Brukerhåndbok Prosjekt
Maritech AS Alle rettigheter forbeholdt utgiver. Ettertrykk, lagring i noen form, videreformidling eller annen bruk utover lisensavtalen er forbudt. Produsert og utgitt av Maritech AS. Ytterligere eksemplarer av brukerhåndboken fås kjøpt ved henvendelse til Maritech AS. Det tas forbehold om feil i brukerhåndboken. Maritech AS påtar seg ikke ansvar for følger av feil i denne håndboken. Ved frigivelse av nye versjoner av programvaren vil det kunne bli avvik mellom programvaren og brukerhåndboken. Alle endringer og nye funksjoner omtales i skriv som medfølger oppgraderingen. Vi anbefaler å ta vare på disse som supplement til brukerhåndboken. Maritech AS Kårvåg 6530 Averøy Tlf: 71 51 73 00 Fax: 71 51 73 99 E-post: office@maritech.no Internett: www.maritech.no Maritech Support Tlf.: 71 51 74 00 Fax: 71 51 73 99 Internett: www.maritech.no/support E-post: support@maritech.no MARITECH er registrert varemerke for Maritech AS. WINDOWS 95, WINDOWS 98, WINDOWS NT og WINDOWS 2000 er registrerte varemerker for Microsoft Corp. Sybase, SQL Anywhere er registrerte varemerker for Sybase Inc. Side 2
Innholdsfortegnelse 1 INTRODUKSJON... 5 1.1 Systembeskrivelse... 5 1.2 Om brukerhåndboken... 5 1.2.1 Organisering av brukerhåndboken... 6 1.2.2 Skrivemåter som benyttes i brukerhåndboken... 6 1.3 Integrasjon med andre system... 6 1.4 Ord og uttrykk... 7 1.5 Brukerstøtte... 8 2 STANDARD FUNKSJONER... 9 2.1 Menyer... 9 2.1.1 Rediger-menyen... 9 2.1.2 Vis-menyen... 10 2.1.3 Hjelp-menyen... 11 2.2 Verktøylinje (knapperad)... 12 2.3 Vindustyper... 14 2.4 Lagre vindusoppsett... 16 2.5 Utskriftsvinduet... 17 2.6 Standard tastebruk / musbruk... 17 2.7 Dato-felter... 18 2.8 Skifte passord... 19 3 KOM RASKT I GANG... 20 3.1 Opprette klient... 20 3.2 Kartotek som må opprettes... 20 4 KLIENT... 21 4.1 Opprette ny klient... 21 4.2 Skifte aktiv klient... 22 5 GJENNOMGANG KARTOTEK... 23 5.1 Navnekartotek... 23 5.2 Klientinformasjon... 24 5.3 Prosjekt... 24 5.3.1 Utdrag felter for prosjekt:... 25 5.3.2 Utdrag felter for underprosjekt:... 26 5.3.3 Utdrag felter for fase:... 28 5.4 Prosjektart... 29 5.5 Prosjektgruppe... 30 5.5.1 Prosjektgruppe... 30 5.5.2 Prosjekttilhørighet... 30 5.6 Enhet... 30 5.7 Hovedbok... 30 5.8 Avdeling... 31 Side 3
5.9 Bærer... 31 5.10 Kunde... 31 5.11 Felles data... 31 5.11.1 Navn... 31 5.11.2 Poststed... 31 5.11.3 Kommune... 31 6 REGISTRERING... 32 6.1 Budsjett... 32 7 RAPPORTER... 33 7.1 Filtrering av prosjekter... 33 7.2 Regnskap... 33 7.3 Lønn... 36 7.4 Prosjektliste... 37 7.5 Resultatrapport prosjekt... 38 7.6 Balanserapport prosjekt... 39 7.7 Prosjektoversikt... 40 8 SPESIELLE TEMA... 41 9 APPENDIX... 42 9.1 Vanlige Windows-funksjoner... 42 9.1.1 Menyer... 42 9.1.2 Elementene i vinduet... 42 9.1.3 Administrere vinduer... 44 9.1.4 Merking av rader:... 45 9.1.5 Skrivere... 46 9.1.6 Dato/klokkeslett... 46 9.2 Feilsituasjoner... 47 9.2.1 Brukerstøtte ved feil... 48 9.3 Feilmeldinger... 48 9.3.1 Database error:... 48 9.3.2 Vanlige feilmeldinger:... 49 10 STIKKORDREGISTER... 50 Side 4
1 INTRODUKSJON Målgruppen for Maritech prosjekt er de som har behov for å føre regnskap for forhåndsdefinerte aktiviteter som løper over en tidsperiode forskjellig fra et vanlig regnskapsår. Programmet er bransjeuavhengig. Alle tall i prosjektene legges inn via integrerte system som Maritech Regnskap, Maritech Lønn, Maritech OLFI og Maritech Tid. 1.1 Systembeskrivelse Maritech Prosjekt er utviklet for registrering av prosjekt, delprosjekt, prosjektfaser, innsatsfaktorer i prosjekt, og rapportering som kreves for kontroll av beløp og mengder i disse prosjektene. Maritech Prosjekt gir deg blant annet disse funksjonene: Definering av prosjekter med 3 nivåer, prosjekt, underprosjekt og prosjektfaser. Definering av prosjketarter for styring av kostnadstyper, inntektstyper, enheter og profil for regnskapsdata (konto, avdeling, bærer). Fleksibel rapportering av prosjekttransaksjoner fra Maritech Regnskap og fra Maritech Lønn. 1.2 Om brukerhåndboken Denne brukerhåndboken er ment å være et hjelpemiddel i det daglige arbeidet med Maritech Prosjekt, både for nye brukere og de mer erfarne Maritech-brukerne. Vi anbefaler at du leser kapittel 2 Standard funksjoner på side 9 før du tar til med å bruke systemet, der står beskrevet hvordan du beveger deg i menyer, hvilke taster som er standard for Maritech-systemene og lignende. Håndboken dekker ikke generell pc-bruk, installasjon av programmene, konfigurering av pc og lignende. For informasjon om installasjon, konfigurering, brukere etc. se brukerhåndboken for Maritech Master. Denne håndboken berører heller ikke lønn som fagområde, vi forutsetter at brukeren har de faglige kvalifikasjoner som kreves for å håndtere lønninger korrekt. All omtale i denne håndboken baserer seg på norsk utgave av operativsystemet Windows. Dersom du har engelsk versjon (eller et annet språk) må du finne de tilsvarende uttrykkene på det aktuelle språket. Side 5
