Sykehuset Innlandet HF Styremøte 28.11.14 SAK NR 094 2014 SAMLING AV AVDELING PASIENTREISER INNLANDET Forslag til VEDTAK: 1. Styret godkjenner flytting av virksomheten ved kontoret til Pasientreiser Innlandet i Folldal for å kunne samlokalisere og effektivisere all drift ved Pasientreiser Innlandet i Moelv. 2. Styret forutsetter at arbeidet med omstilling ved gjennomføring av flyttingen skjer i henhold til gjeldende retningslinjer for omstilling og bemanningstilpasning i Sykehuset Innlandet. Brumunddal, 21. november 2014 Morten Lang-Ree administrerende direktør Saksbehandler: Divisjonsdirektør Prehospitale tjenester Geir Kristoffersen
SAKSFREMSTILLING SAK NR. 094 2014 Bakgrunn Administrasjonen i Pasientreiser Innlandet er i dag fordelt mellom to steder. Hovedsenteret i Moelv har 20 årsverk og er samlokalisert med Pasientreiser HSØ. Kontoret i Folldal har 4,8 årsverk fordelt på 5 ansatte. Til sammen mottar avdelingen ca 175.000 telefon-henvendelser årlig og formidler ca 380.000 pasientrekvisisjoner. En slik deling av administrasjonen gir en uhensiktsmessig driftsmodell. For å sikre effektiv drift av Pasientreiser Innlandet, har Sykehuset Innlandet sett på muligheter til å samlokalisere virksomheten. I den forbindelse er det foretatt en vurdering av gevinsten ved å samle all pasientreiseadministrasjon til Moelv. I et notat som ble forelagt styret 2. oktober 2014 er dette presentert som et aktuelt tiltak i forbindelse med budsjettprosessen for 2015. På bakgrunn av styrets signaler, har divisjon Prehospitale tjenester videre utredet konsekvensene av en samlokalisering. Divisjonen har vurdert dette i forhold til konsekvensene av å gjøre nedtak i andre tjenester. Utredningene viser at en reduksjon av den akuttmedisinske driften direkte vil medføre en begrensning i tjenestetilbudet til befolkningen i form av svekket beredskap. Utredningene viser også at en eventuell samling av pasientreiseadministrasjonen vil gjøre tjenesten mer effektiv til fordel for pasientene. Tiltaket representerer en varig besparelse, utover budsjettet for 2015, som bidrar til at Sykehuset Innlandet unngår unødige nedtak i pasienttilbudet. Spørsmålet berører også distriktspolitiske hensyn, og dilemmaet med tap av lokale arbeidsplasser har vært fremlagt for helse- og omsorgsministeren. I sitt svar påpeker statsråden at spesialisthelsetjenesten må organisere sine tjenester på en slik måte at offentlige ressurser utnyttes på en effektiv måte. De ansatte ved pasientreisekontoret i Folldal vil bli ivaretatt i henhold til gjeldende retningslinjer for omstilling og bemanningstilpasning i Sykehuset Innlandet. Saksframstilling Beskrivelse av prosessen De tillitsvalgte ble orientert om arbeidet med å vurdere konsekvensene av en eventuell flytting og videre prosess 17. september. De ansatte ved pasientreisekontoret i Folldal og ordfører i Folldal kommune ble informert i separate møter 24. september. Divisjonsdirektør har i samarbeid med avdelingsledelsen for Pasientreiser Innlandet jobbet med å vurdere konsekvensene av tiltaket. Det har, som et ledd i utredningsarbeidet, blitt gjennomført følgende møter: 6 oktober Dialogmøte med ansatte, tillitsvalgte og vernetjenesten Side 2 av 6
6. oktober Møte med ordfører Folldal kommune Egil Eide, næringssjef Klaas van Ommeren og rådmann Torill Tjeldnes 15. oktober Møte med Hedmark fylkeskommune fylkesrådsleder Per Gunnar Sveen, fylkesråd Anne-Karin Torp Adolfsen, daglig leder Ivar Ødegaard og ass. fylkesdirektør Sigurd Skage. 