Tips & Triks Visma Business Regnskap Brukerforum 9.11.15 Eva Lindgaard Rådgiver ERP Regnskap og lønn Side 1 av 19
INNHOLDSFORTEGNELSE Periodisering dokumentsenter... 3 Regnskapsbehandling (BO)... 4 Deling av åpne poster... 5 Buntvalidering... 8 Rentefaktura faktura og kreditnota... 9 Søkepanelet... 11 Regnsk.perioder og avg.terminer... 14 Rydde kontoplanen... 15 Matching av valutaposter unngå differanser... 16 Purring... 17 Teamviewer... 18 Hurtigtaster I Visma Business... 18 Side 2 av 19
PERIODISERING DOKUMENTSENTER I eks. har jeg periodsert direkte mot 4000 (se kontoforespørsel lenger nede i dokumentet) Hent frem feltet Periodiseringsstart og Periodiseringsslutt (Ctrl + U) Overfør dokumentet til regnskap og sjekk bunten, hent gjerne frem valuteringsdato; Bokfør bunten og du ser resultatet på konto 4000, til og med samme ID-nr. hele veien; Bilag føres på midlertidig på interimskonto i balansen. Kontonummer settes opp i Bedriftsopplysninger i Visma Side 3 av 19
REGNSKAPSBEHANDLING (BO) På valg Administrasjon og Firma/Regnskap og Regnskap finnes diverse felt som påvirker regnskap. Finn felt Regnskapsbehandling og dobb.klikk i feltet. Sjekk at det er huket av på 2 viste felt i ruten Bilagsoppdatering. Disse 2 hakene vil forhindre oppdatering med differanse i bunt og innenfor periode. Kontroll pr bilag gir ikke nytt bilagsnr før bilagsdifferansen er null. Huket felt Hovedbokstransaksjoner pr faktura i ruten Ordre, vil gi samme bilagsnummer på alle bilagslinjene for en faktura som kommer fra ordresystemet i Visma Business. Side 4 av 19
DELING AV ÅPNE POSTER Ved å benytte behandlingsmenyvalget " Splitt åpne poster" kan du dele opp en åpen reskontropost. Dette kan benyttes for eksempel dersom det er gjort en avtale med kunden om en utsettelse på deler av fakturabeløpet, eller dersom man ønsker å fordele betaling over flere perioder. Med denne metoden kan åpne poster deles opp i fra to til tolv åpne poster, der du selv velger forfallsdato og beløp per ny post. For å få tilgang til denne funksjonen, markerer du en åpen post og velger Splitt åpne poster fra behandlingsmenyen: Denne åpner en ny dialog, som heter Del opp åpne poster : Legg inn det antallet poster du ønsker å dele den opprinnelige posten opp i, dette eksemplet benytter 3: Side 5 av 19
Den åpne posten er nå fordelt på tre nye poster. Som standard deles beløpene likt, og forfallsdato settes på den første posten til siste dag i måneden etter forfallsdatoen på opprinnelig post. Påfølgende poster får forfallsdato en måned frem i forhold til den forrige. Markerer du en av radene, kan du justere forfallsdato og beløp på denne. Legg merke til at beløpet totalt må gå være likt opprinnelig post for å kunne godkjenne delingen. Dette ser du i feltet Total differanse. Beløpene endres manuelt, det finnes ingen automatikk mht at resterende poster justeres ut fra hva som er lagt inn på foregående poster. Side 6 av 19
Her er alle postene gjort klar med beløp som går opp i det opprinnelige beløpet, og OK -knappen blir aktiv. Når denne velges, splittes den åpne posten slik du har valgt: Ettersom den opprinnelige posten nå er splittet, har Visma Business satt denne til Oppgjort og fjernet den fra åpne poster. Vi finner den igjen i kontoutskriften: Side 7 av 19