1.2.1 Organisering av brukerhåndboken Brukerhåndboken er organisert på følgende måte: Introduksjon: Generell omtale av programmet, integrasjon, ord og uttrykk. Standard funksjoner: Omtale av menyer, knapper, vinduer, musbruk, tastebruk. Kom raskt i gang: Hva må til for å kjøre en lønn. Gjennomgang kartotek: Systematisk omtale av alle kartotek. Rapporter: Hvilke muligheter finnes og hvordan bruke de. Annet: Spesielle punkter som ikke er omtalt andre steder. Spesielle tema: Fullstendig gjennomgang av funksjonalitet som kan utnyttes. Appendix: Feilmeldinger etc. 1.2.2 Skrivemåter som benyttes i brukerhåndboken Denne brukerhåndboken bruker følgende skrifttyper/utseende på en del faste elementer. Se kapittel 9.1.2 Elementene i vinduet på side 42 for en nærmere beskrivelse av de forskjellige elementene dersom du ikke er kjent med disse begrepene: Knapper som du kan klikke på skrives slik. Taster på tastaturet skrives slik. Menyvalg skrives på denne måten. 1.3 Integrasjon med andre system Alle tall for beløp og mengde for prosjektene legges inn via integrerte system som Maritech Regnskap, Maritech Lønn, Maritech OLFI og Maritech Tid. I korte trekk så får man tilgang til å registrere prosjektart, prosjekt, underprosjekt, prosjektfaser med beløp og/eller mengde i disse systemens registreringsbilder. For Maritech Regnskap gjelder dette bilagsregistreringen, for Maritech Lønn lønnsregistreringen, og for Maritech OLFI faktura-/ordreregistreringen. For å aktivere integrasjon mot Maritech Prosjekt for disse applikasjonene som dreier det seg stort sett om å krysse av for dette inne under klientopplysninger. Ut over dette så er det også mulighet til å benytte profiler bl.a. i Maritech Regnskap. For ytterlige informasjon om hvordan man registrerer på prosjekt i disse applikasjonene så henvises det til respektive brukermanualer og eventuelt tilleggsdokumentasjon om temaet. Alle programmene i Maritech-familien er tett integrert med hverandre. Mye av informasjonen som er registrert benyttes av flere programmer, slik at gjenbruk av data foregår i stor utstrekning uten tidkrevende dobbeltregistrering av samme informasjon. Maritech-programmene har også integrasjon til Office-programmene til Microsoft: Word, Excel og Outlook, ved at utskrifter kan overføres til disse programmene. Andre mailprogrammer støttes også, i utgangspunktet skal alle mailprogram som er korrekt installert i Windows kunne fungere sammen med Maritech-programmene. Side 6
1.4 Ord og uttrykk Kartotek Register med en bestemt type informasjon. Eksempel på dette er utstyrsregistret, ytelsesregistret, arbeidsstedsregisteret, register for sluttårsaker etc. Informasjonen i kartotekene er normalt faste opplysninger som benyttes ved registrering, utskrifter etc. Klient En klient er et separat firma/foretak som du registerer data for. En klient vil normalt ha sitt eget organisasjonsnummer, eller på annen måte være en selvstendig enhet. Det er ingen overføring av transaksjonsdata mellom de forskjellige klienter, men det er noen kartotek som er felles for alle klientene i en installasjon. Du kan opprette inntil 999 klienter på samme installasjon av Maritech Prosjekt, avhengig av din lisens. Normalt så vil man benytte seg av klienter som allerede er registrert i Maritech Regnskap. Kunde Firma / person som du selger til, i regnskapsteori ofte omtalt som debitor. Prosjekt En betegnelse for en aktivitet som løper over en tidsperiode som kan være forskjellig fra et vanlig regnskapsår. Et prosjekt kan deles opp mindre deler ved hjelp av underprosjekt og/eller prosjektfase. Underprosjekt Eller delprosjekt er en ytterligere inndeling av et prosjekt. Prosjektfase Prosjektfase eller bare fase er den minste oppdeling man kan ha av et prosjekt. Dette er på registreringsnivå under underprosjekt. Prosjektgruppe Et gruppebegrep som er benyttes for å gruppere prosjekter. (er ennå ikke integrert i rapportgrensesnittet). Prosjektart En inntekt eller et kostnadselement i et prosjekt. Arten har en beskrivelse som bl.a sier om arten har et mengdebegrep i tillegg til beløp. Ofte benyttes det samme nummerering som for hovedbokskontoer i regnskap. Status Benyttes både på prosjekt, underprosjekt og fase, følgende faser er tilgjengelige: Aktivt prosjekt (åpent for registrering). Passivt prosjekt. Avsluttet prosjekt. Ikke påbegynt prosjekt. Side 7
Inntektstyper/Kostnads-typer Brukes for å bestemme om arten er inntekt eller kostnad for prosjektet. Alle inntektstyper behandles idag likt. Ved kostnadstyper gjelder dette: K1=variable kostnader (unntatt lønnskostnader), med i dekningsbidrag 1. K2=lønnskostnader, med i dekningsbidrag 1 K3=faste kostnader, med i dekningsbidrag 2 1.5 Brukerstøtte Feilsituasjoner: Dersom programmet ikke oppfører seg slik det skal, se beskrivelse på side 47. Supportsenter: Skulle du ha behov for bistand i forbindelse med bruk av programmer utviklet av Maritech AS kan du ta kontakt med vårt supportsenter. Maritech AS har eget supportsenter bemannet med konsulenter som vil forsøke å hjelpe deg. Dersom vedkommende ikke selv kan hjelpe deg, vil han oversende saken videre til spesialist. Kontakt Maritech Support: Telefon: 71 51 74 00 Telefax: 71 51 73 99 E-post: support@maritech.no Internett: http://www.maritech.no/support Side 8
