Møtereferat : 4. februar 2015 Tilstede: Torbjørn Nyborg Per Olav Skjesol Lise Larsen Thore Tvete Anette Aas Gaute Evenhus Anton Bryhn Sak 1) Godkjenne forrige møtereferat Kommentarer: Møtereferatet fra 12. november 2014 ble ikke godkjent på forrige møte og må godkjennes denne gang. Forslag: Møtereferat fra t 12. november 2014 og 6. januar 2015 godkjennes. Sak 2) Gå gjennom oppgaveliste fra forrige møtereferat. Nr. Beskrivelse Ansvarlig Frist 14-11 Politiattest: Alle avdelinger skal Gaute Evenhus sørge for at alle personer som trenger politiattest har dette. Vi må få avklart hvordan attestene skal sendes inn. 14-19 Oppfriskningskurs for hjemmesideredaktører: Prøve på nytt. 14-21 14-24 14-29 14-31 14-32 Se på utleiemuligheter av klubbhuset og kjøreregler for slik utleie. Undersøke om medlemskontingent for friidrettsavd. kan reduseres. Be forbundet om begrunnelse for prisen. Legge ut web- sak om at medlemmer må komme med forslag til æresmedlemmer og medlemmer som kan få hedersdiplom. Undersøke pris og løsninger rundt bankterminal Undersøke om det finnes startnummer som kan erstatte Arbeidsutvalget Friidrettsavdelinga v/anton Bryhn Friidrettsavdelinga v/anton Bryhn Kjersti Husby Innen neste Innen neste kontingentkrav kommer
manglende nummer. 15-01 Avklare lysløype- saken med bygdeallmenningen. 15-02 Sende regnskap til Kasserere i alle regnskapsførere avdelingene 15-03 Medlemsregistrering: Sørge for å få orden på KlubbAdmin og lage informasjon om løsningen som medlemmene skal få via hjemmesida 15-04 Undersøke hurtiglink til booking av aerobic og spinning på hjemmesida 15-05 Frisør i klubbhuset: Sørge for å Husstyret ved følge opp saken og bli enige om Torbjørn Nyborg avtale 15-06 Gruppe for klesinnkjøp: Høre med initiativtakerne om de er villige til å danne denne gruppa 15-07 Skaffe skiutstyr til skolen Torbjørn Nyborg og 15-08 Undersøke hva som er grunnen Skiavdelinga til havari av tråkkemaskina. v/anne Grete Reitan (ev. Jostein Øien som var på møtet) Så fort som overhodet mulig Før våren kommer Fortløpende Innen fredag 9. januar 14-11: Politiattester sendt inn. Gaute følger opp etter hvert for å se om alt er i orden. Videreføres. 14-19: Ikke gjort. Videreføres og gjennomføres raskt. 14-21: Årsmøtet tar for seg denne saken. Viderføres. 14-24: Se innkomne saker til årsmøtet. Avsluttes. 14-29: Ble ikke gjort og nå er det for sent. Avsluttes. 14-31: Ikke gjort videreføres. 14-32: Kjersti var ikke tilstede. Videreføres. 15-01: Ikke kommet lengre. Videreføres. 15-02: Gjennomført. Avsluttes. 15-03: Ikke gjort så mye mer. Videreføres. 15-04: Forsøkt, men fungerte ikke. Avsluttes. 15-05: Frisørene vurderer ulike løsninger og har ikke bestemt seg. Videreføres. 15-06: Gruppa har ikke bestemt seg enda. Videreføres. 15-07: Ski ble kjøpt inn og levert til skolen. Avsluttes. 15-08: Skiavdelinga ikke tilstede. Videreføres. Sak 3) Godkjenne sakliste til årsmøte. Info: Se vedlegg for forslag.
