1 Best Practice kommune 2020 TORMOD STRAND GULBRANDSEN & CHRISTIAN KLOSTER-JENSEN
Tormod Strand Gulbrandsen Sjefskonsulent HR/LØNN Christian Kloster-Jensen Sjefskonsulent konvertering/teknisk innen HR/LØNN
MALBASE Best Practice Kommune 2020 3 FØRST 2019
Best Practice kommune 2020 - Bakgrunn Vi kan kommune Ca 75% av alle kommunalt ansatte for lønn via Evry/UBW Det er 18 fylker og 422 kommuner i Norge Hva er felles for 422 kommuner? A-melding Lønn Fravær Refusjon Reise Inngående faktura Utgående faktura Kontoplan osv Det er mulig med 422 forskjellige oppsett i UBW Det er også mulig med 1 oppsett i UBW og 422 installasjoner hvor 90% av installasjonene er like. 4
Best Practice kommune 2020 - Bakgrunn Skreddersøm = sårbarhet = kostbart Skreddersøm er kostbart å sette opp. Skreddersøm er sårbar for endringer. Effektiv implementering Bedre produktuvikling (Evry og Unit4) EvryOne Lønnsforhandlingsmodulen Fullmaktsmodulen RPW 5
6
Hva standardiseres? Lønn og HR Lønns- og trekkarter Verdireferanser og satser Stillingsadministrasjon Oppsett reise Fraværskoder Refusjonsoppsett Org.struktur Lønnsrammer Rapportering 7
Eks på standardisering lønn Verdireferanser Kategorisering verdireferanser Bxxx Beregnede satser (formel) Gxxx Satser felles for alle (globale, offentlig fastsatte) Ixxx Individuelle satser Kxxx Satser felles for alle (kundespesifikke) Sxxx Saldoer Egne nummerserier for bruker-/kundespesifikke verdireferanser xx00-xx79 malbase Xx80-xx99 bruker-/kundespesifikke 8
Eks på standardisering lønn Kategorisering lønnarter 1100-1399 Fast lønn, hovedlønn 1400-1499 Faste tillegg/godtgjørelse/kompensasjon 1500-1599 Faste tillegg undervisningspersonell 1800-1899 Feriepenger/ferietrekk 2000-2999 Variabel lønn/godtgjørelse/tillegg 3000-3999 Fordeler i arbeidsforhold 4000-4999 Reise 5000-5399 Fagforening 6000-6999 Variable trekk 7000-7999 Diverse trekk (PC, forskudd, lån mm) 8000-8999 Faste trekk (pensjon, skatt, inkasso mm) 9000-9199 For konvertering (historikk) 9600-9999 Avsetning og grunnlag (inkl netto og negativ lønn) 9
Hva standardiseres? Felles Begreper og begrepsverdier Relasjoner Økonomi Inngående faktura Noe utgående Kontoplan Konteringsregler 10
Hva standardiseres? WEB Web skal i større grad erstatte desktop Bruke arbeidsflater Skjema 11
Medarbeider Utg. faktura Regnskapsmedarbeider Økonomimedarbeider Leder Oppfølging flyt inngående faktura Fakturering Finansiering Godkjenne Remittering og betaling Innbetalinger Budsjettering Budsjettjusteringer Bankavstemming Betalingsoppfølging Rapportering Månedsrapportering Rapportering Internkontroll Anleggsmidler Analyser
Hva standardiseres? Automatisering Større grad av automatisering Fjerne unødvendige steg/handlinger. Fjerne repetitive handlinger Eks.: Filoverføring Innlesning av filer Retting PR28 Reise og auto bokføring Schedulert Remittering 13
Mottak og vedlikehold av faktura med Validator EHF faktura Automatisert mottak Vedlikeholdsbilde for korreksjoner manuelt Automatisk fjerning av ekstra tekst i deres ref Kontroll av bankkontonr 14
Fakturaflyt Prekontering Automatisk godkjenning for beløp under beløpsgrense Varslinger Stedfortreder 15
Manuell behandling ved avvisning Kontroll etter godkjenning Automatisk parkering av faktura ved bokføring Kontrollrapporter Bokføring av faktura 16
Automatisk generering av remitteringsforslag Manuell kontroll Kontrollrapporter Manuell remitteringsbekreftelse Videre prosess går automatisk til og med bokføring på reskontro 17
Utsending av faktura 18