2 STANDARD FUNKSJONER I det følgende er enkelte generelle trekk ved programmene i Maritech-familien forklart. I tillegg anbefaler vi at brukeren har kjennskap til en del standard-funksjoner i Windows som kan øke effektiviteten i bruken av Maritech-programmene, se omtale av dette på side 42. Programmene i Maritech-familien følger Windows-standarden så langt dette har vært mulig. 2.1 Menyer Rekkefølgen i menypunktene er satt opp for å tilsvare normal arbeidsgang i programmet. Du skal normalt starte med øverste menypunkt og arbeide deg nedover i menyen når du skal utføre vanlige oppgaver. Ved å utføre de oppgaver som tilhører hvert enkelt menypunkt i korrekt rekkefølge sikrer du at programmet har nødvendig informasjon til å kunne gjennomføre neste punkt med riktig utgangspunkt. NB: Rekkefølgen i menyen gjelder ved utføring av vanlige operasjoner i programmet, typisk registrering. Første gangs etablering av kartotek kan normalt ikke gjøres i rekkefølge på menyen. Se eget kapittel om dette. Under omtales 2 menyvalg som er standard i de fleste Maritech-programmene, Rediger og Vis. Alle valgene på disse 2 menyene finnes også som knapper på verktøylinjen som utfører det samme. 2.1.1 Rediger-menyen Valgene på Rediger-menyen vil være tilgjengelig når disse kan benyttes. Angre: Angre Lim inn eller Klipp ut Klipp ut: Standard utklipps-funksjon Kopier: Standard kopi-funksjon Lim inn: Lim inn fra Windows Utklippstavle Finn: Brukes for å søke etter en oppføring Erstatt: Brukes ikke pr. i dag. Ny rad: Brukes for å lage en ny oppføring i et kartotek. Slett rad: Brukes for å slette den linjen som er markert i en tabell. Kopier rad: Når du skal kopiere en linje i en tabell må du først merke linjen og deretter bruke dette menyvalget. Det vil da bli laget en ny linje som du kan gjøre nødvendige endringer i og deretter lagre. Denne fremgangsmåten er ofte den raskeste når du skal lage nye forekomster av data i et kartotek. Side 9
2.1.2 Vis-menyen Alle valgene på Vis-menyen påvirker enkelte forhold som har med skjermbildet å gjøre, dvs. visningen av informasjon på skjermen. Verktøylinje Valget brukes til å gjøre enkelte innstillinger for verktøylinjen. Her kan du også velge å slå av eller på hele verktøylinjen. Sorter, Filter Valgene Sorter og Filter på Vis-menyen brukes bl.a. til å styre visningen på skjermen når du har en liste med innholdet i et kartotek fremme på skjermen, for eksempel kartoteket med hovedbokskonti, kunder etc. Innstillingene du gjør med disse menyvalgene vil nullstilles når du lukker vinduet. Valgene påvirker kun visningen på skjermen og ikke utskrift av kartoteket. Sorter: Brukes til å endre rekkefølgen på radene i listen. Normalt vil alle kolonnene i listen være tilgjengelige for sortering, eksemplet viser valgene for kundekartoteket. For å endre hvilke kolonner listen skal sorteres etter må du dra ønsket kolonne over til høyre del av bildet med musen og slippe det der. Det vil da automatisk bli haket av for Stigende sortering, dersom du ønsker sortering i synkende orden klikker du en gang i boksen for å ta vekk haken. Du kan bruke flere kolonner samtidig til sortering, de vil da gjelde i den prioriteringsrekkefølge de står i vinduet. I eksemplet over vil kundene først sorteres etter navn, og ved likt navn vil de sorteres etter Adresse1-feltet. Filter: Med denne funksjonen kan du bestemme at kun deler av innholdet i en liste skal vises på skjermen. Side 10
Du må velge kolonne som skal brukes til filter. Operator betyr på hvilken måte dataene skal stemme med kriteriet, for eksempel være lik en bestemt verdi, større enn en bestemt verdi etc. Value utfylles med verdien dataene skal sjekkes mot. Når du klikker OK vil kun radene som stemmer med filteret vises på skjermen. Hvis du allerede har definert et fileter for et vindu vil dette stå under Orginalt filterkriterium. For å fjerne et filter uten å måtte lukke vinduet la alle feltene i midten være tomme og klikk på OK. Du kan bruke feltet Logical til å lage kompliserte filter med flere linjer med betingelser. I eksemplet over er det satt filter på kundekartoteket, slik at bare kunder som har postnummer lik 6530 vil vises på skjermen. Zoom: Endrer størrelsen på forhåndsvisningen av en liste. Samme funksjon som feltet Zoom på utskriftsvinduet, jfr. omtale av dette i kapittel 2.5. 2.1.3 Hjelp-menyen Under hovedmeny Hjelp finnes det en del valg som kan være til hjelp i bruk av programmet, og når det oppstår feilsituasjoner. Emner i hjelp Her vil brukermanualen finnes i elektronisk form. I utgangspunktet er dette samme teksten som i den trykte manualen (denne boken). Hjelpeteksten vil i enkelte tilfeller være bedre oppdatert enn boken, vi anbefaler derfor å bruke hjelpeteksten aktivt når det er noe du lurer på. Hjelpeteksten kan også være raskere å finne frem i, med de gode søkefunksjoner som Side 11
