Kommunesammenslåing Halsa, Snillfjord og Hemne
2 1. Innledning 3 1.1. Bakgrunn 3 1.2. Om dette dokumentet 3 1.3. IKT-strategiens hensikt 3 2. IKT-strategiens avgrensninger 4 3. Bakgrunn for IKT-strategien 5 3.1. Kommunereformen 5 3.2. Intensjonsavtalen og dokument om tjenestestruktur 5 3.3. KS Digitaliseringsstrategi 6 3.4. Digitalt førstevalg 6 3.5. Strategisk retningsvalg tilknyttet IKT Orkidè 7 4. Visjon for Heim IKT 8 5. IKT-strategiens hovedomra der 9 5.1. Tilgjengelighet 9 5.1.1. Kommunens tjenester 9 5.1.2. Infrastruktur 9 5.1.3. Kvalitet 9 5.2. Bærekraft 10 5.2.1. Økonomi 10 5.2.2. Tjenesteutvikling 10 5.2.3. Miljø 10 5.3. Samhandling 10 5.3.1. Samhandlingsverktøy 10 5.3.2. Eksterne grensesnitt 11 5.3.3. Digital kompetanse 11 5.4. Brukeren i sentrum 11 5.4.1. Utvikling og fornyelse 11 5.4.2. Brukeradopsjon (overgang til nye tjenester) 11 6. Oppsummering 12
3 1. Innledning 1.1. Bakgrunn 1. januar 2020 skal Hemne, Halsa, og en del av Snillfjord kommune slås sammen til Heim kommune. I den forbindelse er det etablert et sammenslåingsprosjekt, hvorav et eget delprosjekt er etablert for digital sammenslåing av dagens kommuner. Delprosjektet for digital sammenslåing av nye Heim kommune har fått et mandat fra prosjektledelsen, hvor planlegging, koordinering og gjennomføring av den digitale sammenslåingen er sentrale ansvarsoppgaver. Et viktig verktøy i denne prosessen er en IKTstrategi som skal gi føringer i forhold til de valg og beslutninger som skal gjøres i forbindelse med etablering og utvikling av digitale løsninger for Heim kommune. 1.2. Om dette dokumentet Dette dokumentet inneholder IKT-strategi for Heim kommune. Dokumentet er utarbeidet av medlemmene i delprosjekt digital sammenslåing av Halsa-Snillfjord-Hemne. I arbeidet er det engasjert faglig rådgivning og konsulentbistand fra Sopra Steria. 1.3. IKT-strategiens hensikt Hensikten med IKT-strategien er å gi føringer for de strategiske valg og beslutninger som skal gjøres i forbindelse med etablering av IKT-løsninger for Heim kommune. IKT-strategien skal være gjeldende i sammenslåingsprosjektperioden og frem til en ny IKT-strategi eller digitaliseringsstrategi etableres i Heim kommune. En IKT-strategi skal understøtte de valg og føringer som ligger i nasjonale føringer, intensjonsavtalen, rapport om tjenestestruktur og vedtak i fellesnemnda. Videre skal IKTstrategien støtte opp om prinsippet om «digitalt førstevalg», som innebærer at nettbaserte tjenester er hovedregelen for kommunikasjon mellom kommunen og brukerne. Det er viktig å huske på at IKT er kun et middel og ikke et mål i seg selv, og IKT må sees i et helhetlig perspektiv som tar høyde for gevinster for brukerne, organisasjonen og prosesser.
4 2. IKT-strategiens avgrensninger Dette dokumentet er ikke en digitaliseringsstrategi. En digitaliseringsstrategi må ses i sammenheng med organisasjonens overordnede planer og tjenesteområdenes behov. Utarbeidelse av en slik strategi krever bredere deltakelse og involvering fra alle tjenesteområder i kommunen. Figur 1: Illustrasjonen viser forskjellene mellom en digitaliseringsstrategi og en IKT-strategi De ulike tjenesteområdene er selv ansvarlig for sine fagsystem. Enhetsleder er systemeier og ansvarlig for bruken av sine fagsystem innenfor sitt tjenesteområde. Rollen systemansvarlig skal innehas av ansatte som tilhører fagsystemets tjenesteområde. IKT har nødvendigvis ikke faglig kompetanse innenfor bruk og oppsett av de ulike fagsystem. IKT-strategien omfavner ikke fagsystemer knyttet til hvert enkelt tjenesteområde.
