Informasjonsmøte Samarbeidsforum internkontroll 10. oktober 2013 Direktoratet for økonomistyring
Velkommen og introduksjon v/ingrid Buhaug Brænden Side 2
Program Side 3
Hvorfor bør alle statlige virksomheter være opptatt av internkontroll? Internkontroll er et nyttig supplement til ledelse Et formalisert og velfungerende internkontrollsystem reduserer sannsynligheten for at styringssvikt og feil inntreffer Gjør det enkelt å gjøre riktig og vanskelig å gjøre feil Internkontroll gjør det lettere å gjenopprette normaltilstand når styringssvikt skjer Direktoratet for økonomistyring 18.10.2013 Side 4
Bakgrunn for samarbeidsforum Kompetansestudien - Internkontroll vanskelig begrep - Hvilken nytte IK kan gi til styringen? - Hvordan kan IK brytes ned på virksomhetsområder, ansvarsområder og prosesser? Tilbakemeldinger fra deltakere på kurs, nettverk og workshops - Trenger ledelsesforankring og involvering - Vanskelig å komme i gang og «holde trykket oppe» Godkjennelser Attestasjoner Verifikasjoner Avstemminger Driftsgjennomganger Ansvarsfordeling Sikring av ressurser Observasjoner fra rådgivningsoppdrag - Manglende felles språk og begrepsapparat - «Stykkvis og delt» ikke - enhetlig og helhetlig Side 5
Bakgrunn for samarbeidsforum forts. DFØs visjon Effektiv ressursbruk i staten Hovedmål: Hensiktsmessige fellesløsninger og bedre styring i statelige virksomheter DFØ utgav i april 2013 veiledningsmateriell i IK Hovedveileder Ledersammendrag Praktiske verktøy Side 6
Kilde: aof-opplæringskontor.no/veileder/ Direktoratet for Side 7 18.1
Formål med samarbeidsforum hjelp til selvhjelp! Bidra til å videreutvikle statlige virksomheters og departementers internkontroll Bidra til samarbeid, læring og deling på tvers gjennom diskusjoner og erfaringsutveksling Bidra til at veiledningsmateriellet i IK blir tatt i bruk og få erfaringer med utfordringer i statelige virksomheters arbeid med IK Side 8
Informasjon om foreløpig skisse til generelt opplegg for samarbeidsforum v/christine Vik Side 9
Utkast til opplegg - generelt Samlingene følger DFØs metode for internkontroll Planlegging og risikovurdering 10. og 11. desember Utforme og implementere 4. mars Oppfølging 3. juni Rapportering 25. november Eget samarbeidsforum for departementer Ligger ca. 1 uke etter tidspunktene for virksomhetene Årshjul Side 10
Utkast til opplegg generelt forts. Rolle- og forventningsavklaring DFØs rolle Administrere og praktisk tilrettelegge for samlingene Planlegge, koordinere og fasilitere samlingene Presentere teori og praktiske verktøy knyttet til tema for den aktuelle samlingen Være sparringspartner Side 11
Utkast til opplegg generelt forts. Rolle- og forventningsavklaring forts. Virksomhetenes rolle: Øverste leder eller hans/hennes stedfortreder deltar i første og siste samling Representant fra virksomheten deltar på alle samlingene Arbeide med IK i forkant, under og etter hver enkelt samling Bidra aktivt under samlingene Dele i form av erfaringsutveksling og deltakelse i diskusjoner Side 12
Utkast til opplegg generelt forts. Praktisk gjennomføring av samlingene Hver samling vil bestå både av teori og praksis i form av; Begrepsavklaring og gjennomgang av metode (DFØ) Presentasjoner fra virksomhetene, diskusjoner og erfaringsutveksling knyttet til konkrete IK aktiviteter innenfor stegene (virksomhetene/dfø) Utforinger Løsninger (presentasjoner, deling av verktøy og ulike hjelpemidler) Hovedvekt på praktisk utførelse! Side 13
Veien videre Hva skjer frem til 1. samling 10. desember: Frist for påmelding 31. oktober Virksomheter sender mail til Ola eller Christine Departementer sender mail til Wibecke eller Maria Virksomhetene signerer samarbeidsavtale med DFØ Deltakerne mottar Questback med mulighet for å komme med ytterligere ønsker og gi innspill Følg med på DFØs nettside: dfo.no/internkontroll/samarbeidsforum Agenda for hver samling Informasjon om anbefalinger til forberedelse, relevante verktøy, hjelpemidler, oppsummeringer, beskjeder etc. legges løpende ut. Side 14
Spørsmål og innspill til opplegg generelt Side 15
Foreløpig skisse for hver samling 1. samling Planlegging og risikovurdering v/ola Otterdal Side 16
Innhold og mål for 1. samling Fundamentet for god internkontroll Styrings- og kontrollmiljø Ledelsesforankring Informasjon- og kommunikasjon Side 17
