M Ø T E B O K for KONTROLLUTVALET I HAREID KOMMUNE MØTETID: 21.09.2015 kl. 08.30 11.20 MØTESTAD: Hareid rådhus, møterom 1 MØTEDELTAKARAR: Kontrollutvalet: Jarl Helmut Schröder (leiar) Greta Kirkebø (nestleiar) Hallvard Sæverud (medlem) Inga Ishild Hareide (medlem) Vara som møtte: Faste medlemer som ikkje møtte: Vest kontroll: Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS: Hareid kommune: Andre som møtte: Møtet var leia av: Linda Haddal Røssevoll (Ikkje meldt avbod) Jostein Støylen (dagleg leiar) Bodill Skeide (dagleg leiar/revisjonssjef) Alf Marius Grønnevik (forv.revisor) Rådmann Bent Arild Grytten i sak 34,35 og 37 Kommunalsjef Trine Falkestein i sak 36 og 37 Kst. økonomileiar og personalleiar Trude Dalen i sak 34 og 35 Saksbehandlar Olav Helt Brubakk i sak 34 Ingen Jarl Helmut Schröder Side 1
SAKLISTE SAK 28/15 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN SAK 29/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE SAK 30/15 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2015 SAK 31/15 MELDINGAR SAK 32/15 EVALUERING KONTROLLUTVALET 2011-2015 SAK 33/15 BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET 2016 SAK 34/15 EIKENHYTTA ORIENTERING SAK 25/15 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJON SJUKEFRÅVÆRET I HAREID KOMMUNE SAK 36/15 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT SPESIALUNDERVISNING GRUNNSKULEN HAREID KOMMUNE SAK 37/15 ANBODSPROSESS SAK 38/15 OPPFØLGINGSLISTE SAK 39/15 KJØP AV FORSIKRINGSRÅDGIVINGSTENESTE Side 2
SAK 28/15 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. Sak 37 vert teken etter sak 36. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Hallvard Sæverud. SAK 29/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Møteprotokollen frå møtet den 28.08.2015 vert godkjent. SAK 30/15 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR Møteprotokollar som var til gjennomgang: Kommunestyret: 02.06, 18.06, 29.06, 03.09 Formannskapet: 02.06, 08.06, 18.06, 03.07, 31.08, 15.09 Levekårsutvalet: 02.06, 25.08 Nærings- og miljøutvalet: 11.06, 25.08, 03.09 Eldrerådet: 01.09 Råd for menneske med nedsett funksjonsevne: 02.09 Valstyret 18.06, 15.09 1. Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknader til gjennomgådde møteprotokollar. 2. Kontrollutvalet meiner det er vanskeleg å finne fram på kommunen si heimeside vedkomande politiske møter møteprotokollar/saker. SAK 31/15 MELDINGAR Meldingar 1. Oppfølging sak 32/14 Oppfølgingsliste 2. Oppfølging sak 13/15 Gjennomgang av møteprotokollar 2015 3. Oppfølging sak 15/15 Oppfølgingsliste Meldingane vert tekne til orientering. Side 3
SAK 32/15 EVALUERING KONTROLLUTVALET 2012-2015 Saksopplysningar I og med dette truleg er siste møte i noverande valperiode, evaluerer vi (kontrollutvalet, sekretariatet og revisjonen) arbeidet i perioden. Dette for å kunne bli endå betre i den nye valperioden. Kontrollutvalet er nøgde med slik det vert gjort i dag, dette gjeld både møte, leiinga av møte og sakene/saksførebuinga frå sekretariatet og kontrollutvalet. SAK 33/15 BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET 2016 Saksopplysningar Styret for Vest kontroll vedtek selskapet (samarbeidet) sitt budsjett. Når vedtak er fatta vert melding om kommunen sitt tilskot sendt rådmannen, som legg dette inn i kommunen sitt budsjett. Sekretariatet er det utøvande lekk for kontrollutvalet. I tillegg til budsjett for sekretariat er det nødvendig at kontrollutvalet, som utval, har sitt eige budsjett som skal dekke: Opplæring/kurs, litteratur m.m. Kommunal- og moderniseringsdepartementet skriv