Kommentarer: Sakene ble gått gjennom og diskutert. Endringer ble lagt inn fortløpende. Oppdatert versjon ligger vedlagt på slutten av referatet. Forslag: Hovedstyret godkjenner saklista sånn som den ligger vedlagt. Sak 4) Spillemiddelsøknad kunstgressbane Info: Stig Rønning og Kjell Stokkan tar denne ballen videre. Sak 5) Regnskapsfører Info: Kjell Stokkan fortsetter ett år til. Han står for opplæring av nye kasserere. Sak 6) Fotballavd. Kasserer Info: Øyvind Evenhus fortsetter ett år til som kasserer, men blir ikke med på arrangement og andre tidkrevende sysler. Han gjør en strålende jobb som kasserer og ønskes med videre av regnskapsføreren. Sak 7) Møte med kommunen: Info: Kommunen har behov for barnehage i Åsen. Brakkebarnehage skal tas ned på Stjørdal og Levanger kommune ønsker å plassere denne på grusbanen. Forslag er lagt fram for kommunen med blant annet leie av bane på Skogn eller Ronglan. Ingen avtale blir underskrevet før kontrakt om bygging av kunstgressbane er på plass. Leder,, ber om å få fullmakt til å forhandle avtaler med kommunen angående saken. Når det blir snakk om skriftlige avtaler som skal signeres hentes skal dette godkjennes av hovedstyret. Nye møter med kommunen blir gjennomført i løpet av nær framtid. Forslag: Leder,, får fullmakt til å forhandle fram avtaler med kommunen. Hovedstyret blir informert fortløpende. Når skriftlige avtaler skal inngås skal dette godkjennes av hovedstyret. Sak 8) Vannskade i klubbhuset Info: Det har vært vannskade i klubbhuset og fotballavdelingen skal få fikset dette. Forsikringsselskapet har utbetalt 34 000 kroner som er overført til fotballavdelingen for å gjøre dette. Sak 9) Sandstrøing Info: Det er behov for bedre snøbrøyting og strøing utenfor klubbhuset. Spesielt fotpleiekundene har behov for godt fotfeste. Forslag: kontakter dem som brøyter og strør og sørge for at dette blir gjort bedre. Oppgaveliste: Nr. Beskrivelse Ansvarlig Frist 14-11 Politiattester: Følge opp og sørge for at alle som må ha politiattest Gaute Evenhus Fortløpende
14-19 14-21 14-31 14-32 15-01 15-03 15-05 15-06 15-08 15-09 har det. Oppfriskningskurs for hjemmesideredaktører: Prøve på nytt. Se på utleiemuligheter av klubbhuset og kjøreregler for slik utleie. Undersøke pris og løsninger rundt bankterminal Undersøke om det finnes startnummer som kan erstatte manglende nummer. Avklare lysløype- saken med bygdeallmenningen. Medlemsregistrering: Sørge for å få orden på KlubbAdmin og lage informasjon om løsningen som medlemmene skal få via hjemmesida Frisør i klubbhuset: Sørge for å følge opp saken og bli enige om avtale Gruppe for klesinnkjøp: Høre med initiativtakerne om de er villige til å danne denne gruppa Undersøke hva som er grunnen til havari av tråkkemaskina. Sørge for at det blir bedre strøing utenfor klubbhuset Arbeidsutvalget Friidrettsavdelinga v/anton Bryhn Kjersti Husby Husstyret ved Torbjørn Nyborg Skiavdelinga v/anne Grete Reitan (ev. Jostein Øien som var på møtet) Innen neste Før våren kommer Fortløpende
Årsmøte 2014 Klubbhuset 12. Februar 2015 Sakliste Vedlegg 1 1. Godkjenne stemmeberettigede. 2. Godkjenne innkalling, sakliste og forretningsorden. 3. Velge dirigent, referent, samt 2 medlemmer til å underskrive protokollen. 4. Behandle idrettslagets årsberetning og gruppe årsmeldinger. 5. Behandle idrettslagets og gruppenes regnskap i revidert stand. 6. Behandle forslag og saker. (Se neste side for mer informasjon om innkomne saker) a. Stokkvola tusenårssti b. Husstyret /Trim c. Åsen Treningssenter d. Medlemskontingent. e. Friidrett f. Hedersdiplom. g. Høgseterrennet: Endring av statutter 7. Fastsette medlemskontingent 2016. 8. Behandle idrettslagets organisasjons- og strategiplan. 9. Valg: Leder/nestleder Styremedlem/vara 2 Revisorer.
Innkomne saker: a) Stokkvola Tusenårssti Forslag: Stokkvola Tusenårssti blir en ny avdeling under Hovedlaget for å ta vare på stier med tilhørende anlegg og turløyper som brukes av. Penger som kommer inn til Stokkvola Tusenårsti skal disponeres av avdelingen. b) Husstyret/Trim. Lite aktivitet i Trim og stor aktivitet på klubbhuset, og styret i Trim kan ta vare på klubbhuset i tillegg til oppgaver de har i dag. Forslag: Trimavdelingen videreføres med nye arbeidsoppgaver. I tillegg til dagens oppgaver blir klubbhuset nytt ansvarsområde. Arbeidsutvalget utarbeider ny instruks for Klubbhuset. c) Åsen Treningssenter Forslag: Startes som ny avdeling under Hovedlaget. Instruks for drift utarbeides av Arbeidsutvalget. d) Medlemskontingent. Forslag: Ungdom i familie blir t.o.m. 19 år slik at de følger siste året vi får støtte for dem via LAM midler. e) Friidrett: Forslag: Pga. høy kontingent til Nord- Trøndelag friidrettskrets ønsker vi å avslutte forholdet til kretsen. f) Behandle innkomne forslag til Hedersdiplom. g) Høgseterrennet: Det har blitt foreslått endringer rundt gjennomføringen av Høgseterrennet. Endringene må behandles av årsmøtet. Forslag: Statuttene til Høgseterrennet oppdateres i henhold til de foreslåtte endringene