finnes her. Bruken av hjelpeteksten er på samme måte som i de fleste andre Windowsprogrammer. Hvordan bruke hjelp Dette vil vise en standard-veiledning i bruk av hjelpeteksten. Maritech på internett Her finner du noen hurtigvalg som fører deg direkte til sentrale sider på Maritechs Internettområde. De øverste valgene fører til viktige sider på vårt support-område. I tilegg kan du sende en E-post direkte til vårt support-senter ved å klikke på menyvalget for dette. Det vil da lages en ny E-post-melding med ditt mail-program, ferdig adressert til Maritech Support. Når du sender E-post til support, husk å skrive hvilket program henvendelsen gjelder. Om Under dette valget vil du se følgende bilde: Her ser du versjonsnummeret for program og database. Du ser også lisensnummer og navn på lisensinnehaver, samt system begrensning og gyldighetsdato for lisensen. System-begrensning er tillatt antall brukere eller antall ansatte, avhengig av lisensbetingelsene for systemet du bruker. Du ser også hvilket brukernavn du er innlogget med. 2.2 Verktøylinje (knapperad) Under hovedmenyen er det en verktøylinje med knapper. Knappene brukes til å utføre bestemte funksjoner i programmet. De mest brukte knappene står fra venstre side og bortover. Hvis du er usikker på hva en knapp betyr kan du holde musen i ro over knappen, det vil da komme frem en liten forklaring av knappen. Du kan selv velge hvor verktøylinjen skal være, samt angi enkelte innstillinger for den ved hjelp av menyvalget Vis, Verktøylinje. Under gjennomgås alle knappene med deres betydning: Endre klient: Gir direkte tilgang til bildet for å skifte aktiv klient og opprette nye klienter. Side 12
Oppfrisk: Oppdaterer skjermbildet. Hvis det er gjort endringer i dataene som vinduet inneholder vil klikk på denne knappen hente oppdaterte data fra databasen. Samme funksjon som F5 tasten. Ny post: Brukes for å lage en ny oppføring i et kartotek. Slett: Klikk på denne knappen for å slette den linjen som er markert i en tabell. Kopier rad: Når du skal kopiere en linje i en tabell må du først merke linjen og deretter klikk på denne knappen. Det vil da bli laget en ny linje som du kan gjøre nødvendige endringer i og deretter lagre. Denne fremgangsmåten er ofte den raskeste når du skal lage nye forekomster av data i et kartotek. Lagre: Brukes til å lagre det du har skrevet inn, samme funksjon som Lagre knappen i skjermbildet. Skriv ut: Klikk på denne knappen for å få utskrift av informasjonen som vises på skjermen. Forhåndsvisning: Brukes for å få en forhåndsvisning på skjermen av det som vises i skjermbildet. Du kan dermed se hvordan en utskrift vil bli seende ut før du skriver det ut. Klipp ut: Standard utklippsfunksjon Kopier: Standard kopisfunksjon Lim inn: Lim inn fra Windows Utklippstavle Angre: Angre Lim inn eller Klipp ut Finn: Brukes for å søke etter en oppføring Erstatt: Brukes ikke pr. i dag. Filter: Brukes til å kun vise utvalg informasjon, se detaljer under Vis-menyen på side 10. 10. Sorter: Brukes for å endre rekkefølgen på linjer, se detaljer under Vis-menyen på side Avslutt: Klikk på knappen for å avslutte programmet. Side 13
I tillegg kan enkelte programmer ha spesielle knapper på verktøylinjen, disse vil i tilfelle stå på slutten, foran Avslutt-knappen. Bildet av verktøylinjen over er hentet fra Maritech Regnskap. Nest siste knapp her starter Bilagsregistering direkte. 2.3 Vindustyper Maritech-programmene benytter ulike typer vinduer for forskjellige formål. Her vises et eksempel på de forskjellige vindustypene, med en kort forklaring av de enkelte typene. Tabell: Tabellen viser alle poster som finnes i et kartotek, og viser et utvalg av informasjonen for hver post på skjermen slik at du kan identifisere hva den inneholder. For å legge til nye poster i tabellen kan du klikke på knappen "Ny post" på verktøylinjen, eller du kan klikke på høyre mustast når musmarkøren står i tabellen og det vil vises en liten meny: Sett inn : Legger til en ny post med plassering over merket post. Legg til : Legger til en ny post med plassering i slutten av tabellen. Slett : Sletter en merket post. For å se alle detaljer på en post og eventuelt endre noen av disse kan du dobbeltklikke på den linjen du vil se nærmere på. Du vil da få frem et registreringsbilde: Registrering: Side 14
Fra registreringsbildet kan du endre all informasjon om en post. Noen registreringsbilder har så mange opplysninger at de er organisert med flere delvindu inne i bildet. Du må da klikke på overskriften (skillearket, mappefanen, kartotekkortet) for det enkelte delvindu for å aktivisere dette. Registrering direkte i liste: Denne typen vinduer brukes når informasjonen i det aktuelle kartoteket har så få detaljer at det er plass til alle opplysningene direkte i tabellen. Slike vinduer vil alltid ha knapper for OK, Avbryt Lagre. Her registrerer du endringer direkte i dette vinduet, uten å måtte dobbeltklikke en linje for å få frem et eget registreringsbilde. Vindu med filter: I mange sammenhenger er det aktuelt å velge hvilken informasjon som skal vises i vinduet. Slike vinduer har ett eller flere felter øverst der du kan velge verdier for hva som skal vises. Disse feltene er filter for hva som skal vises i vinduet. Ved å endre verdiene i disse feltene til Side 15