bl.a. dette i Kontrollutvalsboka (2011) om opplæring: «Kommunestyret er ansvarleg for at kontrollutvalsmedlemmene og varamedlemmene får tilstrekkeleg opplæring i sine kontroll- og tilsynsoppgåver.» «Kontrollutvalet bør sørgje for at medlemmene (både faste og vara) får tilstrekkeleg opplæring. Det vil vere nytting at utvalet held seg orientert om arrangement i regi av bransjeorganisasjonar og foreiningar, og sjølv tek initiativ til kurs medlemmene har trong for» For å få tilstrekkeleg opplæring er det nødvendig at det vert løyvd midlar. Hausten 2015 vil eit nytt kontrollutval vere valt på i konstituerande kommunestyremøte (nye valreglar for kontrollutval frå valet 2015). Dette inneber at opplæringa kjem i gong hausten 2015 og vil også gå vesentleg inn i 2016. Dette gjer at kontrollutvalet må be kommunestyret om budsjett i 2016 på same nivå som vart lagt fram for 2015, kr 40.000. For større særskilde tiltak/saker (som gransking, større forvaltningsrevisjonar) må framleis hovudregelen vere at kontrollutvalet først går til kommunestyret for å få løyvd nødvendige midlar til formålet. Viser til Kontrollutvalsboka som er utgitt av Kommunaldepartementet i 2011 side 25: «Det er berre kommunestyret som kan endre budsjettframlegget frå kontrollutvalet. Grunnen til at budsjettet til kontrollutvalet er i ei særstilling, er at utvalet skal vere fritt og uavhengig av dei organa som utvalet skal kontrollere. Det er uheldig om administrasjonen eller eit organ som kontrollutvalet skal kontrollere og ha tilsyn med, til dømes formannskapet eller administrasjonsutvalet, får innverknad på budsjettramma til tilsynsorganet. Formannskapet kan likevel, i sitt samla budsjett, føreslå eit lågare beløp enn det kontrollutvalet føreslår. Budsjettframlegget til kontrollutvalet skal likevel uendra følgje det samla budsjettframlegget til kommunestyret, slik at kommunestyret ved budsjetthandsaminga Side 4
har informasjon om både kontrollutvalet sitt framlegg og formannskapet si innstilling til budsjett.» Kontrollutvalet ber kommunestyret løyve minimum kr 40.000,- til fri disposisjon for kontrollutvalet i budsjettet for 2016. Leiar og møtegodtgjersle må kome i tillegg. SAK 34/15 EIKENHYTTA ORIENTERING Rådmann Bent Arild Grytten, kst. økonomileiar og kst. økonomisjef og personalleiar Trude Dalen og saksbehandlar Olav Helt Brubakk møtte. Vedlegg Kontrollutvalssak 14/14. Kontrollutvalssak 22/15. Saksopplysningar Rådmannen og dei andre frå kommuneadministrasjonen orienterte om status for Eikenhytta. Saka ligg hjå Fylkesmannen. Kommunen hadde fått stipulert tid for tilbakemelding til veke 33 i 2015. Per dato ingen tilbakemelding. Kontrollutvalet tek orienteringa frå rådmannen til vitende. SAK 35/15 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJON SJUKEFRÅVÆRET I HAREID KOMMUNE Rådmann Bent Arild Grytten og kst. økonomisjef og personalsjef Trude Dalen var tilstades og orienterte og svara på spørsmål. Vedlegg Tilbakemelding frå rådmannen, av 03.09.2015. Tilbakemelding frå rådmannen, av 05.11.2014. Forvaltningsrevisjonsrapport Vurdering av sjukefråveret i Hareid kommune Saksopplysningar Kommunestyret gjorde 26.01.2012, i sak PS 11/12 slikt vedtak: 1. Kommunestyret tek til etterretning forvaltningsrevisjonsrapport Vurdering av sjukefråværet i Hareid kommune. 2. Kommunestyret vedtek at, revisjonen sine anbefalingar, jf. Rapporten pkt. 4, skal fylgjast. Side 5
