TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 13.5.2014 13.30 17.30 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Behandlede saker Sak nr./år Sak 32-44/14 Underskrifter Elisabeth Steen Edmund Kristoffersen Tor Zachariassen Kari Workinn (tilstede i sakene 36-37/14 og 40-41/14) Benedikte Figenschou Fra Tromsø Parkering KF: Styreleder Peter Reinholdtsen (tilstede i sak 35/14) Direktør Tore Harry Paulsen (d.s.) Økonomikonsulent Anita Johansen (d.s.) Fra Tromsø Havn KF: Havnestyrets leder Frid Fossbakk (tilstede i sak 37/14) Havnedirektør Halvar Pettersen (d.s.) Økonomi- og administrasjonsleder Aashild Forseth (d.s.) Fra Tromsø kommune: Byrådsleder Øyvind Hilmarsen (tilstede i sak 40/14) Konst. fagsjef regnskap Ann-Karin Dimmen (d.s.) Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Oppdragsansvarlig revisor Elsa Saghaug Revisor Sissel Rasmussen Forvaltningsrevisor Knut Teppan Vik (tilstede i sakene 36-41/14) Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Rådgiver Audun Haugan Elisabeth Steen sign.
Blad 2 Tor Zachariassen sign. Kari Workinn sign. Edmund Kristoffersen sign. Benedikte Figenschou sign. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 6.5.2014 som ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 32/14 Godkjenning av protokoll fra møtet 8.4.2014 33/14 Godkjenning av protokoll fra møtet 8.4.2014 (etatsbesøket) 34/14 Rapportering fra revisor årsregnskapet for 2013 Tromsø Parkering KF 35/14 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø Parkering KFs årsregnskap for 2013 36/14 Rapportering fra revisor årsregnskapet for 2013 Tromsø Havn KF 37/14 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2013 38/14 Rapportering fra revisor årsregnskapet for 2013 Tromsø kommune 39/14 Revisjonsbrev nr. 20 Manglende underskrift på kontrolloppstillingen, skjema RF-1022B, for 2013 40/14 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø kommunes årsregnskap for 2013 41/14 Forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet i grunnskolen 42/14 Henvendelse angående annonse i gatemagasinet «Virkelig» 43/14 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger og representantskapsmøter 44/14 Referatsaker
Blad 3 32/14 Godkjenning av protokollen fra møtet 8.4.2014 Protokollen fra møtet 8.4.2014 godkjennes. Protokollen fra møtet 8.4.2014 godkjennes. 33/14 Godkjenning av protokollen fra møtet 8.4.2014 (etatsbesøket) Protokollen fra møtet 8.4.2014 (etatsbesøket) godkjennes. Protokollen fra møtet 8.4.2014 (etatsbesøket) godkjennes. 34/14 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2013 Tromsø Parkering KF Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Oppdragsansvarlig revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering.
Blad 4 35/14 Kontrollutvalget uttalelse om Tromsø Parkering KFs årsregnskap for 2013 til Tromsø Parkering KFs årsregnskap for 2013. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Direktøren og styrelederen orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. til Tromsø Parkering KFs årsregnskap for 2013. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokoll sendt 16.5.2014 til: - Tromsø kommune v/ ordfører med gjenpart til Tromsø Parkering KF 36/14 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2013 Tromsø Havn KF Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Oppdragsansvarlig revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering.
Blad 5 37/14 Kontrollutvalget uttalelse om Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2013 til Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2013. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Havnedirektøren og styrelederen orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. til Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2013. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokoll sendt 16.5.2014 til: - Tromsø kommune v/ ordfører med gjenpart til Tromsø Havn KF 38/14 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2013 Tromsø kommune Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering.
Blad 6 39/14 Revisjonsbrev nr. 20 (2013) Manglende underskrift på kontrolloppstillingen, skjema RF-1022B, for 2013 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 20, og ber byrådet svare kontrollutvalget innen 20.6.2014, med gjenpart til revisjonen. Utvalget ser det som viktig at tilstrekkelige rutiner etableres snarest innen lønnsområdet, og som sikrer at oppgaveplikten ovenfor skatte- og avgiftsmyndighetene ivaretas. 2. Når svar foreligger fra byrådet, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 20, og ber byrådet svare kontrollutvalget innen 20.6.2014, med gjenpart til revisjonen. Utvalget ser det som viktig at tilstrekkelige rutiner etableres snarest innen lønnsområdet, og som sikrer at oppgaveplikten ovenfor skatte- og avgiftsmyndighetene ivaretas. 2. Når svar foreligger fra byrådet, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. Utskrift av saksprotokoll sendt 16.5.2014 til: - Tromsø kommune v/ byrådsleder - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 40/14 Kontrollutvalget uttalelse om Tromsø kommunes årsregnskap for 2013 til Tromsø kommunes årsregnskap for 2013. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til byrådet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet.
