Til medlemmer av Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne MØTEINNKALLING Med dette innkalles til møte på Lunner rådhus, Kommunestyresalen Onsdag 05.03.2014 kl. 09:00 Se vedlagte saksliste og saksdokumenter. Tidsplan for dagen: Kl. 9.00 Møtet settes Saksbehandling i hht saksliste Roa, 25.2.14 Jenny Eide Hemstad Fagleder/utviklingskoordinator Kopi legges ut på www.lunner.kommune.no Side 1 av 42
MØTEBOK Styre, råd, utvalg Møtested Møtedato: Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Kommunestyresalen 05.03.2014 SAKER TIL BEHANDLING: Sak 1/14 Sak 2/14 Sak 3/14 Årsmelding for Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 2013 Dagsenter psykiatri P-307 P304- Boliger ved Frøystad (Frøystadtunet) Skisseprosjekt fremmes for P3 vedtak Side 2 av 42
MØTEBOK Arkivsaksnr.: 14/124-1 Ark.: 210 &14 Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: 1/14 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 05.02.2014 Saksbehandler: Jenny Eide Hemstad, fagleder ÅRSMELDING FOR RÅD FOR MENNESKER MED NEDSATT FUNKSJONSEVNE 2013 Rådmannens innstilling: Årsmelding 2013 for Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne godkjennes. Side 3 av 42
Saksutredning: Lov om råd eller annen representasjonsordning i kommuner for mennesker med nedsatt funksjonsevne m.m. ble vedtatt av Stortinget 17. juni 2005. Etter denne loven skal alle kommuner ha et råd eller en annen representasjonsordning for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Loven trådte i kraft 10. september 2007. I kommunestyrets sak 15/08 den 31.01.08 ble det opprettet eget råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne. I kommunestyrets sak 66/09 den 22.10.09 ble rådet utvidet fra 3 til 5 medlemmer. I h.h.t. lov om råd eller anna representasjonsordning i kommunar for menneske med nedsett funksjonsevne m.m. 7 skal rådet kvart år leggje fram ei melding om verksemda si. Meldinga skal leggjas fram for kommunestyret. Årsmeldingen vil følge som vedlegg til kommunens Årsmelding og regnskap for 2013 når den blir behandlet i formannskap og kommunestyre. ÅRSMELDING 2013: Antall møter: 4 Antall behandlede saker: 8 Av saker som har vært til behandling: - Diverse referatsaker. - Rådets årsmelding og regnskap 2012. - Lokalisering av sykehjem med tilhørende omsorgsboliger. - Valg av representant til prosjekt Frøystadtunet. - Årsmelding og regnskap 2012 - Kommuneplan for Lunner, samfunnsdel og arealdel, 2013-2024 - høring - Kommunedelplan Samfunnsutvikling 2014-2017 - Kommunedelplan Omsorg 2014-2017 - Handlingsprogram/ økonomiplan 2043-2017 og årsbudsjett 2014 Det er gitt orienteringer om følgende: - Lokalisering av sykehjem med tilhørende omsorgsboliger Rådet har hatt representanter i følgende: Byggekomité for omsorgsbolig Prosjekt Frøystadtunet Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne består av: Medlemmer: Ove Johnny Myrås leder Line Jorung nestleder Ann Gøril Rudstad Bente Godli Roy Magne Stensrud Side 4 av 42
Line Jorung tiltrådte som leder fra 12.12.13 for perioden frem til 1.7.14 i leders fritaksperiode. For samme periode trådte Ranveig Berge inn som medlem av rådet. Varamedlemmer: 1. Ranveig Berge 2. Steinar Hasselgård 3. Ole Bjøralt Ansvar for saker til rådet har rådmannen. Sekretærfunksjon har utvalgssekretær. Konklusjon: Rådets årsmelding for 2013 godkjennes. DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt: Øvrige dokument: Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 5 av 42
Side 6 av 42
MØTEBOK Arkivsaksnr.: 13/741-6 Ark.: G70 Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: / Kommunestyret 27.3.2014 / Formannskapet 6.3.2014 2/14 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 05.03.2014 Saksbehandler: Atle Holmstykket DAGSENTER PSYKIATRI P-307 Rådmannens innstilling: Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne har følgende merknader til saken: Side 7 av 42
Sammendrag: Konseptet med samlokalisering av kontor for psykisk helse og dagsenter ligger til grunn for dette saksfremlegget. Behovet for dagsenteret fremkommer i kommunedelplan Omsorg 2014-2017, og i kommunedelplanen vedtatt for perioden 2011-2016, i utredning av et samordnet tilbud innen psykisk helse og rus for voksne i Lunner (des. 2010 - mars 2012), og i prosjekt «Samhandlingsreformen på Hadeland» (6 jan. 2012), samt i Reform Lunner høsten/ oktober 2012. Saken var oppe til behandling i budsjettprosessen/ handlingsprogram og økonomiplan for 2013-2016 årsbudsjett 2013, vedtak ble fattet i kommunestyret 13. desember 2012 på bygging eller kjøp av eksisterende bygg i Lunner sentrum med ramme kr 7 300 000,- Prosjektet i sin helhet ble stoppet av rådmannen tidlig i april 2013, for at administrasjonen skulle gjennomføre ny saksutredning i tråd med nye vedtatte retningslinjer for investeringsprosjekter. Det er vurdert tre ulike alternativ: Alt A B C Beskrivelse Videreføre prosjektets opprinnelige plan- detaljprosjektering av full bruksendring innenfor eksisterende butikklokale, klargjort for P4 vedtak Benytte tomten videre, men sannere/ rive gammelt butikklokale, til fordel for nybygg (ikke utleiedelen), P2- vedtak. Selge eiendommen. Detaljprosjekteringen viser at for alternativ A er prosjektkostnaden tilknyttet ombyggingen inklusive rigg og drift, generelle kostnader, spesielle kostnader, samt marginer og reserver og inventar kr. 7 624 000,- Dette betyr en økning på kr 4 733 000, i forhold til vedtaket som ble gjort i Handlingsprogram/ økonomiplan 2013 2016 og årsbudsjett 2013, hvor ombyggingen var prissatt til kr 2 900 000,- Rådmannen anbefaler at alternativ A vedtas. Side 8 av 42
