Geir Valset Per Tønnessen Inger E. Standal Styremedlem Styremedlem Varamedlem

Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 1 av 21 Sameiet Sodefjed Hytteområde innkaller til ÅRSMØTE Lørdag 13. juli kl. 09:00 12:00. Sted: RIL klubblokale, Sukkevann. 28.06.2013 Registrering frammøte og fullmakter kl 08:30 08:50 Saksliste følger vedlagt. For at vi skal kunne gjennomføre årsmøtet på en ryddig og effektiv måte, er det viktig at alle forbereder seg ved å lese de tilsendte dokumentene, som består av denne forside, saksliste, 7 vedlegg pluss stemmeseddel og fullmaktsskjema. Vel møtt! Tore Fintland Tom Gabrielsen Ingrid Reiersen Styreleder Styremedlem Styremedlem Geir Valset Per Tønnessen Inger E. Standal Styremedlem Styremedlem Varamedlem

Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 2 av 21 Årsmøtet 13. juli 2013 kl. 09:00-12:00 Sted: Midgard grendehus, Frikstad Saksliste: 1. Åpning ved styreleder. 2. Konstituering av møtet. a. Godkjenning av innkalling. b. Godkjenning av stemmeberettigede og fullmakter. c. Valg av møteleder. d. Valg av 2 referenter. e. Valg av 2 stemmetellere. 3. Årsberetning fra Styret. Vedlegg 1. 4. Regnskap og revisjonsberetning. Vedleggene 2 og 3.

Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 3 av 21 5. Saker til behandling. 5a. Molo og badebasseng. Vedlegg 4. 5b. Årskontingent 2014. Vedlegg 5. 6. Budsjettforslag for budsjettåret 2013. Vedlegg 2. Regnskap og budsjett. 7. Valgkomiteens innstilling. Valg. Vedlegg 6. 8. Anleggsplan. Vedlegg 7.

Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 4 av 21 Vedlegg 1. Årsberetning

Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 5 av 21 3. Årsberetning fra Styret 2012/2013 Årsmøtet 2012 sluttet opp om følgende styre: Styreleder : Tore Fintland. Styremedlemmer : Per Tønnessen, Tom Gabrielsen, Ingrid Frigstad Reiersen, Geir Valset. Varamedlem : Inger E. Standal. 3.1 Styrets arbeid. Styret har hatt 3 styremøter og har arbeidet godt sammen hele perioden, med godt engasjement fra medlemmer og varamedlem. Som før har styret hatt en flittig kommunikasjon via e-post, noe som har bidratt til å redusere antall styremøter med tilhørende reisevirksomhet. Vaktmester Even Sørensen har som nå som før vært fast observatør under styremøtene og har kunnet bidra positivt til avklaring av spørsmål styret har hatt underveis. Samarbeidet med Merkantil Service AS har vært utmerket. 3.2 Bankbeholdning Sameiets bankbeholdning på kr 2.580.925,- per 31.12.2012 er plassert på konto i Nordea Bank.

Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 6 av 21 3.3 Aktuelle saker i perioden. 3.3.1 Utskiftning av bryggeanlegg. Bryggeanlegget er byttet ut i sin helhet. Styret startet høsten 2012 arbeidet med å hente inn anbud fra 4 kvalifiserte leverandører samt å forberede søknad til kommunen. Valget falt til slutt på Ørsta Marina, som i tillegg til å levere nye brygger også engasjerte et firma til å fjerne de gamle bryggene. Arbeidet med fjerning av bryggene ble meget komplisert på grunn av sterk vind og kulde. Av den grunn ble arbeidet noe forsinket og har blant annet resultert i at deler av den gamle bryggen fremdeles ligger på vårt område. Vi er imidlertid lovet at dette skal fjernes så raskt som mulig. Bryggeanlegget som sådan ble levert på tiden til avtalt pris og fremstår nå i meget god stand. 3.3.2 Molo. Moloen ble som bestemt på årsmøtet 2012 reparert for sprekker. Arbeidet med dette ble mer omfattende enn antatt, og værforholdene var ikke gunstige. På tross av dette ble moloen ferdig i god tid før våren, og fremstår nå i meget god stand. Fremdeles gjenstår noe arbeid på moloen syd for slippen. 3.3.3 Utearealer Mange av utearealene er merket av tiden tann. Styret arbeider kontinuerlig med utbedringer, og tenker å fortsette med dette. 3.3.4 Dugnad Dugnaden 11. mai ble gjennomført med uvanlig stor oppslutning. Det var mer enn 60 personer på tennisbanen ved oppstart, og flere kom til etter hvert. Vi fikk på tross av regnet utført de vanlige oppgavene, vi ryddet i havnen og fikk også byttet ut trebryggen i Østre Havn. Bevertningen, i regi av familien Andersen, var også som vanlig fortreffelig.

Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 7 av 21 Vedlegg 2. Regnskap 2012 med budsjett 2013 og prognose 2014.

Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 8 av 21 SAMEIET SODEFJED HYTTEOMRÅDE Org.nr. 979 352 123 Prognose Budsjett Regnskap Regnskap BALANSE PR: 31.12.2014 31.12.2013 31.12.2012 31.12.2011 EIENDELER Omløpsmidler: Til gode kontingent 10 000 10 000 142 985 85 615 Andre kortsiktige fordringer 218 (3385) SUM FORDRINGER 10 000 10 000 143 203 82 447 Kasse 2400 2 400 2 400 2 400 Festkonto 20 000 20 000 20 594 20 320 Driftskonto 2 100 000 1 819 100 2 580 844 2 045 561 Sum bankinnskudd 2 124 000 1 841 500 2 603 838 2 068 281 Sum omløpsmidler 2 134 000 1 841 500 2 747 041 2 150 728 SUM EIENDELER 2 134 000 1 841 500 2 747 041 2 150 728 EGENKAPTITAL OG GJELD Opptjent egenkapital: Egenkapital 600 000 1 475033 948 103 518 729 Årets resultat 293 000 (875033) 526 930 429 374 Sum egenkapital 893 000 600 000 1 475 033 948 103 Gjeld: Kortsiktig gjeld: Leverandørgjeld 30 000 30 000 34 861 (6 833) Betalbar skatt 10 000 10 000 10 861 10 861 Forskuddsbetalt kontingent 1 200 000 1 200 000 1 221 797 1 198 597 Annen kortsiktig gjeld 4 489 Sum kortsiktig gjeld 1 241 500 1 241 500 1 272 008 1 202 625 Sum gjeld 1 241 500 1 241 500 1 272 008 1 202 625 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 2 134 000 1 841 500 2 747 041 2 150 728 Tore Fintland Ingrid Frigstad Reiertsen Geir Valseth Styreleder Styremedlem Styremedlem Tom Gabrielsen Styremedlem Per Tønnessen Styremedlem

Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 9 av 21 SAMEIET SODEFJED HYTTEOMRÅDE Org.nr. 979 352 123 Prognose Budsjett Regnskap Regnskap 2014 2013 2012 2011 Driftsinntekter Årskontingent 1188000 1188000 1198597 1203297 Dugnadsinnbetaling 12000 12000 16500 12501 Div. inntekter 0 4700000 0 89286 Sum driftsinntekter 1 200 000 5 900 000 1 215 097 1 305 084 Driftskostnader Renovasjon/søppel. 145 000 145 000 137 972 124 870 Strøm 35 000 35 000 29 954 37 548 Snørydding 30 000 44 000 17 500 40 053 Andre off avgifter 13 000 13 000 13 550 10 450 Traktor leie 0 0 0 28 745 Verktøy/Maskindeler 2 000 5 000 395 8 160 Mat etc. dugnad 2 000 2 000 1 487 0 Diverse driftskostnader 36 000 34 400 760 2 788 Drift/vedlikehold område 120 000 200 000 76 029 98 127 Drift/vedlikehold vei 5 000 5 000 0 3 750 Drift/vedlikehold brygge, slipp 150 000 5 780 000 0 33 666 Drift/vedlikehold tv-anlegg 12 000 12 000 4 266 1 407 Drift/vedlikehold kloakkanlegg 12 000 160 000 100 684 106 030 Drift Traktor 0 0 0 56 162 Vaktmester 270 000 265 000 250 008 254 067 Leie lokaler 3 000 3 000 0 1 600 Leie av grund for vei 7 000 6 800 6 687 6 651 Regnskapshonorar 25 000 25 000 18 309 20 528 Rådgivning årsoppgjør 0 0 0 1 500 Kontorrekvisita 1 000 800 601 680 Trykksaker 5 000 5 000 2 700 3 922 Medlemsmøter 2 000 2 000 222 76 Porto 5 000 5 000 4 096 6 239 Bilgodtgjørelse 10 000 10 000 10 737 8 580 Reisekostnader 2 000 2 000 680 444 Forsikring 22 000 22 000 18 952 20 936 Eiendomsskatt 2 000 2 000 1 002 2 622 Bankomkostninger 1 000 1 033 516 417 Sum driftskostnader 917 000 6 785 033 697 105 880 015 Driftsresultat før finansposter 283 000-885 033 517 992 425 069 Netto finansposter 10 000 10 000 8 938 4 315 Årsresultat 293 000-875 033 526 930 429 384

Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 10 av 21 Vedlegg 3. Noter til resultatregnskap 2012 og budsjett 2013 med prognose for 2014.

Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 11 av 21 Noter til regnskap 2012, budsjett 2013 og prognose for 2014. 1. Årskontingent: Årskontingenten for 2014 foreslåes, som for 2013 å bestå av en fast andel og en variabel andel avhengig av størrelsen på den delen av bryggeanlegget som den enkelte disponerer, samt forventet vedlikehold. Selv om egenkapitalen ved årets slutt var høy, må det bemerkes at dette var før arbeidene med brygger og molo ble påbegynt. Det er derfor nødvendig å fortsette med samme kontingent som før for igjen å bygge opp egenkapitalen. 2. Vedlikehold/oppgradering av fasiliteter. 2012 var et relativt rolig år med tanke på oppgraderinger og vedlikehold. Mange mindre prosjekter var på hold i påvente av avgjørelse om eventuell utskifting av brygger og reparasjon av molo. Resultatet av dette var at vi økte egenkapitalen med ca. Kr. 500.000,- 3. Drift vedlikehold av vei. Denne vinteren var relativt snøfattig, og påførte oss kun Kr. 17.500,- i brøyteutgifter i motsetning til ca. Kr. 40.000 året før.

Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 12 av 21 Vedlegg 4. 5a. Molo og badebasseng

Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 13 av 21 Molo og badebasseng På årsmøtet 2012 ble det vedtatt å starte arbeidet med å anskaffe nytt bryggeanlegg samt å utbedre molo og badebasseng. Bryggene er nå nye og hoveddelen av molen er utbedret. Det gjenstår fremdeles noe dugnadsarbeid i badebassenget og moloen syd for slippen trenger utbedring. Styret foreslår at denne utbedringen i stor grad kan utføres på dugnad. Styret anbefaler at neste styre fortsetter arbeidet med å ferdigstille molo syd for slippen, samt badebassenget. I prognose for 2014 er det avsatt Kr. 150.000 til dette arbeidet.

Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 14 av 21 Vedlegg 5. 5b. Årskontingent 2014.

Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 15 av 21 Årskontingent 2014. Årskontingenten for 2013 ble bestående av en fast del og en variabel del avhengig av størrelsen på båtplasser den enkelte hadde. Året 2012 har bidratt med litt over kr 500.000,- i ny egenkapital. Oppgradering av molo samt nytt bryggeanlegg har imidlertid kostet oss mye og 2013 ser ut til å gå i underskudd. Oppgraderingsarbeidene er ennå ikke helt ferdige, selv om de mest kostbare elementene er tatt. I prognosen for 2014 har derfor styret nå lagt inn et snitt på Kr 10.000,- i årskontingent.

Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 16 av 21 Vedlegg 6. 7. Valgkomiteens innstilling

Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 17 av 21 SODEFJED HYTTEOMRÅDE Valgkomiteens innstilling til årsmøte 2013 Valgkomiteen har bestått av Tore Johan Torgersen og Kjell Holthe. Valgkomiteen legger fram følgende forslag for årsmøte: Styret: Leder: Tore Fintland 1 år (gjenvalg) Styremedlemmer: Geir Valset 2 år (gjenvalg) Ingrid Frigstad Reiersen Per Tønnessen Tom Gabrielsen 1 år (ikke på valg) 1 år (ikke på valg) 2 år (gjenvalg) Varamedlemmer: Eva Bergh 1 år (Ny) Rune Carlsen 1 år (Ny) Revisor: Johnny Esperås 1 år (gjenvalg) Kjell E. Andersen 1 år (gjenvalg) Valgkomite: Tore Johan Torgersen 1 år (gjenvalg) Kjell Holthe 1 år (gjenvalg) Alle kandidatene er forespurt og har sagt seg villig. Sodefjed, 07.06.2013 Tore Johan Torgersen (sign.) Kjell Holthe (sign.)

Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 18 av 21 Vedlegg 7. 8. Anleggsplan 2013

Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 19 av 21 Anleggsplan Sodefjed Sameie 2004 2020. Styret har arbeidet med en anleggsplan for Sodefjed Sameie for årene som kommer. Dette for å få en oversikt over hvilke utgifter vi kan forvente å få. Anleggsplanen lister opp forventede utgifter på eksisterende anlegg, men inneholder også forslag til nye prosjekter. Prosjekt og vedlikeholdsarbeider vil til enhver tid bli vurdert av det sittende styret, og bli behandlet i tråd med sameieavtalen. Anleggsplan: Prosjektstart Prosjekt Ferdigstilt Kostnad Prosj. Type UTFØRT Rehabilitering av renseanlegg Vestre havn 2004 160.000,- Vedlikehold UTFØRT Oppgradering av parkeringsplass/ankomstområde 2004 200.000,- Nytt prosjekt/ Oppgradering UTFØRT Utgraving og påfylling av skjellsand i 2005 20.000,- Vedlikehold saltvannsbasseng UTFØRT Bade friluftshavn i Vestre havn 2005 670.000 Nytt prosjekt/ Oppgradering UTFØRT Rehabilitering av bryggeanlegg 2006 70.000,- Vedlikehold UTFØRT Fornyelse av rør under vei. 2009 45.625.- Reparasjon UTFØRT Rehabilitering av bryggeanlegg 2007 222.000 Oppgradering 2010 Div. asfaltarbeid 2010 50.000 Vedlikehold UTFØRT Oppgradering av lekeplasser 2008 55.700 Oppgradering KANSELERT Gatebelysning på Sodefjed 2012 400.000,- Nytt prosjekt UTFØRT Vedlikehold av bryggeanlegg 2008 52.520.- Vedlikehold UTFØRT Vedlikehold av bryggeanlegg 2009 3.786- Vedlikehold UTFØRT Fylling av huller 2010 2.000,- Oppgradering UTFØRT UTFØRT Større utbedring av saltvannsbasseng. Byttet sand. Skjellsand. 2010 2010 96.000,- Oppgradering Vedlikehold 34.500,- UTFØRT Endring av slipp. 2010 37.500,- Forbedring 2011 Ny lager/redskapsbod v/tennisbanen 2011 120.000,- Nytt prosjekt 2011 0ppgradering av lekeplasser 2011 50.000 Oppgradering 2012 Vedlikehold av atkomstvei til Sodefjed 2012 50.000 Vedlikehold UTFØRT Vedlikehold av bryggeanlegg 2010 Vedlikehold 50..000,- UTFØRT Vedlikehold av bryggeanlegg 2011 50.000,- Vedlikehold UTFØRT Generell oppgradering av Østre Havn 2012 2015 Oppgradering av vannforsyningsanlegg 2016 Oppgradering 2015 Asfaltering 2015 2014 Tennisbane 2014 2020 Rehabilitering av renseanlegg. Epoxy belegg 2020 Pålagt vedlikehold? Anleggsplanen lister opp noen prosjekter som allerede nå er aktuelle, og andre prosjekter som er ment som fremtidige forslag. Noen prosjekter har ikke kostnadsoverslag, da dette bør undersøkes nærmere. Styret ønsker at denne planen hele tiden skal være levende, og tar gjerne mot forslag til hva som bør inn eller ut av planen.

Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 20 av 21 Sameiet Sodefjed Hytteområde Org.nr. 979 352 123 Fullmakt For ordinært årsmøte 2013 i Sameiet Sodefjed Hytteområde Undertegnede sameier representerer stemme ( r ). Hytte ( r ) nr. Fullmakt til å stemme på mine vegne i alle saker som er nevnt i innkallingen til årsmøtet overdras her til: Navn: Undertegnet: Dato: Saker som er meldt i innkallingen og som fullmakten ikke gjelder for: Sak nr. : Fullmakten kan overdras videre til: Navn: Undertegnet: Dato: Det er kun utsteder som kan overdra fullmakt til andre. Fullmektige kan ikke gjøre dette

Sameiet Sodefjed Hytteområde Side 21 av 21 Stemmeseddel 2013