å samsvare med det du vil se, forandres innholdet i vinduet under slik at bare linjer som tilfredsstiller verdiene i filter-feltene vises. Valgene du gjør med filter-feltene påvirker bare det som vises i vinduet, og har ingen betydning videre arbeidsgang. Eksemplet over er hentet fra Maritech OLFI, ordreregistrering. Her har brukeren 2 felter for å velge hvilken type og status ordrer skal ha for å vises i vinduet. Slik valgene nå står vises alle ordrer som har status "registrert". Fakturaer og kreditnotaer vil ikke vises, da dette er egne typer. Hvis brukeren legger til en ny ordre, vil ordretypen bli tildelt med fastsatt standardverdi, uten hensyn til verdien valgt i type-feltet her. Spesielle vinduer: En del av bildene i programmet er bygd opp på andre måter enn de som er nevnt over. Et gjennomgående trekk for mange av disse er at de viser en liste over for eksempel ansatte i øverste del av bildet. Når du klikker på en av linjene i øverste del av bildet vises tilhørende linjer i nederste del av bildet, for eksempel registreringslinjer for en lønnsperiode. Flervalg: Denne typen vindu viser i venstre halvdel en liste over alle tilgjengelige data som du kan velge mellom. Høyre halvdel av vinduet viser hva du har valgt fra tilgjengelige data. Knappene mellom de 2 delene brukes til å flytte elementer mellom tilgjengelige og valgte (venstre og høyre del). Knappen med > flytter merket linje i venstre side over til høyre side. Knappen med < flytter merket linje i høyre side over til venstre side. Knappen med >> flytter alle linjer over fra venstre side til høyre side, mens knappen med << flytter alle elementer til venstre side. 2.4 Lagre vindusoppsett De fleste skjermbilder i systemet kan tilpasses den enkelte brukeren. Plassering og størrelse på hvert enkelt vindu kan endres av brukeren, likeså bredden på kolonner i de bilder der kolonnebreddene kan endres. Det oppsettet som sist var i bruk kommer som forslag neste gang brukeren logger på samme maskinen. For at bildeoppsettet skal lagres må det settes hake foran 'Lagre oppsett' på Fil-menyen. Når programmet avsluttes vil størrelse og plassering på det enkelte vindu lagres slik det enkelte vindu sist var brukt. Dette lagres lokalt på den enkelte maskin, individuelt for det enkelte brukernavn som logger på systemet. Side 16
2.5 Utskriftsvinduet Ved forhåndsvisning til skjerm vil du få frem følgende bilde: Skriv ut sender utskriften til skriveren. Lukk avslutter forhåndsvisningen og går tilbake til bildet du kom fra. Zoom: Her kan du endre størrelsen på utskriften inne i vinduet. Du kan velge mellom enkelte standardverdier på nedtrekkslisten, eller du kan skrive ønsket prosent direkte i feltet helt fritt. De 4 knappene Første, Forrige, Neste og Siste brukes til å bla side for side gjennom utskriften. Hvis du klikker på knappen med Excel-merket vil innholdet i utskriften bli kopiert inn i et Excel regneark. Dataene vil komme i separate celler, slik at du enkelt kan bearbeide dem. Ved å klikke på knappen med Word-merket vil innholdet bli kopiert inn i et Worddokument. Klikk på denne knappen for å sende innholdet i utskriften som E-post. 2.6 Standard tastebruk / musbruk Maritech programmene bruker høyre musknapp i mange sammenhenger. Når du skal legge til en linje, slette en linje etc. i en tabell kan du klikke med høyre musknapp inne i det aktuelle vinduet. Du vil da få frem en liten meny hvor du kan velge bl.a. Legg til. Bruk av tastaturet: Alle programmene i Maritech-familien kan bruke tastaturet i stor grad som alternativ til musen. Programmene følger standard for tastebruk i Windows, samt at Maritech har definert noen ekstra funksjoner for å effektivisere daglig bruk. I tabellen under er de fleste tastaturfunksjoner opplistet. Funksjon Gå til menylinje Velg menypunkt eller knapp Skift mellom program Skift mellom vindu Til Start-menyen Tastebruk Alt eller F10 Alt + understreket bokstav Alt + Tab Ctrl + Tab Ctrl + Esc Side 17
Lukk vindu Oppfrisk vindu (hent data igjen) Neste felt Forrige felt Gå til neste skilleark Gå til forrige skilleark Bla til neste post i redigeringsvindu Bla til forrige post i redigeringsvindu Lag ny linje Slett valgt linje Gå til 1. post Gå til siste post Oppslag i nedtrekksliste Bla gjennom nedtrekksliste Ctrl + F4 F5 Tabulator Shift + tabulator Ctrl + Pil høyre Ctrl + Pil venstre Page Down Page Up Ctrl + N eller Ctrl + Insert Ctrl + D eller Ctrl + Delete Ctrl + Home Ctrl + End F4 eller Alt + Pil ned Pil ned / Pil opp Oppslag mot tabell F9 eller * Merk hele feltet Slett innhold i felt Shift og End/Home Marker og Del 2.7 Dato-felter Flere steder i Maritech-programmene kan du oppgi dato i et felt. Det finnes flere måter du kan fylle inn riktig dato på. Tast datoen: Plasser markøren i datofeltet og skriv inn ønsket dato. Slå opp i kalender: Klikk på nedtrekksknappen bak datoen, du vil da få frem en kalender der du kan klikke på ønsket dato for å hente denne inn i datofeltet. For å bla til en annen måned klikker du på knappene foran og bak månedsnavnet. Følgende funksjonalitet er tilgjengelig i kalenderbildet: Et år fram Ctrl+PageUp Et år tilbake Ctrl+PageDown En måned fram PageUp Side 18
En måned tilbake PageDown 2.8 Skifte passord Du kan enkelt endre ditt eget passord. På hovedmenyvalget Fil finner du et eget menyvalg for Endre Passord. Her kan du endre passordet til pålogget bruker, dvs. ditt eget passord. Som en sikkerhet må du først oppgi eksisterende passord, deretter skriver du ditt nye passord 2 ganger. Årsaken til at du må bekrefte det nye passordet er at du har ingen kontroll mot skrivefeil fordi du ikke ser hva du skriver. Når du har fylt ut alle 3 feltene klikk på OK for å lagre det nye passordet. Neste gang du logger på programmet må du bruke det nye passordet. Dersom du glemmer passordet ditt slik at du ikke får logget på programmet, kontakt systemadministrator som kan gå inn i Maritech Master og endre passordet for en bruker derfra. Side 19