Hva standardiseres? EveryOne er en ny og moderne løsning for å forvalte personalopplysninger i Unit4 Business World. EveryOne er først og fremst rettet mot ledere, og er utviklet med fokus på et intuitivt grensesnitt som hjelper brukeren igjennom prosessene som skal utføres. Følgende hovedfunksjoner støttes av løsningen Digital ansettelsesprosess Digital saksbehandlerprosess Digital arbeidsavtale Digital signatur, der EVRY sin løsning for digital signatur er installert 19
20
Hva standardiseres? Fullmaktsmodulen Alle fullmakter på et sted Stedfortreder og overordnet vedlikeholdes fra en modul 21
Hva må tilpasses kunden? Tilpasninger bør være på et minimum! De vanligste endringene gjøres her: Konteringsregler Utgående faktura Arbeidsflyt Lønnartskatalogen 22
Fordeler med Best Practice 2020 kommune? Mest mulig effektivt. Best practice er et gjennomarbeidet og gjennomtestet oppsett Mindre fokus på unødvendig feilretting Bedre rapportering med mindre feil Det er dyrt med skreddersøm Oppsett er svært ressurskrevende Vedlikehold er dyrt Sårbar mot endringer. Nye krav kan medføre store endringer i løsningen. 23
Fordeler med Best Practice 2020 kommune? Tiden har stått stille Man har nyeste versjon av UBW men rutinene har ikke endret seg Man har ikke tatt i bruk ny funksjonalitet Tidstyver, tungvinte rutiner. Sterk forankring i Evry OG Unit4 Bedre bistand og support. Best mulig forberedt på det som kommer av updates fra Unit4 Sikre at eget oppsett er kompatibelt med kommende versjoner og updates. 24
Fordeler med Best Practice 2020 kommune? Ny funksjonalitet/produktutvikling Produktutvikling rettet mot best practice løsningen Raskere utvikling og bedre utvikling Problemer som alle kommuner opplever blir raskere løst hvis de er på samme løsning 25
Sammenslåing av kommune Felles forståelse Raskt over på en felles løsning Stor spiser ikke liten 26
Hvordan gå over til Best Practice 2020 Endre eksisterende oppsett slik at det blir mest mulig likt best practice Omfang varierer fra kunde til kunde 27
Hvordan gå over til Best Practice 2020 Nytt firma i eksisterende UBW installasjon Nytt firma med malbase oppsett. Etablerer et bygge firma som deretter blir produksjonsfirma Et firma som blir testfirma / eventuelt kopi til testmiljø Historikk i gamle firma Data fremdeles lett tilgjengelig Ved nye versjoner og oppgraderinger blir alt med Basen kan bli veldig stor Parametere et problem 28
Hvordan gå over til Best Practice 2020 Ny UBW installasjon Hva gjør man med historikk Kan ha gammel base som oppslag Hva med oppgraderinger og nye versjoner UBW Skal man inkludere oppslagsbasen? Anbefalt for å raskt ta i bruk all ny funksjonaliet. 29
Hvordan gå over til Best Practice 2020 Konvertering av data Manuell konvertering Maskinell konvertering Kombinasjon av manuell og maskinell konvertering Hvor mye historikk? Mapping må uansett gjøres i samarbeid med kunden Viktig at man skjønner kompleksiteten Viktig at man begrenser seg selv Viktig at man har tid til dette. Viktig at man løfter blikket, modulene hører sammen. 30
Konvertering Grunndata ressurser Ansettelse Relasjoner ressurs Relasjoner ansettelse Individuelle satser Saldo Hittil i år tall fravær Åpne poster refusjon dokumenter 31
Konvertering Kunder Leverandører Åpne poster kunder Åpne poster leverandører Hovedbok Prosjekter og delprosjekter Timer Anlegg Faktura budsjett osv 32
Best practice er implementert/satt opp Hva nå? Dessverre.. Så er ikke systemet bedre enn brukeren 33
Forutsetninger Opplæring/kompetanseheving Korrekt bruk av løsningen Lett å havne i gamle spor Vedlikehold i henhold til standardene som er satt. 34
Veien videre Kontinuerlig utvikling nye løsninger kan ikke dumpes inn Lønnstjenester Grunnpakke Ajourhold av faste registre Lønnartskatalog Offentlige satser Nødvendig ajourhold etter update av programvaren Tilleggspakker: Lønnskjøring - fra lønnsforslag til remittering (ØT) Avstemming lønn/hovedbok (ØT) Offentlig rapportering (ØT) 35