5 3. Bakgrunn for IKT-strategien 3.1. Kommunereformen Den nye kommunereformen ble initiert i 2014, og skal resultere i 356 større og sterkere kommuner som er i bedre stand til å ivareta velferdsoppgaver og skal sikre gode lokalsamfunn for innbyggerne. Målet med reformen er å tilrettelegge for gode og likeverdige tjenester over hele landet gjennom redusert sårbarhet, bedre kapasitet og kompetanse, og dermed mer robuste fagmiljø. I utarbeidelsen av en IKT-strategi for Heim kommune er kommunereformen og andre nasjonale føringer lagt til grunn. 3.2. Intensjonsavtalen og dokument om tjenestestruktur Videre har arbeidet med en IKT-strategi for nye Heim kommune tatt utgangspunkt i politiske avgjørelser og føringer som er vedtatt av Fellesnemnda. Intensjonsavtalen som er inngått mellom Hemne, Halsa og Snillfjord kommune i mai 2016, samt dokumentet om tjenestruktur i den nye kommunen inneholder politiske føringer for hvilke elementer som er viktige i etableringen av den nye kommunen. I følge Intensjonsavtalen er hovedmålet for den nye kommunen å etablere en livskraftig distriktskommuneorganisasjon med kompetanse og kapasitet til å ivareta samfunnsutvikling, tjenesteproduksjon og interessene til folk og næringsliv i den nye kommunen. Videre oppfatter prosjektgruppen følgende utdrag som godt oppsummerende for dokumentenes budskap, og er viktige holdepunkter i utarbeidelsen av IKT-strategi for nye Heim kommune: Innbyggernes behov - Den nye kommunen skal gi gode tjenester med utgangspunkt i innbyggernes behov. Tilgjengelighet Tjenester som innbyggerne trenger til daglig skal være tilgjengelig nær der folk bor. Innhold på tjenestene skal oppleves likt uavhengig av hvor folk bor. Økonomisk bærekraft Den nye kommunen må driftes økonomisk forsvarlig. Organisasjonen skal bruke ressursene effektivt og innenfor en sunn kommuneøkonomi. Samarbeid Den nye kommunen vil også samarbeide med andre kommuner for å bidra til felles vekst og utvikling i regionen. Kvalitet, kompetansebygging og felles fagkultur Tjenestene skal holde høy faglig kvalitet gjennom kompetansebygging og felles fagkultur. Tjenestene skal være preget av felles kultur, felles faglig ståsted, kompetanse, tverrfaglighet, kvalitet og serviceinnstilling. Tjenestene må organiseres under felles ledelse på tvers av de gamle kommunene. Utvikling og fornyelse Det skal legges til rette for å skape utvikling og vekst i hele kommunen. Tjenestene i den nye kommunen skal også være preget av utvikling og fornyelse. «Den digitale kommunen» er et etablert begrep. Det skal legges til rette for bruk av framtidsrettet teknologi for å kompensere for økt reiseavstand innad i kommunen. Digitale tjenester og digitale muligheter skal utnyttes. Levende Den nye kommunen skal ha et bredt, lokalt kulturtilbud med et levende og aktivt foreningsliv der folk bor.