Saksutredning: FAKTA: Saken var oppe til behandling i budsjettprosessen/ handlingsprogram og økonomiplan for 2013-2016 årsbudsjett 2013, vedtak ble fattet i kommunestyret 13. desember 2012. I Handlingsprogram/ økonomiplan 2013 2016 og årsbudsjett 2013, s 142 er følgende tiltak vedtatt: 3 Dagsenter Lunner - Psykiatri 7 300 Bygging eller kjøp av eksisterende bygg i Lunner sentrum. Kostnad usikker mht om det kjøp eller bygging. Kan da variere fra kr 7,3 mill (kjøp 4,3 mill + ombygging 3 mill) Bygging 400 kvm vil koste ca 10 mill. På bakgrunn av dette ble eiendommen «Tunet Jern & Farge» kjøpt av Lunner kommune i januar 2013, for kr 4 300 000,- I tillegg kommer avgifter og tinglysningsgebyr slik at total kjøpesum ble kr 4 408 964,- Beregninger av enkel ombygging til «Kontor for Psykisk helse og dagsenter» var tidligere fastsatt til kr. 2 900 000,- etter at kjøpesummen var fratrukket. Det ble i perioden januar til april 2013 gjennomført tre prosjektgruppemøter, utarbeidet romprogram og gjennomført detaljprosjektering av ombyggingen. Under utarbeidelsen av detaljplanene økte kostnaden utover tidligere vedtatt ramme. Som kjent ble prosjektet i sin helhet stoppet av rådmannen tidlig i april 2013, for at administrasjonen skulle gjennomføre en saksutredning i tråd med nye vedtatte retningslinjer for investeringsprosjekter. Prosjektet var da klar for byggemelding. Den 01.10.2013 ble det gjennomført et styringsgruppemøte der det ble konkludert med tre ulike utredningsalternativer: Side 9 av 42
Alt A B C Beskrivelse Videreføre prosjektets opprinnelige plan- detaljprosjektering av full bruksendring innenfor eksisterende butikklokale, klargjort for P4 vedtak Benytte tomten videre, men sannere/ rive gammelt butikklokale, til fordel for nybygg (ikke utleiedelen), P2- vedtak. Selge eiendommen. Side 10 av 42
MILEPÆLSPLAN FOR INVESTERINGER. F1 Idefase, F2 Konseptfase, F3 Planleggingsfase er utført etter at Lunner kommune overtok eiendommen. Dette gjør at noen av aktivitetene er blitt slått sammen der det har vært hensiktsmessig, og noen aktiviteter er av naturlige årsaker falt bort. Dette blir forklart forløpende gjennom aktivitetsbeskrivelsene. A0 Idefase: Konseptet med samlokalisering av kontor for psykisk helse og dagsenter ligger til grunn for dette saksfremlegget. Videre bygger alternativene i dette saksfremlegget på det faktum at Lunner kommune står som eier av eiendommen. Behovsanalyse, Behovet for dagsenteret fremkommer i kommunedelplan Omsorg 2014-2017 (og i kommunedelplanen vedtatt for perioden 2011-2016), i utredning av et samordnet tilbud innen psykisk helse og rus for voksne i Lunner (des. 2010 - mars 2012), og i prosjekt «Samhandlingsreformen på Hadeland» (6 jan. 2012), samt i Reform Lunner høsten/ oktober 2012. Orientering om dagens kontor for psykisk helse, Kontor for psykisk helse har til enhver tid ca.100 tjenestemottakere. Det brukes i overkant av 110 timer i uka til direkte brukeroppfølging. Oppfølgingen består av stabilisering og behandling inkludert eksponering. Hyppighet, varighet og behandlingsforløp varierer etter den enkelte tjenestemottakers ønske og behov. Andre ressurskrevende oppgaver er blant annet koordineringsansvar, ansvarsgrupper, samarbeidsmøter, dokumentering og forebyggende arbeid. I tillegg deltar kontoret for psykisk helse i Tverrfagligteam rettet mot barn og unge under 16 år, og to ganger i året tilbyr Kontoret for psykisk helse kurs i mestring av depresjon (KID-kurs), samt at kontoret er en del av kommunens kriseteam. Kontoret for psykisk helse har 4,25 årsverk til disposisjon, inkl. leder, og tilbyr tjenestene på hverdager i tiden 8-15.30. Orientering om dagsenteret og antall brukere, Dagens dagsenter «Møteplassen» holder til på Bergosenteret og er åpent tre dager i uka. Mandag og onsdag er åpent for alle, og torsdager er fortrinnsvis øremerket ungdom/unge voksne. Det er ca. 60 brukere som alternerer tilbudet, innenfor åpningstiden. Side 11 av 42
Slik Møteplassen drives i dag, bemannes mandag og onsdag med to ansatte og torsdag med en person, til sammen utgjør dette et årsverk. Reform i Lunner (utdrag fra rapportens mandat- prosjektgruppe Lunner Psykiatritjeneste), «Innarbeide drift og investering som følge av pkt 2.1, 2.2 og 2.3 i tempo og aktivitetsplanen i Reform Lunner. Innarbeides i omsorgsplanen, teknisk plan og budsjett/handlingsplan. Utrede behovet for boveiledning/ambulante tjenester til mennesker som ikke har tilbud om, og /eller behov for døgnkontinuerlige tjeneste. Beregning av oppussingskostnader Lunner bofellesskap. Beregne kjøp/ ombygging av eks bygg i Lunner sentrum evt. nybygg.» Prosjektgruppa har ikke valgt å utrede oppussing av Lunner bofellesskap i denne saksfremstillingen, da leilighetene er eid av Lunner boligstiftelse. Kommunedelplan Omsorg, vedtatt for perioden 2014-2017, I kapittel 2.5 Psykisk helse er det beskrevet strategiske valg om å gi hjelp og veiledning til innbyggerne for å forebygge mer kostnadskrevende tjenester, samt gi brukerne mulighet til å bo hjemme lenger. Det skal også vurderes organiseringen av tjenestene til personer med psykiske lidelser, for at dette skal kunne gi brukerne mer kontinuitet og fleksibilitet i tjenesten. Hensikten med differensierte dagtilbud er å gi brukerne en meningsfull hverdag, som bidrar til forebygging og sosialisering og er beskrevet i kapittel 2.6. Et av de strategiske valgene for å nå dette, er å utvide dagtilbudet innen psykisk helse fra tre til fem dager pr uke. A1 og A3 Mandat og prosjektorganisasjon Det ble nedsatt en prosjektgruppe januar 2013, som har vært delaktige i prosjektet. Prosjektgruppen består av; Kontoret for Psykisk helse, v/ Marte Marie Ohren Rådgiver helse- og omsorg, v/tove Smeby Vassjø Leder tilrettelagte tjenester v/ann Herborg Fagerli Leder Kalvsjøstua v/nils Magnus Ørnes Verneombud, Kari Didriksen Side 12 av 42
Prosjekterende bygg v/byggmester Rolf Rustad Brukerrepresentanter fra Bergo/ Mental helse Prosjektgruppa har vurdert aktuelle planer som er hensiktsmessige for prosjektet. A2 Overordnet tidsplan Fremdriftsplan for alternativ A: FREMDRIFTSPLAN FOR GJENNOMFØRING P307 Alternativ A. 2014 2015 Pos Aktivitet/ Uke feb mars april mai juni juli aug sept nov des jan feb mars april mai Ferie 100 Saksforbredelser 101 Møte i prosjektgruppa 102 Gjennomgang med styringsgruppen 103 Sak Formannskap og kommunestyret P4 104 Gjennomføringsfase 105 Avrop rammeavtaler 106 Oppstart møte og detaljprosjektering 107 Rigg og bestille materialer 108 Søknad arb. tilsynet 109 Søknad byggesak 110 Forhåndsmelding mattilsynet 111 Nabovarsel 112 Søknad Husbanken 113 Utarbeide detaljert fremdriftsplan alle fag 114 Gjennomføringsfase bygg 115 Anbud utvendige arbeider 116 Utvendige arbeider 117 Innregulering av ventilasjon/ idriftsetting 118 Anmode om utbetaling av tilskudd 119 Anmode om ferdigattest byggesak 120 Byggrenhold 121 IKT og inventar 122 Innflytting 123 Offisiell åpning av nytt dagsenter 124 Avsluttning av økonomi 125 P5 og P6 evaluering P5-P6 126 Overført driftsfase Drift Side 13 av 42
