenskog kirkelige fellesråd 07. mars 2006 kl. 17:30 Side 3/6
Lørenskog og Lørenskog sanitetsforening med midler som måtte bli etter dem. Astrid døde i 1985 og er begravet på Lørenskog kirkegård. Senere har Thorstein Repp bosatt seg på Tjøme og har skrevet nytt testamente i 1998 hvor de etterlatte midler tilfaller Lørenskog kirkelige fellesråd med formål "menighetsarbeid i Lørenskog kirke". Etter slektningers uttalelser er det rimelig å anta at Sanitetsforeningen har fått hva de etter opprinnelig testamente skulle ha, og at andre legatarer nevnt der for lengst er kvittert ut. Nå har fellesrådet overtatt alt ansvar for avdødes arv og gjeld og fått skifteattest for dødsbooppgjøret. Det er snakk om vel 300 000 kr når alle omkostninger er trukket fra. Midlene som er overlatt fellesrådet etter Thorstein og Astrid Repp til menighetsarbeid i Lørenskog kirke forvaltes etter statutter vedtatt av Lørenskog kirkelige fellesråd. Det nedsettes en arbeidsgruppe, bestående av kapellan og kantor i Lørenskog menighet, kirkevergen og en representant fra fellesrådet, som bes fremlegge et forslag til retningslinjer før sommerferien 2006. Midlene som er overlatt fellesrådet etter Thorstein og Astrid Repp til menighetsarbeid i Lørenskog kirke forvaltes etter statutter vedtatt av Lørenskog kirkelige fellesråd. Det nedsettes en arbeidsgruppe, bestående av kapellan og kantor i Lørenskog menighet, Rune Wennevold og kirkevergen, som bes fremlegge et forslag til retningslinjer før sommerferien 2006. LKF 11/2006 Ny kirke i Mailandveien Kirke i Mailandveien på Kjenn. Nåværende organisering: Et utvalg bestående av Kjell Rønningen, Kjell Sjulstok, Nils-Tore Andersen, Per O Lund, Mette Korsrud, Merete Vian Norum, Ernst-Modest Herdieckerhoff og Arne Eggen arbeidet aktivt våren 2005 med tanker og ideer om en ny kirke, og fremla disse tanker for menighetsmøte 2.mai 2005 og til Lørenskog kommune. Etter denne tid er det i stor grad planene for ny videregående skole som har gitt premisser i kirkesaken, og slik er det til dels fortsatt. Problemstillinger: Tomtespørsmålet Finansiering og prosjektering. Forholdet til Morgenstjernen AS Hva slags kirke ønsker vi oss? Hva skal fylle kirken? Forslag: En ser for seg at det (re)startes en bred prosess i staber og menigheter for å få frem og videreutvikle visjonære beskrivelser av hva en ny kirke skal romme og utvikle av miljø og aktiviteter. Den nedsatte kirkekomiteen gis i oppdrag å komme med forslag til organisering og fremdrift. Saken tas til orientering i denne omgang, og de ulike sider av saken utsettes til neste møte. Lørenskog kirkelige fellesråd 07. mars 2006 kl. 17:30 Side 4/6
LKF 12/2006 Samarbeidsavtale med Lørenskog kommune - revisjon Saksdokumenter. (sendes ikke ut, unntatt offentlighet etter Off.loven 5) Notat/referat fra 1.møte Utkast til samarbeidsavtale Områder hvor det fortsatt er avstand mellom partene: Grensene for Fjellhamar kirke. Generell konkretisering av samarbeidsrelasjonene mellom kirke og kommune. Forsikringer om en forutsigbar økonomisk utvikling på linje med kommunale tjenester. Saken tas til foreløpig informasjon Saken tas til foreløpig informasjon LKF 13/2006 Årsrapport 2005 Saksokument: Årsrapport 2005. (ettersendes elektronisk) Årsrapporten godkjennes med de merknader som fremkom i møtet. Årsrapporten godkjennes med de merknader som fremkom i møtet. LKF 14/2006 Stabsutvikling - personalseminal til Kiel Hvert år har det vært dager og opplegg som har satt helhet og fellesskap på dagsorden. Hensikten er å utvikle samarbeid og forståelse for hverandres arbeidssituasjon. 2 ganger har vi med godt resultat reist bort på slike seminarer, og det ønsker vi å gjøre igjen. Det konkrete forslag er at vi i slutten av august reiser på 2-døgns seminar på Kiel-fergen og får med oss eksterne kursholdere i tillegg til egne krefter. Det foreløpige budsjett for en slik tur er nærmere 80 000 kr. Forslaget til finansiering er å anvende avsatte midler i den grad årets budsjett ikke rommer tiltaket. Forutsetningen for å arrangere et slikt seminar og bruke såvidt mye penger på det er at alle blir med, både fellesrådsansatte og prester. Kirkevergen pålegger derfor de ansatte å være med. Fellesrådet gir sin tilslutning til at det arrangeres et seminar for alle ansatte, og at det brukes både arbeidstid og midler for å realisere dette. Lørenskog kirkelige fellesråd 07. mars 2006 kl. 17:30 Side 5/6
Fellesrådet gir sin tilslutning til at det arrangeres et seminar for alle ansatte, og at det brukes både arbeidstid og midler for å realisere dette. LKF 15/2006 Plan for kirkemusikk i Dnk - høring Kirkerådets sekretariat har i samarbeid med Kirkelig arbeidsgiver- og interesseorganisasjon bedt ett fellesråd i hvert bispedømme gi høringsuttalelse på den foreslåtte planen, og Lørenskog er bedt om å gi en høringsmelding innen 26.mars 2006. I og med at det blir noe knapp tid i forhold til fellesrådsmøter og høringsfrist foreslås det derfor at et utvalg leser igjennom planen og kommer med sine anliggender i et møte 15.mars kl 14-15. Deretter renskrives en høringsuttalelse som sendes som Lørenskogs kirkelige fellesråds innspill. Om Fellesrådet ønsker det kan høringsuttalelsen oversendes dem til godkjenning før innsendingsfristen. Følgende forespørres om å bidra til høringen. Eli Stange Synnes Alf Knutsen Jan-U Sandal Kjell Sjulstok Tor Einar Ljønes Fellesrådet ber et utvalg om å utarbeide et forslag til høringsuttalelse om forslaget til plan for kirkemusikk i Dnk, slik det er lagt opp til av kirkevergen. Uttalelsen distribueres på e-post til fellesrådets medlemmer såvidt i tide at en overholder fristen for uttalelse. Fellesrådet ber et utvalg om å utarbeide et forslag til høringsuttalelse om forslaget til plan for kirkemusikk i Dnk, slik det er lagt opp til av kirkevergen. Uttalelsen distribueres på e-post til fellesrådets medlemmer såvidt i tide at en overholder fristen for uttalelse. Lørenskog kirkelige fellesråd 07. mars 2006 kl. 17:30 Side 6/6