Beredskapsplan ved kriser

Beredskapsplan ved kriser Revidert: 17.12.2015 Mennesker, miljø, materiell g mdømme

Innhld 1. OPERATIV DEL 1 1.1 Intern varsling g mbilisering...1 1.1.1 Gjennmføre intern varsling... 1 1.1.2 Fast møtested fr beredskapsledelsen... 1 1.1.3 Avklare beredskapsnivå g samling av beredskapsledelsen... 2 1.2 Beredskapsnivå...2 1.2.1 Ordinær drift... 2 1.2.2 Gul beredskap (utvidet beredskap)... 2 1.2.3 Rød beredskap (full beredskap)... 3 1.3 Stabsmetdikk...3 1.3.1 Førstemøte... 3 1.3.2 Plan... 3 1.3.3 Fkusmråder g aksjner... 4 1.3.4 Situasjnspltt... 4 1.3.5 Statusmøter... 4 1.4 Infrmasjn g kmmunikasjn...4 1.4.1 Prinsipper fr kmmunikasjn... 4 1.4.2 Infrmasjnsdeling i krisehåndteringen... 5 2.4.3 Kanaler fr kmmunikasjn... 6 1.5 Psykssial msrg...7 1.6 Nrmalisering...8 1.6.1 Dembilisering av persnell... 8 1.6.2 Oppfølging av ansatte g studenter... 8 1.7 Evaluering...8

1. OPERATIV DEL 1.1 Intern varsling g mbilisering 1.1.1 Gjennmføre intern varsling En akutt hendelse varsles internt til NHHs vakttelefnen. Slike meldinger skal lggføres av både vakttelefnen g beredskapsleder. NHHs vakttelefn er betjent hverdager kl. 07:00 22:00, lørdag 07:00 16:00 g søndag 10:00 13:00. Utenm disse tider må man kntakte nødetatene ved akutt hendelse. Fig. 2.1. Varslingsfigur 1.1.2 Fast møtested fr beredskapsledelsen Primært møtested: Kllegiermmet ved rektrs kntr, 1 etasje. Alternativt møtested: Møtermmet i IT seksjnen, 3. etasje i Nybygget. Eksternt møtested: Lesesal på Hatleberg, fra g med høsten 2016 Utstyrsversikt fr beredskapsrmmet, se Vedlegg 13. Utstyrsliste beredskapsrm 1

1.1.3 Avklare beredskapsnivå g samling av beredskapsledelsen Det er beredskapsleder sm skal beslutte frhøyet beredskapsnivå på bakgrunn av varsling fra vakttelefn. Det kan være vanskelig å vite m en uønsket hendelse vil utvikle seg til å bli en krise der det er nødvendig å iverksette beredskapsplanen, men dimensjnerende hendelser kan bl.a. være: Strbrann/eksplsjn på Campus med masseevakuering Strbrann/eksplsjn utenfr Campus Strulykke i utland sm påvirker ansatte g studenter Trusler/ndsinnet handling/terrr/gisseltaking Alvrlig fysisk skade / psykisk sykdm eller død på student, ansatt eller gjest Brtfall kritisk infrastruktur Smitte blant ansatte, studenter - pandemi/epidemi Seksualisert vld eller verfall Hendelser sm kan være skadelig på NHHs mdømme Se fr øvrig rapprt fra NHHs verrdnede ROS analyse. Denne rapprten er tilgjengelig hs HMS-krdinatr. 1.2 Beredskapsnivå Beredskapen ved høysklen deles inn i følgende nivå: Ordinær drift Gul beredskap Rød beredskap Økt vervåking g særskilt ppfølging NHHs beredskapsledelse mbiliseres 1.2.1 Ordinær drift Dette nivået mfatter daglig drift med rdinære ressurser sm finnes tilgjengelig ved NHH. Eventuelle driftsfrstyrrelser håndteres med nrmal rganisering. Nrmalrganisasjnen håndterer situasjnen, men beredskapsleder infrmeres dersm driftsavvik kan medføre økt risik. 1.2.2 Gul beredskap (utvidet beredskap) Gul beredskap kan iverksettes ved Planlagte arrangementer på NHH der det blir vurdert at risiken fr uønskede hendelser er høyere enn nrmalt. Ved plutselige hendelser sm medfører økt vervåking skal vakttelefnen kntaktes. Vakttelefnen varsler beredskapsleder sm avgjør m det skal etableres gul beredskap. 2