17. oktober Dialogmøte med ansatte, tillitsvalgte og vernetjenesten 17. oktober Møte med ordfører i Folldal kommune 10. november - Drøftingsmøte med divisjonstillitsvalgte 19.november Informasjonsmøte med ansatte, tillitsvalgte og vernetjenesten 19.november Informasjonsmøte med ordfører i Folldal kommune 19.november Informasjonsmøte med NAV Folldal Forslag til tiltak På bakgrunn av utredningsarbeidet foreslås det å flytte virksomheten ved Pasientreiser Innlandets kontor i Folldal til Moelv. Ved pasientreisekontoret i Folldal er det 4,8 årsverk fordelt på fem ansatte. En slik løsning er ikke enkel av hensyn til de ansatte, men divisjonsledelsen vurderer det likevel som nødvendig. Et slikt tiltak vil ikke berøre verken pasientbehandling eller tjenestetilbudet til befolkningen. Målet med tiltaket er at det skal bidra til å begrense kostnadene ved kjøp av pasientreiser i årene fremover. Utover dette vil det være nødvendig å gjennomføre parallelle tiltak i form av økt grad av samkjøring og bruk av helsebusser og helseekspresser. Effekten av tiltakene vil være lettere å oppnå med én pasientreiseavdeling samlet ved ett felles kontor. En alternativ løsning som å flytte all virksomheten til Folldal anses uaktuell på grunn av tilknytningen til et felles pasientreise-fagmiljø i Moelv. Dette vil medføre en betydelig større risiko ved utøvelse av tjenestene overfor pasienter/brukere/klinikkene. Hedmark fylkeskommunes har kommet med forslag om å slå sammen virksomheten med pasientreise-avdelingen og fylkeskommunens Kjørekontor (KKIAS) i Folldal. Sykehuset Innlandet har tidligere vurdert mulighetene for samarbeid, men har konkludert med at dette ikke lar seg gjøre pga gjeldende og forskjellig regelverk, tilhørighet i ulike forvaltningsnivå / organisasjon, og tilknytningene for pasientreiser mot regionale og nasjonale pasientreisemiljøer. Beregnet effekt: Forslaget beregnes å gi følgende effekt pr år: 1. Reduserte driftskostnader (lønn, husleie mv) ca 1 mill kr 2. Besparelser på kostnader til pasientreiser ca 3 mill kr Sum pr år ca 4 mill kr 1. Reduserte driftskostnader a) Lavere driftskostnader i form av reduksjon med ett årsverk og bortfall av Folldalskontorets driftskostnader vil gi effekt fra 2015. Side 3 av 6
b) Ledelsesmessig vil det være mer hensiktsmessig å ha hele personellgruppen samlet på ett sted. Den økonomiske effekten av dette er knyttet til reisetid og reisekostnader. Samlet effekt av dette er beregnet til i overkant av 1 million kroner, se tabell 1. Type Sum pr år Husleie, felleskostnader, strøm, vask og renovasjon Kr. 200 000 1 årsverk inklusive sosiale omkostninger Kr. 700 000 Reiser, seksjonsleder, kvalitetsleder, avdelingssjef, fagsjef 20 reiser pr år inklusive Kr. 35 000 10 overnattingsdøgn leiebil og diesel eller kilometergodtgjørelse Reise, ass seksjonsleder 10 ganger pr år inkl leiebil, diesel og 10 overnattingsdøgn Kr. 20 000 Kontorrekvisita, toner, papir osv Kr. 10 000 Reise til fagdag Moelv for alle ansatte i Folldal 2 ganger pr år inkl overnatting, Kr. 15 000 leiebil(er), diesel Sparte leiekostnader pc`er og arbeidsflater IKT plattform for 5 stk pc`er pr år Kr. 20 000 Telefonabonnement, faksabonnement, linjeleie Eidsiva, mobilabonnementer, 3G Kr. 35 000 abonnementer SUM Kr. 1 035 000 Tabell 1. Omstillingskostnader knyttet til endringen vil være avgrenset til en kortere periode, og vil være begrenset i forhold til realistisk effekt over tid. 2. Besparelser på kostnader til pasientreiser Forslaget vil over tid gi følgende effekt: 1. Med en samling til ett kontor vil man oppnå en bedre ledelsesoppfølging av tjenesteyting, drift og økonomi. Avdelingen vil være mindre sårbar for fravær og lignende. Begge disse forholdende er vesentlige for å utvikle en robust avdeling både faglig, kapasitets- og ledelsesmessig. En samling av tjenesten vil også kunne frigjøre personell til oppfølging/opplæring og kommunikasjon med rekvirenter. Dette vil bidra til kompetanseheving hos rekvirentene i forhold til regelverk og rettigheter. 