Fremdriftsplan for alternativ B 2014 2015 2016 2.kv. 3.kv. 4.kv. 1.kv. 2.kv. 3.kv. 4.kv. 1.kv. 2.kv. P2-vedtak RIVE F2-utredningsfase RIVE P3 F3-Planlegge RIVE P4 F4-Gjennomføring RIVE P5/P6 P2-vedtak NYTT BYGG F2-utred.fase NYTT BYGG P3 F3-Planlegge NYTT BYGG P4 F4-Gj.føring NYTT BYGG P5 F5-evaluering P6 Fremdriftsplan alternativ C Man kan legge eiendommen for salg umiddelbart etter et vedtak. Men hvis man oppnår en dårlig pris, lavere enn det man kjøpte eiendommen for, anbefales det å vente til senere på året og forsøke på nytt. A4 Arkiv sak / rutiner Det er opprettet saken i kommunen sak- og arkivsystem, ESA, og i byggesakarkiv. A5 utgår, se A29 Budsjett og prosjektkalkyle (tilskudd) A6 Gjennomføre en usikkerhetsvurdering (risiko/muligheter) Det ble umiddelbart etter overtagelse av eiendommen gjennomført radonmålinger, hvor resultatet viser becquerel over anbefalt verdi. Dette medførte at balansert ventilasjon og radonbrønner ble tatt inn i prosjektet. Prosjektet har vært drøftet med aktuelle tilsynsmyndigheter som har kommet med sine kommentarer. Disse har blitt tatt til etterretning. Side 14 av 42
A7 utgår For alternativ A fører denne saksutredningen til et P4-vedtak. For alternativ B, danner denne saksutredningen et grunnlag for å kunne fatte et P2- vedtak. A8 Økonomiske beregninger/analyser, se A 29 Prosjektkalkyle er gjennomført jf. A5 og A29. Se vedlegg 1. A9 Interessentanalyse Interessentanalyse er gjennomført og resultert i en oversikt over brukerinvolvering internt/ eksternt og høringsinstanser. Se vedlegg 2. A10, A 23 Etablere prosjektorganisasjon med interessenter /tillitsvalgte /vernetjeneste. Siden fasene F1, F2 og F3 har blitt kjørt sammen, har det vært den samme prosjektorganiseringen gjennom alle tre fasene. Prosjektorganisering SG Rådmannens styringsgruppe Rådmannen og kommunalsjefene PE Prosjekteier Kommunalsjef Idun Eid PL Prosjektleder E&I Avd. ingeniør EI Atle Hermansen PL Prosjektleder fag Tj.leder Ann Herborg Fagerli Prosjektmedlem Prosjektmedlem Prosjektmedlem Rådgiver Tove Vassjø Hovedverneombud Kari Didriksen Fagleder Psykisk helse Marthe M. Ohren Side 15 av 42
Prosjektmedlem Prosjektmedlem Prosjektmedlem Avd. Kalvsjøstua Nils M. Ørnes/ Prosjekterende Bygg Rolf Rustand Brukerrep Mental Helse N. Wirstad, P. Vestlund Det har i tillegg vært høringsuttalelser fra følgende instanser: Forhåndskonferanse med byggesak Forhåndskonferanse med arbeidstilsynet Avklaring mot vernemyndigheter og reguleringsstatus Kommunelege 1 (forvaltning av lov om miljørettet helsevern) Barn og unge under 18 år. Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne Renholdsleder tilknyttet valg av overflater og daglig renhold Mattilsynet for Hadeland og Ringerike (kjøkken/ kafè) BHT (Bedriftshelsetjenesten) Prosjekterende; RIV, RIB, RIBr, RIE, LYD Hadeland og Ringerike Bredbånd AS IKT-Data A11 Gjennomføre brukerprosess og medvirkning Som angitt i innledningen og i A10. Det er avholdt 3 prosjektmøter, flere særmøter for avklaringer underveis, med tilhørende høringsrunder. Se også vedlegg 2. A12 Reguleringsarbeid Eiendommen/ Lunner sentrum er regulert til «sentrumsformål», som ligger innenfor formålet kontor og tjenesteyting, og det er derfor ikke nødvendig med omregulering. Reguleringsplanen for Lunner sentrum krever tiltak/ utredning av støy (gul sone), 15 meter avstand til senter fylkesvei og 4 meter avstand til offentlige ledninger i grunnen. Dette medfører at vinduer som vender mot fylkesveien må ha støyklassifisering og at kravene til dette angis av godkjent lydrådgiver. Side 16 av 42
A13 Vurdere skisser/tekniske løsninger, tilgjengelig areal etc. Foreslått løsning/ tegning har vært gjenstand for flere revisjoner underveis og innspill fra aktiv brukerinvolvering på mange nivåer har ført oss frem til en akseptert løsning for alle involverte parter. Flytting av kontor for psykisk helse (faste varige arbeidsplasser), samtidig med en god planløsning for brukere har vært en spennende og involverende prosess. A14 Alternative løsninger Det er jobbet med tre ulike alternative løsninger, som beskrevet i innledningen. A15 Byggprogrammering Gjennom prosjektgruppemøtene er det blitt utarbeidet et romprogram for ombygging av eksisterende bygg. Dette romprogrammet kan også benyttes hvis alternativ B velges. Det vises ellers til tegningene som er vedlagt. A16 Risiko for anslag/synliggjøre usikkerhet Henviser her til A29. A17 Helhetlige samfunnskonsekvenser Prosjektgruppen stiller seg bak lokaliseringen og mener at den sentrale beliggenheten passer godt for etableringen, med nærhet til etablerte bomiljøer, tog og bussforbindelse, gangveger for gående og syklister. Etableringen vil dessuten gi Lunner sentrum et løft ved at lokalene tas i bruk og gis et ansiktsløft. Adkomsten til dagsenteret er enkel med bil og for bevegelseshemmede. A18 (A31, A32) Utarbeide skisseprosjekt og forprosjekt, Skisseprosjekt/ forprosjekt er gjennomført for Alt. A. Omforent plantegning og utomhusplan fremkommer i vedlegg 3. Side 17 av 42
A19 Driftskonsekvenser Direktoratet for forvaltning og IKT, DIFI, har utarbeidet et kalkulasjonsverktøy som benyttes for å frembringe livsløpskostnader for et bygg. Se for øvrig beregningene under drøftingskapittelet. Beregningene er gjort ut i fra maksimalt tilskudd fra Husbanken, MVA kompensasjon og fremtidige leieinntekter. A20 Prosjektforslag til politisk behandling med oppdatert budsjettforslag Prosjektets historie og tidligere utredninger knyttet til alternativ A, gjør oss i stand til å fremlegge dette alternativet som et P4 vedtak. A21 Identifikasjon og omfang av aktiviteter /mengder Nedfelt i prosjektkalkyle jf. A29. A22 Beskrive prosjektets leveranser/produkter i nedbrytningsstruktur og forslag til entreprisemodell Prosjektet egner seg spesielt godt med utførelse i egenregi, med eget håndverkerlag og samtidig tilknyttet mindre ansvarlige foretak på inngåtte rammeavtaler og at dette administreres som byggherrestyrte sideentrepriser. Henviser også til A3. A23 Utgår Som angitt i A10 A24 Brukerprosess og medvirkning Det henvises også til A1, A9 og A11. Side 18 av 42
