PA- RUTINER PROSJEKT: Råholt ungdomsskole - RUSK OPPDRAGSGIVER: Eidsvoll kommune DATO: 10.12.13 INNHOLD 0 RUTINER 3 0.1 GENERELT 3 0.2 WEB -BASERT DOKUMENTHOTELL 3 0.3 PROSJEKTERINGSRUTINER 3 1 ORGANISASJON 3 1.1 ADRESSELISTER 3 1.2 ORGANISASJONSPLAN 3 2 KOMMUNIKASJON 4 2.1 INFORMASJONS- OG DISTRIBUERINGSRUTINER 4 2.2 MØTERUTINER 4 2.2.4 GENERELT 4 2.2.5 BYGGHERREMØTER 4 2.2.6 REFERATER 5 2.3 RAPPORTERINGSRUTINER 5 Side 1 av 9
3 TIDSPLANLEGGING 5 3.1 GENERELT 5 3.2 OVERORDNET FREMDRIFTSPLAN 5 3.3 PROSJEKTERINGSFREMDRIFTSPLAN 6 3.4 BESLUTNINGSPLAN 6 3.5 MØTEPLAN 6 4 ØKONOMI 6 4.1 TILBUD OG ENDRINGER 6 4.1.4 VARSLINGSRUTINER 6 4.1.5 TILLEGGS- OG ENDRINGSARBEIDER 7 4.2 FAKTURERING 7 4.2.4 GENERELT 7 4.2.5 FAKTURERINGSPLAN 7 4.2.6 AVDRAGSNOTA 8 4.2.7 TILLEGGSNOTA 8 4.2.8 AVKORTING AV FAKTURA 8 5 PROSJEKTDOKUMENTER 8 5.1 OFFENTLIGE VEDTAK 8 5.2 RIGGPLAN 8 5.3 SHA- PLAN (SHA = SIKKERHET, HELSE OG ARBEIDSMILJØ) 9 Side 2 av 9
0 Rutiner 0.1 Generelt Denne rutinen ligger til grunn for PA- rutiner i prosjektet. 0.2 WEB -basert dokumenthotell Samtlige endringer i og av prosjektet dokumenteres. Utførende kan løses dette ved å etablere og drifte et web- basert dokumenthotell. Dokumenthotellet skal minst inneholde: Mappestruktur Ulike mapper for prosjekteringsmateriale fordelt per fag Møtereferater Oppbygging av mappestruktur skal godkjennes av byggherren. Byggherren skal ha lese- tilgang til alle dokumenter i web-hotellet. Dokumenthotellet er ikke den offisielle kommunikasjonsveien i prosjektet. 0.3 Prosjekteringsrutiner Utførende skal utarbeide en prosjekteringsmanual. Prosjekteringsmanual skal minst inneholde: Fag Nødvendige tegninger, med nødvendig målestokk, for alle fag (tegningslister) Tverrfaglige kontroller (hvilke tegninger som skal gjennomgås tverrfaglig, og hvordan dette skal dokumenteres) Enhetlig tegningsnummer for prosjektet Rutine for utsparinger Manualen skal utarbeides før prosjektering starter og skal godkjennes av byggherren. 1 Organisasjon 1.1 Adresselister Utførende skal utarbeide og oppdatere prosjektspesifikk adresseliste. Adresseliste skal minst definere: Firma Navn Kontaktinformasjon Rolle i prosjektet 1.2 Organisasjonsplan Utførende skal utarbeide og oppdatere prosjektspesifikk organisasjonsplan. Side 3 av 9
Organisasjonsplan skal minst definere: Byggherre Byggherrens representant Byggelder (BL) Prosjektleder (PL) Anleggsleder (AL) Prosjekteringsleder (PRL) Utførende Prosjekterende 2 Kommunikasjon 2.1 Informasjons- og distribueringsrutiner All informasjon til byggherre skal gå via BL dersom ikke annet er avtalt. Offisiell distribusjon i prosjektet er via e-post. All distribusjon mellom partene skal ha følgende overskrift: «RUSK [HVA SAKEN GJELDER]» Ved eventuell informasjon via telefon skal det utarbeides en e- post, evt. notat, som inneholder de nødvendige opplysninger fra telefonsamtalen. Viktig korrespondanse som brev, notater, rapporter, referater, varsler, endringsmeldinger etc. skal være vedlegg i e- post. 2.2 Møterutiner 2.2.4 Generelt Møter skal avholdes i nødvendig utstrekning, og møtestrukturen skal planlegges og godkjennes av byggherren. Byggherre skal innkalles til alle møter utførende har ansvar for. Byggherren deltar i møter ved behov eller etter eget ønske. Utførende har ansvar for minimum følgende møter: o Fremdriftsmøter o Prosjekteringsmøter o SHA- møter/vernerunder o KS- møter o Særmøter Byggherre stilles ikke til ansvar for det han/hun svarer i møter som ikke er de offisielle møtene mellom byggherren og utførende. 2.2.5 Byggherremøter Byggherremøtene er de offisielle møtene mellom byggherren og utførende. Møtene skal avholdes minst annenhver uke. Utførende, byggherrens representant og BL deltar. Referat skrives av BL. Side 4 av 9
