Møteprotokoll Utvalg: KONTROLLUTVALGET Møtested: Rådhuset, møterom Bergljot Behandlede saker: 34/2009-41/2009 Møtedato: 07.12.2009 Fra: 17.00 Til: 21.00 Til stede på møtet: Funksjon: Navn: Forfall: Møtt for: Berit Skillingsaas Nygård, Leder Magne Thommasen, Nestleder Gerd E. Hegerberg Sidsel Bodsberg Eivind Bjerksetmyr Andre: Erling Bøhle, Ordfører Roy J. Jevard, Rådmann sak 36/2009 Frode Singstad, Revisjon Midt-Norge IKS Hanne Kongsvik, møtesekretær, KonSek IKS Merknader: Ingen merknader til møteinnkallingen Side 1 av 7
Side Utv. saksnr. Arkivsaksnr. Melhus kommune SAKSLISTE Lukket PS 34/09 09/5048 GODKJENNING AV MØTEBOK Lukket PS 35/09 09/5260 REFERATSAKER Lukket PS 36/09 09/5261 ORIENTERINGER FRA RÅDMANNEN Lukket PS 37/09 09/5049 RAPPORT FRA FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT - BYGGESAKSBEHANDLING Lukket PS 38/09 09/5050 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2009-2011 Lukket PS 39/09 09/5051 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN 2010 Lukket PS 40/09 09/5262 EVALUERING AV MEDLEMSKAP I FORUM FOR KONTROLL- OG TIL SYN Lukket PS 41/09 09/5264 EVENTUELT Side 2 av 7
34/09 GODKJENNING AV MØTEBOK Protokoll fra kontrollutvalgets møte 27.10.2009 godkjennes Protokoll fra kontrollutvalgets møte 27.10.2009 godkjennes 35/09 REFERATSAKER Kontrollutvalget tar framlagte referatsaker til orientering Kontrollutvalget tar framlagte referatsaker til orientering 36/09 ORIENTERINGER FRA RÅDMANNEN Kontrollutvalget tar rådmannens informasjon til orientering Rådmannen orienterte om følgende: - Kvalitetssystemet EQS - Kommunens arbeid med etiske retningslinjer og system for varsling Side 3 av 7
- Rutiner for arkivering av e-post - Melhus-modellen Kontrollutvalget tar rådmannens informasjon til orientering 37/09 RAPPORT FRA FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT - BYGGESAKSBEHANDLING Kontrollutvalget viser til framlagt forvaltningsrevisjonsrapport om byggesaksbehandling i Melhus kommune. Rapporten oversendes til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret viser til framlagt rapport om kommunens byggesaksbehandling. Kommunestyret har merket seg innholdet i rapporten og slutter seg til revisors anbefaling til rådmannen om å ha oppmerksomhet på forholdene som er avdekket, herunder å utarbeide rutiner for kvalitetskontroll av byggesaksbehandlingen. Rådmannen bes om å gi kommunestyret og kontrollutvalget tilbakemelding på oppfølging av de omtalte forholdene i rapporten innen 1. juli 2010. Kontrollutvalget viser til framlagt forvaltningsrevisjonsrapport om byggesaksbehandling i Melhus kommune. Rapporten oversendes til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret viser til framlagt rapport om kommunens byggesaksbehandling. Kommunestyret har merket seg innholdet i rapporten og slutter seg til revisors anbefaling til rådmannen om å ha oppmerksomhet på forholdene som er avdekket, herunder å utarbeide rutiner for kvalitetskontroll av byggesaksbehandlingen. Rådmannen bes om å gi kommunestyret og kontrollutvalget tilbakemelding på oppfølging av de omtalte forholdene i rapporten innen 1. juli 2010. 38/09 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2009-2011 Kontrollutvalget oversender forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2009-2011. Kommunestyret anbefales å vedta planen, med følgende prioritering av prosjektområder: Side 4 av 7
1. 2.... 3. 4. 5. 6. Følgende omforente forslag til prioritering ble fremmet i møtet: 1. Spesialundervisning 2. Barn og unge forebygging. 3. Barnehagesektor pedagogisk innhold 4. Flyktningetjenesten bosetting, arbeidsliv, integrering 5. Psykiatri oppfølging av opptrappingsplan for psykisk helse 6. VAR-området beregning av selvkost. Kontrollutvalget oversender forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2009-2011. Kommunestyret anbefales å vedta planen, med følgende prioritering av prosjektområder: 1. Spesialundervisning 2. Barn og unge forebygging. 3. Barnehagesektor pedagogisk innhold 4. Flyktningetjenesten bosetting, arbeidsliv, integrering 5. Psykiatri oppfølging av opptrappingsplan for psykisk helse 6. VAR-området beregning av selvkost. 39/09 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN 2010 Kontrollutvalget vedtar følgende møtedatoer for våren 2010:. Kontrollutvalget ønsker følgende møtedatoer våren 2010: 17. februar, 3. mai, 16. juni Kontrollutvalget vedtar følgende møtedatoer for våren 2010: 17. februar, 3. mai, 16. juni Side 5 av 7
40/09 EVALUERING AV MEDLEMSKAP I FORUM FOR KONTROLL- OG TIL SYN Kontrollutvalget ønsker å videreføre sitt medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn. Utvalget anser det som viktig å være tilknyttet et nettverk for kontrollutvalg som både kan fungere som en arena for erfarings- og kompetanseutvikling, og som kan være et talerør for kontrollutvalget og kommunen overfor sentrale myndigheter innenfor økonomi, regelverk og tilsynsordningene innen kommunal sektor. Kontrollutvalget ønsker å videreføre sitt medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn. Utvalget anser det som viktig å være tilknyttet et nettverk for kontrollutvalg som både kan fungere som en arena for erfarings- og kompetanseutvikling, og som kan være et talerør for kontrollutvalget og kommunen overfor sentrale myndigheter innenfor økonomi, regelverk og tilsynsordningene innen kommunal sektor. 41/09 EVENTUELT Ingen innstilling Kontrollutvalget har mottatt henvendelse fra Jorid Jagtøien, Sigmund Gråbak og Johan Lund Furunes, datert 3. desember 2009, vedrørende innsyn i kommunale dokumenter. Kontrollutvalget drøftet saken og fremmet følgende omforente forslag: Kontrollutvalget viser til innkommet henvendelse vedrørende innsyn i kommunale dokument, datert 3. desember 2009. Kontrollutvalget ønsker å be Fylkesmannen om deres vurdering av spørsmål om hvorvidt kommunens administrasjonsutvalg og kommunestyre skal ha innsyn i det omtalte dokumentet, før utvalget tar stilling til videre behandling. Saken legges fram for kontrollutvalget på nytt på neste møte. Side 6 av 7
Kontrollutvalget viser til innkommet henvendelse vedrørende innsyn i kommunale dokument, datert 3. desember 2009. Kontrollutvalget ønsker å be Fylkesmannen om deres vurdering av spørsmål om hvorvidt kommunens administrasjonsutvalg og kommunestyre skal ha innsyn i det omtalte dokumentet, før utvalget tar stilling til videre behandling. Saken legges fram for kontrollutvalget på nytt på neste møte. Side 7 av 7