2. Den langsiktige effekten av tiltaket er knyttet til å øke graden av samhandling i arbeidsprosesser mellom planleggere for begge fylker og øvrige ansatte i avdelingen i Moelv. Potensiale for et høyere samordningsnivå på pasientreiser anses langt større ved å samle tjenesten på ett sted. Eksempelvis er det i dag ingen funksjonell elektronisk løsning for å kunne samordne transporter på tvers av fylkene. En samlet planleggergruppe vil i langt større grad kunne løse denne oppgaven manuelt. En manuell samordning hvor pasienter fra begge fylker bruker felles transport for eksempel til Oslo vil alene kunne gi betydelig økonomisk effekt. Videre vil en samlet planleggergruppe ha bedre oversikt over de totale transportbehovene i helseforetaket. Tiltaket vil dermed gi bedre muligheter for å fatte bedre og mer økonomiske beslutninger for den totale utnyttelsen av transportressursene (Turvogn / dagbil, helseekspress, drosje osv). Med bakgrunn i egne erfaringstall og potensiale ved en slik samling av driften er det beregnet en økonomisk effekt 3 millioner kroner årlig de første årene, med en ytterligere ambisjon om større effekt over tid. For å synliggjøre potensiale som ligger i bedre samkjøring og utnyttelse av transportressurser beskrives to konkrete tiltak som vil gi rask effekt etter flytting (Tabell 2) : Side 4 av 6
Beskrivelse Utregning Estimert verdi pr år 1 rekvisisjonsreise mindre pr dag til Oslo grunnet utnyttelse av transportressurser på tvers av fylker 130 km (snitt) x 230 dager x kr. 21,60 (snitt km pris) + 230 timer ventetid a kr 420,- Kr. 740 000 Økt samordningsgrad totalt sett i Hedmark og Oppland fra dagens 1,62 til 1,64. (antall passasjerer i hver transport i gjennomsnitt) Samlet verdi pr 0,01 på kommunekryssende samordningsgrad er verd kr. 1 033 000,- (pr august 2014) kr 1 033 000,- x 2 Kr. 2 066 000 SUM TOTALT Kr. 2 806 000 Tabell 2 Begrensninger i Forskrift om yrkestransport innenlands med motorvogn og fartøy (Yrkestransportforskriften), - 47, omfatter ikke løyver for turvogn / dagbil og helseekspress. Risikovurdering Følgende risikofaktorer er knyttet til tiltaket: 1. Tap av kompetanse dersom de ansatte ikke velger å bli med til Moelv. På grunn av reiseavstanden vurderer arbeidsgiver det som lite realistisk at alle de ansatte ønsker å bytte arbeidsplass fra Folldal til Moelv. Dette kan ha negativ konsekvens for kontorets kompetanse på kort sikt. Avdelingen har imidlertid gjennomført kompetansehevingstiltak over tid, noe som gjør at det vurderes som håndterbart å flytte planlegging av reiser i Hedmark (kjerneoppgave i Folldal) til Moelv. 2. Oppbygging av kompetanse i Moelv har vært trukket fram som en mulig utfordring og merkostnad. Avdelingen har imidlertid lang erfaring med opplæring av nyansatte og vurderer at de i løpet av relativt kort tid kan lære opp nyansatte dersom det blir nødvendig. 3. En eventuell kapasitetssvikt i en overgangsperiode i form av avgang/fravær kan bli en utfordring som det må tas høyde for. Med en god prosess for omleggingen vurderes dette som håndterbart. 4. En manglende faglighet på planleggingsområdet i en overgangsperiode kan medføre sviktende samkjøring med tilhørende økte kostnader. Dette kan være en risiko om man ikke klarer å kompensere behovet. En slik eventuell merkostnad anses å være av kortvarig art, og må i så fall ses på som del av omstillingskostnadene. I et lengre perspektiv vil dette være marginalt. Ivaretakelsen av ansatte Det videre arbeidet med omstilling vil ved eventuell realisering bli gjennomført i henhold til gjeldende retningslinjer for omstilling og bemanningstilpasning i Sykehuset Innlandet. Det er utarbeidet et utkast til fremdrifts- og informasjonsplan for prosessen. Se vedlegg. Side 5 av 6
Administrerende direktørs vurdering Administrerende direktør anbefaler at styret godkjenner å flytte virksomheten ved kontoret til Pasientreiser Innlandet i Folldal for å kunne samlokalisere og effektivisere all drift ved Pasientreiser Innlandet i Moelv. Vedlegg: 1. Drøftingsprotokoll fra drøftingsmøtet den 10.nov. 2. Referat fra møtet med kommunen 6. okt. 3. Referat fra møtet med Hedmark fylkeskommune og Kjørekontoret Innlandet 4. Brev til div.-direktør Prehospitale tjenester fra de ansatte Pasientreiser Innlandet Folldal, 30.10.14 5. Brev til div.-direktør Prehospitale tjenester fra de ansatte Pasientreiser Innlandet Folldal, 17.11.14 6. Fremdrifts- og informasjonsplan 7. Helseministerens svar på skriftlig spørsmål i Stortinget Side 6 av 6