Parallellpublisering av telefonkataloger

Hårvard Briskeby TRITA-NA-E04040

NADA Numerisk analys och datalogi Department of Numerical Analysis KTH and Computer Science 100 44 Stockholm Royal Institute of Technology SE-100 44 Stockholm, Sweden Parallellpublisering av telefonkataloger Hårvard Briskeby TRITA-NA-E04040 Examensarbete i medieteknik om 20 poäng vid Programmet för medieteknik, Kungliga Tekniska Högskolan år 2004 Handledare var Rune Hjelsvold Examinator var Nils Enlund

Forord Denne diplomoppgaven har blitt utført ved Høgskolen i Gjøvik med Findexa som oppdragsgiver. Findexa har en sterk stilling innen områdene bruker- og annonsørbetalte kataloger, databaseformidling og elektroniske medieprodukter. De har kjente produkter som Telefonkatalogen TM, Gule Sider, Ditt Distrikt TM og BizKit. Jeg vil gi en stor takk til Lars Thorsrud som har vært min kontaktperson for Findexa, han har vært behjelpelig og lagt alt til rette for at denne diplomoppgaven skulle bli bra. Jeg vil også gi en takk til Rune Hjelsvold som har vært veilederen min i denne diplomoppgaven. Til slutt vil jeg takke de som har tatt seg tid til å hjelpe meg, og de som har funnet frem dokumentasjon som jeg har trengt; spesielt Anne Marit Lundås og Kurt Henry Haug. -1-

Sammendrag Findexa har en sterk stilling innen områdene bruker- og annonsørbetalte kataloger, databaseformidling og elektroniske medieprodukter. Selskapet produserer kjente produkter som Telefonkatalogen TM, Gule Sider, Ditt Distrikt TM og BizKit. Disse produktene er tilgjengelig i flere forskjellige mediekanaler, og det er viktig for Findexa å ha gode parallellpubliseringsløsninger. Løsningene som finnes i dag er ikke optimale, og selskapet er interessert i å utbedre disse. Det er spesielt bildeannonsene i de forskjellige «katalogene» som Findexa vil forbedre. For å hjelpe Findexa til å finne bedre parallellpubliseringsløsninger er oppgaven hovedsakelig oppdelt i to deler: «Systemforbedringer» og «Eksperiment». Det førstnevnte gikk ut på å finne løsninger innen systemene som selskapet allerede benyttet seg av. Dette endte opp i flere forskjellige forslag: bruke XML og stylesheets benytte en egen database til bildeannonsene på Internett endre bildeannonsene kontinuerlig lage Internett-filer automatisk i annonseproduksjonen Målet med eksperimentet var å lage dynamiske bildeannonser, som var mest mulig like de originale bildeannonsene. Hensikten med dette var å se om bildeannonser laget av XHTML og SVG, var gode nok i forhold til de originale bildeannonsene. Det ble plukket ut fire bildeannonser fra telefonkatalogen Ditt Distrikt TM som ble brukt i eksperimentet. For å få oversikt over de komplekse systemene til Findexa, ble det kartlagt hvilke systemer og programmer selskapet benytter seg av. Arbeidsflyten for både trykte og elektroniske produkter er også beskrevet. Dagens parallellpubliseringsløsninger av Findexas produkter er også beskrevet. -3-

Abstract Findexa has a strong position in the area of user and advertiser paid directories, database procurement and electronic media products. The company produces well known products like Telefonkatalogen TM, Gule Sider, Ditt Distrikt TM og BizKit. These products are available in several different media channels, and it is important to Findexa to have good solutions in multipublishing. The solutions which are used today are not optimal, and it is in the interest of the company to improve them. Particularly, Findexa would like to improve the picture ads in their directories. To help Findexa to find better solutions in multipublishing, the work mainly has to consist of to parts: System improvement and Experiment. System improvement can be explained as an tool to find solutions which the company already has. The work resulted in several ideas: to use XML and stylesheets to use a separate database for the picture ads at Internet edit the picture ads continually to produce Internet files automatic in the ad production The goal of the experiment was to produce dynamic picture ads, which were as similar to the originals as possible. The purpose with this was to figure out if the picture ads made by XHTML and SVG, was good enough comparing to the original picture ads. Four picture ads were chosen from the Ditt Distrikt TM directory to be used in the experiment. To get an overview of the complex systems in Findexa, the systems and the data programs the company uses, were enlighted. The work flow for both printed and electronic products were described. Findexas solutions of multipublishing today are also described. -5-

Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING...11 1.1 BAKGRUNN...11 1.2 PROBLEMFORMULERING...11 1.3 FORMÅL...11 1.4 AVGRENSNING...11 1.5 METODE...12 1.6 FINDEXA...13 1.6.1 Visjon...13 1.6.2 Forretningsidé...13 1.6.3 Eier...13 1.6.4 Datterselskaper...13 1.6.5 Produkter...13 2 PROSESSEN...15 2.1 HVA FINNES AV SYSTEMER OG PROGRAMMER...15 2.1.1 net-linx Directory System Multi Platform - nxdsmp...15 2.1.2 Pilar...15 2.1.3 Net-linx Edge nxedge...16 2.2 ARBEIDSFLYT FOR TRYKTE PRODUKTER...17 2.3 ARBEIDSFLYT FOR ELEKTRONISKE PRODUKTER...18 2.4 GRUNNDATA...19 2.5 INFORMASJONSFIL...19 2.6 LISTINGER...20 2.7 FILTYPER...20 2.8 ANTALL BILDEANNONSER I FINDEXAS PRODUKTER...21 2.9 SYKLUSER...22 2.10 ENIRO SVERIGES SVAR PÅ FINDEXA NORGE...22 3 DAGENS LØSNINGER...25 3.1 BILDEANNONSER PÅ INTERNETT OG CD-ROM...25 3.2 GENERERING AV BILDEANNONSER...26 3.3 DATABASER TILKNYTTET INTERNETTVARER...27 3.3.1 Direkte fra nxdsmp til Internett med XML...27 3.4 OPPDATERE BILDEANNONSENE AUTOMATISK...28 3.4.1 Hente opplysninger fra nxdsmp til nxedge...29 4 TEKNOLOGIER...31 4.1 XML - EXTENSIBLE MARKUP LANGUAGE...31 4.1.1 Hva er XML...31 4.1.2 XML vs HTML...31 4.1.3 SGML...31 4.1.4 Hvorfor XML...32 4.1.5 Arbeidsflyt med XML...32 4.1.6 XSL - The Extensible Stylesheet Language...33 4.2 SVG SCALABLE VECTOR GRAPHICS...33 4.3 XHTML EXTENSIBLE HYPER TEXT MARKUP LANGUAGE...33 4.4 AMAYA...33-7-

5 SYSTEMFORBEDRINGER...35 6 EKSPERIMENT...37 6.1 HENSIKT...37 6.2 VALG AV BILDEANNONSER...38 6.3 VALG AV REDIGERINGSVERKTØY...38 7 RESULTATER...39 7.1 SYSTEMFORBEDRINGER...39 7.1.1 Bruk av XML i bildeannonsene...39 7.1.2 Egen database for bildeannonser på Internett...40 7.1.3 Endre bildeannonsene kontinuerlig i nxdsmp...42 7.1.4 Lage Internett-filer automatisk i annonseproduksjonen...43 7.2 EKSPERIMENT...45 7.2.1 Generelt om bildeannonsene...45 7.2.2 Bildeannonse 1 Statoil...45 7.2.3 Bildeannonse 2 Den norske Bank...46 7.2.4 Bildeannonse 3 Elfag...47 7.2.5 Bildeannonse 4 Blikk og Takservice...48 8 VIDERE ARBEID...49 8.1 SYSTEMFORBEDRINGER...49 8.2 EKSPERIMENT...49 9 REFERANSER...51 INTERVJUER OG MØTER...53 9.1 INTERNT I FINDEXA...53 9.2 LEVERANDØRER...53 9.3 ANDRE...53 VEDLEGG 1 ORDLISTE OG FORKORTELSER...54 VEDLEGG 2 KOPI AV EN INFORMASJONSFIL...57 VEDLEGG 3 KODINGEN TIL BILDEANNONSENE...59 STATOIL...59 DEN NORSKE BANK...61 ELFAG...62 HÅNDVERKEREN...65 VEDLEGG 4 UTVIKLING OG BRUK AV FINDEXAS PRODUKTER...69-8-

