Organisering - vilkår for god saksflyt 1
Rollefordeling administrasjon og politikere God saksflyt avhenger av godt samarbeid og krever Tydelighet Ryddighet Gjensidig forståelse og respekt for ulike roller 2 2
Hva skal til internt? Postmottak - innregistrering mottakskontroll samhandling med andre myndigheter/fagområder saksbehandling vedtak - arkiv Gode rutiner og tydelighet hvem gjør hva av dette og når? Klarhet i egne oppgaver Gjensidig respekt og forståelse for rollefordeling og arbeidssituasjon Trygghet for at det er lov å gjøre feil (læring) Tydelig og godt kjent delegasjonsreglement Godt samarbeid på tvers av fagområder Sakssystemer med fristoppfølging, milepæler, sjekklister og gode maler/standardtekster Bruke digitale hjelpemidler for alt de er verdt Rask IT-hjelp ved behov Godt tilrettelagte arbeidsplasser med lett tilgang til alt du trenger Skjermet tid til konsentrasjonsoppgaver Se etter det vesentlige, ikke henge seg opp i ubetydeligheter 3 3
Hva kan gjøres utad for å lette jobben innad? God og lett tilgjengelig informasjon på kommunens nettside mest mulig selvbetjeningsløsninger for de som kan nyttegjøre seg dette Info om ulike tiltak, søknadsplikt eller ikke, og hvordan gå fram Kart Plan Linke til relevant info og selvbetjeningsløsninger hos DiBK Førstelinjetjeneste (servicetorg, byggesaksvakt e.l.) med god kunnskap som kan ta imot «tilfeldige» publikumshenvendelser (som ikke gjelder pågående sak) Dialogmøter/«fagdager» hvor bransjen inviteres Åpne informasjonskvelder for tiltakshavere som skal bygge enebolig, garasje eller andre mindre tiltak «Minikurs»? 4 4
5 Digitale hjelpemidler
Verktøy og veivisere hos DiBK https://dibk.no/verktoy-ogveivisere/ 6 6
Veivisere for bygg uten å søke og for endre rom (Husk også veiveiser for å finne ut om man kan erklære ansvar) 7 7
Veiviser hvor stort kan du bygge? http://hvorstortkandu bygge.dibk.no/#/ 8 8
9 Går byggesak «av seg selv»?
Går byggesak «av seg selv»? Avhenger av Eksterne faktorer som tilgang på saker og kvaliteten på de Interne faktorer som «rammeforutsetninger» og den enkelte medarbeider Du er viktig! 10 10
Forutsetninger for effektivitet at byggesak skal «gå av seg selv»? Grunnleggende behov hos deg som saksbehandler; Spise Drikke Sove nok Frisk luft Bevegelse Ta pauser Ha noen å snakke med, bl.a. for «debrief» Kunnskap i samsvar med oppgavene Gjøre noe som gjør deg glad; Glede er nøkkelen til suksess! 11 11
En saksbehandlers hverdag 12 12
Hvordan unngå stress og beholde roen? Aller først hva er stress? Er det når du føler deg stressa? Eller er det også en fysiologisk respons som du ikke nødvendigvis tenker på som stress? Varselsignaler; Konsentrasjonsvansker / dårligere hukommelse Fordøyelsesproblemer Søvnforstyrrelser (vil sove mye eller får ikke sove) Redusert (eller overaktivt) immunforsvar blir «alltid» (eller «aldri») syk Lyd-, lys- eller berøringsømfintlig Nevnte symptomer kan skyldes «fight or flight» - urinnstinktet kroppens stressrespons 13 Redder oss fra akutt fysisk fare (kortvarig og sunt) Men aktiveres også bl.a. av emosjonelt stress og bekymringer på jobb og privat (langvarig og usunt) 13
14 Hvordan unngå overaktiv stressrespons og beholde roen? Indre ro er grunnleggende for å fungere godt og jobbe effektivt i en hektisk hverdag. Noen nyttige tiltak: Sørg for å oppfylle dine grunnleggende behov (jf. foil nr. 13) Identifiser dine «tidstyver» Varsler fra epost, sosiale medier etc. Telefoner «hele tiden» Kollegaer som «skal bare» Kunder som dukker opp uanmeldt Annet? Gjør endringer for å redusere «tidstyvene» Slå av alle varsler fra epost, sosiale medier etc. og sjekk kun en til to ganger om dagen (gjerne faste tider) Få om mulig til avtale om «åpningstid» på telefonen, ev. sett deg ut i møte (med deg selv) når du må ha arbeidsro Lær deg å sette deg og din agenda foran dine kollegaers når behov for det. Avvis på høflig måte; F.eks.: «Jeg er opptatt nå, men kom tilbake kl. 14 så kan vi snakke sammen» Få om mulig til at kunder ikke kommer direkte, ev. «åpningstid» 14
Flere nyttige tiltak for ro og effektivitet Lag huskelister / oversikt over alle oppgaver du skal gjøre Strukturer arbeidsdagen din, lag en plan for neste dag før du går hjem Vær realistisk - sett av ca tid for hver oppgave husk å legge inn tid til det uforutsette «ad hoc» oppgaver sett også av tid til lunsj! Gjør «gruer-seg-til» oppgavene først (frigjør tid og energi til de andre og slår av «utsettelsesgenet») Få unna de enkleste oppgavene raskt (unngå opphopning) Lær deg til å gjøre oppgavene dine «godt nok» Avklar ev. med din leder hvor «godt nok»-lista ligger Skal være balanse mellom effektivitet og kvalitet Lær deg å prioritere; Bruk mindre tid på saker av mindre betydning enn de av større betydning Jo større konsekvens av vedtaket for en part eller samfunnshensyn pbl skal ivareta, jo større krav til grundighet og kvalitet Gjør en ting om gangen (unngå multitasking) 15 15
Flere nyttige tiltak for ro og effektivitet, forts. Kan noen av oppgavene du har delegeres til noen andre? (Snakk med leder) Må du delta i alle møter du blir invitert til? Vurder! Lær deg å si nei ved behov Lukk døra når du vil ha arbeidsro (hvis du har en dør ) Noen nyttige tiltak på slutten av dagen: Spør deg selv «Hva har jeg fått til i dag»? Å ha fokus på hva du har fått til bidrar til større ro og tilfredshet Overføre det du ikke har fått gjort til neste dag Sjekk tidsfrister hva må ev. gjøres i morgen? Har du «noe» som «surrer» i hodet ditt så skriv det raskt ned slik at du slipper å ha det der til i morgen Spør deg selv «Hva vil jeg gjøre nå?» (Viktig å fylle på med noe positivt!) 16 16
Tips helt på slutten Litt hjernetrening Bli oppmerksom på tankene dine - din egen indre dialog Hva du har fokus på og hva du «sier» til deg selv (bevisst eller ubevisst) påvirker hvordan du har det Hva du «sier» til deg selv påvirker ditt møte med andre Så spør deg selv om det du «sier» er bra og nyttig for deg; er det ikke det, så øv deg på setninger og ord som er bra og nyttige for deg (f.eks. bytte ut «Uff, dette klarer jeg ikke» med «Dette klarer jeg» Bli oppmerksom på hvilke ord du ofte bruker når du snakker de er viktige på samme måte som i din indre dialog bytt ut de som ikke er bra / nyttige for deg Litt om kroppen Utnytt kroppsspråket ditt kropp og sinn henger sammen er du urolig og usikker gjør med kroppen som når du er trygg og selvsikker «Fake it till you make it» 17 17