A25 Avrop rammeavtaler rådgivere etc. Prosjekteringsoppgavene er avklart og bemannet for alt A. Funksjonsprogrammet skal nå sikre forsvarlige arbeidsforhold, helsemessig og sikkerhetsmessig, for brukere og personale. Noe rådgiver honorar er påløpt for å kunne skape grunnlag for denne utredningen, øvrige avrop skjer først etter P4 vedtak. A26 Kvalitetsplan Ved hjelp av forhåndskonferanser med arbeidstilsynet, plan- og byggesak, samtidig som andre aktuelle tilsynsetater og rådgivere har bistått oss til å identifisere hvilke risikofaktorer prosjektet har og mulige tiltak vi kan iverksette for å redusere risikoen. Mener vi nå å ha vurdert virkemidler som kan hindre at risikofaktoren oppstår eller som kan minske konsekvensene hvis det skjer. A27 Utarbeide PA-bok og SHA plan for byggherre Utarbeides og fremlegges/ signeres i oppstartmøte etter P4 vedtak. A28 Tidsplan og fremdrift Beskrevet under A2. A29 Budsjett, kostnadsplan, tilskuddsordninger og oppfølgingsrutiner Detaljprosjekteringen viser at for alternativ A er prosjektkostnaden tilknyttet ombyggingen inklusive rigg og drift, generelle kostnader, spesielle kostnader, samt marginer og reserver og inventar kr. 7 624 000,- Dette betyr en økning på kr 4 733 000, i forhold til vedtaket som ble gjort i Handlingsprogram/ økonomiplan 2013 2016 og årsbudsjett 2013, hvor ombyggingen var prissatt til kr 2 900 000,- Side 19 av 42
Finansieringen blir da som følger: Økning i ramme på prosjekt 307 for alternativ A Total ramme Bud 2013 Økning prosjekt 307 Ramme 12 033 000 7 300 000 4 733 000 Antatt tilskudd 6 618 150 2 920 000 3 698 150 Lån 4 040 050 3 780 000 260 050 Mva 1 374 800 600 000 774 800 Entreprenører plikter å varsle ved avvik i økonomi, fremdrift og kvalitet, herav også endringer av tekniske løsninger. Jf. signert kontrakt/ rammeavtale. Timelister skal signeres av BL og materielluttak følger med forhåndsdefinerte påslagsprosenter. Skyggeregnskap etableres for god oppfølging av prosjektregnskapet. Husbankens ekstranett benyttes som søkeportal og aksept for tilskudd er en premiss for oppstart. Rådgivere med ansvarsrett innen respektive fag angir tekniske krav, med påfølgende kostnadsberegning. Det er innhentet forpliktende pristilbud på de fleste kostnadsbærer i kalkylen. Husbanken er kontaktet og gjort kjent med planene. Søknaden behandles først etter at P4 vedtaket foreligger. Eventuelle reduksjoner i tilskudd og endringer i finansering som følge av søknadsbehandlingen i Husbanken, krever nytt P4 vedtak. A30 Kommunikasjonsplan Som angitt i A3 og i tillegg ukentlige bygge- og fremdriftsmøter i oppstartfasen. Herav også HMS/ vernerunder på egne sjekklister. Sikkerhet- helse og arbeidsmiljø (SHA) gjennomføres i henhold til Byggherreforskriften, med egen SHA plan og signerte avtaler med koordinator prosjektering (KP) og koordinator utførelse (KU). A31 Forprosjekt Er utført for Alt. A. Side 20 av 42
A32 Funksjonell og teknisk løsningsbeskrivelse Angitt i A5- A6- A13- og A14 A33 Plan for usikkerhet/risiko og gjennomføring Angitt i A6 A34 Fremdriftsplanlegging Angitt i A2 A35 Planlegge å utarbeide anbudsdokumenter Angitt i A5 A36 Gjennomføre og evaluere anbudskonkurranser (ikke kontrahering) Etablerte rammeavtaler benyttes i stor grad for dette prosjektet. Enkelte mini konkurranser med mindre aktører/ leveranser utføres ved å innhente tre tilbud/ etablere og signere anskaffelsesprotokoll for kjøp under NOK 500 000. A37 Sammenstille og fremlegge politisk saksfremlegg For alternativ A: saken bringes frem til politisk behandling og innstilling om et P4- vedtak, Oppstart/realisering, med endelig romprogram og budsjettramme. Rådgivere med ansvarsrett innen respektive fag angir tekniske krav, med påfølgende kostnadsberegning. Det er innhentet forpliktende pristilbud på de fleste kostnadsbærer i kalkylen. Husbanken er kontaktet og gjort kjent med planene. Søknaden behandles først etter at P4 vedtaket foreligger. Eventuelle reduksjoner i tilskudd og endringer i finansering som følge av søknadsbehandlingen i Husbanken, krever nytt P4 vedtak. Side 21 av 42
DRØFTING For å øke presisjonsnivået og belyse usikkerhetsfaktorene, drøftes de tre ulike alternativene: Alternativ A: Bruksendring av eksisterende butikklokale til dagsenter/kontorer Alt A Prosjekt- Kostnad Årlige driftskostnader (389 m2) Faktisk kapitalutgift, første drifts år. Fordeler Ulemper Inkludert kjøp av eiendom og prosjektering Forvaltning, Løpende drift, Renhold, Energi, Vann og avløp, Avfallshåndtering, Vakt og sikring, vedlikehold. - Husbanken dekker antatt 55 % av fellesarealer/ (nytt 2014). - Brukerinvolvering er gjennomført, - Bygget krever mer utvendig vedlikehold på sikt, kontra alt. B (nybygg). omforente tegninger og prosjektunderlag kan benyttes. - Energikostnader blir høyere enn nybygg 12 033 000,- 290 000,- 262 603,- - Økonomisk gunstig - Godt egnet egenregi prosjekt med egne håndverkere. etter dagens PBL (TEK 10) - Begrensninger i utforming pga. eks. bygg og ved fremtidige endringer. Side 22 av 42
Alternativ B: Rive og bygge nytt på samme tomt Alt B Prosjekt- Årlige driftskostnader Fordeler Ulemper Kostnad (389 m2 nybygg) Forvaltning, Løpende drift, Inkludert kjøp av tomt og prosjektering Renhold, Energi, Vann og avløp, Avfallshåndtering, Vakt og sikring, vedlikehold. - Husbanken dekker antatt 55 % av fellesarealer/ (nytt 2014), antagelig også kjøp og rivning for å få tilgang til tomt. - Større binding av kapitalkostnader - Ny tidkrevende brukerprosess, nye - Nytt bygg etter TEK10 - Lavere energi, drift og vedlikeholds kostnader. høringsrunder og utarbeidelse av saksfremlegg nå gjennomføres. - Større muligheter for å endring av 18 420 000,- 260 000,- lokalene i fremtiden. - Færre begrensinger ved - Mangel på egenregi prosjekter med egne håndverkere i 2014 utformingen av nytt bygg. - Godt egnet egenregi prosjekt med egne håndverkere Alternativ C: Selge til antatt markedsverdi jf. takst. Alt C Forventet tap Påløpt på P307 pr. dd. Fordeler Ulemper Ved salg til antatt markedsverdi; 3 000 000,- (renter og avdrag inkludert) Begynne med blanke ark Se alle planer i enda større sammenheng. Mangler tomt for etablering av kontor og dagsenter for psykiatri Kan risikere å måtte Side 23 av 42
