Utviklingsprosjekt Prosjektveiledning Juni 2011
Målsetting Utviklingsprosjektet skal bidra til utvikling både av deltakeren og hennes/hans organisasjon gjennom planlegging av et konkret endringsprosjekt belyst fra et lederskapsperspektiv. Endring i denne sammenheng innebærer en strukturert tilnærming for å bevege individer, grupper eller organisasjoner fra en nåværende situasjon til en ønsket fremtidig situasjon (Definisjon Wikipedia). Organisasjonsutvikling defineres gjerne som villet eller intendert endringsarbeid med tanke på å oppnå en bedre fungerende organisasjon. Målsetting for deltakerens organisasjon: Utredning av en relevant lederskapsutfordring med sikte på å gjennomføre en endring i organisasjonen Bidra til økt kompetanse i arbeid med organisasjonsutvikling Bidra til læring og utvikling i organisasjonen Bidra til læring på tvers av foretakene. Målsetting for deltakeren: Styrket evne til å forberede og gjennomføre utviklingsarbeid Styrket endringskompetanse hos den enkelte deltaker Styrket evne til o å analysere en kompleks lederskapsutfordring og utvikle et løsningsforslag basert på relevant teori/modeller og utfordrende innspill fra øvrige deltakere/veilederen o å få gjennomslag for egne ideer Økt bevissthet rundt egen atferd i grupper, med hensyn til påvirkning Styrket posisjon i egen organisasjon. Forankring Problemstillingen blir definert av deltakeren i samarbeid med ledelsen i hans/hennes organisasjon og skal være forankret hos egen leder, ledergruppen og hos medarbeidere der dette er naturlig. Dette bør gjøres så tidlig som mulig, gjerne før oppstart på programmet. Prosjektet skal ha tydelig definerte resultatmål og effektmål. Det kan enten være et selvstendig prosjekt, eller et delprosjekt i et større endringsarbeid i organisasjonen. Det er en fordel om ikke prosjektet har for mange avhengigheter til andre endringsprosesser, slik at fremdriften ikke kan planlegges i takt med deltakelsen i programmet. Det er viktig å merke seg at prosjektet skal kun planlegges i løpet av tiden på NTP, og implementeres først etter programslutt. Tema Når temaet velges, skal følgende kriterier vurderes: Temaet skal innebære at organisasjonen utvikles ved hjelp av innføring av nye arbeidsmåter, organisering, arbeidsdeling eller andre forbedringstiltak Temaet for utviklingsprosjektet skal ligge utenfor de ordinære driftsoppgavene (slik som eksempelvis turnusplanlegging, fagutvikling eller kompetanseutvikling)
Temaet skal ha et ledelsesperspektiv, dvs inkludere lederens ansvar for medarbeiderne, faget og/eller administrasjon. Temaet skal være relevant og viktig for deltakernes organisasjon og med en reell ambisjon om implementering. Kompleksiteten i temaet må testes på gjennomførbarhet innen topplederprogrammets tidsrammer. Temaet bør være gjenkjennbart for andre deltakere på programmet slik at det er engasjerende og nyttig å diskutere i felleskap Eksempler på relevante ledelsestema kan være: Hvordan oppnå riktigere prioritering av oppgaver/pasienter i min enhet? Hvordan oppnå bedre samhandling mellom egen enhet og en mottakerenhet i pasientforløpet? Hvordan forbedre pasientforløpet i egen enhet og/eller i samarbeid med andre enheter? Ledergruppens arbeidsform: Hvordan skape et prestasjonsteam? Hvordan organisere min enhet slik at ressursene utnyttes bedre? Omorganisering i min enhet: Hvordan involvere på en god måte? Innføring av et nytt system hvordan få alle til å bruke det? Hvordan oppnå riktig brukermedvirkning i foretaket/avdelingen? Forventede resultater Utviklingsprosjektet kan inndeles i to faser: utredningsfasen og implementeringsfasen. Utredningsfasen ferdigstilles i løpet av NTP-perioden og har følgende leveranser: 1. Et dokument med prosjektutredning og forslag til gjennomføring a) Oppsummering av sentrale tema og konklusjoner på 3 sider b) Vedlegg med for eksempel teoretisk forankring, pro-kontra argumentasjon, risikoanalyse, budsjett, plan for videre oppfølging i egen organisasjon, etc. I pro-etkontra-argumentasjonen skal problemstillingen primært drøftes opp mot OUlitteraturen på området, og ikke som eksempelvis en medisinsk-faglig drøfting. 