3 KOM RASKT I GANG Her gjennomgås hva du minimum må gjøre for å komme i gang med lønnskjøring for en klient. 3.1 Opprette klient Før du kan begynne å legge inn data i programmet må du opprette klienten (firmaet) du skal bruke. For nærmere beskrivelse av dette se kapittel 4.1 Opprette ny klient på side 21. 3.2 Kartotek som må opprettes For å begynne å bruke Maritech Prosjekt må du minimum legge inn evt. kontrollere informasjon i følgende kartotek: Klientinformasjon For en detaljert gjennomgang av disse og andre kartotek se kapittel 5 på side 23 og utover. Side 20
4 KLIENT En klient er et separat firma/foretak som du registerer data for. En klient vil normalt ha sitt eget organisasjonsnummer, eller på annen måte være en selvstendig enhet. Det er ingen overføring av data mellom de forskjellige klienter, med unntak av noen få kartotek som er felles for alle klientene i en installasjon. Dersom du bruker Maritech Prosjekt for flere separate firma vil dette i praksis være egne klienter i systemet. Du kan opprette inntil 999 klienter på samme installasjon av Maritech Prosjekt, avhengig av din lisens. Normalt så benytter man tidligere registrerte klienter i Maritech Regnskap i Maritech Prosjekt. 4.1 Opprette ny klient For å opprette ny klient bruker du menyvalget Fil, Klient. Du får da følgende skjermbilde: Klikk på knappen Ny for å starte funksjonen for å opprette en ny klient. Du må angi nummer (3 siffer) og navn for klienten og klikke på OK. Deretter må du velge hvordan data i enkelte sentrale kartotek skal opprettes. Du har valget mellom å kopiere fra Standard eller Klient. For noen av kartotekene kan du velge Ingen, dette skal velges dersom klienten allerede er opprettet i et annet Maritech-program, for eksempel Maritech Regnskap. Med Standard menes forhåndsdefinerte verdier som Maritech har lagt inn i systemet. Hvis du velger å kopiere fra en eksisterende klient må du i tillegg til å velge klient oppgi nummeret på klienten. Etter at du har gjort nødvendige valg for hvor du vil kopiere informasjon fra klikker du på knappen Utfør for å sette i gang prosessen med å opprette klienten. Når oppretting av klient er ferdig må du legge inn en del grunnleggende informasjon, se kapittel 3.2 Kartotek som må opprettes på side 20 og kapittel 5 Gjennomgang kartotek på side 23 og utover. Hvis du flytter en klient over fra Inaktiv til Aktiv, og denne klienten ikke er initiert for lønn før, vil også bildet for kopiering av data i sentrale kartotek fremkomme. Utfylles som beskrevet over. Side 21
4.2 Skifte aktiv klient Alt arbeid i systemet foregår mot den aktive klienten, nummer og navn på denne vises på tittellinjen til programmet. Hvis du har flere klienter og skal arbeide med en annen klient enn den du er inne på, må du skifte klient under menyvalget Fil, Klient eller bruk knappen for klientvalg. Det er bare de som står under Aktive klienter som kan velges. Marker den klienten du skal arbeide med og klikk på knappen Velg. Kontroller at tittellinjen til programmet viser at du er inne på riktig klient. Du kan gjøre klienter aktive eller inaktive ved å bruke menyvalget Fil, Klient og flytte klienten over til den aktuelle siden. Side 22
5 GJENNOMGANG KARTOTEK I dette hovedkapitlet foretas en detaljert gjennomgang av de kartotek som programmet benytter. Rekkefølgen er den samme som på menyen Kartotek, med unntak av navnekartoteket som omtales først. 5.1 Navnekartotek Programmene i Maritech-familien benytter et felles navnekartotek som inneholder grunnleggende informasjon om et navn. Navnet brukes deretter i forskjellige roller i programmene. Eksempler på roller er kunde, leverandør, ansatt, selger, fisker etc. Fordelen med å lagre fast informasjon om navn, adresse, telefon etc. i et felles register som benyttes av andre kartotek er at når informasjonen endres er dette automatisk oppdatert alle andre steder dette navnet er i bruk. Navnekartoteket er felles for alle klienter i samme installasjon, dvs. i samme database. Informasjonen som er lagret i navnekartoteket vises vanligvis på det første eller de 2 første skillearkene på de kartotekene som bruker navne-informasjonen. Om det er ett eller 2 skilleark avhenger av hvilket kartotek du er inne i. Disse skillearkene har alltid tittelen Navn på første skilleark og eventuelt Diverse på skilleark nummer 2 dersom dette hører til navnekartoteket. Nederst på skillearket Navn vil det vises hvilke andre roller dette navnet har, med hva slags rolle, nummer på denne og klientnummer. Dersom navnet kun har én rolle som er den du er inne på, vises det ikke noe felt for andre roller nederst på skillearket. Side 23