Figurliste Figur 1 Oversikt over nxdsmp, Pilar og nxedge...17 Figur 2 Arbeidsflyt for trykte produkter, samt kopi av bildeannonser til Internett..18 Figur 3 Arbeidsflyt for elektroniske produkter....19 Figur 4 Skjermbilde fra hvordan en bildeannonse vises i Ditt Distrikt...26 Figur 5 Viser hvordan informasjon som skal på Internett flyter....28 Figur 6 Arbeidsflyt med XML...32 Figur 7 Samme figur som figur 1, men eksperimentet er lagt til...37 Figur 8 En database består av kopier med bildeannonsene i QuarkXPress-format..42 Figur 9 Bildeannonser av Statoil...45 Figur 10 Bildeannonser av Den norske Bank...46 Figur 11 Bildeannonser av Elfag....47 Figur 12 Bildeannonser av Blikk og Takservice...48 Figur 13 Kopi av en dat-fil som tilhører en bildeannonse...57 Figur 14 Mediekanaler som blir brukt i den daglige bruken av Telefonkatalogen...69 Figur 15 Mediekanaler som blir brukt i den daglige bruken av Gule Sider...70 Tabelloversikt Tabell 1 Findexas hovedprodukter i Norge og hvilke medier de publiseres i...13 Tabell 2 Antall bildeannonser i de forskjellige katalogene...21 Tabell 3 Ordliste og forkortelser....54-9-

1 Innledning 1.1 Bakgrunn Parallellpublisering har blitt et meget viktig tema de siste årene. For noen år tilbake var det trykte produkter forskjellige bedrifter hadde å tilby. I dag tilbyr de fleste av de samme bedriftene sine produkter også på elektronisk form; så som Internett, SMS (Short Message Service), MMS (Multimedia Messaging Service) og WAP (Wireless Application Protocol). Denne diplomoppgaven er om parallellpublisering av telefonkataloger, og i hovedsakelig om dynamiske bildeannonser. Det er viktig å få en samlet og sammenkjørt arbeidsflyt på de like produktene selv om de skal publiseres i forskjellige medier. Det fører til en mer effektiv og kontrollerbar produksjon av produktene, samt at man blir bedre rustet til fremtiden. 1.2 Problemformulering Denne diplomoppgaven kan sees på som todelt. Den ene delen går på hva Findexa kan gjøre for å bedre parallellpubliseringen ved å utbedre sine eksisterende systemer. For å forstå hvordan Findexa arbeider for å utarbeide sine produkter blir arbeidsflyten for både de trykte og elektroniske produktene beskrevet. Det er flere spørsmål som blir arbeidet med i oppgaven, ett av dem er om Findexa bør arbeide for å få et rent XML-basert system eller om det er andre løsninger som gir bedre produkter. XML er forkortelse for Extensible Markup Language (kapittel 4.1). Den andre delen er et eksperiment som går ut på å lage dynamiske bildeannonser som er mest mulig like de originale bildeannonsene som profesjonelle ansatte i Findexa har laget. Dette eksperimentet er gjennomført for å se om SVG (Scalable Vector Graphics) og XHTML (Extensible Hyper Text Markup Language) er godt nok til bruk i bildeannonser. 1.3 Formål Formålet med denne diplomoppgaven er først og fremst å hjelpe Findexa med å få til en mer effektiv parallellpublisering av sine produkter. Eksperimentet som omhandler dynamiske bildeannonser vil også være av stor interesse for andre bedrifter som tilbyr produkter og tjenester både på papir og på elektronisk form. 1.4 Avgrensning I denne diplomoppgaven vil jeg komme med forskjellige forslag på hva Findexa kan gjøre for å bedre sine løsninger på parallellpublisering. Det er bildeannonser som det blir lagt vekt på i denne oppgaven. De andre produktene er også behandlet, men -11-