Ved behov skal det avholdes supplerende særmøter til byggherremøtene, som f.eks. egne beslutningsmøter 2.2.6 Referater Det skal skrives referat fra alle møter. Ansvarlig for møtet skal skrive referat dersom ikke annet er avtalt. Referatet skal minst distribueres til alle innkalte. Referatet skal distribueres innen 1 uke etter at møtet er avholdt. 2.3 Rapporteringsrutiner Utførende skal utarbeide statusrapport hver måned. Følgende skal minst inngå i månedsrapporteringen: Status byggesak Status bemanning i perioden Antatt bemanning i neste periode Status KS (Kvalitetssikring) konklusjoner og oppfølging fra: o KS- møter o Utfylte sjekklister o Registrerte KS- avvik og status for disse Status SHA konklusjoner og oppfølging fra: o SHA- møter o Vernerunder o SHA- planlegging, f.eks. SJA (Sikker-jobb-analyser) o Registrerte SHA- avvik og status for disse Status fremdrift per fag iht. fagoppdelingen i tilbudsskjemaet Status fremdrift vist på plan inntegnede statuslinjer i gjeldende fremdriftsplan: o For siste dag i den aktuelle måneden o For en måned frem i tid Oppnådde milepæler i perioden Status avdrag iht. faktureringsplanen Oversikt over endringsmeldinger, og status for disse (ok/ikke ok/fakturert) Månedsrapporten skal vedlegges avdragsnotaen, og sendes til BL. 3 Tidsplanlegging 3.1 Generelt Utførende skal utarbeide og oppdatere fremdriftsplaner for å planlegge produksjonen. 3.2 Overordnet fremdriftsplan Fremdriftsplanen skal minst inneholde: Oppstartsdato Avtalte milepæler Dagmulktbelagte frister Tid for prosjektavslutning Side 5 av 9
Sluttdato Planen skal utarbeides innen den tid og så detaljer som avtalt, og skal godkjennes av byggherren. 3.3 Prosjekteringsfremdriftsplan Prosjekteringsfremdriftsplanen skal minst inneholde: Oppstart prosjektering Innsendelse av søknader i forbindelse med byggesaken Milepæler for arbeidstegninger for ulike fag Frist for utarbeidelse av as buil- dokumenter Prosjekteringsfremdriftsplanen skal utarbeides før prosjektering starter og skal godkjennes av byggherren. Prosjekteringsfremdriftsplanen skal til en hver tid være oppdatert. 3.4 Beslutningsplan Beslutningsplanen skal minst inneholde: Type beslutninger per fag Dato for når beslutningsunderlag foreligger Dato for når beslutning fra byggherre må foreligge Status/kommentar/konklusjon for beslutning Beslutningsplanen skal utarbeides før prosjektering starter og skal godkjennes av byggherren. Beslutningsplanen skal til en hver tid være oppdatert. 3.5 Møteplan Møteplanen skal minst inneholde tidspunkt for og antall: Fremdriftsmøter Byggherremøter Prosjekteringsmøter SHA- møter KS- møter Møteplanen skal godkjennes av byggherren. 4 Økonomi 4.1 Tilbud og endringer 4.1.4 Varslingsrutiner Varsler sendes til BL med kopi til byggherren. Varsling kan sendes pr e-post under forutsetning at det klart fremgår i emnefeltet at det er et varsel: RUSK VARSELNR.:01 Side 6 av 9