6 3.3. KS Digitaliseringsstrategi IKT-strategi for nye Heim kommune henter også inspirasjon og støtte fra KS Digitaliseringsstrategi for kommuner og fylkeskommuner 2017-2020. Strategien vektlegger viktigheten av digitalt tilgjengelige tjenester og den digitale dialogen mellom kommunen, innbyggere og næringsliv. Strategien danner et sett med felles mål som beskriver hva kommunal sektor skal oppnå, og skisserer noen av utfordringene kommuner og fylkeskommuner står overfor i digitaliseringsarbeidet. Videre peker KS på at bruk av teknologi står sentralt i arbeidet for å forbedre og fornye offentlig sektor i Norge, og det er et stort uutnyttet potensial for effektivisering i forvaltningen gjennom bruk av IKT. KS digitaliseringsstrategi for kommuner og fylkeskommuner 2017 2020 speiler disse hovedprinsippene: Brukeren i sentrum - Offentlige tjenester skal oppleves som sammenhengende og helhetlige for innbyggere, næringsliv og frivillig sektor. Forvaltningen skal gjenbruke informasjon i stedet for å spørre på nytt. IKT er en vesentlig innsatsfaktor for innovasjon og produktivitet - Næringslivet og samfunnet skal kunne utnytte mulighetene som digitaliseringen gir. Myndighetene skal legge til rette for økt digital innovasjon. Styrket digital kompetanse og deltakelse - Gjelder fra grunnopplæringen og gjennom alle faser i livet. Digitale tjenester skal være lette å forstå og lette å bruke for alle. Avansert IKT-kompetanse og IKT-forskning er en forutsetning for digitalisering av Norge. Effektiv digitalisering av offentlig sektor - Offentlige digitaliseringsprosjekter skal planlegges og gjennomføres profesjonelt. Gevinster skal realiseres. Markedet skal brukes når det er hensiktsmessig. Stat, kommune og ulike sektorer bør benytte fellesløsninger for å dekke like behov. Godt personvern og god informasjonssikkerhet - Personvern og informasjonssikkerhet skal være en integrert del av utviklingen og bruken av IKT. Den enkelte innbygger skal i størst mulig grad ha råderett over egne personopplysninger. Informasjonssikkerhet skal ivaretas med utgangspunkt i risikovurderinger basert på trussel- og sårbarhetsinformasjon, og følges opp gjennom god internkontroll. 3.4. Digitalt førstevalg Digitalt førstevalg er et prinsipp som innebærer at det offentlige tjenestetilbudet så langt som mulig skal være tilgjengelig på nett, og at nettbaserte tjenester er hovedregelen for kommunikasjon mellom offentlige instanser, innbyggere og næringsliv. Digitalt førstevalg i Heim kommune er en oppfølging av regjeringens ambisjon for brukere av det offentlige Norge der de sentrale punktene er: Offentlig sektor spør deg ikke på nytt om noe den vet. Du trenger ikke søke om noe du har rett til. Hvis offentlig sektor trenger informasjon fra deg, skal du kunne gi den digitalt. Du får svar digitalt. Du får umiddelbart svar hvis det ikke er behov for bruk av skjønn. Du kan enkelt få vite hva offentlig sektor vet om deg og hvem som har sett denne informasjonen.
7 3.5. Strategisk retningsvalg tilknyttet IKT Orkidè En viktig forutsetning for utarbeidelsen av denne IKT-strategien er Fellesnemndas vedtak i sak 34/17, som sier følgende: Fellesnemnda vurderer en mulig tilslutning til IKT Orkide i 2018 på vegne av den nye kommunen. En beslutning bør fattes på grunnlag av en prosess som ender opp i en IKT-strategi for den nye kommunen. En mulig tilslutning til IKT Orkide er et politisk valg som går langt utover et IKT-samarbeid. Retningsvalget har konsekvenser i forhold til faglige nettverk (fylkes- og regiontilhørighet), innkjøpsavtaler, regionråd, tjenestesamarbeid og IKT-samarbeid. Rekkevidden av retningsvalget er dermed av en slik art at det ikke bare kan ses i forhold til IKT-samarbeid. Disse vurderingene kan ikke gjøres av prosjektgruppen for digital sammenslåing alene. En slik beslutning må ses i sammenheng med kommunereformens intensjoner, intensjonsavtalen og rapport om tjenestestruktur. Ved en eventuell tilslutning til IKT Orkide vil en måtte gå for de strategivalg som tas i dette samarbeidet. Dette strategidokumentet er derfor skrevet uavhengig av IKT Orkide og deres fellesløsninger, og baseres på at Heim kommune skal ha sin egen IKT-strategi.