2 000 000,- selge med tap, usikkerhet tilknyttet næringsmarkedets respons. 4 760 000,- Krevende å finne ny og egnet tomt Konklusjon: 1. Konklusjon med begrunnelse. Prosjektgruppa er enstemmig i forslaget til utforming og omfang tilknyttet alternativ A. Det forutsettes tilleggs finansieres med kr. 4 733 000,- DOKUMENT I SAKEN: Vedlegg 1- Vedlegg 2 - Prosjektkalkyle pkt. 2.5 Prosessbeskrivelse investerings prosjekter, Brukerinvolvering internt/ eksternt og høringsinstanser Vedlegg 3 - Vedlegg 4 - Tegninger- utomhusplan og plantegning Takst Øvrige dokument: Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 24 av 42
MØTEBOK Arkivsaksnr.: 13/1797-7 Ark.: 613 &53 Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: 3/14 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 05.03.2014 / Formannskapet 06.03.2014 / Kommunestyret Saksbehandler: Guri Kjærem, fagleder plan og utvikling P304- BOLIGER VED FRØYSTAD (FRØYSTADTUNET) SKISSEPROSJEKT FREMMES FOR P3 VEDTAK Lovhjemmel: Rådmannens innstilling: 1. Prosjekt 304 Boliger på Frøystad, nytt budsjett vedtas med kr 66 700 000 2. Prosjekt 304 Boliger på Frøystad endrer navn til Frøystadtunet og kan starte videre prosess med forprosjektering og innhenting av anbud av totalentreprise for utførelse, P3 vedtak iht prosessbeskrivelse for investeringsprosjekter 3. Prosjekt 304 bringes frem for ny behandling før kontrahering av entreprenør, P4 vedtak iht prosessbeskrivelse for investeringsprosjekter Side 25 av 42
Sammendrag: Kommunedelplan, omsorg beskriver et behov for nye omsorgsboliger. Vedtatt budsjettramme ligger i Handlingsprogram og Økonomiplan og er beskrevet som Prosjekt 304 Boliger ved Frøystad I februar 2013 ble det satt ned en prosjekteringsgruppe ledet av SG-arkitektur, innleid på rammeavtale, for å forestå en prosjektering frem mot et skisseprosjekt Skisseprosjektet foreligger nå. Skisseprosjektet har foretatt en ny kostnadskalkyle og vedtatt ramme må økes til kr 66 700 000,-. Økning i kostnader fremkommer som følge av. - For lavt anslag for brutto/netto faktor - Mer omfattende terrengbehandling - Et mer robust materialvalg enn «normalt» - Nytt behov fremkommet i 2013 Skisseprosjektet innehar en ny tidsplan for byggeriet med ferdigstillelse 3. tertial 2015 Saksutredning: FAKTA: Kommunedelplan, omsorg beskriver et behov for nye omsorgsboliger. Vedtatt budsjettramme ligger i Handlingsprogram og Økonomiplan og er beskrevet som Prosjekt 304 Boliger ved Frøystad (ofte benevnt Frøystadtunet) Side 26 av 42
I møte med Kommunalsjef 21/2-13 ble Prosjektet overlevert prosjektgruppe bestående av Representanter fra Helse og Omsorgsiden i kommunen, Eiendom og Infrastruktur og Rådgivere i Lunner kommune, samt arkitekt (etter rammeavtale) som skulle dra prosjektet videre. Prosessbeskrivelse for investeringsprosjekter ble vedtatt etter at dette prosjektet hadde fått sin oppstart. Arkitekt ble i overleveringsmøte med kommunalsjef gitt oppgaven som prosjektadministrator og prosjektet har valgt å fremføre prosjektet til et P3 vedtak iht Prosessbeskrivelse for investeringsprosjekter i Lunner kommune. Tiltak foreslått i kommunedelplanene Tiltaket er beskrevet i kommunedelplan Omsorg. Se utfyllende beskrivelse pkt A1 Vedtak: Kommunedelplanenes tiltaksdel KONSEPTFASE F1 A1 Etablering av prosjektbeskrivelse med tilhørende mandat for prosjektorganisasjon Historikk og behov synliggjort i planprosesser Ideskisse (presentert i formannskapet 15/11-11 dato) Ifb med budsjett for 2012, utredning av samordnet tilbud innen psykisk helse og behov for en fremtidig barnehageutbygging nord i bygda, framkom det en ide som hadde inngripen i flere sektorer barnehage, psykiatri og boliger for psykisk utviklingshemmede heretter kalt «ideskissa» Tilrettelagte tjenester har bemannede boligfellesskap (for psykisk utviklingshemmede) på Lunner, Roa og Haugentoppen. Antall beboere tilknyttet disse boligfelleskapene er 12 Side 27 av 42
beboere. Ideskissa foreslo å bygge nye omsorgsboliger sentralt på Roa, med fleksible og moderne løsninger tilpasset mennesker med ulike behov. Beboere på Lunner, Roa og Haugentoppen boligfellesskap skulle tilbys nye omsorgsboliger. I tillegg er det flere som har behov og ønsker bolig. Forutsetningen for nye boliger og en flytting av driften var dialog med beboere og deres pårørende/hjelpeverger og brukerorganisasjoner. Ideen var å utvide og flytte nåværende drift. Utvidelsen har alt kommet med 2 personer i 2013 og Frøystadtunet må nå ansees som fylt. Psykiatri er et stadig voksende felt, og i Lunner ser man et økende behov for tjenester til mennesker med psykiske lidelser. Ved å tilby beboere på Lunner og Roa boligfellesskap nye omsorgsboliger kunne man ta i bruk dagens boligfelleskap på Lunner til psykiatriboliger. Ideskissa anbefaler samtidig å kjøpe eksisterende lokaler i Lunner sentrum til dagtilbud, kontorer, møterom mm til psykiatrien. Behovet er synliggjort i Kommunedelplan omsorg 2013 2016 og vedtatt av kommunestyret, jfr Handlingsprogrammet den 13.12.2012 sak 124/12. Kommunedelplan omsorg 2013 2016: Kap. 9.3.2 - strategiske valg: Utrede behovet for drift av ulike typer boliger, for eksempel rus, psykiatri mm. Ses i sammenheng med samhandlingsreformen Kap. 7.3 synliggjør utfordringer ift omsorg i bolig: - leiligheter som ikke er tilrettelagt for funksjonshemmede - boligfellskapene ligget geografisk spredt. dette fører til små enheter - lite attraktive stillingsstørrelser(mange deltidsstillinger) for de ansatte og små fagmiljøer. Tilrettelagte tjenester, med sine små enheter, har lite ressurser til ledelse og mangler støttefunksjoner i forhold til merkantile tjenester. Side 28 av 42
