INTRANETT FOR DEN NORSKE KIRKE Kristine Ekeberg-Andersen, Prosjektleder Kirkerådet Ingebjørg Holm Vogt, Prosjektleder Making Waves
«Vi har troen på at en arbeidskultur med stor grad av kunnskapsdeling og et sterkt kollegialt samarbeid er fremtidens suksessformel.» Sitat fra «Den digitale arbeidsplassen anno 2015»
Gjelder den samme formelen for suksess i prosjekter? Kunnskapsdeling Kollegialt samarbeid Suksess
Ja! sier vi Så la oss demonstrere. Men først: Hva gjør et prosjekt til en suksess?
BAKGRUNN Kirken i tall og struktur Kirkenettet Intranett
Den norske kirkes struktur To arbeidsgiverlinjer 3,8 millioner medlemmer Ca 8500 valgte 100 000?? frivillige 11 BDR 420 FR/107 prostier 1220 MR En linjen er hierarkisk, den andre er flat FR = selvstendig juridisk enhet 8000 ansatte 130 ettsokns kommuner
Kirkeverger / daglig leder Prester Proster Organister Kirketjenere Ansatte BDR Ansatte KR Kirkegårdsansatte Diakoner Kateketer/ trosopplærere Valgte og frivillige Biskoper
2017 skille stat/kirke 2020 helt ny kirkeordning
Utfordring IT-system = logisk Kirkens struktur = ulogisk
Kirkenettet Behov nye portalløsninger Bevilgning fra Stortinget Internett: Rendyrket profil mot medlemmer/publikum/media Intranett: Rettet mot interne, ansatte, valgte og frivillige Øke samarbeid og mer kompetansedeling på tvers av enhetene
Ved å: Gevinst Mål VISJON En Kirke. På like vilkår. MISJON Intranettet er min veiviser i hverdagen, hjelper meg å løse oppgaver og gir meg tilgang til verktøy for å enkelt kunne samarbeide med ansatte og frivillige MÅLBILDE LEDESTJERNE Forenkle og forbedre hverdagen til ansatte og frivillige i Den norske kirke Økt effektivitet i hverdagsoppgaver Økt grad av samarbeid Sterkere felles kultur Frigjør tid til menneskene Økt tilfredshet blant medarbeidere Kompetansedeling Frigjør tid til menneskene Styrket identitet internt i Dnk Forbedret internkommunikasjon Kunne søke etter personer og redaksjonelt innhold Finne de gyldige malene, veiledninger, retningslinjene etc. Forenkle rutineoppgaver, for eksempel kunne finne og fylle ut riktig skjema Tilgang på fagstoff Dele via fagnettverk Synliggjøre egen kompetanse Vise de gode eksemplene Dokumentdeling Mer enhetlig presentasjon av Dnk Mer strukturert tilnærming til internkommunikasjon Forenkle og forbedre
Økt effektivitet i hverdagsoppgaver Økt grad av samarbeid Sterkere felles kultur
Økt effektivitet i hverdagsoppgaver Økt grad av samarbeid Sterkere felles kultur
Økt effektivitet i hverdagsoppgaver Økt grad av samarbeid Sterkere felles kultur
En formel for suksess i prosjekter Kunnskapsdeling Kollegialt samarbeid Suksess
EN GOD START
Client Partner Prosjekteier Brukere Referanse gruppe Programleder Prosjektleder Prosjektleder Innholdsrådgivere Business Lead Experience Lead Teknisk arkitekt Profilansvarlig Produkteier Teknisk rådgiver Front-end utvikler Grafisk designer Informasjonsarkitekt IT rådgiver / drift EPiServerutvikler SharePointutvikler
Bli venn med kontrakten 1. Felles forståelse 2. Eierskap 3. Bevissthet
Finn svarene sammen - tidlig Hvem? Kompetanse Roller og ansvar Forventninger Når? Tidsplan Beslutningspunkter Frister Hva? Omfang Leveranser og krav Kvalitetskrav Hvordan? Arbeidsprosess Dokumentasjon Beslutninger
Felles planlegging
Oppstart Praktiske forutsetninger Egnede lokaler: leverandør og kunde sammen Kontorplasser og møteplasser Utstyr Tilganger Dagslys, renhold, kaffe
UTFYLLENDE KOMPETANSE
Utfyllende kompetanse Brukerne Prosessene Kulturen Organiseringen Kompetansen Design Verdier Identitet Innhold Funksjoner Kontekst Organisasjon Teknologi Egnethet Bærekraftighet Kompleksitet Muligheter...
Flerfaglig tilnærming Innsikt Mål Konsept Testing Forvaltning Design og utvikling Hvem trenger innsikt i hva? Hva er nok innsikt?
Flerfaglig tilnærming Innsikt Mål Konsept Testing Forvaltning Design og utvikling Hva er viktigst for hvem? Hva er realistisk?
Flerfaglig tilnærming Innsikt Mål Konsept Testing Forvaltning Design og utvikling Leverer konseptet på målene? Er det tydelig? Er det fleksibelt nok? Er det bærekraftig? Er det realistisk?
Flerfaglig tilnærming Innsikt Mål Konsept Testing Forvaltning Design og utvikling Prioritere oppgaver Detaljere behov og funksjon Utvikle og demonstrere Teste og forbedre Godkjenne
KOMMUNIKASJON
Involvering og forankring Daglige stand-up Arbeidsmøter med prosjektgruppen tirsdag og torsdag Koordineringsgruppemøter hver 14. dag Referansegruppemøter ved milepæler Løpende dialog med 3. parts leverandører
Hvem beslutter hva? Tydelige beslutningsnivåer Prosjektgruppen med prosjektleder har fått mandat innenfor prosjektets rammer En aktiv og tilgjengelig prosjekteier Løpende oppdatering av styringsgruppen og nøkkelpersoner Endringer og avvik må begrunnes og konsekvenser utredes Vi er helt enige!
Tillit betyr alt Formell og uformell kommunikasjon Åpen og ærlig dialog Videreformidling av skryt og positive tilbakemeldinger Sosialt samvær
De små seirene
Og de STORE SEIRENE
GODE RÅD PÅ VEIEN
Hva kjennetegner et godt team? 1. TILLIT 2. Utfyllende kompetanse 3. Opptatt av brukerens perspektiv 4. Bevissthet om prosjektets mål og hensikt 5. Felles forståelse for at ikke alt kan løses med en gang 6. Lojalitet til beslutninger 7. Åpenhet om usikkerhet og utfordringer
2 ORD OM LØSNINGEN
DEN NORSKE KIRKENS INTRANETT Ingen Standard/ Silo Tilpasset/ integrert Aktivt i bruk! Informasjon/ Kommunikasjon Dokumenthåndtering Fag-/arbeidsnettverk Søk og sammenheng Prosesstøtte/ saksbehandling Innrapportering/ Skjema Booking av resurser