Den utførende benytter egnet skjema iht. eget system. 4.1.5 Tilleggs- og endringsarbeider Dersom ikke annet er avtalt skal ikke tilleggs- og/eller endringsarbeider utføres før det er godkjent av byggherren. Saksgang a) Prisforespørsel BL sender forespørsel til utførende med gjenpart til byggherre, samt til andre saken gjelder. b) Pristilbud Utførende utarbeider pristilbud stilet til byggherre og oversender byggherre med kopi til BL og den som har innhentet tilbudet. c) Innstilling Innstilling med kommentarer utarbeides av vedkommende som har innhentet pristilbudet. Kommentarene skal omfatte opplysninger om hvorfor endringene er fremkommet, vurdering av alternative løsninger, bekreftelse på at prisberegning er gjennomgått og at prisen er riktig og kan anbefales. Tilbudet oversendes BL, som videresender originaldokumentene til byggherre med sitt omkostningsoverslag for eventuelle tilleggsarbeider. d) Bestillinger/rekvisisjoner Tilleggs- og endringsarbeidene skal bestilles av byggherre ved BL før arbeidene igangsettes. Avtalt beløp angis eksklusive merverdiavgift, pluss merverdiavgift og sum. Kopi av rekvisisjon sendes til byggherre, og respektive rådgivere. Når det er nødvendig av hensyn til rasjonell fremdrift av byggearbeidet, kan BL bestille mindre tilleggs- og endringsarbeider innenfor en av byggherre fastsatt kostnadsramme. Antatt kostnad oppgis ved regningsarbeider. 4.2 Fakturering 4.2.4 Generelt All fakturering fra utførende til byggherre skal stiles til byggherren, men sendes til BL for gjennomgang. Betalingsfrist skal være minst en måned fra fakturadato. 4.2.5 Faktureringsplan Utførende skal snarest mulig etter kontraktsinngåelse utarbeide en plan som grunnlag for avdragsnotaer på kontraktssummen (faktureringsplan). Faktureringsplanen skal minst inneholde: Oppdeling per fag Tidsoppdeling fordelt på kontraktens varighet Akkumulerte kostnader skal resultere i en S- kurve Innestående Faktureringsplanen skal være godkjent av byggherren før første avdragsnota. Side 7 av 9
Faktureringsplanen skal til en hver tid være oppdatert i henhold til virkelig fremdrift, og en hver oppdatering skal være godkjent av byggherren. 4.2.6 Avdragsnota Gjeldende faktureringsplan skal ligge til grunn for avdragsnotaene i prosjektet. Merk! Månedsrapport fra utførende skal ligge ved avdragsnotaen. Dersom denne ikke er vedlagt, anses ikke notaen som fremsendt. Forfall vil da bli beregnet fra BL mottar rapporten fra utførende. Avdragsnotaer for kontraktsarbeidere redigeres i samsvar med omforent faktureringsplan og nummereres fortløpende: - Avdragsnotanr. 01: A-01, - Avdragsnotanr. 02: A-02 - osv. - Avdragsnotaen sendes en gang per måned. 4.2.7 Tilleggsnota Nota for tilleggs- og endringsarbeider påføres referanse til endringsliste og redigeres på tilsvarende måte. Attesterte time- og materiallister skal vedlegges der dette er aktuelt. Notaene for endringsarbeider og tilleggsarbeider nummereres i henhold til nummerering av avdragsnota, dvs.: - Endringsnotanr. 01: EM-01 - Endringsnotanr. 02: EM-02 - osv. 4.2.8 Avkorting av faktura Ved gjennomgang av mottatte fakturaer kan BL be om avkorting dersom han/hun finner grunnlag for dette. 5 Prosjektdokumenter 5.1 Offentlige vedtak Oversikt over alle offentlige vedtak og status for disse skal dokumenteres. 5.2 Riggplan Riggplanen skal minst inneholde: Avgrensning av byggeområdet Plassering av brakkerigg Tilkobling strøm, vann og kloakk til brakkerigg Inn- og utkjøring av byggeområdet Plassering av avfallshåndtering Plassering av utstyr iht. SHA- krav Riggplanen skal oppdateres ved behov, og ulike faser i prosjektet skal være planlagt i forbindelse med oppstart av arbeidene. Side 8 av 9
5.3 SHA- plan (SHA = Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø) SHA- planen skal minst inneholde: Kravene i byggherreforskriften 8 SHA- planen skal godkjennes av byggherren før arbeidene starter. Side 9 av 9