Blad 7 Byrådsleder og fagsjef regnskap orienterte kort om kommunens årsregnskap for 2013 og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. til Tromsø kommunes årsregnskap for 2013. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til byrådet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokoll sendt 16.5.2014 til: - Tromsø kommune v/ ordfører 41/14 Forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet i grunnskolen Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til konklusjon og anbefalinger i rapporten Kvalitet i grunnskolen. 2. Kommunestyret ber byrådet om å iverksette tiltak for å forbedre svakheter og følge opp anbefalinger som framkommer i rapporten i forbindelse med å videreutvikle og forbedre skolenes evne til å tilby opplæring innenfor rammene av ordinær undervisning. 3. Kommunestyret ber byrådet sørge for at kommunen gjennomgår sine saksbehandlingsrutiner i forbindelse med vurdering av spesialundervisning, spesielt knyttet til utredning, vurdering og dokumentasjon, og sørge for at dette gjennomføres iht. gjeldende lov- og regelverk. 4. Kommunestyret ber byrådet gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak som vil iverksettes (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å følge opp anbefalinger som er gitt og svakheter som framkommer i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til 1.12.2014. Forvaltningsrevisor presenterte kortfattet rapportens innhold og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer.
Blad 8 Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til konklusjon og anbefalinger i rapporten Kvalitet i grunnskolen. 2. Kommunestyret ber byrådet om å iverksette tiltak for å forbedre svakheter og følge opp anbefalinger som framkommer i rapporten i forbindelse med å videreutvikle og forbedre skolenes evne til å tilby opplæring innenfor rammene av ordinær undervisning. 3. Kommunestyret ber byrådet sørge for at kommunen gjennomgår sine saksbehandlingsrutiner i forbindelse med vurdering av spesialundervisning, spesielt knyttet til utredning, vurdering og dokumentasjon, og sørge for at dette gjennomføres iht. gjeldende lov- og regelverk. 4. Kommunestyret ber byrådet gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak som vil iverksettes (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å følge opp anbefalinger som er gitt og svakheter som framkommer i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til 1.12.2014. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 16.5.2014 (svarfrist 6.6.2014) til: - Tromsø kommune v/byrådsleder Utskrift av saksprotokoll sendt xx.6.2014 til: - Tromsø kommune v/ordfører 42/14 Henvendelse angående annonse i gatemagasinet «Virkelig» Felles forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget viser til sekretariatets vurdering i saken, og utvalget mener annonsen er uheldig utformet og i strid med kravet til klarhet i kommunikasjon, jf. kommunens etiske retningslinjer. 2. Kontrollutvalget oppfordrer byrådsleder til å påse at annonsering som skjer på vegne av Tromsø kommune ikke profilerer politisk tilhørighet. Forslaget enstemmig vedtatt.
Blad 9 1. Kontrollutvalget viser til sekretariatets vurdering i saken, og utvalget mener annonsen er uheldig utformet og i strid med kravet til klarhet i kommunikasjon, jf. kommunens etiske retningslinjer. 2. Kontrollutvalget oppfordrer byrådsleder til å påse at annonsering som skjer på vegne av Tromsø kommune ikke profilerer politisk tilhørighet. Utskrift av saksprotokoll sendt 16.5.2014 til: - Eduardo da Silva - Tromsø kommune v/ byrådsleder 43/14 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger og representantskapsmøter - orientering Kontrollutvalgets medlemmer orienterte fra deltakelsen på de ulike møtene. Protokollen fra generalforsamlingen i Tromsø Veg AS ble delt ut i møtet. Felles forslag til vedtak: Redegjørelsene tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Redegjørelsene tas til orientering. 44/14 Referatsaker Referater: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet 10.4.2014 b) Byrådsmøtet 24.4.2014
Blad 10 c) Byrådsmøtet 8.5.2014 B. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET 30.4.2014 a) Sak 51/14 Kontrollutvalgssak 8/14 kontrollutvalgets årsrapport for 2013 C. SKOLENS ARBEID MED ELEVENES PSYKOSOSIALE MILJØ TROMSØ KOMMUNE LANGNES SKOLE a) Rapport datert 12.12.2013 fra Fylkesmannen i Troms D. RAPPORT FRA UANMELDT TILSYN VED TROMSØ KOMMUNE, KROKEN SYKEHJEM TILRETTELEGGELSE AV MIDLERTIDIGE KORTTIDSPLASSER - 2014 a) Rapport datert 14.3.2014 fra Helsetilsynet E. RAPPORT FRA UANMELDT TILSYN VED TROMSØ KOMMUNE, MORTENSNES SYKEHJEM TILRETTELEGGELSE AV MIDLERTIDIGE KORTTIDSPLASSER - 2014 a) Rapport datert 14.3.2014 fra Helsetilsynet F. KJØP OG LEIE AV MASKINER OG KJØRETØY I 2013 a) Brev av 11.4.2014 fra KomRev NORD Tillegg delt ut i møtet: G. ÅPNE DØRER I KONTROLLUTVALGENE a) Artikkel i Kommunerevisoren nr. 3/2014 (NKRF) Felles forslag til vedtak: Referatsakene tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene tas til orientering. Rett utskrift: Finnsnes, den 15. mai 2014 Inger Johansen