Gul beredskap medfører økt vervåking, g det må vurderes m det skal settes inn ekstra ressurser eller andre frebyggende tiltak. Oppfølgingen håndteres av den aktuelle avdeling / institutt. 1.2.3 Rød beredskap (full beredskap) NHHs vakttelefn (55 95 98 88) kntaktes ved plutselige hendelser sm har medført eller kan medføre tap av menneskeliv eller alvrlig skadede persner fare fr stre miljøskader stre materielle skader NHHs vakttelefn er betjent hverdager kl. 07:00 22:00, lørdag 07:00 16:00 g søndag 10:00 13:00. Utenm disse tider må man kntakte nødetatene ved akutt hendelse. Vakthavende varsler NHHs beredskapsleder eller dens stedfrtreder sm iverksetter «rød beredskap» g innkaller beredskapsledelsen. Rektr g eventuelt KD infrmeres. 1.3 Stabsmetdikk 1.3.1 Førstemøte Møtet ledes av beredskapsleder. Det utpekes m nødvendig en egen tavlefører. Hensikten med førstemøtet er å etablere versikt ver fakta m hendelsen, samt vurdere ptensialet i frhld til utvikling g knsekvenser. Førstemøtet bør ikke vare lenger enn 30-45 minutter g må ha en klar begynnelse g slutt. Avslutningsvis skal beredskapsleder beslutte fkus fr den videre håndteringen av hendelsen. Jf. Vedlegg 2. Tavle fr Førstemøte 1.3.2 Plan Når beredskapsledelsen samles g har sitt førstemøte i en krisesituasjn, må det legges en plan fr håndteringen. Ved å benytte tavle fr første møte, svare på de spørsmål sm der stilles g ta stilling til verstefallsutvikling fr hendelsen, er denne planen laget. Tavlene prjiseres på strskjerm slik at alle i beredskapsrmmet kan se dem. Alternativt kan de tegnes av, ver på en white bard g fylles ut direkte av tavlefører. 3

1.3.3 Fkusmråder g aksjner Fkusmråder settes av beredskapsleder g beskriver de hvedmråder sm alle tiltak g aksjner skal rettes mt inntil de eventuelt blir endret. Basert på fkusmrådene identifiseres praktive aksjner (tiltak) fr å møte eller hindre videre utvikling av hendelsen. Jf. Vedlegg 5. Tavle fr fkusmråder 1.3.4 Situasjnspltt Situasjnsplttet skal sammen med aksjnstavlen sørge fr at vi har det stre bildet med tanke på hendelsen, invlvert persnell, ressurser, lkasjn g milepæler. Situasjnsplttet skal gi en beskrivelse av her-g-nå situasjnen g skal være ppdatert til enhver tid. Plttet er å anse sm et «tankekart» sm kan benyttes under statusmøter fr å ppsummere det stre bildet. Kart eller lignende kan brukes fr å illustrere psisjn, avstander sv. Jf. Vedlegg 4. Situasjnspltt 1.3.5 Statusmøter Statusmøter hldes med en frekvens sm tilpasses utviklingen i hendelsen. Hensikten med statusmøtene er å kalibrere beredskapsledelsen g sikre en enhetlig situasjnsfrståelse. Møtene ledes av beredskapsleder g bør ikke vare lenger enn 30 minutter. Møtene må ha en klar begynnelse g slutt. Avslutningsvis skal beredskapsleder beslutte fkus fr den videre håndteringen av hendelsen. Fkusmrådene vil kunne endres etter hvert sm hendelsen utvikler seg. I statusmøtet innhenter beredskapsleder infrmasjn m status fra de enkelte deltakerne i beredskapsledelsen. Situasjnsplttet kan benyttes fr ppsummering av status. Deretter beslutter beredskapsleder eventuelle nye fkusmråder sm beredskapsledelsen skal arbeide videre med på krt g lang sikt. Basert på fkusmrådene identifiseres praktive aksjner (tiltak) fr å møte eller hindre videre utvikling av hendelsen. Jf. Vedlegg 5. Tavle fr fkusmråder 1.4 Infrmasjn g kmmunikasjn 1.4.1 Prinsipper fr kmmunikasjn Beredskapsleder har det verrdnede infrmasjns- g kmmunikasjnsansvaret i krisesituasjner. Kmmunikasjnssjefen er ansvarlig fr krisekmmunikasjn g infrmasjnsberedskap ved NHH g bistår med ppdatert infrmasjn, tilrettelegging fr mediene, g frmidling av intern g ekstern infrmasjn. All ekstern kmmunikasjn fra høysklen baserer seg på prinsippene: Være åpen g tilgjengelig All infrmasjn skal være sannferdig g krrekt 4