Kontrollutvalet gjorde 27.11.2014, i sak 37/14 slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet etterlyser betre dokumentasjon for og betre systemoppfølging for å få ned sjukefråværet, i dette ansvarsplasseringa for oppfølging av pkt 2 i Kommunestyresak PS 11/12. 2. Kontrollutvalet vil deretter ta saka opp til ny vurdering. Revisor si anbefaling med rådmannen si tilbakemelding: Rapporten pkt. 4, side 24 4.1 Sjukefråver Tilrådingar Hareid Kommune må få løns- og personalsystemet til å fungere tilfredstillande med omsyn til registrering av sjukefråveret, slik at dei kan klare å oppfylle krava til statistikk over alt sjukefråveret; eigenmeldt, legemeldt og fråver ved born sin sjukdom. Kommunen må få programleverandør på bana for å gjere dei nødvendige endringane. For å få ei betre oversikt over kva type legemeldt fråver ein har, bør Hareid Kommune vurdere å innføre ei fråverskode til. Ein vil då ha ei fråverskode for legemeldt fråver under 16 dagar, og ei kode for legemeldt fråver over 16 dagar. Får ein på plass eit system som fungerar vil ein då få betre kontroll på kva fråver ein har, og dermed vere betre rusta til å sette i verk dei rette tiltaka for å kunne redusere fråveret. Rådmannen v/personalleiar si tilbakemelding, 05.11.2014 Agresso er kommunen sitt løns- og personalsystem. Agresso er blant anna også nytta av kommunane Herøy, Ulstein, Volda, Ørsta, Sande og Vanylven i fellesskap med Hareid. Agresso leverer data ut til sentrale aktørar. I vedlegg 1 «Tabell 8: Sykefraværsprosenter for perioden 2. kvartal 2013-1. kvartal 2014.Hareid kommune. Kilde: PAI/KS», kan de som eit døme sjå kva data systemet leverer ut og som oppfyller sentrale krav. Hareid kommune meiner datasystemet er godt nok til å oppfylle krava om registreringar. Det er tvilsamt at innføring av ei fråværskode til kan ha innverknad på reduksjon av sjølve sjukefråværet. Hareid kommune har relativt låge fråværstal samanlikna med landets kommunesektor i vedlegg 2 «Diagram 14: Utvikling i samlet sykefravær. Hareid kommune. Kilde: PAI/KS», vil de sjå korleis fråvær i Hareid kommune har utvikla seg frå 2002 då IA-avtalen kom på plass og fram til 2014. Frå 2014 nyttar kommunen statistikk frå KS som via datainnsamling to gongar i året utarbeider fråværsstatistikkar for alle landets kommunar. Vi får då ein overordna statistikk som tek for seg alle parameter. På bakgrunn av dette vil vi per d.d. meine at datasystemet er godt nok slik det er, og anbefalingane er tatt til vitande og vi syner at fråværskoder/-typar er oppfylt tilstrekkeleg. Rådmannen v/personalleiar si tilbakemelding, 03.09.2015 Agresso har følgjande 10 parameter for statistiske fråværsdata: Avtalte dagsverk Sjuke dagsverk Verkedager Faktiske dagsverk Eigenmeldt 1-8 dagsverk Eigenmeldt >8 dagsverk Side 6
Legemeld 0-3 dager Legemeldt 4-16 dager Legemeldt > 17 dager Legemeldt >56 dgv Sjukt barn-dager Omsorgspermisjon m/lønn Omsorgspermisjon u/lønn Permisjon m/lønn dagsverk Permisjon u/lønn dagsverk Agresso er under oppgradering til M4 plattform, og det er tilsett systemansvarleg i SSIKT driftssenter som skal koordinere prosessen som skal starte i haust. Det er ikkje mogleg å bestille systemendringar i eit utgåande datasystem. Tilsette vil arbeide med overgang til nytt system og produktutvikling med 2016 som forventa overgang. I handlingsplan for inkluderande arbeidsliv er måltal for sjukefråvær sett til 6,93% med referanse i å redusere sjukefråværet med 20% i forhold til nivået i 2 kvartal 2001 slik IAavtalen la opp til. Sjukefråværet den gong var 8,67%. Dette er registert igjen i NAV arbeidslivssenter per 22.06.2015. Vedlegg: Signert samarbeidsavtale om eit meir inkluderande arbeidsliv. Uprenta vedlegg Korleis står det til med sjukefråværet i Hareid