8 4. Visjon for Heim IKT Det er utarbeidet en visjon for Heim IKT: Heim IKT skal levere tjenester som understøtter organisasjonens og brukernes krav om en effektiv, tilgjengelig og mobil kommune. Dette innebærer at Heim IKT skal bidra til å skape framtidsrettede tjenester til beste for ansatte, innbyggere og næringsliv gjennom enkel tilgang til stabile og mobile ikt-tjenester som gir mulighet for samhandling på tvers av sektorene i kommunen og ut mot eksterne samarbeidspartnere. IKT-strategien er bygget opp av fire hovedområder som alle er viktige for å oppnå visjonen for Heim IKT. De fire hovedområdene er tilgjengelighet, bærekraft, samhandling og brukeren i sentrum. Disse vil bli nærmere utdypet i kapittel 5.
9 5. IKT-strategiens hovedområder 5.1. Tilgjengelighet 5.1.1. Kommunens tjenester Heim IKT skal gjøre informasjon og tjenester lett tilgjengelig for ansatte og innbyggere i kommunen, uavhengig av arbeids- eller bosted. Heim kommune skal tilstrebe å benytte dynamiske løsninger, som for eksempel skybaserte tjenester, der dette er formålstjenlig. På denne måten kan Heim tilgjengeliggjøre sine innbyggertjenester digitalt, i tråd med KS digitaliseringsstrategi som sier at tjenester for innbyggerne og næringsliv skal være tilgjengelig digitalt så langt det er mulig. Godt tilgjengelige fagsystemer og verktøy er også viktig for den ansatte i kommunen som skal betjene innbyggere i en geografisk stor og spredt kommune. På grunn av kommunens desentraliserte tjenestestruktur som innebærer at flere servicekontor skal betjenes, stilles det høye krav til mobilitet for de ansatte og de digitale verktøy de benytter i arbeidet. Her vil digitale, mobile og fleksible systemer og verktøy være avgjørende for at den ansatte skal kunne gjennomføre sine arbeidsoppgaver på en god og effektiv måte uavhengig av hvor de befinner seg. 5.1.2. Infrastruktur Digitalt tilgjengelige tjenester og mobile verktøy stiller krav om robuste systemer og en god infrastruktur i bunn. Tjenestestrukturen i den nye kommunen vil kreve et godt samband mellom de ulike servicekontorene for å sikre god informasjonsflyt på tvers av arbeidssted. Kommunene har i dag ikke samband mellom rådhusene og har også ulikt teknisk utstyr. Samband må etableres og teknisk utstyr må standardiseres for å forenkle og stabilisere daglig IKT-drift. Tekniske løsninger vil basere seg på industrielle standarder som favner fleksibilitet, elastisitet og stabil drift. Enhver løsning ivaretas ved hjelp av gode driftsrutiner og løpende risikovurderinger. I Digitaliseringsrundskrivet anbefaler Kommunal og moderniseringsdepartementet norske kommuner å vurdere skytjenester som et alternativ når de skal anskaffe IKT-tjenester. Skytjenester er lett tilgjengelige for brukeren over alt via internett, kan leveres etter behov, og kan anskaffes og skaleres raskt. Dette gir en god mulighet til å tilgjengeliggjøre tjenester og arbeidsverktøy for ansatte, innbyggere og næringsliv, og gir høy grad av fleksibilitet for brukeren. Videre vil valg av skytjenester avlaste IKT-avdelingen i kommunen i drift- og vedlikeholdsoppgaver, slik at disse kan benytte mer av sin tid til verdiskapende arbeid i form av f.eks. utvikling av tjenestetilbudet i kommunen. På bakgrunn av dette skal Heim IKT vurdere skytjenester der det er mulig innenfor sikkerhetsmessige og økonomiske rammer. 