Unngå spekulasjner Frmidle budskapet i riktig rekkefølge Omsrg fr mennesker Miljø Materiell All ekstern infrmasjn skal være krdinert g samstemt All ekstern infrmasjn skal være kvalitetssikret av kmmunikasjnssjefen. Budskap i den knkrete hendelsen avklares g samstemmes i samarbeid mellm rektr, beredskapsleder g kmmunikasjnssjef. Rektr, administrerende direktør eller kmmunikasjnssjefen er talspersner fr NHH. NHH bør bare ha ett ansikt utad i samme hendelse. Dersm det åpnes fr at invlverte avdelings- eller instituttledere kan uttale seg til mediene mv., skal dette skje basert på premisser avtalt i samarbeid med beredskapsleder g kmmunikasjnssjef. 1.4.2 Infrmasjnsdeling i krisehåndteringen Alle invlverte i krisehåndteringen, ansatte g ledere, har et medansvar fr å bidra til en effektiv g gd infrmasjnsdeling. internt i beredskapsledelsen mellm beredskapsledelsen, avdelinger g institutter med andre aktører sm er invlverte i handtering av hendelsen Infrmasjnsdelingen skal være praktiv g basert på et utvidet «need t knw»- prinsipp. Beredskapsledelsen har ansvar fr å vurdere g å ta stilling til hvem sm har bruk fr infrmasjnen g på hvilken måte. Ved svar på e-pstmeldinger etc sm har flere kpiadressater, skal det vurderes m kpiadressatene har behv fr svar. Unngå spam-meldinger. Den infrmasjnen sm deles skal: være til hjelp fr den enkelte sm arbeider med håndteringen (internt) bidra til et slid grunnlag fr gd ppgaveløsning bidra til samhandling g krdinert innsats bidra til tydelig ansvarsgrensesnitt internt på NHH bidra til at det ikke ppstår "gråsner" i håndtering av situasjnen 5

1.4.3 Kanaler fr kmmunikasjn NHHs pririterte kanaler fr krisekmmunikasjn: Eksterne kanaler Nhh.n Ssiale medier (twitter, Facebk) Media Nhh.n er NHHs hvedkanal. All ffisiell infrmasjn skal publiseres på nhh.n. En egen krisenettside med all infrmasjn kan pprettes m behv. Ssiale medier skal brukes fr å nå raskt ut til eksternt publikum med viktige budskap, samt til å krrigere g utdype eventuelle feil. NHH pririterer twitter g Facebk, i denne rekkefølgen. NHH skal være praktive g åpen i kntakten med media. Tett medieppfølging i innledende fase bidrar til å skape tillit g sikre at NHH blir ppfattet sm en trverdig kilde til infrmasjn. Når det er praktisk mulig, skal infrmasjnen gis til faste, felles g frhåndsvarslede tider. Så langt det er mulig, skal all kntakt med media skal lggføres. Sentralbrd/førstelinje Skal viderefrmidle henvendelser til beredskapsledelse, kmmunikasjnsstab eller pårørendetelefn. Skal ikke infrmere m den uønskede hendelsen, men vise til infrmasjn fra den sm eier hendelsen, ftest plitiet, eller på NHH.n. Interne kanaler SMS-varsling Interne nettsider It s learning E-pst Møter Skal brukes til aktiv g direkte infrmasjn til studenter g ansatte. Skal brukes sm supplement til NHH.n g kan innehlde utdypende, internt rettet infrmasjn til ansatte. Skal brukes sm supplement til NHH.n g kan innehlde utdypende, internt rettet infrmasjn til studenter. Kan benyttes ved behv fr felles, infrmasjn alle eller grupper av ansatte g studenter, til NHHs styre g andre viktige interne interessenter. Skal brukes med frsiktighet. Kan benyttes ved behv fr direkte g samtidig infrmasjn til alle eller grupper av g studenter. Eget tiltakskrt fr nettredaktør er utarbeidet. Eget tiltakskrt fr ssiale medier er utarbeidet. Eget tiltakskrt fr mediekntakt er utarbeidet. Se fr instruksjner vedlegg 9. Studiesjef er ansvarlig fr varsling via FS. HR/Øknmisjef fr varsling til ansatte. Eget tiltakskrt fr intern kmmunikasjn er utarbeidet. Studiesjef er ansvarlig fr Bør kmmunikasjnsstab suppleres med en eller flere fra studieadministrasjnen? Eget tiltakskrt fr intern kmmunikasjn er utarbeidet. 6