kommune? Vedlegg: statistikk frå PAI-registeret. Uprenta vedlegg 4.2 Oppfølging av sjukmelde medarbeidarar Tilrådingar Hareid Kommune må oppdatere Rutiner for oppfølging av sjukmeldte i Hareid Kommune slik at dei tilfredstiller lov og regelverk, blant anna med omsyn til krava som gjeld oppfølgingsplan og dialogmøte 1. Rådmannen v/personalleiar si tilbakemelding, 05.11.2014 Hareid kommune vil gjere endring i HMS-systemhandbok når det gjeld oppfølging av sjukmelde medarbeidarar. Arbeidsmiljøutvalet får denne saka i hende til 18.11.2014, med utgangspunkt i å formelt nytte til ei kvar tid gjeldande regelverk om oppfølging av sjukmelde i IA-avtalen. Denne er siste gong endra 01.07.2014. Leiarar i kommunen nyttar dette i sitt daglege virke, med jamnlege møter med NAV arbeidslivssenter, NAV lokalt, i samarbeid med bedriftshelseteneste m.m. http://www.arbeidstilsynet.no/binfil/download2.php?tid=91759 Rådmannen v/personalleiar si tilbakemelding, 03.09.2015 Om det er ønskjeleg så inviterer vi gjerne til å delta på årets samarbeidsmøte med NAV arbeidslivssenter om førebygging og oppfølging av tilsette med sjukefråvær. Vedlegg; HMS systemhandbok som går til Arbeidsmiljøutvalet for årleg revisjon 16 september 2015, samt vedlegg. Uprenta vedlegg Side 7
4.3 Overtid/vikartimar Tilrådingar Kommunen bør vurdere å opprette ein eigen konto for variable tillegg knytt til dei ulike vikarkontoane, slik at ein får tydeleggjort alle kostnadane ein har til td. sjukevikar. Ein vil då ha ein konto for variable tillegg sjukevikar, ein for variable tillegg ferievikar og ein for variable tillegg vikarar. For å gjere det lettare å kontrollere koplinga mellom lønssystemet og rekneskapet bør det ikkje vere mogleg å overstyre lønsartane. Kommunen bør vere bevisst på kontobruken slik at kostnadane går til rett konto, og rekneskapen viser dei faktiske kostnadane knytt til blant anna sjukevikar. Rådmannen v/personalleiar si tilbakemelding, 05.11.2014 Vi har drøfta dette ut frå vurdering av kost-/nytte. Vi er samde i at kommunen sine om lag 30 leiarar som har delegert ansvar og myndigheit innanfor det å ha personell under seg må vere medvitne i forhold til å registrere lønskostnader som gjeld sjukefråvær på rett konto. Den nest største sektoren vår som er velferd nyttar forsystemet MinVakt inn mot Agresso. Å bygge om i to datasystem for å oppfylle desse anbefalingane ser vi som for krevjande i forhold til målet: bevisst kontobruk for kostnader knytt til sjukevikarar. Det er ingen garanti for at fleire kontoar vil føre til meir reel registrering. Opplæring synast å vere meir motiverande. Rådmannen v/personalleiar si tilbakemelding, 03.09.2015 Dette må takast opp som spørsmål i høve overgang Unit 4 Business World 5.5.3 tilunit4 Business World Milestone 4. Vedlegg: Ordreseddel for konsulentbistand. Uprenta vedlegg Workshop oppgradering til Agresso M4, Søre Sunnmøre (Vanylven, Ulstein, Sande, Herøy, Hareid, Ørsta og Volda kommuner) Minner om at SSIKT ved systemansvarleg vil koordinere dette arbeidet. 1. Kontrollutvalet tek noverande tilbakemelding til vitende. 2. Kontrollutvalet ber rådmannen sørgje for at nye system fungerer i samsvar med regelverket, og tilfredsstillar dei krav kommunestyret stilte i sak 11/12. 3. Kontrollutvalet ber om tilbakemelding frå rådmannen korleis han vil fylgje opp sjukmeldingar. SAK 36/15 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT SPESIALUNDERVISNING GRUNNSKULEN HAREID KOMMUNE Rådmann Bent Arild Grytten og kommunalsjef Trine Falkenstein var til stades og orienterte. Vedlegg Forvaltningsrevisjonsprosjekt spesialundervisning - grunnskulen Hareid kommune. Utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, datert 01.06.2015. Side 8