2. En presentasjon av prosjektet Presentasjonen skal simulere en reell presentasjon i egen organisasjon som startpunkt for implementeringen. Presentasjonen skal levere all viktig informasjon rundt utviklingsprosjektet og argumentere overbevisende for en gjennomføring. 3. En rapport til veiledningsgruppe En (muntlig) rapport i oppfølgingssamling om prosjektets fremdrift og deltakerens rolle i dette. I tillegg vil utviklingsprosjektet være et tema i trekantsamtalen (samtale etter programslutt mellom deltaker, nærmeste overordnede leder og prosesskonsulent). Deltakeren skal ha oppnådd personlig læring ved at hver deltaker får tilbakemelding på hans/hennes måte å adressere oppgaven på, inkludere andres tanker og ideer, hvordan man selv gir tilbakemeldinger på andres arbeid, håndtere hinder og stressfulle situasjoner osv. Arbeidsmåte Utviklingsprosjektets utredningsfase vil skje i en kombinasjon av individuelt arbeid og gruppearbeid. Hver deltaker produserer sin egen prosjektplan i samspill med sin organisasjon,
men knyttes til en egen veiledergruppe på 4-6 deltakere på kullet som jobber sammen under prosessen. En veileder knyttes til hver gruppe. De konkrete trinnene i arbeidsprosessen vil være som følger: 1. Forberedelse til programstart a) Informasjon om utviklingsprosjektet i de regionale formøtene (juni og ) b) Deltaker formulerer en klar problemstilling. Deltaker forankrer prosjektet i egen organisasjon så tidlig som mulig og tar kontakt med veileder ved behov c) Problemstillingen sendes inn til programmet henholdsvis 20 for vårkull og 15 august for høstkull, dvs ca to uker før oppstart (se milepæler nedenfor) d) Problemstillingen danner grunnlag for inndelingen av veiledningsgrupper basert på tematisk likhet. 2. Aktivitet på samlingene I løpet av programmet vil det være en veiledningsøkt per samlingsuke i de tematiske veiledningsgruppene. Her rapporterer deltakere om status, drøfter og utfordrer ideer og reflekterer over temaene sammen med veileder. Alle vil få tilbud om individuell veiledning. Det skal vises til kontinuerlig fremdrift på samlingen i tråd med milepælene som er definert for oppgaven. Veiledningsgruppen skal bidra til læring på tvers av organisasjoner og samtidig støtte den enkelte deltaker i hans/hennes resultatoppnåelse. Gruppen skal skape rom for kreativitet og ulike perspektiver, arbeide sammen om relevante teorier og verktøy, og underveis bidra til prosessen for måloppnåelse. I siste samlingsuke presenteres prosjektene overfor en større gruppe med veileder til stede. Det vil da bli gitt tilbakemelding både på innhold og framføring. 3. Aktivitet mellom samlingene (hjemmeukene) Mellom samlingene forventes det (virtuelle eller fysiske) møter med interessenter i egen organisasjon og med veiledningsgruppen. I egen organisasjon skal utviklingsprosjektet og dets fremtidige retning forankres, informasjon og innspill samles og ideer testes. 4. Forberedelser til oppfølgingssamling Utviklingsprosjektet følges opp i trekantsamtaler og i NTPs oppfølgingssamling med en (muntlig) rapport om resultat og fremdrift. Milepæler Milepæler: Vårkull Høstkull Frist for oppstart prosjektformulering med veilederkontakt og forankring i egen org. Frist for innlevering av 20. januar 15 august deltakernes problemstilling Frister i løpet av programmet Egen plan Egen plan
Konfidensialitet Deltakeren (og organisasjonen) eier selv sitt produkt, men er forpliktet til å godkjenne publisering enten av prosjektplanen, eller en omskrevet versjon av denne. Dette for å oppnå læring på tvers av organisasjoner. Underveis i prosessen plikter deltaker å dele sitt arbeid med veiledningsgruppen og presentere utredningen, her gjelder samme reglene rundt konfidensialitet som i basisgruppene. Litteratur Litteraturen på området skal gi deltakerne en faglig bakgrunn for å legge opp utviklingsprosjektet. Det finnes to lag med litteratur for utviklingsprosjektet: Basislitteratur om ledelse og organisasjonsutvikling med grunnleggende viktige artikler og bøker som deles i plenum Spesifikk litteratur som deles i veiledningsgruppe etter innpill fra veileder og gruppedeltakere Artikler som inngår i basislitteratur kopieres og deles ut til deltakerne. Bøker og andre artikler skaffer deltakerne selv. Eksempler På topplederprogrammets internettsider finnes flere eksempler på prosjektplaner..