ikke i den grad som bildeannonsene er. Bildeannonser i denne oppgaven er begrenset til å gjelde annonser som blir brukt både i den trykte katalogen og på Internett. Grunnen til dette er at Findexa ikke har en endelig løsning på hvordan det skal gjøres i fremtiden. Internett er et mye brukt medium og det er viktig å publisere bildeannonsene på en hensiktsmessig måte. Bannere som blir brukt på Internett, går ikke inn under bildeannonser i denne oppgaven selv om mye av det som beskrives også kan gjelde bannere. Vanlige oppføringer som blir brukt i Findexas produkter, blir ikke omhandlet i vesentlig grad. Allikevel blir disse oppføringene mye omtalt på grunn av at de er viktige for parallellpublisering av bildeannonsene. Oppgaven går ikke helt inn i kjernen på det tekniske og koding av de forskjellige løsningene er ikke tatt med. Når det gjelder eksperimentet, går dette ut på å lage dynamiske bildeannonser som ser mest mulig like ut som de trykte bildeannonsene. Det som har vært viktig er å få bildeannonsene dynamiske og utseendemessig like de trykte bildeannonsene. Eksperimentet sier ikke noe om arbeidsflyten og hvordan man skal produsere disse bildeannonsene i praksis. 1.5 Metode Mye av arbeidet i diplomoppgaven går ut på å få oversikt over arbeidsflyten og de systemene som brukes hos Findexa. Systemene er så store og komplekse at det er ingen som har en fullstendig oversikt over disse. En viktig del av arbeidet går derfor ut på å studere dokumentasjon av systemene. Mye av dette er skriftlig dokumentasjon som selskapet selv har utarbeidet. Denne dokumentasjonen er mangelfull i flere deler av systemet, og flere av de ansatte må intervjues for å få en god oversikt. Lars Thorsrud og undertegnede skal ha møte med to leverandører av parallellpubliseringsløsninger som er interessert i å levere sine løsninger til Findexa. Disse møtene skal vi i hovedsak ha for å se hva leverandører har å tilby innen parallellpubliseringsløsninger for et så stort selskap som Findexa. En viktig del av diplomoppgaven er eksperimentet med bildeannonser. Dette eksperimentet går ut på å lage fire dynamiske bildeannonser som er mest mulig like de originale bildeannonsene. De originale bildeannonsene er plukket ut fra den trykte telefonkatalogen Ditt Distrikt TM i samarbeid med Rune Hjelsvold og Rune Lossius ved Høgskolen i Gjøvik. Utvalgskriteriene for bildeannonsene, er at de i fellesskap gir en visuell bredde. De skal dekke et bredt spekter når det gjelder fonter, kolonnebredder, logoer og farger. -12-

1.6 Findexa Findexa har en sterk stilling innen områdene bruker- og annonsørbetalte kataloger, databaseformidling og elektroniske medieprodukter. Findexa har to forretningsområder: Norsk og Internasjonal virksomhet. Internasjonalt har selskapet ca. 3200 ansatte og i Norge ca. 900 per 2002. Selskapet er et av Norges største innen media- og informasjonsvirksomhet. I Norge har selskapet 94 % av katalogmarkedet og 10 % av mediemarkedet. [1] 1.6.1 Visjon Findexas visjon er: «Et ledende europeisk informasjonsselskap». [2] 1.6.2 Forretningsidé Findexas forretningsidé er: «Findexa AS skal utvikle informasjonsprodukter og markedsplasser basert på brukeres og kunders behov, og distribuere disse gjennom ulike medier». [2] 1.6.3 Eier Findexa ble solgt ut av Telenor ASA 16. november 2001 til det amerikanske investeringsselskapet Texas Pacific Group, som ble etablert i 1993. Selskapet søker utfordrende investeringsmuligheter hovedsakelig i USA og Europa. Investeringer er gjort både i børsnoterte og privateide selskaper. [3] 1.6.4 Datterselskaper Findexa har datterselskaper i 9 forskjellige land utenom Norge; Russland, Polen, Latvia, Estland, Litauen, Tsjekkia, Frankrike, Finland og Ukraina. I Norge er det to datterselskaper: DM-Huset (34 %) og Kartforlaget (100 %). [2] 1.6.5 Produkter I Norge har Findexa flere produkter som publiseres i forskjellige medier. I tabell 1 er det vist hvilke hovedprodukter selskapet har og mediene de publiseres i. Tabell 1 Findexas hovedprodukter i Norge og hvilke medier de publiseres i. [4] Medier Produkter Print Internett Online CD-ROM SMS Telefon PDA Telefonkatalogen TM X X X X X Gule Sider X X X X X Ditt Distrikt TM X X X BizKit X X X X Telefakskatalogen X Kvalex X X -13-