Saksopplysningar Vedtak for prosjektet Kontrollutvalet vedtok i sak 39/14 å få utført eit forvaltningsrevisjonsprosjekt kring spesialundervisning i grunnskulen. Formålet med prosjektet er å sette søkelys på dagens situasjon og peike på muligheiter for forbetring og vidareutvikling av den kommunale verksemd, samt avdekke eventuelle manglar. Problemstillingar, anbefalingar og rådmannen sine kommentarar Problemstilling 1: Sikrar kommunen eleven sine rettigheiter knytt til sakkyndig vurdering? (Del 6 i rapporten. Side 17) Revisor sin konklusjon, oppsummering: PPT skal utarbeide ei sakkyndig vurdering før kommunen gjer enkeltvedtak om spesialundervisning. Kan vere tilstrekkeleg å utarbeide sakkyndig vurdering kvart tredje/fjerde år, men dette må vurderast i kvart enkelt tilfelle. Eleven/føresette kan og krevje ny sakkyndig vurdering. Kontrollert 12 av 65 saker der det hadde blitt tildelt spesialundervisning, tilfeldig utvalt av alle dei offentlege skulane i kommunen. Innhaldet i dei sakkyndige vurderingane var i samsvar med føresetnadane i opplæringslova, og vurderinga låg som grunnlag for dei vedtaka som blei fatta. Dei sakkyndige vurderingane som ligg til grunn for enkeltvedtak dette skuleåret var ikkje eldre enn 3-4 år, og det gjekk fram kor lenge den var gjeldande. Skulen og PPT er i dialog med foreldra før den sakkyndige vurderinga vert utarbeida, og dei føresette får dermed mulegheit til å komme med evt. innspel i forhold til vurderinga som vert gjort. Problemstilling 2: Ligg det føre skrifteleg vedtak på elevar med spesialundervisning og er dei i samsvar med vedtaket? (Del 7 i rapporten. Side 21) Revisor sin konklusjon, oppsummering: Vedtak: Form og innhald Same mal og utforming på vedtaka ved alle barneskulane. Vedtaka inneheld generelt sett informasjon om den organisatoriske gjennomføringa og omfanget av eventuelle støttetiltak, men i enkelte tilfelle kunne ei meir detaljert framstilling av innhaldet i undervisninga gått fram. I vedtaka ved ungdomsskulen blei det stor grad berre vist til den sakkyndige vurderinga, og ein såg lite informasjon i vedtaket som omhandla korleis spesialundervisninga var tenkt organisert og kva ho skulle innehalde. Ei meir detaljert framstilling av organisering, omgang og innhald burde gått fram av sjølve vedtaket ved ungdomsskulen. Samanheng mellom sakkyndig vurdering og vedtak Kommunen sitt vedtak skal vere i samsvar med tilrådinga frå PPT, og dersom det vert fatta vedtak med avvik frå denne skal dette grunngjevast. Side 9
I 4 av dei 12 kontrollerte sakane var det eit mindre avvik mellom sakkyndig vurdering og vedtak m.o.t. den tildelte ressursen, og ein såg i liten grad grunngjeving for avviket. Unnateke offentlegheit Klage Alle kontrollerte vedtak var merka/stempla med «unnateke offentlegheit». Det gjekk ikkje fram av vedtaksteksten informasjon om mulegheita til å søke fri rettshjelp og til å få tilkjent saksomkostningar. Kommunen bør vurdere å implementere dette i framtidige enkeltvedtak. Kommunen har ikkje praksis for å fatte enkeltvedtak i dei tilfelle PPT ikkje tilrår spesialundervisning, og eleven misser i den forbindelse ein del rettar. Kommunen bør derfor også utarbeide vedtak i saker der PPT ikkje tilrår spesialundervisning. Problemstilling 3: Vert elevane med spesialundervisning følgt opp? (Individuell opplæringsplan og årsrapportar) (Del 8 i rapporten. Side 26) Revisor sin konklusjon, oppsummering: Individuell opplæringsplan (IOP) IOP skal vise mål, innhald og korleis opplæringa skal gjennomførast. Planen skal rullerast kvart år så lenge eleven har vedtak om spesialundervisning, og skal innehalde kor mange timar med spesialundervisning i skuleåret som er spesifisert i enkeltvedtaket. Utarbeidd IOP til alle kontrollerte elevar med vedtak om spesialundervisning i 2013/14. Nytta felles mal og utforming ved dei ulike skulane. Ein registrerte forskjellig detaljgrad og kvalitet på rapportane, men generelt sett inneheldt planane hovudmomenta som grå fram av rettleiaren. Manglande dato for når den individuelle opplæringsplanen har vore utarbeida gjorde det vanskeleg å evaluere sakshandsamingstida. Med dei få tilfella ein fekk fram signaturdato i Ephorte kunne det sjå ut som at om lag halvparten av IOP-ane vart utarbeida før sommarferien og dei resterande på hausten. Sakkyndige vurderingar låg føre om våren, hovudsakleg frå februar til mai. Kommunen bør derfor sørgje for at framtidige IOP-ar inneheld opphavleg utarbeidingsdato og evt. revurderingsdato. IOP bør utarbeidast så raskt som råd, og i samband med at enkeltvedtak om spesialundervisning vert fatta Registrerte to avvik mellom vedtak og IOP i forhold til tildelt ressurs. Skulen kan justere IOP-en dersom ein meiner dette er nødvendig for at eleven skal få eit forsvarleg opplæringstilbod, eller at eit anna tilbod vil kunne gi eleven betre læringsutbytte. Det må likevel vurderast konkret om endringane i IOP-en er innanfor enkeltvedtaket, eller om dette er endringar som ikkje kan gjerast utan at det vert fatta nytt enkeltvedtak. IOP-ane var ikkje signerte av foreldre/føresette. Kommunen bør vurdere om dette er ein praksis som bør innførast, for å sikre/synleggjere dialog med foreldre/føresette. Årsrapport Side 10
Halvårs/årsrapportane gjekk fram som ein del av IOP i ei eiga vurderingskolonne. God samanheng mellom og «raud tråd» i rapporteringa, både m.o.t. opplæringsmål og tiltak. Innhaldet tilfredstilte lov og rettleiar. På same måte som ved IOP-ane gjekk det i stor grad ikkje fram dato for når eleven har vore evaluert/vurdert. Det bør derfor leggjast inn dato og evt. revurderingsdato for når evalueringa/vurderinga har blitt gjennomført. Anbefalingar i rapporten (Rapporten del 9. Side 29) 1. Kommunen bør vurdere å innarbeide ei meir detaljert framstilling av innhaldet i spesialundervisninga i vedtaket. 2. Kommunen bør innføre rutinar for å utarbeide vedtak også i dei tilfelle PPT ikkje tilrår spesialundervisning. Dette for å sikre rettane til elev og føresette. 3. Kommunen bør sørgje for at framtidige IOP/årsrapportar inneheld både dato og signatur for utarbeiding og ved eventuelt revidering. 4. Kommunen bør vurdere å endre rutinar slik føresette signerer på IOP-en. Rådmannen si tilbakemelding (Rapporten del 10. Side 30) - Ungdomsskulen bruker andre skjema for enkeltvedtak. Dette blir påpeika, difor kjem ungdomsskulen også no til å bruke same skjema som dei andre skulane. - Det er ikkje eit krav at IOP ane skal signerast av føresette, men dette blir påpeika at ein bør få gjort sidan dette seier noko om samarbeid med føresette. Vi vil prøve å endre på desse rutinane slik at føresette signerer for at dei er gjort kjende med innhaldet. - Spesifisere betre organisering av spesialundervisninga. - IOP ane bør datofestast jamfør rapporten. Vi vil lage til ein rubrikk for dette i malen. I arbeid med oppstarta arbeid med Overordna kvalitetsplan for oppvekst 2016-2021 vil vi i løpet av denne perioden gå gjennom rutinar og prosedyrar knytt til spesialundervisninga i Hareidskulane. Revisjonsrapporten vil då vere eit viktig grunnlagsdokument for vår interne revisjon i oppvekst. Mvh Trine Falkenstein - Kommunalsjef Avslutning Meir utfyllande og detaljert informasjon finn ein i rapporten frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, som ligg ved saka. Samrøystes innstilling 1. Kommunestyret tek til vitende forvaltningsrevisjonsprosjektet spesialundervisning - grunnskulen Hareid kommune. 