Innhold og mål for 1. samling forts. Planlegging Hva er ambisjonsivå for internkontrollen? Hvor vil vi? Hva er overordnet status for internkontrollen i din virksomhet? Hvor er vi? Sette rammer og avsette ressurser for internkontrollarbeidet Hva må vi gjøre nå? -> Plan for IK arbeidet Hvordan integrere i styringen (VP, budsjett etc.) Side 18
Innhold og mål for 1. samling forts. Risikovurdering Etablere et grunnlag for risikovurderingen Hvilke mål har vi? Hvilke krav må vi forholde oss til? Operasjonalisering av mål og krav fra overordnet nivå til lavere nivå (avdeling/seksjon/prosess). Hvilke prosesser har virksomheten for å sikre at mål og krav blir oppfylt? Hvilke prosesser er vesentlige? Side 19
Innhold og mål for 1. samling forts. Risikovurderinger forts. Gjennomføre risikovurderinger overordnet risikovurdering risikovurderinger på lavere nivå Prosesskartlegging Vurdere behov for tiltak og/eller oppfølging Høy sannsynlighet og konsekvens Lav sannsynlighet og høy konsekvens Side 20
Innhold og mål for 1. samling forts. Konkret output planlegging og risikovurdering Plan for IK arbeidet Definert ambisjonsivå for IK Vurdert status på IK Satt rammer og avsatt ressurser Oversikt over mål og krav Oversikt over vesentlige prosesser Gjennomført risikovurdering(er) Vurdere behov for tiltak/oppfølging Egenevaluering av internkontrollen Risikovurderingsverktøy Relevante verktøy: Idèbank oversikt over lover og regler Idèbank utvalgte prosesser med eksempler på mål, risiko og kontroller Side 21
Spørsmål og innspill 1. samling planlegging og risikovurdering? Side 22
Innhold og mål for 2. samling Utforme tiltak Identifisere aktuelle tiltak Ulike typer tiltak Rotårsak Vurdere, prioritere og beslutte tiltak Utforme og dokumentere besluttede tiltak Side 23
Innhold og mål for 2. samling forts. Implementering Vurdere behovet for implementeringsaktiviteter Vurdere faktorer av betydning for en vellykket implementering Side 24
Innhold og mål for 2. samling forts. Konkret output utforming og implementering: Utformet og dokumentert tiltak Vurdert behov for implementeringsaktiveter og faktorer av betydning for en vellykket implementering Evt. implementert tiltak (avhengig av type tiltak og frist) Relevante verktøy: Veiledning prosesskartlegging Veiledning rotårsaksanalyse Side 25
Spørsmål og innspill 2. samling utforming og implementering? Side 26
Innhold og mål for 3. samling Oppfølging Vurdere om internkontrollen er effektiv Etterlevd Hensiktsmessig utformet og gir ønsket effekt Bruke informasjonen fra oppfølgingen til styring, læring og forbedring Benytte inn i neste års planlegging av IK Risikovurderinger Replanlegging, omprioriteringer av tiltak ol. Side 27
Innhold og mål for 3. samling forts. Konkret output oppfølging Gjennomført og dokumentert oppfølging på ulike nivå i virksomheten Kvalifisert grunnlag for å kunne vurdere internkontrollens effektivitet (hele systemet og håndtering av enkeltrisikoer) Relevante verktøy: Veiledning test av internkontroll Veiledning prosedyre for registrering og håndtering av avvik Mal registrering og håndtering av avvik Side 28
Spørsmål og innspill 3. samling oppfølging? Side 29
Innhold og mål for 4. samling forts. Rapportering Rapportere resultater til rett nivå til rett tid Rapportering av svakheter (fra gjennomførte tester, avvikssystemer, sikkerhetsbrudd, varsling mm.) Sammenstille resultatet fra oppfølging Integrere rapporteringen knyttet til internkontroll med øvrig rapportering Tidsplan for oppfølging og rapportering tilpasset årssyklus Rapportering eksternt halvårs, - kvartals- og årsrapport Rapportering internt avdelingsmøter, seksjonsmøter, teammøter ol. Side 30
Innhold og mål for 4. samling Konkret output rapportering Plan for rapportering knyttet til internkontroll (hvem, hva og når) Rapporter, lederbekreftelser eller lignende fra ulike ledere med konklusjoner knyttet til status på internkontrollen på sitt ansvarsområde Årsrapport kap. IV Styring og kontroll Relevante verktøy: Mal rapportering knyttet til internkontroll Veiledningsnotat årsrapport med tilhørende eksempel Side 31
Spørsmål og innspill 4. samling oppfølging? Side 32
Takk for oppmerksomheten! Ola.otterdal@dfo.no Christine.vik@dfo.no Wibecke.hogsveen@dfo.no Maria.alrek@dfo.no Side 33 Direktoratet for økonomistyring