Telefonkatalogen TM distribueres til alle husstander og næringsdrivende i Norge. Den er delt inn i Hvite Sider hvor man finner privatpersoner og i Rosa Sider hvor alle bedrifter og offentlige instanser er representert. [4] Gule Sider er en bransjeinndelt oversikt over norsk næringsliv. Gule Sider er også representert i mange av Ditt Distrikt TM -katalogene. [4] I Ditt Distrikt TM finnes informasjon om organisasjoner, foreninger og næringslivet i nærmiljøet samt telefonregister og kart. [4] BizKit er en innkjøpsguide som dekker det norske næringslivet. Her finner man firmanavn og kontaktinformasjoner til bedrifter og næringsdrivende i Norge. [4] Telefakskatalogen inneholder telefaksoppføringer for hele Norge. De som har typegodkjente telefaksapparater, kan stå oppført i denne katalogen. [4] Kvalex er katalog som inneholder informasjon om bedrifter som er akkreditert for sertifisering av kvalitets- og miljøledelsessystemer i Norge. [4] -14-

2 Prosessen 2.1 Hva finnes av systemer og programmer 2.1.1 net-linx Directory System Multi Platform - nxdsmp nxdsmp er en ende-til-ende løsning for bedrifter som publiserer kataloger. Det er et prosessverktøy som man kan bruke for å planlegge og administrere kataloger. Dette er et omfattende system med en enkelt database som behandler oppdatert informasjon på tvers av avdelinger. Systemet behandler alt som har med trykte produkter å gjøre. nxdsmp håndterer også elektroniske produkter, men dette er ikke godt nok utviklet for at Findexa kan ta dette i bruk. Derfor har Findexa utviklet sitt eget system for de elektroniske produktene som heter Pilar. I figur 1 vises hvordan disse to systemene står i forhold til hverandre. Målsettingen med å innføre nxdsmp som verktøy for prosessen med trykte medier, var å hente ut effektiviseringsgevinster i form av: forenkling av arbeidsprosesser bedre utnyttelse av ressurser raskere saksbehandling sikre kvalitet i grunndata redusere tapsrisiko All informasjon om kundene kan hentes fra nxdsmp, som for eksempel hva slags produkter kunden har kjøpt, annonser og kundeopplysninger. Hvis kunder endrer sine kundeopplysninger eller kjøper nye produkter registreres dette i systemet slik at det er tilgjengelig senere. [6] 2.1.2 Pilar Pilar er et applikasjonssystem/database som brukes for elektroniske produkter, og det er utviklet av Findexa. Dette systemet brukes for elektroniske produkter på tilsvarende måte som nxdsmp brukes for de trykte produktene (se figur 1). Pilar tar seg av fakturering, bestillinger, statusendringer på ordrer og liknende. En av de største forskjellene på disse systemene er at i nxdsmp går produktet i årlige sykluser, mens i Pilar blir produktene oppdatert kontinuerlig. Alle de elektroniske produktene har tilknytning til Pilar. Pilar-databasen er realisert i en Oracle-database som kjører på en Digital Unix 4.0d-maskin. [7] -15-

Grensesnitt fra Pilar finnes mot følgende IT-systemer: Gule Sider Internett (GSI) Spør Gule Sider (SGS) Produksjonssystemet for annonser (AdSys) Bannersystemet for Gule Sider Internett (BEA) Ditt Distrikt TM Internett (DDI) Gulehandel Audiotex Kvalex CDROM Agresso (Faktureringssystem) Kredittinforsmasjon (Kreinfo) KundeInformasjonsSystem (KIS) 2.1.3 Net-linx Edge nxedge nxedge er en «composition management» og en grafisk jobbkontrolløsning som er spesielt egnet til å publisere telefonkataloger. Systemet integrerer alle aspekter i en annonseproduksjon og «workload management» inn i ett omfattende system. nxedge kan integreres med Adobe suite og Quark Xpress. [8] nxedge er et system som styrer alt som har med bildeannonser å gjøre (se figur 1). Det er dette systemet som brukes i annonseproduksjonen. Her står det hva annonseprodusentene skal gjøre med bildeannonsene, som for eksempel hva slags endring som skal gjøres i en bildeannonse eller om det skal lages en ny. Jobbene som annonseprodusentene får, gjøres lokalt på maskinene, og dette oppdateres mot nxdsmp etter hvert som jobbene blir ferdig. Når man skal lage en ny trykt katalog, er det mange av bildeannonsene i forrige katalog som blir brukt på nytt. Hvis det skal gjøres endringer på dem, hentes de opp i QuarkXPress, og det som skal endres må gjøres manuelt. Etter at bildeannonsen er endret, legges den tilbake i nxedge, og det gamle eksemplaret blir overskrevet. -16-