2. Kommunestyret vedtek at revisjonen sine anbefalingar skal fylgjast/utførast: a. Kommunen skal innarbeide ei meir detaljert framstilling av innhaldet i spesialundervisninga i vedtaket. Side 11
b. Kommunen skal innføre rutinar for å utarbeide vedtak også i dei tilfelle PPT ikkje tilrår spesialundervisning. Dette for å sikre rettane til elev og føresette. c. Kommunen skal sørgje for at framtidige IOP/årsrapportar inneheld både dato og signatur for utarbeiding og ved eventuelt revidering. d. Kommunen skal endre rutinar slik føresette signerer på IOP-en. 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane og evt. vidare framdrift til kontrollutvalet innan 01.06.2016. SAK 37/15 ANBODSPROSESS Rådmann Bent Arild Grytten og kommunalsjef Trine Falkenstein var til stades og orienterte. Vedlegg Brev frå kommunalsjef Trine Falkenstein av 08.09.2015, med orienteringsnotatet til formannskapet den 31.08.2015. Dei andre vedlegga i saka fylgjer som uprenta vedlegg. Saksopplysningar Saka gjeld anbodsprosess vedkomande Syverplassen og Bigset barnehage. Det vert vist til den skriftlege orienteringa til formannskapet den 31.08.2015, dat. 27.08.2015 frå kommunalsjef Trine Falkenstein. Orienteringa er grundig. Det er ingen grunn for å leggje ved saka all dokumentasjonen, men den er tilgjengeleg på møtet (uprenta vedlegg). 1. Kontrollutvalet tek til vitende den skriftlege og munnlege orienteringa frå rådmann og kommunalsjef. 2. Kontrollutvalet ber rådmannen sende over det vedtekne innkjøpsreglement. SAK 38/15 OPPFØLGINGSLISTE Vedlegg Oppfølgingsliste Saksopplysningar Det vert gjennomgang av oppfølgingslista i møtet. Kontrollutvalet tek oppfølgingslista til vitende. SAK 39/15 KJØP AV FORSIKRINGSRÅDGIVINGSTENESTE Vedlegg Notat frå advokat Kvammen til Vest kontroll av 09.02.2015. (Unnateke off. innsyn, jf. Offl. 24) Side 12
Notat frå advokat Kvammen til Vest kontroll av 13.07.2015. (Unnateke off. innsyn, jf. Offl. 24) Brev frå rådmannen i Ulstein til Vest kontroll av 20.08.2015. (Unnateke off. innsyn, jf. Offl. 24) Saksopplysningar Denne saka er lik for Hareid og Ulstein kommunar. Oppløpet til saka starta med orientering til begge rådmennene i fellesmøte. Under er difor relatert til Ulstein kommune og saka der. Rådmannen i Hareid sine kommentarar kjem på slutten av saka... Det har kome opplysningar / kome fram at det kan vere avhengigheitsforhold i høve kommunen sin representant i forsikringssaker. Vi har henta inn ein del dokument og konsultert advokat i samband med å finne ut av dei framkomne opplysningane. Det var mange kommunar som i fellesskap gikk ut for å skaffe seg forsikringskonsulent og Fauske kommune sto føre dette arbeidet. Av ukjent grunn vart samarbeidet avslutta. Ut frå at det er Fauske kommune som sto føre eller hadde ansvaret for konkuransegrunnlaget m.v. meiner ein at det er mest hensiktsmessig at denne kommunen og kontrollutvalet der som evt. behandlar vidare denne delen av saka. Dette støttar både konsulert advokat og rådmannen. Problemstillinga ein då står igjen med er spørsmålet ved habiliteten/uavhengigheita til forsikringskonsulent i høve kommunen. Problemstillinga oppstår fordi