5.1.3. Kvalitet Oppetid Offentlig sektor skal gjennom gode og sammenhengende digitale tjenester bidra til helhetlige og gode tjenestetilbud. Digitale løsninger må bidra til god informasjonsflyt på tvers av systemer, fagområder, sektorer og forvaltningsnivå. Heim IKT skal sørge for oppetid og stabil drift av nødvendige systemer og tjenester. Informasjonssikkerhet og personvern Ny teknologi og økt kompleksitet øker kravene til informasjonssikkerhet i kommunesektoren. IKTutvikling og brukerbehov må ses i sammenheng med hensyn til personvern, sikkerhet og gjeldende lovverk. Innebygd informasjonssikkerhet er et overordnet prinsipp i arbeidet med
10 informasjonssikkerhet. Personvern og informasjonssikkerhet skal være en integrert del av utviklingen og bruken av IKT i Heim kommune. Informasjonssikkerhet handler om å sikre at informasjonen ikke blir kjent for uvedkommende (konfidensialitet) ikke blir endret utilsiktet eller av uvedkommende (integritet) er tilgjengelig ved behov (tilgjengelighet) 5.2. Bærekraft 5.2.1. Økonomi Valg som tas innenfor IKT skal bidra til en økonomisk forsvarlig forvaltning av Heim IKT. Utnyttelse av eksisterende, og anskaffelse av nye IKT-verktøy, skal bidra til produktivitet og effektiv ressursbruk. Der det ikke går ut over kvalitet, effektivisering, samhandling over avstand og brukerens tilgjengelighet, skal det velges løsninger med lavest mulig kostnad. 5.2.2. Tjenesteutvikling Digitalisering og utvikling av Heims tjenester vil være viktig for å oppnå en bærekraftig og sterk kommune. På denne måten kan ressurser frigjøres og omdisponeres, og med gode digitale tjenester kan man redusere unødvendige telefonhenvendelser og sikre raskere saksgang. Heim IKT skal støtte kommunen i forenkling og effektivisering av interne prosesser, blant annet gjennom å ta i bruk interaktive tjenester for publikum og næringsliv, elektroniske selvbetjeningsløsninger, og portaltjenester med sikker identifisering av brukerne. 5.2.3. Miljø Heim IKT skal ta miljømessige hensyn i valg av IKT-løsninger. Følgende prinsipper skal være førende i vurderinger av nye løsninger: Mindre hardware Løsninger som reduserer behovet for hardware. Mindre papir Elektroniske løsninger som kan begrense papirbruk. Mindre reising Løsninger for god samhandling og kommunikasjon på tvers av arbeidssted. 5.3. Samhandling 5.3.1. Samhandlingsverktøy Noen tjenester vil ha flere lokalisasjoner under felles ledelse. Her er det viktig at IKT-løsninger og - verktøy understøtter en felles fagkultur ved å legge til rette for samarbeid på tvers av fagområder og arbeidssted. For å oppnå dette er det avgjørende at kommunen har gode løsninger for samhandling og kommunikasjon. Dette inkluderer videoløsninger, telefoni, fildelingsløsninger, og andre interaktive samhandlingsløsninger som til sammen forenkler samarbeid med ansatte som befinner seg et annet sted i kommunen.