Kap. 7.3 synliggjør muligheter: - Samlokalisering vil gi et bedre tilbud slik som det foreslås i «ideskissa» og planlagt bygging på Harestua i Skolevegen. Kap 7.4 synliggjør utfordringer ift psykisk helse bla: - For få boliger med døgnkontinuerlig bemanning - Mangler samlokalisert botilbud til personer som kun trenger boveiledning - Boliger ligger geografisk spredt. Boliger på Lunner og midlertidige boliger på Kalvsjø fram til 2014. - Kap 7.4 synliggjør muligheter ift psykisk helse: - Samordne psykiatritilbudet (boliger, dagtilbud og kontor for psykisk helse) Kap 7.5 synliggjør utfordringer i forhold til differensierte dagtilbud bla: - Flere grupper har behov for økt tilbud. Det er en utfordring at de benytter de samme lokalene (Bergo) I tillegg framkommer behovet for et dagsenter innenfor psykiatrien i utredningen av et samordnet tilbud innenfor psykisk helse og rus for voksne i Lunner (desember 2010- mars 2012), i prosjektet samhandlingsreformen på Hadeland (6. januar 2012), og i Reform i Lunner høsten 2012. A2 Vurdere og beskrive overordnet tidsplan når behovet er aktuelt å etablere Tidsplan presentert i Ideskisse for Formannskapet 15/11-11 Side 29 av 42
Revidert tidsplan Aktivitetsplan etter P3 vedtak P304 - Boliger på Frøystad Mars April Mai Juni Juli August September Oktober Uke 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 P3 vedtak Brukermøter Prosjekteringsmøte Rådgivere Forprosjekt Ferdigstilles Utarbeide anbudsgrunnlag Doffin. Konkurranse utlyses Rammesøknad Anbudsfrist, evaluering innstilling P4 vedtak Kontrahere entreprenør Detaljprosjektering, Entrp Søknad igangsetting Oppstart byggeplass Ferdigstillelse 3.tertial 2015 Påske Prosjekteringsgruppen har brukt mye tid på å kartlegge brukernes behov og ønsker og diskutert dette. Fasen for skisseprosjekt ble derfor dratt ut i tid med ca 1 tertial. Prosjektgruppen fikk mot slutten av sitt arbeide med skisseprosjektet presentert ett nytt behov av fagtjenesten. Behovet ble synlig på forsommeren 2013 og vil vare over tid. Fagtjenesten er i behov av en forsterket og avskjermet boenhet på grunn av utfordrende og utagerende adferd Fagtjenesten mente dette faglig sett passet inn og burde tas med inn i prosjekteringen av boliger på Frøystad om mulig. Denne boenheten vil fremstå og kunne bli brukt på lik linje med de øvrige boenhetene om behovet for forsterkning og avskjerming ikke lenger er tilstede. Prosjekteier tillot at dette ble tatt inn på bekostning av tidsplanen og prosjektgruppen har innarbeidet denne i skisseprosjektet, inkl nye økonomiske beregninger. A3 Etablere ett forslag til organisering/ansvar Prosjektet er organisatorisk bygget opp i løpet av 2013 og blitt tilpasset den nye prosessen for investeringsprosjekter i Lunner kommune. Styringsgruppe: Prosjekt eier: Rådmann og kommunalsjefene Kommunalsjef Idun Eid Prosjekteringsgruppeleder og Side 30 av 42
arkitekt, innl. på rammeavt. (PGL) Prosjektleder, TT (PL-F) Prosjektleder, E&I (PL-E) Ove Mork (SG-Arkitektur) Ann Herborg Fargerli Guri Kjærem A4 Opprette ESA sak og sørge for at arkiveringsrutiner etableres Sak i ESA er opprettet av PL-E, alle arkivverdige dokumenter vil legges inn der. A5 Budsjett for neste fase F2 konsept. Dette prosjektet ble iverksatt før milepælsplanen ble tatt i bruk og fikk derfor ett økonomisk vedtak i «Handlingsprogram/Økonomiplan 2013-2016 og Årsbudsjett for 2013» ikke bare for fase 2, men totalt for prosjektet. A6 Gjennomføre en usikkerhetsvurdering(risiko/muligheter) Det er gjort vurderinger som tilsier at prosjektet kan få husbanktilskudd, husbanken har sett både de tidligste planene og første utkastet til skisseprosjekt, begge har fått positiv tilbakemelding. Det er pr dato ikke søkt om tilskudd hos husbanken, men det vil bli gjort. Størrelsesorden på husbanktilskudd økte pr 1/1-14 fra 30 % til 45 % av godkjent anleggskostnaden pr omsorgsbolig, begrenset oppad til kr 1 298 250 Tidlig i idefasen ble flere alternative plasseringer diskutert, men Roa sentrum ble sett på som eneste alternativ i forhold til den brukergruppen boligene er tiltenkt, da med henblikk på kommunikasjon, butikker og annen infrastruktur. Flere alternativer med henblikk på plassering i Roa har også vært drøftet før man endte på tomten i nær tilknytning til Frøystadanlegget som bl.a. skal huse dagaktivitetssenteret og vil gjøre flere i brukergruppen «selvhjulpne» med henblikk på adkomst til dette. A7 Avklare politisk mandat og utarbeide prosjektmandat Viser til pkt A5. Prosjektet Boliger ved Frøystad ble vedtatt med total kostnadsramme og det ble bestilt et skisseprosjekt for boliger på Frøystad i ett oppstartsmøte med bl.a. innleid prosjektgruppeledelse og arkitekt. I henhold til den nye prosessbeskrivelse for gjennomføring av investeringsprosjekter i Lunner ville en slik bestilling inneholdt mandat og prosjektmandat for så å gå inn i konseptfasen, for dette prosjektet ble det bestilt ett skisseprosjekt fra arkitekt. Side 31 av 42
P2 Vedtak: Rammer for oppstart av konseptfase Viser til pkt A5 og A7. P2 vedtaket vil derfor måtte komme sammen med P3 vedtaket for dette prosjektet. KONSEPTFASE F2 A8 Økonomiske beregninger/analyser De første økonomiske beregninger og analyser ble gjort tidlig i prosjektet, vedtatt i «Handlingsprogram/Økonomiplan 2013-2016 og Årsbudsjett for 2013». Skisseprosjektet presenteres med en endret kostnadsanalyse. (se vedlegg) I «Handlingsprogram/Økonomiplan 2013-2016 og årsbudsjett for 2013» er prosjektet vedtatt med en total kostnadsramme på kr 51 500 000, fordelt med kr 16 000 000 i årsbudsjett for 2013 og i 2014 med kr 35 500 000. Kostnadsoverslaget er gjort etter en ideskisse beregnet på 15 boliger inkl fellesarealer og ca 300 kvm nytt areal ved dagsenteret. Husbankfinansiering var satt til kr 16 576 000, hvorav kr 12 096 000 var tilskudd til boliger, viser beregninger overlevert prosjektadministrasjonen i overleveringsmøtet den 21. feb -13 De første økonomiske beregningene: Side 32 av 42