forsikringskonsulentfirmaet er også agent for KLP, samstundes som det er kommunen sin forsikringsleverandør. Forsikringskonsulentfirmaet er engasjert innanfor KLP systemet. Firmaet er involvert i forsikringar i selskap i den offentlige marknaden og som kommunen er medeigar i. Som forsikringskonsulent for kommunen er det grunn til anta at firmaet skal ivareta kommunen si interesse overfor KLP, men det er rimeleg å anta at firmaet har eit ansvar å ivareta KLP sine interesser, grunna agentforholdet. I rådmannen sitt siste svar 20.08.2015, meiner rådmannen i fleire punkt at forsikringskonsulent har eit eige ansvar for å opptre innanfor gjeldande reglar om forsikringsmekling osv., og ser ingen grunn til tvile på at dei opptrer som uavhengig mellomledd. Vidare kjem det fram at kommunen ikkje har oversikt over kva funksjon forsikringskonsulent har hjå KLP. Kommunen gjentek i sitt svar at han ikkje kan sjå at det ligg føre noko samanblanding av roller for forsikringskonsulentfirmaet. I rådmannen sitt brev går det fram at: Ulstein kommune meiner at dersom ein skal konkludere med at forsikringskonsulent opptrer i strid med god meklarskikk, må det i alle tilfelle gjerast ei nærare og grundigare vurdering av innhaldet i firmaet sine funksjonar/ytingar overfor kommunen, samt avtalen mellom selskapet og KLP når det gjeld oppgåver, fullmakter, betaling/vederlag osb. Side 13
Det verkar lite trygt at rådmannen ikkje er kjent med kva teneste dei har inngått avtale om eller kva teneste dei har motteke med konsulentfirmaet. Kommunen må sørgje for at avtalen sitt omfang og innhald går klart fram. Likeeins bør forsikringskonsulentfirmaet frigi sin avtale med KLP, og evt. gi kommunen rett til innhente informasjonen direkte frå KLP. Det vil vere naturleg at kommunen sikrar at firma dei kjøper tenester frå har ei uavhengig rolle. I det nemnde tilfelle er det stilt spørsmål om denne habiliteten/uavhengigheita. Ut frå den informasjon som ligg føre der forsikringskonsulentfirmaet står på fleire sider er dette uheldig og kan bl.a. få uheldig fylgjer for oppgjer i samband med forsikringsoppgjer. Saka og vedlegga (etter avtale med rådmannen i Ulstein) er oversendt rådmannen i Hareid i samband med at han er beden om å gi tilbakemelding/eiga vurdering. Tilbakemeldinga er slik: «Eg har lest gjennom dokumentasjonen eg har fått, mellom anna seinast i dag, og er samd med konklusjonane som kjem fram i brev frå rådmannen i Ulstein kommune, dagsett 20.08.2015. Eg har ingen spesielle merknader eller tillegg, utover det som kjem fram i nemnte brev. Eg vil berre understreke to ting, som også kjem fram i brevet frå rådmannen i Ulstein. Forsikringsformidlingsloven legg i 5-2 ansvaret på selskapet sjølv. Vidare har heller ikkje Hareid kommune vore utsett for noko som har gitt grunn til å stille spørsmål ved om selskapet opptrer på ein måte som er «egnet til å skape tvil» om verksemda som eit uavhengig mellomledd. Mvh Bent Arild Grytten Rådmann» Ut frå tilbakemeldinga ser eg ingen grunn til å endra forslaget til vedtak frå det som vart lagt fram og vedteke i Ulstein kommune. 1. Kontrollutvalet ber rådmannen å gjere ei nærare og grundigare vurdering av innhaldet i meklarfirmaet sine funksjonar/ytingar overfor kommunen, samt funksjonar og ytingar mellom konsulentfirmaet og KLP. 2. Ut frå funna i vurderinga ber kontrollutvalet rådmannen vurdere om kommunen har ei tilfredsstillande og uavhengig forsikringskonsulentordning. Møtet slutt. Jarl Schröder Hallvard Sæverud Side 14
Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte Ordførar Rådmann Revisjonen Side 15