Her finnes også motposten som Visma Business satt ved delingen. BUNTVALIDERING I Visma Business er det en knapp ved siden av «kaffekoppen» som brukes for å oppdatere bunter. Denne knappen heter Valider bunt. Denne knappen er ikke ment brukt hver gang en bunt skal oppdateres, men er veldig fin å ha om man har importert bunter fra en fil som kommer fra et annet system. Det som skjer ved bruk av denne funksjonen, er at Visma Business tester alle bilagene i bunten og sikrer at de faktisk lar seg oppdatere uten at feil oppstår. Etter at man har trykket på knappen vil man enten få opp en melding om de feil som måtte ligge i bunten med henvisning til linjenummer, eller så vil det stå at det er en rad behandlet på statuslinjen helt nederst. Side 8 av 19
RENTEFAKTURA FAKTURA OG KREDITNOTA Oppsett Landtabell: Rentemetode = 1 (Renter på ikke betalte poster) Min.rente pr trans: -2000 Oppsett Bedriftsopplysninger / felt Regnskapsbehandling (dobb.klikk i felt): Side 9 av 19
Side 10 av 19
SØKEPANELET Søkepanelet er en annen måte å søke på i Visma Business. Med knappen Søkepanel i gruppen Søking, slår du av/på om søkepanelet skal bli vist. Når du går til et annet sideelement med markøren, skifter innholdet i søkepanelet. Navnet på tabellen blir vist på tittellinjen til søkepanelet. Ved å klikke på Søk, kommer Søkepanelet frem. Søkepanelet har en verktøylinje med tre knapper: velg søkefelter, flytt opp, flytt ned. Velg søkefelter Knappen Velg søkefelter leder til følgende dialog: Side 11 av 19
Hvordan lage et eller flere utvalg. Her velger du hvilke felter som skal bli vist i søkepanelet. Dialogen inneholder alle felter, uavhengig av om de blir vist. Det er et avkrysningsfelt foran hvert felt, som viser om det er med i søkepanelet. Når du krysser av på nye felter, blir feltene automatisk lagt over i det aktive feltet i søkepanelet, eller under hvis du har krysset av for Innsett under. Fylle ut et søkefelt i søkepanelet Når du fyller ut et felt i søkepanelet, blir radene automatisk oppdatert i sideelementet. Når du har fylt ut et søkefelt avslutter du med [Enter] eller [Tab]. Du kan avbryte utfyllingen ved å trykke [Esc]. Feltet får tilbake sin tidligere verdi hvis du forsøker å registrere en ugyldig verdi for feltet. Hvis du fyller ut flere felter, blir det søkt på kombinasjonen av dem. Det blir søkt med en OG mellom feltene. Et søkefelt i søkepanelet kan inneholde I motsetning til søkeraden, som bare kan inneholde en verdi for hvert felt, kan søkefelt i søkepanelet inneholde en enkel verdi eller et intervall. Du registrerer intervaller med to punktum mellom fra og med og til og med verdiene. For eksempel "10..20". Du registrerer en opplisting av verdier med komma mellom verdiene. For eksempel "5, 25" Et intervall og en opplisting av verdier kan du for eksempel registrere på følgende måte "5, 10..20, 25". Elementer kan prefikses med en av relasjonsoperatorene: "=", "<>", "<", "<=", ">" og ">=". I eksempel nedenfor har vi søkt etter aktører som er registrert med avdeling 1 og 2. Side 12 av 19
Side 13 av 19
REGNSK.PERIODER OG AVG.TERMINER Når du skal opprette nye avgiftsterminer, så er det nok å skrive inn det nye årstallet. Deretter er det bare å trykke +-tegnet så fyller systemet automatisk ut avgiftsermin, fra dato, til dato, år på neste linje, avgiftstermin, og så videre. Tilsvarende gjelder også for regnskapsperioder; skriv inn nytt årstall og trykk deretter utelukkende på +-tasten. For både regnskapsperioder og avgiftsterminer gjelder at man må passe på når man har kommet til et nytt årsskifte. Da må neste årstall skrives inn før man fortsetter med +-tasten. Side 14 av 19