Budsjett Frøystadtunet omsorgsboliger Titak Kvm Pris pr kvm Sum 1 Bygging av 15 nye oms.b inkl pers.rom og kontor 1344 30000 40 320 000 2 Bygging av nytt dagsenter 320 35000 11 200 000 Sum 51 520 000 Finansieringsplan som ligger til grunn i økonomiplan/budsjett Tilskudd fra Husbanken Total kostn. Tilsk. Sats Tilskudd 1 Bygging av 15 nye oms.b inkl pers.rom og 40 kontor 320 000 30 12 096 000 2 Bygging av nytt dagsenter 11 200 000 40 4 480 000 Sum 51 520 000 16 576 000 Mva kompensasjon Eks mva Mva Inkl mva 41 216 000 10 304 000 51 520 000 Totalkostnad med fratrekk av Tilskudd fra Husbanken og MVA kompensasjon Totalkostnad 51 520 000 Tilskudd fra Husbanken 16 576 000 Mva kompensasjon 10 304 000 Lånebeløp 24 640 000 Lunner kommune 08.01.2013 De første økonomiske beregningene inneholder ikke driftsutgifter. Det vil være riktig å medta driftsutgifter i de økonomiske beregningene, da dette er utgifter kommunen ikke tidligere har hatt da boligfellesskapene på Roa og Lunner er eid av Lunner Boligstiftelse. Side 33 av 42
Skisseprosjektet og nytt kostnadsoverslag som følge av det, viser en total kostnadsramme på kr 66 708 162,-. Her er da arealer til dagsenteret tatt ut. Fra 1. januar 2014 økte husbanken sitt tilskudd til omsorgsboliger og finansierer nå inntil 45 % av anleggskostnader til omsorgsboliger inkl fellesarealer, begrenset oppad til maks kr 1 298 250,- pr boenhet. Kalkylen viser at kommunen kan få maks tilskudd pr bolig, for prosjektet vil dette utgjøre totalt kr 19 473 750,-. Resterende beløp må finansieres via låneopptak Total prosjekt kostnad kr 66 700 000,00 Husbanktilskudd(45% av anleggskost.) - kr 19 473 750,00 MVA-komp - kr 13 340 000,00 Lånebeløp = kr 33 886 250,00 Lånebeløp kr 33 886 250,00 Avdragstid 40 år Rente 4 % Gj.snitt kapitalkost./år kr 1 541 824,00 Kapitalkostnad år 1 kr 2 202 606,00 Inntekt Middels sats (7000 kr/mnd) Høy sats (8000 kr/mnd) Husleie pr leil/år kr 84 000,00 kr 96 000,00 ant 15 kr 1 260 000,00 kr 1 440 000,00 "spart" kontorleie Roa og Lunner pr år kr 39 612,00 Utelatt driftskost. Årlig kostnad Middels sats Høy sats middels sats Driftskost (Holte byggsafe 2013) kr 1 200 000,00 kr 1 200 000,00 Kap.kost + kr 1 541 824,00 kr 1 541 824,00 kr 1 541 824,00 Innt. Husl. - kr 1 260 000,00 kr 1 440 000,00 kr 1 260 000,00 Spart leie - kr 39 612,00 kr 39 612,00 kr 39 612,00 Faktisk utgift = kr 1 442 212,00 kr 1 262 212,00 kr 242 212,00 I kalkylen er det brukt en gj.snitt kapitalkostnad pr. år, mens det reelt sett vil være serielån og dermed en høyere kapitalkostnad i starten av lånets løpetid. Det er gjort en vurdering av husleien, hvor det er tatt utgangspunkt i det brukerne betaler i dag og hva som vil være hensiktsmessig for de å betale i fremtiden utfra den generelle økonomiske situasjonen de har som gruppe. Denne vurderingen er gjort av fagenheten og en middels sats på husleien er vurdert mest hensiktsmessig. Side 34 av 42
Kostnadsøkningen har flere årsaker: Det er i den første enkle ideskissens kostnadsoverslag benyttet en for nøktern brutto/nettofaktor. Brutto/nettofaktor angir forholdet mellom bruttoareal og netto funksjonsareal. Bruttoareal vil inneholde, i tillegg til konstuksjonsarealer (vegger/sjakter etc), tekniske rom, kommunikasjonsarealer, vrimlearealer med mer. Nettoarealet vil være de typiske drifts-/funksjonsarealene, i dette tilfelle bolig og personalenhetenes bruksrom. Den første ideskissen beregnet et areal på bygningene til 1344 m2, skisseprosjektet viser 1775 m2 Tomtens beskaffenhet var ikke nok vektlagt i den første enkle ideskissen. Tomten har stor høydeforskjell og vil måtte ha et betydelig grunnarbeid for å få bl.a. gangveier innenfor den stigningsfaktor som er tillatt (1:20) Prosjektet vil heller ikke kunne realiseres i tre bygg slik som forutsatt i den første skissen, men må realiseres på to bygg, dette vil kreve bl.a. heis. I utgangspunktet ble det forutsatte kun rivning av ett hus (Fagerheimen), men plassbehovet krever at også Fjellstua rives, samt at Kløvertun bør taes ned, da det vil bli ett lite anvendelig område rundt nåværende bygg, som for øvrig er stengt av. Utendørs infrastruktur og rivning av ett hus ble beregnet til kr 2 000 000 i den første skissen, mens kalkylen i skisseprosjektet viser utomhusarbeider for kr 3 585 000, rivning ikke medtatt. Utomhusarbeidene inkl rivning, carporter og boder er kalkulert til nærmere kr 9 460 000. Skisseprosjektet tok tidlig med seg at ett par av boenhetene burde ha ett materialvalg som fremstår som noe mer robust for å takle en hardere bruk i bosituasjonen enn det man kan kalle «normalt». Senere dukket det opp behov for en forsterket og avskjermet enhet for å ivareta både beboers og omgivelsenes sikkerhet og bokvalitet, den forsterkete avskjermete enheten vil bl.a. inneha mulighet for eget personell Difis (Direktoratet for forvaltning og IKT) anskaffelsesportal (anskaffelser.no) brukes det et interaktivt verktøy for tidlig LCC (Livssykluskostnader). Verktøyet angir en kvadratmeterpris på Omsorgsboliger på kr 26 500 som basis. I definisjonen på Basisbygget nevnes det at det er ett bygg dobbelt så stort som det Frøystad vil bli totalt på to bygg, dette gir en lavere kvadratmeterpris. Hos Statistisk sentralbyrå er gjennomsnittskostnaden pr kvadratmeter ny enebolig i 2012 oppgitt til kr 28 415, dette er da ikke omsorgsboliger. Omsorgsboliger vil kreve noe mer i forhold til at de skal bebos av mennesker med nedsatt funksjonsevne av varierende grad, det kan nevnes noe større plass og tilpasninger som bl.a. innfestningsmulighet for takheis i hver boenhet og strengere brannkrav, samt noe annerledes materialvalg på boenheter på Frøystad da inkl en forsterket/avskjermet boenhet. Det kan samtidig nevnes at bygg kostnadene for enebolig har økt med 3,2 prosent det siste året (aug -12 til aug -13) i følge SSB, kostnaden vil dermed være ca kr 29 325 pr kvm i dag. Det antas, med de ekstra utfordringene som ligger i den type boliger som er tenkt på Frøystad, at en Side 35 av 42
kvadratmeterpris på kr 32 250 (ca 10% økning i forhold til vanlig bolig) er i henhold til markedet. Her er ikke utendørskostnader, boder, carporter og rivning medtatt. Side 36 av 42