Gule Sider Trykk Katalogdata Gule Sider Elektronisk Lage annonse Annonsedata Annonsegenerator Internettannonse (Pilar) Trykt annonse (nxdsmp) Scanning Kundedata Figur 1 En oversikt over hvordan nxdsmp, Pilar og nxedge står i forhold til hverandre. I kapittel 2.2 og 2.3 er arbeidsflyten beskrevet. 2.2 Arbeidsflyt for trykte produkter Selgere kontakter kunder for å selge annonser i katalogene og Internett. Ved salg utarbeides det forslag til annonse, og når kunden er fornøyd skrives det kontrakt. Etter endelig godkjenning fra annonsøren sendes kontrakten og manuset til produksjonsmottaket. De sjekker at alt innholdet er i forskriftsmessig stand og av akseptabel kvalitet. Logoer og bilder som ikke er på elektronisk form scannes i scannerstua. Kunder kan sende inn grafiske elementer på <www.mottakmedia.no> etter avtale med selger. Etter at alt som har med annonsen å gjøre har vært innom mottaket sendes kontrakten til etterbehandling som må godkjenne kontrakten juridisk. Når etterbehandlingen har godkjent dette, sendes den videre til annonseproduksjonen. Når annonsen er ferdig laget, går den tilbake til etterbehandling for å se om annonsen er riktig. Når annonsen er korrekt, blir den sendt til kunden for korrektur. Når annonsen er ferdig produsert, blir det tatt en kopi av annonsen som skal brukes til annonsering på Internett. Etter at annonsene er ferdig laget og godkjent av kunden, blir de sendt til sideproduksjon. Under ombrekking settes alle annonsene sammen på sider som skal -17-

trykkes i Telefonkatalogen TM. Når sidene er ferdig, blir de sendt som PDF-fil til trykkeriene. PDF (Portable Document Format) er et filformat for dokumenter som kan inneholde både tekst og grafikk, og som kan hentes frem uavhengig av maskinplattform [18]. Skjetten Sportsklubb Distribusjon har ansvaret for distribuering av de trykte katalogene. De gir fordelingsoppdraget til lag og foreninger rundt omkring i landet som får penger for å levere katalogene helt frem til kunden. Etter at katalogen er kommet ut, sender kredittavdelingen faktura til kunden. Arbeidsflyt for trykte produkter Korrektur Kundemappe fra selger Mottak Etterbehandling Annonseproduksjon trykk Sideproduksjon Trykk Distribusjon Elektronisk materiell fra kunde Elektronisk mottak Scannerstua Kopi av annonse til Internett Figur 2 Arbeidsflyt for trykte produkter, samt kopi av bildeannonser til Internett. 2.3 Arbeidsflyt for elektroniske produkter Selger lager en kontrakt mellom Findexa og kunden når hun eller han får solgt en annonse. Kontrakten sendes til mottaket for å få den kontrollert og distribuert. Hvis kontrakten må endres, sendes den tilbake til selgeren for å bli rettet. Når kontrakten er tilfredsstillende, registreres den i Pilar (kapittel 2.1.2). Deretter blir produktet produsert enten for «Nettprofil», «Banner» eller «Rett på nett» avhengig av hva slags produkt kunden har kjøpt. «Nettprofil» er malbaserte nettløsninger for kunder, «Banner» er produksjonen av bannere som brukes på Internett og «Rett på nett» er skreddersydde nettløsninger for kunder. AdSys er produksjonssystemet for annonser og BEA er bannersystemet for Gule Sider Internett (GSI) [7]. Etter at «Nettprofil» er produsert, blir den sendt til -18-