Ved oppretting av nye personer, ansatte, kunder etc. (alle som bruker navnekartoteket) bør det søkes etter om navnet eksisterer fra før. Dette gjør du ved å fylle inn deler av navnet, for eksempel de første 3-4 bokstavene i etternavn eller firmanavnet og deretter klikker på knappen Navnesøk. Programmet vil da søke i navnekartoteket for å se om det finnes noen navn med de bokstavene du har oppgitt. Dersom navnet finnes fra før og du vil knytte den nye rollen til dette navnet må du navnet hentes inn på opprettingsbildet med å dobbeltklikke på det navnet du skal bruke, eller ved å merke navnet med et klikk og trykke på Enter. Informasjonen fra navneregistret hentes da inn på skillearket du kom fra. Når du lagrer den nye rollen blir denne koblet mot det eksisterende navnet i navnekartoteket. 5.2 Klientinformasjon I dette kartoteket legges inn alle faste opplysninger om klienten. Skilleark - Navn Registrer aktuell informasjon om firmaet her. Det som registreres på dette skillearket brukes kun til informasjon på utskrifter. Du må minimum fylle ut Navn, Landkode og Postnummer. Hvis du allerede benytter klienten mot et annet Maritech system (mot den samme databasen) så vil opplysningene allerede være lagt inn under dette skillearket. Det eneste spesielle feltet for Maritech Prosjekt er om man skal benytte resultatkonti, eller balansekonti. 5.3 Prosjekt I dette kartoteket legges inn opplysninger om en prosjektet. Et prosjekt kan deles opp i underprosjekt som igjen kan deles opp i faser. Alt dette gjøres fra dette vedlikeholdet. Vedlikeholdet er noe spesielt ved at det i høyre vindu vises en trestruktur dette for å vise eventuell prosjekthierarki. For å få se tidligere registrerte prosjekt når du kommer inn i vedlikeholdet så må du dobbeltklikke på objektet med tekst for klientnr og navn, da vil alle registrerte prosjekter dukke opp. For å legge til et prosjekt så stiller man seg på øverste linje å klikker på høyre musetast, man får da opp en meny ved musepekeren, her kan man velge opprett prosjekt. Man må passe på å stå på klientobjektet i vinduet når man skal opprette nytt prosjekt. For å legge inn et underprosjekt under et bestemt prosjekt så stiller man musepekeren på et bestemt prosjekt i høyre vindu, og klikker høyre musetast, man får da velge om man vil legge til nytt underprosjekt. Tilsvarende rutine gjentas hvis man ønsker å legge inn fase, ved at man da stiller pekeren på et underprosjekt. For sletting av prosjekt, underprosjekt eller fase så stiller man seg på det aktuelle objektet i høyre vindu, klikker på høyre musetast og velger slett fra meny ved musepekeren. Side 24
5.3.1 Utdrag felter for prosjekt: Prosjektnr Forslag tildeles ved oppretting av prosjekt, kan endres under oppretting. (Kan ikke endres etter at det er lagret.) Foreslår høyeste brukte nr. + 10 som initieringsverdi. Dette nr benyttes også av integrerte applikasjoner. Beskrivelse Navn på prosjekt. Startdato Side 25
Planlagt ferdig dato Ferdig dato Timesats Kun benyttet som et informasjonsfelt Status Status på prosjekt. Initieres med status = ikke påbegynt Aktivt prosjekt (åpent for registrering). Passivt Avsluttet Ikke påbegynt Benyttes underprosjekt Kun som et informasjonsfelt Sosiale utgifter Kun som et informasjonsfelt Oppdragsgiver Tekstfelt hvor man kan legge inn oppdragsgiver. Prosjektleder Tekstfelt hvor man kan legge inn prosjektleder. 5.3.2 Utdrag felter for underprosjekt: UnderProsjektnr Forslag tildeles ved oppretting av underprosjekt, kan endres under oppretting. (Kan ikke endres etter at det er lagret.) Side 26
Foreslår høyeste brukte nr. + 10 som initieringsverdi, starter på 10 ved første underprosjekt under prosjektet. Dette nr benyttes også av integrerte applikasjoner. Beskrivelse Navn på underprosjekt. Startdato Planlagt ferdig dato Ferdig dato Timesats Kun benyttet som et informasjonsfelt Status Status på underprosjekt. Initieres med status = ikke påbegynt Aktivt prosjekt (åpent for registrering). Passivt Avsluttet Ikke påbegynt Prosentdel Prosentandel av hovedprosjektet. Benyttes fase Kun som et informasjonsfelt Oppdragsgiver Tekstfelt hvor man kan legge inn oppdragsgiver. Prosjektleder Tekstfelt hvor man kan legge inn prosjektleder. Side 27
5.3.3 Utdrag felter for fase: Fasenr Forslag tildeles ved oppretting av fase, kan endres under oppretting. (Kan ikke endres etter at det er lagret.) Foreslår høyeste brukte nr. + 10 som initieringsverdi, starter på 10 ved første fase under underprosjekt. Dette nr benyttes også av integrerte applikasjoner. Beskrivelse Navn på fase. Startdato Planlagt ferdig dato Ferdig dato Timesats Kun benyttet som et informasjonsfelt Status Status på underprosjekt. Initieres med status = ikke påbegynt Aktivt prosjekt (åpent for registrering). Passivt Avsluttet Ikke påbegynt Prosentdel Prosentandel av hovedprosjektet. Side 28
5.4 Prosjektart Prosjektartnr Her benyttes ofte samme nr som det man benytter for hovedbokskonto i regnskap. Beskrivelse Her legge beskrivelse/navn på arten inn. Inntektstyper/Kostnads-typer Brukes for å bestemme om arten er inntekt eller kostnad for prosjektet. Alle inntektstyper behandles idag likt. Ved kostnadstyper gjelder dette: K1=variable kostnader (unntatt lønnskostnader), med i dekningsbidrag 1. K2=lønnskostnader, med i dekningsbidrag 1 K3=faste kostnader, med i dekningsbidrag 2 Registreringskode Her kan det velges mellom kun beløp eller beløp og mengde. Dette er med på å styre hvilke felter man får tastet inn ved registrering i Maritech Regnskap, Lønn og OLFI. Påslag (ikke i bruk) Enhet Angir enhetstype for registreringen Sats pr. enhet (ikke i bruk) Side 29
Forslag for bilagsregistrering Her kan man legge inn initieringsverdier som ønskes benyttet i bilagsregistreringen i regnskap. 5.5 Prosjektgruppe 5.5.1 Prosjektgruppe Her defineres prosjektgruppe En prosjektgruppe defineres med et nummer og et navn/beskrivelse. 5.5.2 Prosjekttilhørighet Her defineres hvilke prosjekt som inngår i en prosjektgruppe. Et prosjekt kan være medlem av flere prosjektgrupper. Dette vedlikeholdet er bygd opp slik at man kan velge bl 5.6 Enhet Kartotek for enhetstekster. 5.7 Hovedbok Samme vedlikehold som i Maritech Regnskap. Se brukermanual for Maritech Regnskap. Side 30