A9 Interessentanalyse Det vises til tidsplan skissert tidlig i prosjektet at brukere har vært involvert tidlig i prosessen, dette er gjort av fagtjenesten, Tilrettelagte Tjenester på hvert av de berørte bofellesskapene. Utfyllende kommentar sees i pkt A11 A10 Etablere prosjektorganisasjon med interessenter/tillitsvalgte/vernetj. Prosjektgruppen som har jobbet rundt skisseprosjektet har hatt en hovedvekt av personer med nær tilknytning til brukerne. Prosjektgruppen har bestått av: PGL PL-F PL-E Avd. leder Roa Bofellesskap Ove Mork Ann Herborg Fargerli Guri Kjærem Janne Lindstad Avd. leder Lunner boligfellesskap Lena Mjåltvedt Koordinator for mennesker med nedsatt funksjonsevne Hovedverneombud Gro Hagen Kari Didriksen Rådet for mennesker med Nedsatt funksjonsevne Ergoterapeut Arkitekt/ Interiørarkitekt Rådgiver Helse, pleie og omsorg Ann Gøril Rustad Nina Horn Stenslien Unni Hauglann Tove Smeby Vassjø I tillegg er det gjort avtale med Bedriftshelsetjenesten(BHT) v/nina Mellem Tronbøl, Yrkeshygieniker om at skisseprosjektet oversendes BHT når det er vedtatt gjennomført. Side 37 av 42
A11 Gjennomføre brukerprosess og medvirkning Det har vært dialog med beboere og deres pårørende/hjelpeverger og brukerorganisasjoner. Informasjonsmøter «Veien til eget hjem» er avholdt: Bergslia 4. juni 2012 Lunner Rådhus 29.1.2013 Møte med NFU (Norsk forbund for utviklingshemmede) 23 april 2012 tilstede daværende kommunalsjef Frode Holst, Ann Fagerli og Tove Smeby Vassjø I tillegg er Rådet for funksjonshemmede representert i prosjektgruppen A12Reguleringsarbeid Området er ikke detaljregulert. Det er avholdt ett møte med Arealtjenesten og de har bekreftet at området er avsatt til offentlig formål, og at tiltaket er i henhold til planformål. Side 38 av 42
A13 Vurdere skisser/tekniske løsninger, tilgjengelig areal etc. Presentert i Ideskisse for formannskapet i møte 15/11-11: Bearbeidet skisse presentert for Husbanken i januar 2013 og i oppstartsmøtet med prosjektadministrasjonen Side 39 av 42
Vedlagte skisseprosjekt er den omforente løsningen prosjekteringsgruppen nå har kommet frem til, i de store trekk skiller den seg fra de forutgående skissene ved at det er blitt to bygg, ett med to etasjer. Fellesarealer og arealer til personell har økt i tråd med prosjektgruppens kartlegging av behov til disse formål og arbeidstilsynets krav. Skissen er presentert for Husbanken og har fått positiv tilbakemelding med noen justeringer vedr utomhus. A14 Alternative løsninger Underveis i prosjektgruppen er flere alternative planløsninger vært vurdert, skisseprosjektet er den løsningen man valgte å bearbeide nærmere. Det er brukt tid på å finne riktig plassering på tomten både med henblikk på tilgjengelighet, vei/gang- og utearealer og ikke minst dagslys og solforhold til hver boenhet A15 Bygg programmering Bygg programmeringen er nærmere beskrevet i skisseprosjektet kap 5, prosjektgruppen har vært en aktiv medspiller og har sett på flere løsningsforslag og varianter både i areal og utforming, og har kommet frem til det som presenteres i skisseprosjektet. Skisseprosjektet avviker noe fra opprinnelig bestilling ved å inneha en forsterket skjermet boenhet da ett slikt behov har gjort seg gjeldende underveis i prosessen. A16 Risiko for anslag/synliggjøre usikkerhet De forutgående økonomiske beregningene var gjort med bakgrunn i enkle skisser og ideer, skisseprosjektet presenterer således sikrere analyser av kostnadene ved bygget (se vedlegg). Endelig kostnad vil fremkomme ved anbudsinnhenting for Totalentreprise etter P3 vedtak. Prosjektgruppen har jobbet mye med hvilke behov som foreligger pr i dag og også tatt høyde for fremtidige behov og problemstillinger, dette vises ved at avskjerminger er mulig for en eller flere boenheter, samt at det tilrettelegges for mer utstrakt bruk av hjelpemidler og omsorgsteknologi. Bygningen har en god generalitet i sine boenheter. Side 40 av 42
A17 Helhetlige samfunnskonsekvenser Endringens samfunnskonsekvenser er beskrevet i Ideskissen presentert for Formannskapet 15/11-11 og henger også sammen med både «Samhandlingsreformen» og «Reform i Lunner» A18 Utarbeide skisseprosjekt Skisseprosjekt er vedlagt A19 Driftskonsekvenser Ut fra dagens brukere og deres bistandsbehov vil det ikke være endringer i bemanningsbehovet for Tilrettelagte Tjenester på Frøystadtunet, da de ansatte følger brukerne over i ny bolig. Etablering av Frøystadtunet vil gi en reduksjon i nattevaktressurs (1,4 stilling) og endring av turnus kan gi en innsparing. Prosjektet fører til en økning av driftsarealer for Lunner Kommune og det vil være behov for driftsmidler til dette. Holte byggsafe, FDV-nøkkelen beregner for 2013 en kvm pris i bofellesskap på kr. 821,33 pr m2 (middelverdi FDV-kostnad, kr. pr m2 BTA) For Frøystadtunet slik skissen foreligger utgjør dette da en årlig FDV-kostnad på ca kr 1,4 mill. Ved å justere for renhold som ikke utføres i boenhetene vil den årlige FDV kostnaden beløpe seg til ca kr 1,2 mill. Byggets levetid hos Holte byggsafe, FDVnøkkelen er beregnet til 30 år. A20 Prosjektforslag til politisk behandling Et vel gjennomarbeidet skisseprosjektet viser at det må vedtas nye budsjettrammer i tråd med skisseprosjektet og at prosjektprosessen da kan tas videre mot forprosjektering og anbudsrunde for Totalentreprenør med tanke på byggestart 3. tertial 2014 Konklusjon 1. Prosjekt 304 Boliger på Frøystad, nytt budsjett vedtas med kr 66 700 000 2. Prosjekt 304 Boliger på Frøystad endrer navn til Frøystadtunet og kan starte videre prosess med forprosjektering og innhenting av anbud av totalentreprise for utførelse. P3 vedtak iht prosessbeskrivelse for investeringsprosjekter Side 41 av 42
3. Prosjekt 304 bringes frem for ny behandling før kontrahering av entreprenør. P4 vedtak iht prosessbeskrivelse for investeringsprosjekter DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt: Skisseprosjekt inkl tegninger, kart og kostnadskalkyle Referat oppstartsmøte 21.jan 2013 Øvrige dokument: Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 42 av 42