11 5.3.2. Eksterne grensesnitt Tjenesteområder som har grenseoverskridende ansvarsområder bør samarbeide, og gi brukerne et hensiktsmessig og helhetlig tilbud, uavhengig av måten forvaltningen er organisert på. Heim IKT skal legge til rette for infrastruktur og løsninger for samhandling og informasjonsdeling med andre aktører der det er ønskelig. 5.3.3. Digital kompetanse Digital kompetanse blant ansatte og innbyggere er en forutsetning for å lykkes med implementering av nye IKT-løsninger. Heim IKT skal ta del i ansvaret om å øke den digitale kompetansen blant ansatte i kommunen og innbyggere ved å tilby intuitive og brukervennlige løsninger, samt bidra i brukeropplæring gjennom kursing og utvikling av opplæringsmateriale. 5.4. Brukeren i sentrum 5.4.1. Utvikling og fornyelse Heims digitale løsninger skal ta utgangspunkt i brukernes behov, og må endres i takt med at teknologien og samfunnet endrer seg. Det er viktig at kommunens tjenester oppleves som sammenhengende og helhetlig for brukerne, uavhengig av hvilke offentlige virksomheter som tilbyr dem. Heim IKT skal følge prinsippet om digitalt førstevalg i valg av nye løsninger. Nye digitale løsninger må være universelt utformet, og de eksisterende løsningene skal følge kravene om universell utforming innen 1. januar 2021. Universell utforming skal bidra til å gjøre løsningene lette å forstå og enkle å bruke. 5.4.2. Brukeradopsjon (overgang til nye tjenester) I overgangen til nye tjenester skal Heim IKT så langt det lar seg gjøre legge opp til en gradvis og smidig overgang til nye IKT-løsninger. Dette innebærer å unngå større avbrytelser i tjenesteproduksjonen i form av nedetid på nettverk og systemer. Videre skal store, brå endringer i brukerens arbeidsmønster unngås, og god brukeropplæring og -veiledning skal gis ved større endringer i systemer og løsninger som brukere benytter i sitt daglige arbeide. I overgangen til ny kommune skal Heim IKT sørge for at alle kritiske IKT-systemer er på plass for å sette den nye kommunen i drift 1. januar 2020.
12 6. Oppsummering Det er etablert en visjon for Heim IKT: Heim IKT skal levere tjenester som understøtter organisasjonens og brukernes krav om en effektiv, tilgjengelig og mobil kommune. Dette innebærer at Heim IKT skal bidra til å skape framtidsrettede tjenester til beste for ansatte, innbyggere og næringsliv gjennom enkel tilgang til stabile og mobile ikt-tjenester som gir mulighet for samhandling på tvers av sektorene i kommunen og ut mot eksterne samarbeidspartnere. For å oppnå denne visjonen er det utarbeidet en IKT-strategi for Heim kommune. IKT-strategien er bygget opp av fire hovedområder; tilgjengelighet, bærekraft, samhandling og brukeren i sentrum. Essensen i IKT-strategiens fire hovedområder kan oppsummeres i 10 strategiske mål for Heim IKT: Heim IKT skal bidra til at informasjon og tjenester er lett tilgjengelig for ansatte og innbyggere i kommunen, uavhengig av arbeids- eller bosted. Den ansatte skal kunne gjennomføre sine arbeidsoppgaver på en god og effektiv måte uavhengig av hvor de befinner seg. Heim kommune skal tilstrebe å benytte dynamiske løsninger, som for eksempel skybaserte tjenester, der dette er formålstjenlig. Heim IKT skal legge til rette for infrastruktur og løsninger for samhandling og informasjonsdeling innad i kommunen, samt med andre aktører der det er ønskelig. Samband må etableres og teknisk utstyr må standardiseres for å forenkle og stabilisere daglig IKT-drift. Heim IKT skal sørge for oppetid og stabil drift av nødvendige systemer og tjenester. Personvern og informasjonssikkerhet skal være en integrert del av utviklingen og bruken av IKT i Heim kommune. Heim IKT skal ta miljømessige hensyn i valg av IKT-løsninger. Nye digitale løsninger må være universelt utformet, og de eksisterende løsningene skal følge kravene om universell utforming innen 1. januar 2021. I overgangen til ny kommune skal Heim IKT sørge for at alle kritiske IKT-systemer er på plass for å sette den nye kommunen i drift 1. januar 2020.