Kultur for forbedring i kommunen Årskonferanse Lean Forum Norge, 17.-18. nov 2014 Kristin Ålmo og Mette Holand
Molde Rosenes by Molde International Jazz festival Fotball (både seriegull og cupgull 2014? ) Norges 8. største industriby Kunnskapsmiljø
Molde kommune «Organisasjonen Molde kommune er stolt arbeidsgiver for 2 000 ansatte. I løpet av et år er rundt 4500 personer innom kommunen som arbeidstakere. Sammen leverer vi et mangfold av tjenester til kommunens 26 000 innbyggere i alle aldre.»
Hvorfor Lean i kommunen? For å utvikle og sikre gode tjenester til brukerne våre!
Kommunen følger deg gjennom livet Parkering Rus SFO PPT Eldres kultursenter
Innledende fase 1. Lean som arbeidsmetode bestilt fra K-styret i 2010 2. Forankring og arbeid gjennom trepartssamarbeid i Saman om ein betre kommune 2011-2015 3. Gjennomførte 2 piloter i Rådmannens stab med opplæring av 8 navigatører (2 av disse HTV) i 2012 4. Opplæring for stabsledere, enhetsledere, fagsjefer og utvalgte stabsmedarbeidere i 13 prosjekt 2013/14
Lean er forankret i verdiene våre
Finansiering Personal- og organisasjonsavdelingen «eier saken» og koordinerer utrulling av Lean i organisasjonen Kr 300 000 årlig fra SOBK til driftskostnader tom 2015 Midler fra OU-fondet dekket bruk av eksterne konsulenter både til piloter og lederopplæring Rammeavtale med ekstern konsulent om prosess-støtte i enhetene etter opplæringsfasen. OU-midler dekker bruk av konsulent (lederutvikling) og tilretteleggingstilskudd fra NAV til noe frikjøp av ansatte (forebyggende sykefraværstiltak)
Film
Kontinuerlig forbedring Mål: Skape kultur og struktur rundt håndtering og gjennomføring av forbedringsarbeidet gjennom involvering, god kommunikasjon og eierskap
Slik jobber vi nå Kommunikasjonskanal Målgruppe Ansvar Innhold Enhetsbesøk Alle ansatte Pers/org-avd. informerer i alle enheter Direktekontakt mellom Leannavigatører og enheter Alle ansatte, særlig enhetsledere/ prosjektledere/ forbedringsgruppene Pers/org-avd. koordinerer samarbeidet Ressursside, internett Alle ansatte, særlig Pers/org-avd. forbedringsgruppene -Kort om hensikten med Lean, vise hvor mer info er å finne, svare på spørsmål -Innføring i forbedringsgruppearbeid og forbedringstavle - Vekt på praktiske øvelser. Skape felles forståelse for hva det er og hvordan vi gjør det. Fra silotenking til felles forbedringskultur! -Oppfølging av prosjekt og prosesstøtte -Oppfølging av bruken av forbedringstavler/-grupper -Navigatører disponible for spørsmål om verktøy og metoder -Opplæring gjennom film og nanolæring, -Verktøy Intranett Alle ansatte Pers/org-avd. Positivt gruppepress og motivasjon/inspirasjon gjennom fortløpende nyheter/deling om lokalt forbedringsarbeid i enhetene Rådmannens ledermøte og ledernettverka Fagspesifikke og enhetsvise ledermøter Personalmøter, enhets- og avdelingsvis Enhetsledere, fagsjefer, HTV, HVO Enhetsledere, fagsjefer, mellomledere Alle ansatte Rådmann Den enkelte leder Den enkelte leder, enhetsleder/ mellomleder -Erfaringsdeling og refleksjon -Prosjektoppfølging (prosjektportefølje), sørge for fullføring Erfaringsdeling og refleksjon -Forbedringsgruppa rapporterer om status, hva har kommet opp og blitt gjort siden sist? -Tema fra nettsida, eks nanolæringsleksjoner med tilhørende refleksjonsspørsmål -Prosjektoppfølging
Slik jobber vi nå (1): Organisasjonen etterspør Skaper blest via uformelle kanaler (jungeltelegrafen, intranettet) interessen øker Flere og flere enheter ønsker besøk og oppfølging på leanarbeid
Slik jobber vi nå (2): Informasjonsdeling på nett Ressurstilgangen gjør det nødvendig å bruke flere kanaler for opplæring Supplement til direktekontakt
www.molde.kommune.no/lean
Slik jobber vi nå (3): Erfaringsdeling Gode erfaringer og refleksjoner deles systematisk Forventning om engasjement fra ledelsen Lov å gjøre feil / gjøre forskjellige erfaringer
Resultater i flere tjenesteområder Prosjekt Før Nå Sikre møter med brukere i barnevernet 5S i Park og idrett NAV/Eiendom/Økonomi Boligprosjektet Byggesak/Vann og Avløp/Bydrift. Tidsbruk på samhandlingsskjema Internpost. Gemba walk med budet. Bolsøya SFO Sykefravær jan-sep 2013 13,6 % Rot, søppel, lite system, dårlig organisering av arbeidsdagen Hyppige utkastelser som førte til kostnader til overnatting Manglende oversikt over prosessen, slik at flere utførte samme oppgaver 100 % stilling til omkjøring av post Misnøye hos barn og foreldre. Ansatte lite motivert. Sykefravær jan-sep 2014 7,0 % Tidsbruk i garderobe redusert med 313,5 timer pr år Ingen utkastelser og innsparing på hotell/camping 10 % av et årsverk innspart. Generert flere nye prosjekt Fra 90 til 30 dager beh.tid. 50 % stilling. Gevinst brukes nå til journalføring av post Økt medvirkning for både brukere og ansatte førte til økt kvalitet og tilfredshet Døgnrytme Råkhaugen Vi vil ha flere stjernestunder! Gleder oss til å si mer om Besparelsene omsettes i økt kvalitet. Vi får mer fornøyde brukere og ansatte med faglig stolthet. Slik skaper vi en forbedringskultur!
5S på Tøndergård gravsted Før Etter
Veien videre Vi skal øke vår bevissthet og forståelse for hva som gir verdi for brukerne ikke lenger bare utføre oppgavene våre av gammel vane Vi skal fortsatt jobbe med at det å spørre HVORFOR? blir en ryggmargsrefleks for alle ansatte Holde trykket oppe gjennom aktiv bruk av kommunikasjonskanalene våre, støtte og oppfølging Mellomlederopplæring Filmsnutter som viser arbeid i praksis Oppstartsprogram for nyansatte og nye ledere
Hva har vi lært? Erfaring tilsier at: Forbedringsarbeid fører til endring og endring er skummelt! Men gjennom Lean gjør vi det utrygge tryggere tydelighet og involvering gir eierskap og trygghet til prosessene
Årets prosjekt?