1.5 Psykssial msrg Psykssial msrg er en viktig del av høysklens håndtering av både større ulykker g mindre kriser. Det å bli gdt ivaretatt skal bidra til å avdempe ettervirkninger etter en alvrlig hendelse. Psykssial ppfølging g msrg er samtidig en sentral del av nrmaliseringen etter en beredskapshendelse verfr invlverte ansatte g studenter. NHHs tiltak er basert på følgende frutsetning: Bergen kmmune har ansvar fr å ivareta alle sm pphlder seg i kmmunen. Kmmunens apparat innen psykssial msrg vil iverksettes ved ulykker, kriser g katastrfer ved NHH sm invlvererderes studenter,ansatte g besøkende. Plitiet leder innsatsen ved ulykker g katastrfer, g vil beslutte hvilke tiltak sm skal iverksettes. Beredskapsledelsen ved NHH etablerer tidlig kntakt med plitiet g kmmunens kriseteam fr å tilby sin bistand. Beredskapsledelsen er besluttende rgan fr NHHs innsats innen psykssial msrg. Oppfølging av g ansvaret fr å ivareta ansatte g studenter under g etter kriser, ligger hs persnalansvarlig i samarbeid med invlvert avdeling eller institutt. Tiltak, ansvar g rlle fr psykssial msrg av NHHs studenter g ansatte etter alvrlige hendelser: Samlingssted fr berørte etter hendelser (ved dødsfall, savnede, eventuelt andre større påkjenninger) NHH kan ved behv åpne fr ufrmelle samlinger ved mindre hendelser, eventuelt sm en del av msrgstiltak ved større hendelser. Persnell med kmpetanse innen psykssial msrg vil ivareta innhld på samlingene (studentprest, krisepsyklg, kmmunens kriseteam sv.) Pårørendesvartelefn plitiet har ansvar fr å pprette g drifte en slik tjeneste, men NHH må frvente økt pågang på telefn g bemanne sitt sentralbrd g gi 1. linjetjenesten klarert infrmasjn sm kan frmidles på telefn g henvise pårørende til plitiets pårørendesvartelefn Mttakssenter/evakuerte g pårørendesenter - plitiet har ansvar fr å pprette g drifte en slik tjeneste, men vil kunne be NHH m å skaffe lkale, mat g drikke g persnell fr å supplere pliti g kmmunens kriseteam. Minnestund NHH arrangerer minnestund ved dødsfall sm særskilt berører studenter g ansatte. Oppfølging av innsatspersnell: Oppretting av hvilerm fr ansatte (med hvileplass, telefn, mat etc.) sm er invlvert i krisehåndtering Avlastningssamtaler Kllegastøtte Debriefing Så snart sm mulig etter at beredskapssituasjnen er avsluttet, skal beredskapsledelsen g all innsatspersnell fr øvrig (sentralbrd, infrmasjnsstab, ressurser innen psykssial msrg) delta i et ppsummerings- g statusmøte. Møtet ledes av beredskapsleder. De viktigste sidene ved hendelsens frløp, erfaringer mv. skal gjennmgås, systematiseres g avklares fr eventuelt videre ppfølging g kmpetansebygging. Behv fr debrief g annen ppfølging i etterkant må identifiseres g ivaretas. Se gså Vedlegg 10. Sjekkliste ved ulykker/dødsfall blant ansatte, studenter g gjester. 7