RYDDE KONTOPLANEN Avgiftskode-tabellen finne under Tabeller (Ctrl-O), mappe Felles, mappe Faste Opplysninger. Sjekk at felt Omsetningsklasse er fylt ut på alle avgiftskodene. Du kan deretter slette feltet Omsetningklasse på alle konti i kontoplanen. Visma Business vil etter endring alltid hente omsetningsklasse fra tabellen Avgiftskoder. Eventuelle verdier på kontoplanen vil ikke forstyrre. Side 15 av 19
MATCHING AV VALUTAPOSTER UNNGÅ DIFFERANSER Fakturaer og betalinger med valuta må alltid matches ved hjelp av feltet Motref i bilagsregistrering. Bruker man et remitteringssystem Autopay, Visma Payment, ConvertX, så vil betalingsbilaget alltid matches mot faktura på korrekt måte. Hvis man markerer (faktura og betaling) i Åpen post og matcher Post-mot-Post, så vil man ALLTID få differanser enten i felt Beløp i valuta eller felt Beløp Side 16 av 19
PURRING Et par tips ved purring. PURREGEBYR Det er ikke lov å ta purregebyr, før en post har vært forfalt i 14 dager. Man må enten fjerne purregebyret i purrebrev-tabellen, eller sette antall løpedager til 14 i Landtabellen (Administrasjon / Firma-Regnskap / Land-Valuta-Språk). Da vil ingen poster bli purret før det er gått 14 dager siden forfall. INKASSOVARSEL Et inkassovarsel kan ikke sendes på mail. Nyeste versjon av Visma Business vil alltid skrive ut siste purring på papir. Visma vil da overstyre det som ligger i feltet «Sendemåte for dokumenter» på kunden. Side 17 av 19
TEAMVIEWER Når du har en ny sak på support, så kan det være smart å åpne en Teamviewer med en gang. Den kan bare stå åpen inntil vi ringer. Dette vil være med på å bidra til at vi sammen løser saken din raskere. Laste ned Teamviewer, hvis du ikke har den installert allerede: www.vitari.no HURTIGTASTER I VISMA BUSINESS Side 18 av 19
[*] Oppslag i underliggende tabell [/] Kopiér felt fra linjen over [+] Foreslå verdi [Del] Slett [Esc] Lukke dialogboks, samt lukker oppslag i underliggende tabell [Tab] Hopp til neste kolonne [Enter] Godkjenne verdi i kolonne og gå til neste [Shift + Tab] Forrige kolonne [Ctrl + C] Kopiér [Ctrl + F] Søk [Ctrl + 6] Legg til søk [Ctrl + 0] (null) Opphever forrige søk og gir oversikt over alle forekomster [Ctrl + H] Skjul kolonne [Ctrl + I] Innsett ny rad over den du står på [Ctrl + K] Koble linjer (Gjelder bare Design!!) Endre navn på kolonne, sideelement eller vindu (Gjelder bare [Ctrl + N] Design!!) Ctrl+D Slår av og på Design modus [Ctrl + O] Åpne mappe [Ctrl + S] Lagre [Ctrl + T] Skift mellom tabell- og skjemaformat [Ctrl + U] Hent frem skjulte kolonner [Ctrl + V] Lim inn [Ctrl + X] Klipp ut [Ctrl + Pil ned] Gå til siste rad i tabellen [Ctrl + Pil opp] Gå til første rad i tabellen [Ctrl + Tab] Bla mellom åpne vinduer [Ctrl + Shift + Tab] Bla til forrige åpne vindu [Ctrl + Enter] Fyll inn verdi fra oppslag [F1] Snarvei til hjelpemeny [F2] Fortsette å skrive i et felt som det er skrevet i [F9] Utvalg [F6] Hopp til neste sideelement [Skift + F6] Hopp til forrige sideelement [F7] Sortering [F5] Frisk opp skjermbildet [F12] Lagrer nåværende rad og hopper til neste ledige [Skift + F4] Lukk sideelement [Ctrl + F4] Lukk vindu [Ctrl + L] Lukk alle vinduer i Visma Business [Alt + F4] Lukk Visma Business [Ctrl + P] Skriv ut [End] el. [Home] Gå til siste / første felt i raden [Shift + Space] Markér rad [Ctrl + Space] Markér kolonne [Ctrl + A] Merk alt Side 19 av 19