kunden for korrektur. Når kunden er fornøyd med produktet, blir den publisert på Gule Sider Internett. Materiale blir sendt tilbake til kunden og kontrakten blir sendt til kundesenteret for arkivering. Etter at produksjonene av «Rett på nett» er ferdig, blir også disse sendt til kundesenteret for arkivering. Arbeidsflyt for elektroniske produkter Salg Kontrakt klar til registrering Produksjon elektroniske produkter Kontrakt Mottak, kontroll og distribusjon av kontrakt Registrering av kontrakt OK! PILAR Kontrakt returnert til Salg Kontrakt SGS Produksjon av Nettprofil Produksjon av Banner Produksjon av "Rett På Nett" Salg Kunde Mottak og retur av korrektur Korrektur Send korrektur til kunde Produkt publisert på GSI AdSys BEA Mottak av materiell Registrering PILAR Kundesenteret Hovedarkiv Retur av materiale til kunde Send kontrakt til Kundesenteret AIDA Figur 3 Arbeidsflyt for elektroniske produkter. 2.4 Grunndata Grunndata er informasjon om kundene til Findexa, som for eksempel navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse. Alle disse opplysningene skal ligge lagret i nxdsmp, og når det skal gjøres endringer, skal dette gjøres her. [6] 2.5 Informasjonsfil Når en bildeannonse skal lages, sendes det en informasjonsfil til annonseproduksjonen. Denne inneholder blant annet all grunndata om kunden og hvordan bildeannonsen skal se ut, for eksempel størrelsen og bakgrunnsfargen til bildeannonsen. I vedlegg 2 er det vist en kopi av en slik informasjonsfil. Når -19-

annonseprodusenten henter opp bildeannonsen i nxedge kommer det opp tekstfelter med grunndataopplysningene som hentes fra informasjonsfilen. 2.6 Listinger En listing er en forekomst av grunndata, og data fra listinger brukes til å opprette oppføringer (varer). Dataene kan vedlikeholdes enten direkte mot varen eller via endringer mot listingen som er basis for oppføringen. Det vedlikeholdes automatisk kobling mellom oppføring og opprinnelig listing. [6]. Hvis man skal bruke informasjonsfilen aktivt, har man to mulige måter å gjøre dette på. Den ene måten å gjøre det på er å lage nye listinger i nxdsmp som gjelder for bildeannonser. Den andre måten er å benytte de listingene som allerede finnes, men gjøre det på dagens måte med de andre bildeannonsene. Hvis man skal lage nye listinger i nxdsmp, må man få disse inn i informasjonsfilen slik at de opplysningene som skal være med i bildeannonsen kommer opp i boksene når man åpner den i nxedge. Når det kommer korrektur på bildeannonser, må «Etterbehandling»/«Oppdateringsgruppen» legge dette inn i de nye listingene i nxdsmp i stedet for å sende korrekturen på ark. Hvis man bruker listingene som allerede finnes, kan man bruke systemet slik det er i dag. Det som må endres, er rutinene til annonseprodusentene. I stedet for å klikke bort boksene som kommer opp når annonseprodusentene åpner bildeannonsene for redigering, må de bruke disse aktivt. Annonseprodusentene er de ansatte i Findexa som lager annonsene som selskapet bruker i sine elektroniske og trykte kataloger. Når det åpnes en bildeannonse etter en grunndataendring, vil dette være endret med de nye opplysningene. Da må annonseprodusentene kontrollere at de nye opplysningene passer inn i bildeannonsen, og deretter kan de generere den. Etter en grunndataendring vil det også komme opp en informasjonsboks når man åpner bildeannonsen, denne kommer også opp i dagens løsning. I denne boksen står det hvilke grunndataendringer som er gjort og de nye opplysningene. 2.7 Filtyper Alle bildeannonsene blir lagret i Edge, et system tilknyttet nxdsmp. Her blir det lagret flere forskjellige filer for hver annonse; Portable Document Format (PDF), Encapsulated Post-Script (EPS), QuarkXPress (QXP) og to informasjonsfiler;.dat og.graphics. DAT-filen inneholder informasjon som skal i bildeannonsen, mens graphics-filen inneholder henvisninger til hvilke logoer som er brukt i bildeannonsen. -20-