5.8 Avdeling Samme vedlikehold som i Maritech Regnskap. Se brukermanual for Maritech Regnskap. 5.9 Bærer Samme vedlikehold som i Maritech Regnskap. Se brukermanual for Maritech Regnskap. 5.10 Kunde Samme vedlikehold som i Maritech Regnskap. Se brukermanual for Maritech Regnskap. 5.11 Felles data Menyen benyttes til vedlikehold av kartotek som er felles for alle klienter. Dette er typisk en del offentlig informasjon som det er tilstrekkelig å vedlikeholde en gang og som alle klientene benytter. 5.11.1 Navn Fast grunninformasjon for navn kan vedlikeholdes her. Du kan også se hvilke roller navnene er knyttet til. Navn som ikke er i bruk, dvs. som ikke har noen roller kan slettes her. For en fullstendig forklaring av navneregisteret se kapittel 5.1 Navnekartotek på side 23. 5.11.2 Poststed I alle kartotekene som inneholder adresseinformasjon lagres bare postnummeret. Navnet på poststedet hentes fra dette Poststed-kartoteket. Ved levering av programmet er alle norske postnummer med stedsnavn og kommunenummer lagt inn. Nye postnummer, endringer og slettinger kan vedlikeholdes av bruker ved behov. Vær oppmerksom på at du ikke kan slette et postnummer dersom det er i bruk på en kunde, ansatt etc. Alle postnummer er knyttet til landkoden for det aktuelle landet. Alle verdens landkoder er lagt inn i programmet ved levering. For å lage utenlandske poststeder må du lage en ny linje, velge korrekt land og deretter skrive inn postnummer og poststednavn. 5.11.3 Kommune Felleskartotek med Maritech Lønn. Programmet har et komplett kommuneregister som inneholder kommunenummer, adresse og arbeidsgiversone. Ved levering medfølger et komplett kommuneregister fra Maritech AS med denne informasjonen. Nye kommuner, endringer og slettinger kan vedlikeholdes av bruker ved behov. Vær oppmerksom på at du ikke kan slette et kommunenummer dersom det er i bruk på en person. Det er viktig at arbeidsgiversonen er oppgitt korrekt, da dette brukes til å avgjøre hvilken sone grunnlaget fra den enkelte ansatte skal plasseres i. Side 31
6 REGISTRERING 6.1 Budsjett Her kan man definere budsjett pr. prosjekt. Når man har definert et budsjetthode og går ned å skal legge inn verdier på linjenivå, så får man spørsmål om man vil ha et generert budsjettforslag for dette prosjektet. Genereringen tar da for seg hver prosjektart som er lagt inn under prosjektet og lager en linje for dette. Deretter kan man selv legge inn beløp og mengde pr. linje. Man har selvfølgelig muligheten. Til å slette eller legge til linjer selv. Side 32
7 RAPPORTER 7.1 Filtrering av prosjekter For å lette utvelgelsen av riktig prosjekt bl.annet ved utskrift av rapporter, er det nå laget filtrering. Denne filtreringen er på feltet status, dvs status på prosjektet. Denne muligheten til filtrering ligger nå på de fleste skjermbildene der man kan skrive ut rapporter. Eksempel på filtrering. 7.2 Regnskap Bestilling av rapport: I bestillingen har man mulighet til å sammenligne dette virkelig medgått i prosjektet i forhold til budsjettert. Man må da velge budsjett for dette prosjektet. Rapporten gir en summert oversikt pr prosjektart. Er definert i forhold til kostnadstyper på prosjektarten (se eksempel). Detaljegrad: Her kan man velge nalnt følgende: Prosjekt Underprosjekt Fase Utvalgsmuligheter: Side 33
Har mulighet til å filtrere på et eller flere underprosjekt. Har mulighet til å filtrere på en eller flere faser. Har mulighet til å filtrere på en eller flere prosjektarter. Side 34
Eksempel på rapport: Side 35
7.3 Lønn Bestilling av rapport: Detaljegrad: Her kan man velge nalnt følgende: Prosjekt Underprosjekt Fase Rapporttype: Følgende alternativ er tilgjengelig: Lønnsart rapport basert på lønnsart Ansatt - rapport basert på ansatt. Utvalgsmuligheter: Har mulighet til å filtrere på et eller flere underprosjekt. Har mulighet til å filtrere på en eller flere faser. Har mulighet til å filtrere på en eller flere prosjektarter. Side 36
7.4 Prosjektliste Oversikt over prosjekter. Utvalgsmuligheter: Har mulighet til å filtrere på et eller flere prosjekt. Har man underprosjekter og faser vil disse listet under sine prosjekt/underprosjekt. Side 37
Eksempel: 7.5 Resultatrapport prosjekt Menyvalg: Rapport > Resultatrapport prosjekt Tar for seg tallgrunnlag fra Maritech Regnskap og viser resultat for prosjektet i en gitt periode spesifisert med fradato og tildato. Bilde for rapportbestilling: Side 38
Utdrag av rapport: 7.6 Balanserapport prosjekt Menyvalg: Rapport > Balanserapport prosjekt Tar for seg tallgrunnlag fra Maritech Regnskap og viser balanse for prosjektet i en gitt periode spesifisert med fradato og tildato. Bilde for rapportbestilling: Side 39
7.7 Prosjektoversikt Meny: Rapport > Prosjektoversikt Ny rapport som viser totale inntekter, kostnader, differanse og timer (mengde). I rapportbestillingen kan man velge prosjektgruppe og status for prosjekter. Før man kan benytte denne må man definere prosjektgruppe og angi hvilke prosjekter som skal være med i gruppen. Se meny: Kartotek > Prosjektgruppe Rapportlayout: Side 40