1.6 Nrmalisering Håndtering av krisehendelser skal ikke sette NHH ute av stand til å utføre vanlige driftsppgaver lenger enn nødvendig. En hendelse vil bli håndtert av dedikert persnell g større eller mindre deler av rganisasjnen vil tilsynelatende være uberørt g i stand til å frtsette aktivitetene på vanlig måte. Det er behv fr en plan fr hvrdan NHH raskest mulig skal kmme tilbake til nrmal drift. I tillegg til å få rganisasjnen tilbake til vanlig driftsfase, vil nrmaliseringen gså fte mfatte ppfølging av berørte g evaluering av hendelsen. Nedenfr gis det en krtfattet beskrivelse av nen sentrale elementer i en nrmaliseringsfase. Flere tiltak g ytterligere detaljeringsgrad vil blant annet være avhengig av hendelsens mfang g karakter. 1.6.1 Dembilisering av persnell Når en krise er avverget eller er under kntrll, starter dembiliseringen av persnell. Melding m vergang til nrmal drift skal følge samme vei sm varsel m krise. Ofte vil det være naturlig med en gradvis dembilisering. Beredskapsledelsen samles, lager en plan fr etterarbeid g frdeler ppgaver. 1.6.2 Oppfølging av ansatte g studenter Alt etter hvr alvrlig hendelsen var, skal berørte persner få infrmasjn g/eller gis ppfølging i etterkant. Behv fr g type ppfølging vil variere etter hendelsens alvrlighet g hvilken belastning persnen(e) ble utsatt fr. Beredskapsledelsen beslutter eventuelle tiltak m videre ppfølging av de berørte g utfrmer en ppfølgingsplan basert på besluttende tiltak. Infrmasjn m ppfølgingsarbeidet frmidles til berørte sm tilbys ppfølging g ansatte sm har et ppfølgingsansvar. Nærmeste verrdnede har ansvar fr å følge pp sine ansatte med hensyn til eventuelle langtidseffekter g melde disse til HR-avdelingen fr videre ppfølging. 1.7 Evaluering En krise, eller ne sm kunne ha blitt en krise, er en viktig kilde til ny lærdm, mulighet fr utvikling av risikerkjennelse g risikfrståelse. Beredskapsledelsen tar initiativ til et evalueringsmøte, g det skrives en evalueringsrapprt etter hendelsen. I den grad nære samarbeidspartnere eller redningsetatene var invlvert i krisehåndteringen, bør beredskapsledelsen vurdere å invitere disse til evalueringsmøtet. Del gjerne møtet i t en intern del, g en del med eksterne. Nen stikkrd fr spørsmål ved en evaluering: Hvrdan ble ppgavene løst? Hadde man riktig priritering? Hvrdan ble håndteringen ledet? Klarte man å ta strategiske beslutninger? Var beslutningene tydelige g hensiktsmessige? 8

Var det en klar ansvars- g rllefrdeling i beredskapsledelsen? I hvilken grad greide man å være framtidsrettet på utvikling av hendelsen? Ble beredskapsplanen fulgt? Hvis nei, hvrfr ikke? Utløser denne evalueringen behv fr endringer i beredskapsplanen eller endringer i pplæringen? Hva er frbedringspunktene? Er det behv fr ytterligere granskning? Planverket revideres etter behv g i tråd med funn fra evalueringen. Evalueringen dkumenteres i en skriftlig rapprt. Den sammenfatter hendelsen g NHHs håndtering g funn i evalueringen. Beredskapsleder er ansvarlig fr at rapprtering gjennmføres. Innhldet i rapprten skal frmidles internt g til de eksterne sm har vært berørt g invlvert. Evalueringsrapprten legges fram fr styret. I tillegg bør NHH sm hvedregel viderefrmidle lærdm av hendelsen til Kunnskapsdepartementet g Universitets- g høgsklerådet (UHR). 9