Databasen for bildeannonsene består av 155 000 mapper som inneholder 687 000 filer. Til sammen er disse på 254 GB. DAT-filen og graphics-filen har en størrelse på 1 KB hver, og disse er til sammen på 268 MB. EPS-filen er på 1,7 MB, og totalt blir dette 227,5 GB. PDF-filen og QXP-filen er på 100 KB hver, og disse er til sammen på 26,2 GB. Alle disse tallene er hentet ut fra databasen «dsmpstorage». 2.8 Antall bildeannonser i Findexas produkter Det er totalt 40698 bildeannonser i de forskjellige trykte katalogene til Findexa. Av disse er det grunndataendringer i 3565 av dem årlig, dette utgjør 8,76 %. I tabell 2 er det vist hvor mange bildeannonser som er fordelt på de enkelte katalogene og hvor mange grunndataendringer det er i disse. Tabell 2 Antall bildeannonser i de forskjellige katalogene og hvor mange av disse som har grunndataendringer i løpet av året. Tallene er hentet ut av Anne Marit Lundås fra databasen. Telefonkatalogen TM (Hvite Sider TM, Gule Sider, Rosa Sider) Antall Antall grunndataendringer Grunndataendringer bildeannonser i bildeannonsene i % 26252 2077 7,91 % Ditt Distrikt TM 11661 1210 10,38 % BizKit 2785 278 9,98 % Totalt 40698 3565 8,76 % Når det gjelder bildeannonser på Internett, som er en kopi av de trykte bildeannonsene, så er det ingen slike i Telefonkatalogen TM (Hvite Sider TM, Gule Sider, Rosa Sider). På Ditt Distrikt TM er cirka 1100 av bildeannonsene lagt ut på Internett, mens på BizKit er alle lagt ut. -21-

2.9 Sykluser Hovedårsaken til at det finnes ett system for trykte annonser og ett system for elektroniske annonser er de forskjellige syklusene disse varene har. De trykte produktene går i årlige sykluser, mens arbeidet med de elektroniske produktene foregår kontinuerlig. Dette kan føre til konflikter når disse produktene skal arbeides med samtidig i en felles arbeidsflyt. nxdsmp inneholder et sett av statusvariable som sier noe om hvilken fase varene er i forhold til behandlingsprosessen; behandlingsprosessen kalles også generasjonsløpet. Enhver vare må være knyttet til en kontrakt som på samme måte som varer bruker statusvariable som verktøy for prosesskontroll. nxdsmp er et kampanjeorientert system der kunder tilhører en eller flere kampanjer om gangen avhengig av kampanjens dekningsområde, tillatte kontraktstype og produktgruppe. Det er en tett sammenheng mellom kampanjer og katalogutgaver. Like før katalogen går i trykken er det en kampanjerullering. Da kopieres alle annonsene og kontraktene til neste utgave av katalogene, uavhengig av om alt salg er avsluttet. De trykte produktene har en deadline på når de skal være klare til trykking, og da må alt være på plass. Dette fører til at de forskjellige prosessene i arbeidsflyten også får deadline. Selgerne har en viss tid på å selge så mange produkter som mulig før de skal til produksjon, og annonseprodusentene må bli ferdig før deres deadline. Det finnes kontrakter som ikke følger den vanlige kontraktsflyten, disse kalles KATL-kontrakter. Disse kontraktene fordeler ikke kundene gjennom kampanjer, og det kan gjøres oppdateringer og salg til kunder gjennom så og si hele året. HOMEkontrakter er de tradisjonelle kontraktene som følger kontraktsflyten. [6] Det kan oppstå konflikter mellom de trykte og elektroniske produktene på grunn av de trykte produktenes syklus og status. Et problem er for eksempel bildeannonser som både brukes i trykk og legges ut på Internett. Hvis det skal være forandringer i annonsen, blir ikke disse endret før neste generasjonsløp; dette gjelder altså for de elektroniske bildeannonsene som er en kopi av de trykte. 2.10 Eniro Sveriges svar på Findexa Norge Eniro eier de «Gula Sidorna» i Sverige. De gir ut produktene sine både på trykk og elektronisk. Eniro tar seg av informasjonsinnsamling og ordrehåndtering, men selve produksjonen er det Elanders Anymedia som utfører. Det er ingen sammenheng mellom produktene på trykk og Internett. Format, innhold, ordre- og produksjonsflyt er helt avskilt mellom disse. Elanders Anymedia ser at skilte bildeannonseproduksjoner mellom trykk og elektronisk er dyrt. Men de mener at -22-